Foire aux questions - Système national de gestion de projet

Généralités

Qu'est-ce que le SNGP?

Le Système national de gestion de projet (SNGP) est le cadre de gestion de projet de TPSGC. Il offre des lignes directrices sur la gestion de projet, des pratiques exemplaires, des outils, des modèles ainsi que des documents sur la gestion de projet et les questions techniques afin de permettre une gestion de projet efficace à l'échelle du Ministère.

Quels sont les bénéfices du SNGP?

Le SNGP a été élaboré pour assurer l'uniformité à l'échelle nationale dans la définition et la réalisation de projets de même que pour offrir des modèles et des outils pratiques, aux fins d'organisation des renseignements relatifs aux projets. Le SNGP vise à améliorer la communication sur les projets et à faciliter les processus d'examen et d'approbation. Il s'agit d'une méthode de gestion qui sera mise en œuvre de manière à accroître l'efficience de l'environnement de projets.

Pourquoi qualifie-t-on le SNGP de « système »?

Le SNGP est un « système » étant donné qu'il regroupe « des éléments interdépendants formant un tout complexe » (Webster). Le SNGP n'est pas un système en circuit fermé avec des processus automatisés. Il est plutôt un cadre de conception et de mise en œuvre qui offre assez de flexibilité pour permettre à différents types de projets d'être livrés de bout en bout grâce à l'utilisation de processus, de produits livrables, d'outils et de pratiques exemplaires uniformes. Au départ, on a qualifié le SNGP de « système » afin de le différencier du système utilisé précédemment pour les biens immobiliers.

Qu'est-ce que le volet des projets opérationnels appuyés par les technologies de l'information? Existe-t-il d'autres volets?

Le SNGP comprend deux volets liés à la gestion de projet : le volet des biens immobiliers et le volet des projets opérationnels appuyés par les technologies de l'information (TI). Le volet des projets opérationnels appuyés par les TI « vise à élaborer des solutions pour réaliser et maintenir des processus opérationnels et une prestation de services efficients et efficaces ». Les projets opérationnels peuvent comprendre des solutions appuyées par les TI et d'autres qui ne comprennent aucune composante en TI. Certains de ces projets peuvent entraîner la transformation des pratiques opérationnelles.

L'utilisation du SNGP est-elle exigée pour tous les projets de TPSGC?

Oui. Toute initiative, qui correspond à la définition d'un projet telle que décrite dans la directive relative au SNGP, doit appliquer la procédure « complète », « allégée » ou relative aux projets financés par d'autres ministères.

Qu'est-ce qu'un projet?

Selon la politique sur le SNGP, un projet est « une réalisation définie ayant un début et une fin et qui vise l'obtention d'un produit ou d'un résultat unique ».

Projets opérationnels appuyés par les TI sont des :

• projets visant de nouvelles solutions – ces projets permettent d'élaborer de nouvelles solutions pour réaliser des processus opérationnels et une prestation de services efficients et efficaces à l'aide des TI; certains de ces projets peuvent entraîner la transformation des pratiques opérationnelles;
• projets d'entretien – ces projets permettent de mettre en œuvre les changements apportés aux produits, aux résultats, aux services, aux applications ou aux systèmes existants.

Dans ce volet, on évalue aussi que pour qu'une initiative soit considérée comme un projet, elle doit comprendre un budget autonome et défini ainsi que des ressources humaines qui lui sont affectées. L'objectif est de cibler les initiatives opérationnelles qui peuvent sembler être des projets, mais qui pourraient ne pas nécessiter l'intégration de toutes les pratiques exemplaires en gestion de projet de TPSGC.

Doit-on utiliser le SNGP pour les projets amorcés avant la mise en œuvre de celui-ci?

Non. Toutefois, il est recommandé d'adopter les pratiques exemplaires, les modèles de produits livrables, etc. Les projets en cours qui n'ont pas encore atteint le point de vérification de l'ADP doivent utiliser les produits livrables du SNGP correspondant à la phase actuelle.

