Renseignements relatifs aux frais de déplacement et de subsistance dans le cadre d'une offre à commandes

• Renseignements généraux
• Calcul des frais de déplacement
• Clauses

REMARQUE : Ces renseignements découlent d'une approche nationale normalisée en ce qui a trait à l'approvisionnement de services professionnels. Ils s'appliquent seulement aux offres à commandes pour des services professionnels qui ont été harmonisées conformément à la Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de services professionnels.

Renseignements généraux

Les frais de déplacement et de subsistance sont calculés différemment pour la zone nationale, les régions et les régions métropolitaines (anciennement les sous-régions). Ils pourraient influer sur le coût total des services faisant l'objet d'une offre à commandes pour services professionnels. Lorsqu'un critère de recherche est sélectionné dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC), les facteurs suivants doivent être considérés :

1. Lieu de travail – Les travaux seront-ils exécutés sur un site du gouvernement du Canada ou aux installations du fournisseur?
2. Proximité – Est-il nécessaire que le fournisseur soit situé à proximité du client?

Le tableau qui suit est fourni à titre de référence pour aider à sélectionner la zone nationale, la région ou la région métropolitaine qui convient pour les services requis, selon le lieu de travail.

Lieu de travail	Points à considérer	Zone à sélectionner	Résultat
Aucune préférence		Zone nationale	Seuls les frais de déplacement et de subsistance pour un lieu de travail situé dans un rayon de plus de 100 kilomètres (km) des installations du fournisseur sont payés
Installations de l'entrepreneur	Des rencontres fréquentes client- entrepreneur sont nécessaires	Zone métropolitaine (s'il y en a une)	Seuls les frais de déplacement et de subsistance pour un lieu de travail situé à l'extérieur de la région métropolitaine sont payés
Installations de l'entrepreneur	Des rencontres fréquentes client- entrepreneur sont nécessaires, mais il n'y a pas de région métropolitaine	Région	Seuls les frais de déplacement et de subsistance pour un lieu de travail situé dans un rayon de plus de 100 km des installations de l'entrepreneur sont payés
Installations de l'entrepreneur	La communication peut être maintenue par téléconférences, vidéoconférences, webinaires, etc.	Zone nationale	Seuls les frais de déplacement et de subsistance pour les lieux de travail situés à plus de 100 km des installations de l'entrepreneur sont payés
Site du gouvernement du Canada	Les ressources doivent travailler sur place	Zone métropolitaine (s'il y en a une)	Seuls les frais de déplacement et de subsistance pour un lieu de travail situé à l'extérieur de la région métropolitaine sont payés
Site du gouvernement du Canada	Les ressources doivent travailler sur place, mais il n'y a pas de région métropolitaine	Région	Seuls les frais de déplacement et de subsistance pour les lieux de travail situés à plus de 100 km des installations de l'entrepreneur sont payés
Régions ou régions métropolitaines multiples		Effectuez votre recherche en fonction de la région ou de la région métropolitaine où la plus grande partie des services seront offerts.

 

Calcul des frais de déplacement

Pour les déplacements à plus de 100 km à partir du lieu de travail d'un ressource, l'entrepreneur sera payé 50 % du taux quotidien ferme tout compris de la ressource, pour toute la durée du déplacement (du lieu de travail de la ressource jusqu'à sa destination). Aucun frais de déplacement ne sera payé pour le temps passé durant les trajets quotidiens.

Les frais de déplacement seront calculés en multipliant le temps de déplacement par 50 % du  taux ferme quotidien tout compris division par 7,5 heures (une journée de travail).

(Heure de déplacement × 50 % du taux quotidien ferme tout compris) ÷ 7,5 heures

 

Clauses relatives aux frais de déplacement et de subsistance

ZONE NATIONALE

Voici la clause relative aux frais de déplacement et de subsistance qui s'applique aux commandes subséquentes dans la zone nationale :

Pour les travaux réalisés à un lieu de travail situé dans la zone nationale :

1. Le Canada ne remboursera aucune dépense de déplacement ou de subsistance encourue par un entrepreneur dans le cadre de la réalisation des travaux pour :
   1. les services fournis dans un rayon de 100 km des installations de l'entrepreneur.
2. Pour les services fournis en dehors du rayon de 100 km des installations de l'entrepreneur; on paiera à l'entrepreneur les frais autorisés de déplacement et de séjour, raisonnables et convenables, engagés dans l'exécution des travaux, au prix coûtant, sans aucune indemnité pour le profit et(ou) les frais administratifs généraux, conformément aux indemnités relatives aux repas, à l'utilisation d'un véhicule privé et aux faux frais qui sont précisées aux appendices B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, et selon les autres dispositions de la Directive qui se rapportent aux « voyageurs » plutôt que celles qui se rapportent aux « employés ».
3. Le Canada n'acceptera aucuns frais de déplacement et de subsistance engagés par l'entrepreneur à la suite de la réinstallation des ressources requises pour répondre aux conditions du contrat.
4. Tout déplacement doit être approuvé au préalable par l'autorité technique. Tous les paiements sont assujettis à une vérification par le gouvernement.

