Lignes directrices sur la conformité et la surveillance des projets aux étapes de clôture

Décembre 2011

Objet

Fournir des conseils relativement à la conformité à la surveillance des pratiques en matière de gestion de projet.

Contexte

En 2010, le Bureau de la vérification et de l'évaluation a réalisé une vérification du Plan d'action économique (Vérification 2011-709). La vérification visait à examiner les composantes du cadre de responsabilisation de gestion du Programme accéléré d'infrastructure du Plan d'action économique (PAE/PAI) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). En ce qui concerne la prestation du programme de PAE/PAI, TPSGC s'est servi des processus en place pour faire état des activités quotidiennes pour en assurer la surveillance. Les résultats de cette vérification ont donc permis de cerner des problèmes qui sont directement liés aux processus de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) liés aux projets non visés par le PAE/PAI.

Une des recommandations formulées à la suite de cette vérification est qu'il faudrait surveiller de façon adéquate la conformité des projets d'une valeur inférieure à 1 M$. En général, pour s'assurer qu'un nombre suffisant et approprié de documents sont conservés dans les dossiers, il faudrait mettre en place des mesures de surveillance conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, au Guide des approvisionnements et au Système national de gestion de projet.

Facteur à considérer

Les employés chargés de la gestion du projet doivent remplir les documents de clôture (Document de clôture de l'identification, Document de clôture) à l'étape appropriée et y joindre tous les documents pertinents à la fin du projet. Chaque exercice financier, les directeurs de projet et/ou gestionnaires régionaux doivent effectuer un examen sommaire du document de clôture de l'étape d'identification et un examen complet des documents de clôture de 10 pour cent des projets terminés qui ont été menés sous leur supervision. Les présentes lignes directrices s'appliquent à tous les projets (y compris les projets d'une valeur de moins de 1 M$).

Par exemple : Pour une équipe de projet qui mène à bien 20 projets au cours d'un exercice financier, le directeur de projet/gestionnaire de projet est tenu de réaliser un examen complet de 2 d'entre eux et de documenter l'achèvement.

Définitions

Examen sommaire

Examiner rapidement les documents et apposer une signature pour confirmer que le document de clôture est rempli.

Examen complet

S'assurer que tous les documents ont été versés au dossier et apposer une signature pour confirmer que le document de clôture de l'identification est rempli.

Si vous avez des questions concernant les exigences susmentionnées, veuillez les poser à votre gestionnaire principal de projet, à votre gestionnaire régional ou au directeur, Conseils et Pratiques (Exécution de projets).