Processus de médiation pour le règlement des différends contractuels au sein des Biens immobiliers

Ce document s'applique à tous les marchés de construction assujettis à la CG8 Règlement des différends.

La Direction générale des biens immobiliers (DGBI) à établi des lignes directrices normalisées pour le processus générique de médiation en vue d'aider les gestionnaires de projet (GP) et les agents de négociation des contrats dans les cas où le processus de médiation est accepté comme méthode de choix pour le règlement des différends et qu'aucun processus de médiation n'a été pré-établi dans le cadre du marché.

Des différends peuvent survenir entre TPSGC et les experts-conseils ou les entrepreneurs, peu importe la portée ou la complexité du projet. La négociation doit continuer de représenter la première méthode à utiliser pour le règlement des différends ou des demandes d'indemnités à la DGBI. On ne doit négliger aucun effort pour obtenir un règlement grâce à la négociation. Bien que l'on doive consacrer beaucoup de temps et de travail à la négociation du règlement d'une demande d'indemnités, il n'empêche qu'ils sont nettement inférieurs au temps, au travail et à l'effort que l'on doit consacrer pour préparer et présenter correctement une affaire à un médiateur, à un arbitre ou à un tribunal. Si les négociations sont vaines, le prochain processus auquel on aura recours (à la demande de l'une des deux parties) est la médiation et, enfin, l'arbitrage obligatoire comme dernier recours (au lieu de s'adresser aux tribunaux).

L'Unité de prévention et de gestion des réclamations (UPGR) centralisée du Secteur de la capitale nationale a élaboré des procédures normalisées pour aider les équipes de projet dans le processus de médiation pour le règlement de différends dans les cas où aucun processus de médiation n'a été pré-établi dans le cadre du marché. En plus, un modèle d'accord de médiation est disponible (PWGSC-TPSGC 134 PDF 524Ko) (Aide avec les médias substituts) . On encourage fortement les équipes de projet à suivre la présente procédure afin :

• de mieux faire connaÏtre le processus de médiation;
• de faire prendre conscience de l'importance d'une bonne préparation pour les négociations liées à la médiation;
• d'optimiser la position de TPSGC dans le processus de médiation;
• d'uniformiser les communications avec les entreprises du secteur privé;
• de préserver les intérêts de TPSGC au moyen d'un processus systématique;
• de diminuer les risques et les responsabilités supplémentaires;
• d'en arriver à une résolution équitable pour chacune des parties du marché.

Processus de médiation

(Remarque : Lorsqu'il s'agit de contrats de construction visés par la CG 8 Règlement des différends de TPSGC, il faut suivre les étapes et la procédure établies dans le contrat.)

Il peut y avoir plus de deux parties en cause dans un différend. Il faut noter que le rôle du médiateur ne se limite qu'à faciliter les négociations et qu'une personne compétente en médiation n'est pas nécessairement un expert dans le domaine en cause, mais peut aussi exercer ce rôle à la discrétion des deux parties.

• Selon l'article des règlements des différends l'entrepreneur présente une demande de médiation par écrit à la DGBI (conformément aux CG8).
• Selon le règlement des différends dans les contrats des experts-conseil, l'expert-conseil fait une demande écrite à la DGBI (conformément aux CG 18), demande de la DGBI ou imposé par la cour.

Le processus de médiation commence lorsque les parties acceptent (par écrit) de recourir à la médiation, et se termine lorsqu'une entente mutuelle est dûment conclue entre les deux parties avec toutes les modalités pertinentes. La médiation peut également être mise à fin par le médiateur ou par l'une des parties en tout temps. Le processus de médiation comprend généralement les étapes suivantes :