Que signifie AM?

L'acronyme AM signifie « autres ministères ».

Pourquoi avoir recours au SNGP et quel est le lien avec le Secrétariat du Conseil du Trésor?

Le cadre du SNGP a été élaboré afin de respecter :

• L'engagement de TPSGC envers le Conseil du Trésor en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion;
• Les exigences relatives à la Politique sur la gestion des projets et à la Politique sur la planification des investissements du Conseil du Trésor;
• Les exigences relatives à la nouvelle Politique relative au SNGP de TPSGC.

Le SNGP est conforme aux lois, règlements, directives et politiques qui s'appliquent aux projets de TPSGC.

Que stipule la politique du SNGP?

« La politique de TPSGC exige l'utilisation du SNGP pour s'assurer que tous les projets entrepris sont planifiés, gérés et réalisés de façon uniforme à l'échelle nationale et de façon transparente en ce qui a trait à la portée, au calendrier et au budget et qu'ils respectent tous les règlements et toutes les politiques applicables du Conseil du Trésor. »

Qui est chargé de s'assurer que l'équipe de projet respecte le cadre du SNGP? Qui surveille les projets afin de s'assurer qu'ils sont conformes au cadre?

Chaque direction générale est chargée d'assurer la conformité de ses propres projets. Cette responsabilité comprend l'obtention de rapports sur les indicateurs clés et l'application des processus de surveillance et de contrôle afin de s'assurer que les résultats escomptés sont réalisés selon les calendriers, le budget et la portée.

Au niveau ministériel, le Comité des affaires opérationnelles approuve les projets d'entreprise, s'assure que les projets sont conformes au plan d'investissement, assure une optimisation des deniers publics et réalise les objectifs stratégiques de TPSGC. Les annexes A et B de la procédure relative au SNGP pour les projets opérationnels appuyés par les TI indiquent les responsables ayant un pouvoir d'approbation pour les points de vérifications et les produits livrables principaux. Cette gouvernance normalisée établit également les responsabilités pour chaque étape et phase.

Quel est le rôle du client dans le SNGP?

Le client ou le responsable du secteur d'activité doit :

• contribuer à l'analyse de la portée et au processus de définition;
• aider le gestionnaire de projet à élaborer l'énoncé de la portée;
• approuver la base de référence de la portée du projet et tous les changements importants apportés à la portée, au calendrier et aux coûts;
• approuver l'arrêté du projet;
• approuver le produit ou les résultats découlant du projet une fois les critères d'acceptation respectés.

Le SNGP s'applique-t-il à toutes les directions générales de TPSGC?

Oui, la politique et les principes du SNGP de TPSGC s'applique à toute initiative émanant d'une direction générale ou d'un ministère et qui correspond à la définition de projet dans le SNGP. Les règles d'évaluation sont par la suite appliquées à l'initiative afin de déterminer la version appropriée du SNGP à utiliser en fonction de critères de taille, de complexité et de risque.

Les experts-conseils sont-ils tenus de connaître et de comprendre le cadre du SNGP?

Tous les intervenants d'un projet de TPSGC devront connaître et utiliser le SNGP.

Quelles sont les directives relatives au SNGP?

Les directives relatives au SNGP décrivent les points de vérification et les produits livrables obligatoires ainsi que les niveaux d'approbation minimum correspondants de la direction pour les deux volets des projets.

Les directives relatives au SNGP ont été élaborées comme suit :

• Pour les projets immobiliers :
  • Directive relative au Système national de gestion de projet pour les projets immobiliers
  • Procédure relative au Système national de gestion de projet pour les projets immobiliers financés par d'autres ministères

• Pour les projets opérationnels appuyés par les TI :
  • Directive relative au Système national de gestion de projet pour les projets opérationnels appuyés par les TI
  • Procédure relative au Système national de gestion de projet pour les projets opérationnels appuyés par les TI financés par d'autres ministères et organisme

Les directives relatives au SNGP englobent différentes procédures pour les grands projets complexes et pour les petits projets moins complexes (version « allégée »). En résumé, les projets version « allégée » nécessitent moins de points de vérification et de produits livrables et un processus d'approbation plus simple que pour les projets version « complète ».