RÉGION

Voici la clause relative aux frais de déplacement et de subsistance qui s'applique aux commandes subséquentes dans une région.

Pour les travaux à réaliser à un lieu de travail dans une région (n'incluant pas les régions métropolitaines)

1. Le Canada ne remboursera aucune dépense de déplacement ou de subsistance encourue par un entrepreneur dans le cadre de la réalisation des travaux pour :
   1. les services fournis dans un rayon de 100 km de l'emplacement des travaux;
   2. tout déplacement entre les bureaux de l'entrepreneur et l'emplacement des travaux.
2. Pour les services fournis dans un rayon de 100 km de l'emplacement des travaux, l'entrepreneur sera remboursé les frais autorisés de déplacement et de subsistance raisonnablement et convenablement engagés dans l'exécution des travaux, au prix coûtant, sans aucune indemnité supplémentaire pour les frais généraux ou la marge bénéficiaire, conformément aux indemnités relatives à l'utilisation d'un véhicule privé, aux repas et aux faux frais qui sont précisés aux appendices B, C et D de la Directive du Conseil du Trésor et selon les autres dispositions de la Directive qui se rapportent aux « voyageurs » plutôt que celles qui se rapportent aux « employés ».
3. Le Canada n'acceptera pas de payer les dépenses de voyage et de subsistance engagées par l'entrepreneur parce qu'il doit réinstaller des membres de son personnel afin de se conformer aux modalités du contrat.
4. Tout déplacement doit être approuvé au préalable par le responsable technique. Tous les paiements sont assujettis à une vérification par le gouvernement.

RÉGION MÉTROPOLITAINE

Voici la clause relative aux frais de déplacement et de subsistance qui s'applique aux commandes subséquentes dans une région métropolitaine :

Pour les travaux à réaliser à un lieu de travail dans une région métropolitaine (n'incluant pas les régions) :

1. Le Canada ne remboursera aucune dépense de déplacement ou de subsistance encourue par un entrepreneur dans le cadre de la réalisation des travaux pour :
   1. les services fournis dans la région métropolitaine;
   2. tout déplacement entre les bureaux de l'entrepreneur et l'emplacement des travaux.
2. Pour les services fournis en dehors de la région métropolitaine, l'entrepreneur sera remboursé les frais autorisés de déplacement et de subsistance raisonnablement et convenablement engagés dans l'exécution des travaux, au prix coûtant, sans aucune indemnité supplémentaire pour les frais généraux ou la marge bénéficiaire, conformément aux indemnités relatives à l'utilisation d'un véhicule privé, aux repas et aux faux frais qui sont précisés aux appendices B, C et D de la Directive du Conseil du Trésor et selon les autres dispositions de la Directive qui se rapportent aux « voyageurs » plutôt que celles qui se rapportent aux « employés ».
3. Le Canada n'acceptera pas de payer les dépenses de voyage et de subsistance engagées par l'entrepreneur parce qu'il doit réinstaller des membres de son personnel afin de se conformer aux modalités du contrat.
4. Tout déplacement doit être approuvé au préalable par le responsable technique. Tous les paiements sont assujettis à une vérification par le gouvernement.

LES FRAIS DE DÉPLACEMENT

1. Le temps consacré aux déplacements sera limité à 50 % du taux horaire calculé en divisant l'allocation quotidienne ferme tout compris proposée, divisée par 7,5.
2. Le temps que consacre un contractuel à ses déplacements vers et depuis des lieux de travail préautorisés (pas pour son trajet quotidien) qui se trouvent à plus de 100 kilomètres de son lieu de travail peut être facturé à 50 % du taux quotidien ferme tout compris. Le temps de déplacement qui représente plus ou moins une journée devra être calculé au prorata afin de refléter le temps réel de déplacement, en fonction de la formule suivante :

   (Heures de déplacement × 50 % du taux quotidien ferme tout compris) ÷ 7,5 heures