Services Professionnel en informatique centrés sur les tâches (SPICT)/Services professionnels en informatique centrés sur les solutions (SPICS) Rapport de décisions

Point 1

Description : Établissement d'un journal des rapports de décisions (RD).

Date de décision : 15 octobre 2009

Sommaire : TPSGC a décidé qu'un rapport de décisions sera mis en place et tenu à jour pour assurer le suivi des décisions prises par le Comité consultatif des Services professionnels en informatique (SPI).

Point 2

Description : Option de méthode d'évaluation financière pour éviter les offres trop basses.

Date de décision : 15 octobre 2009

Sommaire : Le Comité consultatif des SPI accepte une méthode d'évaluation financière proposée comme une méthode que les utilisateurs des ministères peuvent utiliser dans le cadre d'une demande de proposition (DDP) et particulièrement lors de l'utilisation de l'outil d'approvisionnement en SPICT. De plus, on suggère de tenir compte des énoncés ci-après si cette méthode est utilisée :

• Les pourcentages des limites supérieure et inférieure peuvent différer l'une de l'autre;
• Les pourcentages doivent être déterminés au cas par cas;
• Les taux quotidiens proposés pour les périodes d'option et/ou subséquentes ne peuvent pas être inférieurs aux taux de l'année précédente.

Point 3

Description : Taux plafonds dans les SPICT (Les taux plafonds demeurent une exigence dans le cadre des SPICT)

Date de décision : 15 octobre 2009

Sommaire : Le Comité consultatif des SPI décide que les taux plafonds demeurent une exigence du processus d'évaluation des SPICT et de sélection des soumissionnaires. Puisque le processus de mise à jour prévoit que les taux des années ultérieures, au-delà de la première année du contrat, peuvent être plus élevés que le taux plafond, il est convenu de conserver les taux dans les arrangements en matière d'approvisionnement (AA) comme des taux plafonds.

Point 4

Description : Ajouter un nom de fournisseur supplémentaire au choix aléatoire du processus des SPICT.

Date de décision : 15 octobre 2009

Sommaire : Le Comité consultatif des SPI décide de continuer d'inviter un des fournisseurs classés aux trois premiers rangs et d'ajouter un soumissionnaire additionnel choisi de façon aléatoire à tous les niveaux du palier 1 de la DPP SPICT.

• Pour les besoins valant jusqu'à 1 million de dollars : un minimum de 3 fournisseurs doivent être invités à soumissionner (y compris 1 des titulaires d'AA classés aux trois premiers rangs et 2 titulaires choisis de façon aléatoire au moyen de l'outil de recherche).
• Pour les besoins valant plus de 1 million de dollars mais d'au plus 2 millions de dollars : un minimum de 5 fournisseurs doivent être invités à soumissionner (y compris 2 des titulaires d'AA classés aux trois premiers rangs et 3 titulaires choisis de façon aléatoire au moyen de l'outil de recherche).

Point 5

Description : La communication des commentaires ou des suggestions provenant d'un fournisseur spécifique (organisation ou individu) à l'extérieur du Comité consultatif des SPI doit être renvoyée à l'une des associations membres ou au BPME.

Date de décision : 15 octobre 2009

Sommaire : Le Comité consultatif des SPI convient que les commentaires et/ou suggestions qui proviennent d'un fournisseur spécifique (organisation ou individu) devront être soumis au Comité par l'entremise d'une des associations membres ou, si l'entreprise ou la personne émettant de tels propos n'est pas un membre de l'une ou l'autre des associations, du BPME de TPSGC qui se chargera de les transmettre au Comité consultatif des SPI.

Point 6

Description : L'établissement et la mise en œuvre d'une liste de vérification des critères obligatoires pour évaluer les ressources proposées dans le cadre d'un processus de commande subséquente.

