Évaluation des dédommagements réclamés à l'entrepreneur

Généralités

Dans tous les cas où Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit engager des frais parce que l'entrepreneur n'offre pas un rendement satisfaisant pour ce qui est des délais ou de la qualité, le gestionnaire de projet (GP) doit songer à lui réclamer des dommages-intérêts pour recouvrer ces frais.

Critères pour l'évaluation des dommages

• On doit évaluer chaque cas selon son bien-fondé propre;
• Chaque évaluation doit être approuvée au plan technique, contractuel et juridique;
• On peut consulter, dans la préparation de l'évaluation, l''Unité de prévention et de gestion des réclamations (UPGR)/représentant régional des réclamations (RRR);
• TPSGC doit avoir le droit de réclamer des dédommagements en vertu des modalités du marché;
• Les éléments indiqués dans l'évaluation doivent être justes et raisonnables;
• Les sommes énoncées dans l'évaluation doivent être clairement justifiées;
• Le GP doit faire connaître à l'entrepreneur, par l'entremise de l'agent de contrat (AC) de l'intention du Ministère de réclamer les dédommagements.

Frais de réclamation

Dans toutes les réclamations, TPSGC doit justifier ses affirmations et fournir des dossiers techniques et financiers détaillés et rigoureux, afin de faire connaître les frais qu'il a engagés en particulier. Les réclamations peuvent comprendre des frais internes et externes à la fois, conformément aux modalités suivantes.

Frais internes

• frais de salaires de tous les employés de TPSGC sur le chantier et dans les bureaux
• débours pour les frais de voyages et de subsistance des employés appelés à surveiller le déroulement des travaux.

Frais externes

• loyers supplémentaires de TPSGC à cause d'un retard et parce qu'on n'a pas pu se servir des installations construites;
• frais et dédommagements engagés ou subis par TPSGC en raison des travaux supplémentaires effectués par des tiers, par exemple les honoraires supplémentaires des experts-conseils pour le délai prolongé de surveillance lorsqu'il y a effectivement eu des retards, par d'autres entrepreneurs, et ainsi de suite.

Autres éléments de frais

• heures et frais consacrés à la renégociation des approbations périmées, du financement;
• frais engagés par le client parce que l'installation n'est pas disponible (locaux transitoires ou heures improductives).

Raisons justifiant les évaluations :

Dans les CG 4.3 : dégâts causés aux matériaux, aux installations et aux biens d'équipement fournis par TPSGC.

Dans les CG 6.2  : Changement des conditions du sous-sol. L'entrepreneur peut demander qu'on lui rembourse les frais supplémentaires engagés si les changements des conditions du sous-sol est très différent de celui auquel on aurait pu s'attendre à juste titre. De même, TPSGC a droit à une réduction du montant du marché si l'état du sous-sol est meilleur que prévu et permet de réaliser des économies. Ce n'est pas souvent qu'on obtient des réductions du prix du marché. Les entrepreneurs demandent généralement qu'on leur rembourse les frais supplémentaires engagés; c'est pourquoi le GP ne doit pas oublier que TPSGC a aussi des droits dans ce domaine.

Dans les CG 6.4.1  : Calcul du prix avant d'apporter des modifications. Le marché prévoit qu'on peut modifier les prix unitaires. Le GP doit savoir qu'on peut négocier ces prix à la baisse comme à la hausse.

Dans les CG 5.10 : Dédommagement pour retard d'achèvement des travaux. Pour savoir si on accuse des retards dans l'achèvement des travaux de construction :

• donner à l'entrepreneur une date d'achèvement réaliste dès le début du projet;
• pendant la réalisation des travaux, tenir un relevé exact des retards éventuels et réels, en plus d'en définir la cause et l'incidence estimative sur la date d'achèvement des travaux;
• insister sur l'obligation d'établir des échéanciers adéquats selon les modalités stipulées dans les devis;
• demander à l'entrepreneur d'apporter des modifications à l'échéancier de base pour connaître les incidences lorsqu'elles se produisent;
• s'assurer qu'on rend compte à intervalles réguliers des progrès effectivement accomplis par rapport aux prévisions dans l'échéancier principal;
• s'assurer qu'un échéancier des dessins comme-construits est préparé à la fin du projet.

Voici les facteurs dont on peut tenir compte lorsque les travaux de construction ne sont pas terminés dans le délai fixé pour leur achèvement :

• si on a déposé une demande de prolongation de délais et qu'on l'évalue, on ne doit pas reprendre les travaux auprès de l'entrepreneur;
• si on a accordé un prolongation de délais à l'entrepreneur, on ne peut pas lui réclamer de frais pour la durée de la prolongation de délais;
• si on n'a pas accordé un prolongation de délais en vertu des conditions du marché, TPSGC doit compter des frais à l'entrepreneur en cas de retard dans l'achèvement des travaux. Les frais engagés par TPSGC doivent être raisonnables et être faciles à discerner; ils doivent correspondre à la durée du retard seulement. (Il s'agit en fait des frais relatifs au projet qui n'aurait normalement pas dû engager s'il n'y avait pas eu de retard.) TPSGC doit réduire ses pertes et ses dommages. Dans toute la mesure du possible, il doit réaffecter ses employés à d'autres projets au cours de la durée du retard, pour éviter d'imposer à l'entrepreneur des frais de salaires et des majorations. Or, cela n'est pas toujours possible, puisque les employés de TPSGC peuvent être affectés entièrement au projet et que, pour leur confier d'autres travaux, il faudrait leur donner une nouvelle formation, restructurer l'organisme du client ou de TPSGC ou prendre d'autres mesures qui pourraient entraîner une interruption importante des travaux.

L'entrepreneur ne respecte pas les exigences précisées. Il faut compter rapidement à l'entrepreneur les frais de dédommagement engagés dans les cas ou TPSGC doit accepter des matériaux de qualité inférieure (qui peut entraîner une réduction de la durée utile) ou d'équipement de qualité inférieure (peut entraîner une hausse des frais d'exploitation) que celle prévue dans le marché.