Rapport de projet : Projet de déménagement du quartier général de la Division E de la GRC

Table des matières

• Description du projet
  Survol du Projet de déménagement du quartier général de la Division E de la GRC. Cette section comprend la justification du projet et un aperçu de l'installation.
• Pourquoi un partenariat public-privé?
  Renseignements sur le processus d'approvisionnement choisi et avantages, pour ce projet particulier, du partenariat public-privé plutôt que d'un processus d'approvisionnement plus classique.
• Processus de sélection concurrentiel
  Résumé du processus d'approvisionnement, y compris les calendriers et l'équité du processus.
• Résumé de l'Accord de projet
  Survol de l'Accord de projet comprenant une liste des entreprises qui font partie du consortium Green Timbers Accommodation Partners.
• Optimisation des ressources
  Résumé des critères appliqués pour décider que le processus d'approvisionnement du partenariat public-privé assurait aux Canadiens la meillerue optimasation des ressoruces.

Description du projet

Contexte

Le projet de déménagement du quartier général de la Division E de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) est une grande initiative de l'État conçue pour réinstaller et regrouper les unités du quartier général de la GRC qui sont actuellement réparties dans le Grand Vancouver. Ces unités seront relogées dans un nouveau site de la Ville de Surrey appelé le site Green Timbers, au 14200 Green Timbers Way. Il s'agit ici du premier projet de construction de locaux à être assuré un partenariat public-privé (P3), et du plus important projet d'approvisionnement en locaux jamais entrepris par le gouvernement fédéral dans la région du Pacifique. Le contrat signé avec le partenaire du secteur privé comprend les services de conception, les travaux de construction, le financement et la gestion des installations. Il comprend aussi la maintenance des matériels et équipements sur la durée de leur cycle de vie, pour les 25 ans qui suivront la construction du.

Actuellement, les locaux principaux du quartier général de la Division E sont situés au site Fairmont, à l'angle de 37^e Avenue et de la rue Heather, dans la ville de Vancouver. Ces locaux, qui n'ont pas été conçus pour une activité particulière, sont devenus surpeuplés et mal situés pour les besoins de la GRC, et sont près d'arriver à la fin de leur utilité. Cette situation est de plus aggravée par l'extension rapide des fonctions du quartier général de la Division E, qui a nécessité l'acquisition d'autres locaux à bureaux et d'espaces à usage particulier dans plusieurs secteurs du Grand Vancouver. Le quartier général la Division E de la GRC occupe actuellement une vingtaine de sites distincts, dont certains appartiennent à l'État et d'autres sont loués à bail.

Le besoin de doter le quartier général de la Division E de nouvelles installations est apparu pour la première fois il y a plus de 20 ans. Ce besoin est maintenant critique, et une nouvelle installation est nécessaire pour assurer l'efficacité opérationnelle. Les installations actuelles, dont les plus anciennes datent de 1912, n'ont pas été bâties pour répondre aux activités spécifiques du client et ne répondent plus à ses besoins quant à l'espace nécessaire, aux sites adjacents, et aux systèmes et moyens technologiques dont il doit être équipé. L'emplacement actuel et les installations vieillissantes ne conviennent pas aux types de services assurés par la GRC, et ne sont donc plus acceptables.

Justification

Le Projet de déménagement du quartier général de la Division E de la GRC est essentiel pour permettre à la GRC d'être à la hauteur des défis que doit relever une organisation policière du XXI^e siècle.

Le site de 14,8 hectares, situé à Green Timbers Urban Forest, a été acheté en 2005 par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), pour aménager un quartier général centralisé et intégré, spécialement conçu pour la Division E.

La nouvelle installation est conçue pour :

• améliorer les opérations fédérales, provinciales et municipales de la GRC;
• améliorer les rendements opérationnels;
• renforcer les activités policières intégrées et les activités de renseignement;
• améliorer les interventions en cas de catastrophes naturelles;
• répondre aux exigences actuelles et prévisibles en matière de sûreté et de sécurité;
• améliorer l'accès aux routes et aux voies d'accès;
• renforcer la collaboration entre les partenaires internationaux, canadiens, provinciaux et municipaux;
• fournir des locaux de bureaux « durables » à plus de 2700 employés;
• pouvoir assurer les besoins d'agrandissement futurs.

L'aménagement d'un complexe de bureaux pour la GRC permettra de réduire les coûts de logement du gouvernement du Canada sur le long terme, et par conséquent le fardeau fiscal des contribuables. On fera des économies en éliminant les coûts qu'implique la hausse croissante des taux de loyer et en bénéficiant des gains d'efficacité que procurera le regroupement des locaux sur un seul et même site.