• L'UPGR peu fournir une liste de médiateurs accrédités éventuels du secteur privé, y compris leur expérience, leurs compétences, leur disponibilité et les honoraires exigés.
• L' équipe du projet (GP/GPP), le personnel de l'UPGR et la DAMI examinent les listes de médiateurs éventuels et évaluent leur expérience, leurs compétences, leur disponibilité et les honoraires exigés, et proposent au moins trois médiateurs possibles.
• L'UPGR ou la DAMI transmet la liste des médiateurs éventuels à l'expert-conseil/l'entrepreneur avec, notamment, leurs compétences et leurs honoraires pour la sélection finale.
• L'expert-conseil/l'entrepreneur peut sélectionner l'un des médiateurs proposés ou tous les rejeter. Dans ce cas, la DGBI doit présenter d'autres candidats (lorsqu'il s'agit d'un processus de médiation imposé par la cour, cette dernière peut sélectionner un médiateur lorsque les parties du différend ne s'entendent pas sur le choix d'un candidat).
• L'expert-conseil /l'entrepreneur indique par écrit le médiateur choisi.
• L' équipe de projet conjointement avec l' UPGR, les services légaux et l'agent de contrats, préparent trois copies originales d'un accord de médiation et les transmet à l'expert-conseil/ l'entrepreneur pour approbation et mise en œuvre.
• L'expert-conseil/l'entrepreneur approuve et signe les trois originaux de l'accord et les renvoie à l'UPGR ou la DAMI, qui les transmet au médiateur pour obtenir sa signature.
• Le médiateur signe les trois originaux du marché et les renvoie à l'UPGR qui les fait parvenir à l'équipe de projet et transmet une copie au médiateur et une copie à l'expert-conseil/l'entrepreneur.
• Le GP prépare deux copies originales d'un marché de services professionnels et techniques entre la DGBI et le médiateur précisant la portée des travaux, les modalités et les conditions, la base de paiements pour les honoraires et les coûts remboursables en plus de toute entente de partage des coûts. (Remarque : Le médiateur peut négocier les modalités et les conditions individuels de son marché.). L'expert-conseil/l'entrepreneur dois aussi autoriser ces modalités.
• Le GP s'assure que l'énoncé des travaux comporte une disposition selon laquelle le médiateur accepte les modalités et les conditions convenues entre la DGBI et l'expert-conseil/l'entrepreneur dans l'accord de médiation.
• L'expert-conseil/l'entrepreneur prépare et présente son mémoire au médiateur et en transmet une copie à la DGBI, qui prépare et présente son mémoire au médiateur et en transmet une copie à l'expert-conseil ou à l'entrepreneur. Les deux parties devraient être en mesure de fournir des documents à l'appui additionnels tout au long de la procédure si le médiateur le demande. Remarque : Les deux parties peuvent, si elles le désirent, retenir les services d'expert-conseils, d'experts et/ou de conseillers juridiques (à leurs propres frais) pour préparer leur mémoire ou les aider pendant la médiation. Cependant, ces personnes ne doivent pas participer directement au processus de médiation.
• Avant de commencer la médiation, le GP doit :
  • avoir le pouvoir de conclure une entente liant les parties (jusqu'à un niveau prédéterminé), ou
  • être en mesure de communiquer immédiatement avec un gestionnaire de niveau supérieur ayant le pouvoir d'autoriser l'entente (les autres parties doivent également posséder des pouvoirs semblables).
• La séance de médiation peut être interrompue si l'une des parties ou le médiateur décide qu'elle ne mène nulle part (dans ce cas, le médiateur avise ultérieurement les participants par écrit).
• Lorsque les parties ne réussissent pas à régler les différends dans le cadre du processus de médiation, elles sont libres d'utiliser les autres recours à leur portée.
• Lorsqu'une entente est conclue, les parties, y compris le médiateur, préparent ensemble une entente de règlement (écrite à la main ou électroniquement) qu'elles doivent signer avant de quitter la salle de médiation.
• Les conditions de l'entente de règlement (le cas échéant) doivent être énoncées clairement et faire partie intégrante de l'entente de règlement. Si un conseiller juridique est présent pendant la médiation, il peut examiner en détail l'entente pour le compte de ses clients avant qu'elle ne soit mise en œuvre.
• À la suite d'une entente de règlement, et lorsque cette dernière entraÏne une modification du contrat, les SAMI doivent apporter une modification au contrat afin de couvrir les coûts, le cas échéant. Une attestation doit être signée au moment du paiement, le cas échéant. Lorsque la médiation a lieu dans le cadre de procédures judiciaires, les conseillers juridiques doivent veiller à ce que la cour soit mise au courant de l'entente.

Responsabilités des coûts de la médiatio

Les coûts varient pour chaque processus de médiation. Les normes suivantes régissent le partage des coûts :

• Les honoraires du médiateur et le coût de location de la salle de médiation sont répartis également entre la DGBI et l'expert-conseil/ l'entrepreneur avec paiements sur réception des factures;
• La DGBI et l'expert-conseil/l'entrepreneur assument leurs propres coûts (temps, services d'experts, déplacements, etc.).