Date de décision : 10 décembre 2009

Sommaire : Le Comité consultatif des SPI convient de ce qui suit :

• Dès maintenant, les ministères peuvent utiliser une liste de vérification des critères obligatoires pour déterminer les critères obligatoires auxquels doivent satisfaire les titulaires de SPICT invités ainsi que ceux pour lesquels un pourcentage ou un ratio seulement doit être satisfait.
• Les titulaires de SPICT devront attester qu'ils peuvent fournir une personne satisfaisant aux critères minimaux obligatoires et la proportion indiquée de ceux de la liste de critères secondaires.
• Les ministères devront vérifier les réponses avec diligence et dénoncer les fausses déclarations au responsable de l'OC dès que possible durant le processus de commandes subséquentes.
• Les curriculum vitæ peuvent être présentés à titre de processus de vérification, sauf si le formulaire des services centrés sur les tâches (FSCT) indique qu'il s'agit d'une exigence.

Point 7

Description : Le Comité accepte le processus proposé pour l'établissement de la période/le délai d'évaluation pour un besoin d'une valeur inférieure à 400 k$ et/ou la période d'évaluation est de moins de 30 jours.

Dates de décision : 14 avril 2010, 16 juin 2010, 29 septembre 2010

Sommaire : Le Comité consultatif des SPI a fourni, lu, examiné et accepté la clause ci-dessous.

(S'applique, s'il y a lieu, dans le cadre de la DPP) Statut et disponibilité du personnel

1. En présentant une soumission, le soumissionnaire atteste que, s'il obtient le contrat découlant de la demande de soumissions, chaque individu proposé dans sa soumission sera disponible pour exécuter les travaux, tel qu'exigé par les représentants du Canada, au moment indiqué dans la demande de soumissions ou convenue avec ce dernier.

Pour les contrats d'une valeur estimative de 400 000 $ ou moins SEULEMENT, la clause suivante s'applique :

1. À la suite d'une vérification par l'autorité contractante, si le contrat est attribué dans un délai de 30 jours suivant la date de clôture des soumissions, la ressource proposée doit être disponible pour fournir les services demandés dans le cadre du contrat. Si on détermine que la ressource proposée n'est plus disponible, l'entrepreneur admissible suivant dans le classement des soumissions obtiendra le contrat.
2. Si le contrat n'est pas attribué dans les 30 jours suivant la date de clôture des soumissions et que la ressource proposée n'est plus disponible pour fournir les services demandés en raison de circonstances hors du contrôle du soumissionnaire, celui-ci aura l'occasion de proposer un remplaçant dont les compétences et l'expérience sont équivalentes ou supérieures à celles énoncées dans les critères d'évaluation de la demande de soumissions.

Point 8

Description : Processus visant à communiquer avec un maximum de dix (10) titulaires d'OC à la fois en ayant recours à la liste de vérification établie au point 6 ci-dessus.

Date de décision : 29 septembre 2010

Sommaire : Le Comité consultatif des SPI convient que les clients auront l'option d'utiliser la liste de vérification (telle qu'établie à la décision #6) plutôt que l'énoncé des travaux. Lorsque les clients utilisent la liste de vérification, ils peuvent communiquer avec un maximum de 10 fournisseurs à la fois (en respectant le droit de premier refus). Pour les clients qui utilisent l'énoncé des travaux, l'option de communiquer avec 10 fournisseurs à la fois n'est pas disponible.

Point 9

Description : Diffusion des décisions du Comité consultatif des SPI sur le Web

Date de décision : 1^er février 2012

Sommaire : Le Comité convient que la division des méthodes d'approvisionnement en informatique (MDAI) devrait afficher le rapport des décisions du Comité consultatif des SPI sur les sites Web des SPICT et des SPICS.

Point 10

Description : Les clients doivent toujours évaluer les ressources proposées (arrangement en matière d'approvisionnement)

Date de décision : 1^er février 2012

Sommaire : En raison du nombre de demandes de renseignements et de plaintes, il est convenu d'informer les clients des éléments suivants :

• Les ministères doivent évaluer une ressource même s'ils savent que cette ressource exécute un mandat dont la date de fin est ultérieure à la date de début prévue de leur projet. Il est inacceptable de ne pas évaluer cette ressource en se fondant uniquement sur ce fait.

Note : Veuillez noter que la Stratégie nationale d'approvisionnement des services professionnels mise en place au cours de l'année fiscale 2012/2013 pourrait prévaloir sur (ou même remplacer) certaines des décisions énoncées ci-dessus.