L'installations

Le nouveau complexe du quartier général de la GRC occupera environ 76 162 mètres carrés et fournira des locaux de bureaux à plus de 2 700 employés de la Division E.

Le complexe comprendra :

• un immeuble de bureaux de sept étages;
• un bâtiment destiné à la continuation de services un cas de catastrophe; et
• un garage ou un atelier à grande hauteur de dégagement.

Le projet comprend aussi 1 810 emplacements de stationnement, et prévoit la conception et la construction de chemins d'accès et autres équipements d'infrastructure.

Le complexe de la GRC sera conforme aux normes fédérales établies pour les projets de quartiers généraux construits par la GRC à travers le Canada. Les besoins spéciaux à assurer concernent les activités opérationnelles, la sécurité, les communications et les systèmes informatiques.

Le complexe sera conforme à la norme de qualité environnementale LEED^® « Or » (Leadership in Energy and Environmental Design) établie pour le Canada. Il intégrera donc les technologies et les normes de construction et de gestion de bâtiment les plus pointues en matière de conformité écologique.

Pourquoi un partenariat public-privé?

Les installations du gouvernement du Canada sont conçues pour assurer aux contribuables le meilleur rapport qualité-prix, en dotant nos services de locaux et d'équipements fonctionnels et économiques. Pour le Projet de déménagement du quartier général de la Division E de la GRC, le gouvernement du Canada evait trouver une solution qui serait abordable et qui permettrait de partager le risque tout en augmentant les capacités opérationnelles de la GRC.

Quatre options ont été consideéreés :

• Option classique (constructions par l'État)
• Partenariat public-privé
• Location;
• Statu quo.

Après un examen approfondi, le gouvernement du Canada a conclu que, dans la situation actuelle, l'option partenariat public-privé (conception, construction, financement et maintenance) (P3-CCFE) répondrait aux contraintes budgétaires et de partage du risque et procurerait au contribuable le meilleur rapport qualité-prix tout en assurant l'objectif d'amélioration de la capacité opérationnelle de la GRC.

Cette option est conçue pour :

• tirer parti des ressources et de la capacité d'innovation du secteur privé;
• inciter le partenaire du secteur privé à trouver des gains d'efficacité dans la conception, la construction et l'exploitation de l'installation;
• que le risque soit pris en charge par le partenaire le plus apte à l'assumer au meilleur coût possible.

Dans le cas présent, l'approche P3 fournie au gouvernement du Canada les garanties financières dont il a besoin, et assurera sans retard la livraison de l'installation selon le budget prévu. Cette approche permet une bonne gestion financière basée sur un financement prévisible et régulier, puisque les paiements annuels sont prédéterminés pour la période d'exploitation de 25 ans. En outre, l'approche P3 exclut toute demande spéciale de financement pour couvrir les coûts de maintenance et de recapitalisation du cycle de vie.

En signant l'Accord de projet, le partenaire du secteur privé a convenu d'un budget fixe et d'un calendrier d'exécution précis. En outre, il prendra en charge toute augmentation des coûts de matériaux et de matériels et les frais de retard des travaux. L'Accord prévoit d'excellents incitatifs pour que le partenaire privé livre l'installation dans les délais impartis, garantissant au gouvernement que le projet respectera le cadre et le calendrier prévus, et procurant au contribuable canadien le meilleur rapport qualité-prix. En outre, la formule du contrat axé sur le rendement est spécialement conçue pour assurer l'entretien de l'installation et le respect des normes de service tant que l'Accord reste en vigueur.

Dans le cas présent, l'approche P3-CCFE permet également au gouvernement de financer le projet dans le cadre des contributions actuellement fournies par TPSGC et par la GRC, sans qu'il soit nécessaire de demander de ressources supplémentaries.

Processus de sélection concurrentiel

Le proposant préféré, Green Timbers Accommodation Partners, a fait l'objet d'un processus de sélection équitable et concurrentiel qui comprenait une Demande de qualification (DDQ) et une Demande de proposition (DDP), ces deux phases étant supervisées par un surveillant de l'équité impartial.

