Réservations des locaux de Bibliothèque et Archives Canada au 395, rue Wellington, à Ottawa

L'équipe de la Gestion d'événements et de conférences (GEC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'engage à fournir aux clients l'expérience requise pour répondre à leurs besoins en matière d'événements et de réunions, et à faire preuve de professionnalisme à leur endroit.

Dans la présente section, vous trouverez de l'information sur les demandes de renseignements courantes formulées par les clients ainsi que des directives concernant les réservations.

• Disponibilité des services de la GEC
• Priorité d'utilisation
• Heures d'ouverture
• Frais
• Processus de appui ministériel et modèle
• Expérience

Disponibilité des services de la GEC

Les services de l'équipe de la GEC dans l'édifice de Bibliothèque et Archives Canada situé au 395, rue Wellington, à Ottawa sont offerts à l'ensemble des sociétés d'État et des ministères fédéraux ainsi que des organismes communautaires non gouvernementaux qui souhaitent utiliser ces locaux pour y tenir leurs activités courantes.

À compter du 1^er janvier 2012, la GEC sera responsable de la gestion des locaux qui se trouvent au rez-de-chausée de l'édifice situé au 395, rue Wellington, à Ottawa. Ces locaux, qui constituent le hall principal, l'auditorium, le foyer adjacent et les salles de réunion (salles 154 et 156), demeureront accessibles aux utilisateurs non gouvernementaux qui sont parrainés par un ministère à la suite de leur demande d'utilisation de ces locaux. It est à noter que les salles d'exposition A, B et C ne pourront plus être utilisé à ce moment-là.

Priorité d'utilisation

L'accès aux installations de la GEC est accordé selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Heures d'ouverture

Les heures normales d'ouverture de tous les bureaux de la GEC sont de 8 h à 16 h 30. Les clients qui désirent poursuivre leur événement après ces heures doivent aviser le bureau de réservation à l'avance. Il est possible de verrouiller les salles à la demande du client pour protéger le matériel de conférence.

Frais

• 1^er janvier 2012

  Les organismes communautaires non gouvernementaux continueront d'avoir accès, sans frais, aux locaux du 395, rue Wellington. Toutefois, des frais liés aux services techniques, à l'équipement et aux services de traiteur requis, de même qu'aux heures supplémentaires travaillées seront facturés aux clients.

• 1^er janvier 2013

  Les taux du marché pour la location des locaux seront appliqués progressivement en 2013.

  Des frais liés aux services techniques, à l'équipement et aux services de traiteur requis, de même qu'aux heures supplémentaires travaillées seront facturés aux clients en plus des frais de location de la salle. Les clients peuvent obtenir des tarifs de appelant le bureau de réservation, au 613-990-6700.

Processus de appui ministériel et modèle

Les organisations non gouvernementales qui souhaitent utiliser les locaux qui se trouvent au rez-de-chausée peuvent le faire en transmettant ce modèle de lettre au bureau de réservation. La lettre sera ensuite expédiée au ministère fédéral dont le mandat est lié à cette activité. Une fois l'appui de ministère en question obtenu, le bureau de réservation effectuera la réservation pour l'organisation.

Expérience

Le mandat de la GEC consiste notamment à aider les clients dans le cadre de la planification et de la coordination d'événements et de conférences, ce qu'elle fait depuis plus de 30 ans. Elle a organisé bon nombre de conférences et d'événements fédéraux, provinciaux, nationaux, internationaux et protocolaires.