• Notification préalable du vendeur adressée par l'entremise de MERX (le système d'approvisionnement électronique utilisé par le Canada).
  6 février 2008
• Demande de qualification (DDQ) présentée par l'entremise de MERX.
  8 juillet 2008
• L'Évaluation de la DDQ sélectionne 3 équipes qui participeront à la Demande de proposition (DDP) pour la conception, la construction, le financement et l'entretien du nouveau QG de la Division E.
  23 octobre 2008
• Demande de proposition (DDP) adressée aux 3 équipes sélectionnées.
  31 mars 2009
• Présentations techniques de la DDP fournies au Canada par les trois équipes sélectionnées.
  30 septembre 2009
• Présentations financières de la DDP fournies au Canada par les trois équipes sélectionnées.
  13 novembre 2009
• La DDP clôture, et les présentations sont évaluées d'après les critères et les exigences formulées dans la DDP et approuvées par tous les proposants.
  13 novembre 2009
• Le Proposant préféré est désigné à la suite d'un processus d'évaluation complet et détaillé. Le proposant Green Timbers Accommodation Partners a fourni la proposition jugée la meilleure.
  07 janvier 2010
• L'Accord de projet est signé par le gouvernement du Canada et par Green Timbers Accommodation Partners, le 22 avril 2010, pour un prix fixe de 966 millions $.
  22 avril 2010
• Cérémonie d'inauguration officielle au cours de laquelle l'attribution du contrat est annoncée
  7 mai 2010
• Fin des travaux de construction.
  23 décembre 2012
  

Processus d'approvisionnement

Le processus d'approvisionnement vise à obtenir le meilleur rapport qualité-prix à travers toutes les phases du projet (conception, construction, services et entretien) et à assurer la meilleure optimisation des ressourees pour les contribuables on a demandé aux proposants de tenu compte de la fualité et des côuts pour répondre de manière optimale aux besoins du Canada.

La Demande de propositions stipulait un prix maximal de soumission. Ce plafond budgétaire avait pour objet d'assurer l'optimisation des ressources dans le cadre budgétaire actuel et de faire en sorte que les proposants aient une idée très claire des attentes du Canada.

Équité du processus

TPSGC a engagé les services d'un surveillant de l'équité impartial (John R. Singleton, C.R. de Singleton Urquahart à Vancouver) pour assurer la bonne conformité éthique du processus d'approvisionnement et éviter toute situation de favoritisme. Le surveillant de l'équité pouvait s'informer de toutes les activités d'évaluation, et assister à toutes les réunions et à tous les examens. Dans son rapport d'évaluation final, le surveillant considère que le processus concerné a été « exemplaire ».

Résumé de l'Accord de projet

Un Accord de projet a été signé, le 22 avril 2010, par le gouvernement du Canada et par Green Timbers Accommodation Partners, pour un prix fixe de 966 millions de dollars. Sont compris dans ce montant 263 millions de dollars pour la conception et la construction (de ce montant, 120 millions de dollars seront payés par le Canada à l'étape de la construction) et 703 millions de dollars pour le financement du projet, l'entretien du bâtiment et les travaux de réparation et de modernisation au cours du cycle de vie, pour la durée de l'entente. De plus, le Canada versera 8,9 millions de dollars en frais d'assurance sur la période de 25 ans, ce qui donne un total de 975 millions de dollars. Le gouvernement du Canada conservera en permanence la propriété du site de Green Timbers et de l'installation.

En outre, Green Timbers Accommodation Partners approuve un calendrier selon lequel la construction des installations sera terminée au plus tard le 23 décembre 2012.

Pour assurer l'entretien de l'installation et le respect des normes de service pendant toute la durée de l'Accord qui est axé sur le rendement, on a établi un mécanisme de paiement qui prévoit des déductions quant aux sommes dues à Green Timbers Accommodation Partners en cas d'interruption de service et de non-disponibilité de l'espace. Les montants déduits seront proportionnels à la fréquence et à la gravité des défauts d'exécution.

Qui est Green Timbers Accommodation Partners?

Green Timbers Accommodation Partners est un consortium de plusieurs sociétés dont chacune assume un rôle précis dans l'organisation.

• Participants au consortium :
  • HSBC Infrastructure
  • Bouygues Bâtiment International
  • ETDE Facility Management Canada.
• Conception :
  • Kasian Architecture
• Construction :
  • Bouygues Building Canada
  • Bird Construction
• Services de gestion des installations :
  • ETDE Facility Management Canada

Optimisation des ressources

Lors de l'approbation préliminaire de projet (APP) une instruction a été donnée à TPSGC pour déterminer si la formule P3 était celle qui procurerait le meilleur rapport qualité-prix. Une fois informée par PricewaterhouseCoopers qu'un bon rapport qualité-prix était assuré tant au plan quantitatif que qualitatif, l'équipe du projet a procédé au processus d'approvisionnement P3-CCFE.

Pendant toute la durée du processus, l'étude du rapport qualité-prix a été constamment surveillée et actualisée par PricewaterhouseCoopers, qui a établi que l'option P3-DBFM procurerait un meilleur rapport qualité-prix que les options conception-construction, conception-soumission-construction et location-achat.

D'après l'analyse finale du rapport qualité-prix effectuée par PricewaterhouseCoopers le contrat établi avec Green Timbers Accommodation Partners permettrait au gouvernement du Canada d'économiser 68 millions de dollars (coût actualisé net) par rapport aux méthodes d'approvisionnement de type classique.