Le SNGP est-il en conformité avec le « Project Management Body of Knowledge » (un référentiel des connaissances en gestion de projet) du « Project Management Institute »?

Oui, le SNGP reprend les neuf principaux domaines de connaissance du Project Management Institute et les adapte et les harmonise avec les politiques, lois et règlements de TPSGC et du gouvernement du Canada.

Quels sont les domaines de connaissance du SNGP?

Les neuf principaux domaines de connaissance sont l'intégration, la portée, le temps, les coûts, la qualité, les risques, les approvisionnements, les ressources humaines et les communications. De plus, un domaine de connaissance sur la gestion de l'information a été ajouté au volet des projets opérationnels, étant donné que ce domaine fait partie intégrante des opérations. Du côté des biens immobiliers, les domaines de connaissance suivants ont été ajoutés : la gestion de la sécurité, la gestion environnementale, la gestion du financement et la gestion des réclamations.

Quelle est la différence entre le modèle SNGP et la feuille de route pour les projets opérationnels appuyés par les TI?

Le modèle SNGP est une illustration élaborée des points de vérification, des produits livrables et des approbations correspondantes. Le volet des projets opérationnels comprend des modèles visuels des versions « complètes », « allégées » et liés aux produits livrables techniques. La feuille de route pour les projets opérationnels appuyés par les TI est un document textuel de procédures de haut niveau correspondant au modèle SNGP. Elle définit le travail à accomplir et le moment où il doit être accompli. On adapte cette feuille de route selon la complexité du projet et les risques connexes ainsi que selon l'objectif et les résultats escomptés.

Qu'est-ce que le CCGP?

Le CCGP est le Conseil consultatif sur la gestion de projet de TPSGC. Il a été créé pour faciliter la collaboration entre les directions générales, de façon à :

• renforcer la capacité de gestion de projet;
• communiquer des pratiques exemplaires, accroître l'uniformité des procédures et des documents relatifs aux projets et examiner les procédures se rapportant à ces derniers;
• garantir une utilisation systématique des outils de gestion de projet au sein du Ministère afin de suivre l'avancement, les dépenses et les risques associés aux projets;
• garantir une collaboration entre les représentants de la Direction générale des biens immobiliers et ceux du Secrétariat du Conseil du Trésor dans le cadre d'une simulation de la mise en œuvre de la Politique sur la gestion des projets;
• examiner et approuver le SNGP, plus précisément le volet des projets opérationnels appuyés par les TI.

Qui sont les représentants siégeant au CCGP?

Le CCGP est codirigé par la DGBI et la DGSIT. Les membres du comité sont les représentants des différentes directions générales. Ils interviennent dans les processus d'élaboration, de réalisation, d'établissement de politiques et d'approbation des projets ou participent à l'élaboration du plan.

Qui est la personne-ressource pour répondre aux questions et fournir de l'information sur le SNGP?

Vous pouvez communiquer avec le représentant du CCGP de votre direction générale ou envoyer un courriel à SNGP.NPMS@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour des questions portant sur les biens immobiliers et à SNGPTIA.NPMSITE@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour des questions portant sur les projets opérationnels appuyés par les TI.

Comment obtenir de la formation sur le SNGP?

Les membres du personnel qui désirent assister à une formation sur le SNGP peuvent en faire la demande aux adresses de courriel suivantes :

• formation sur le SNGP pour la DGBI : SNGP.NPMS@tpsgc-pwgsc.gc.ca;
• formation sur le SNGP pour les projets appuyés par les TI : SNGPTIA.NPMSITE@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

La formation sur le SNGP sera-t-elle obligatoire?

Non. Les gestionnaires de projet peuvent choisir de ne pas suivre la formation sur le SNGP. Des documents et une foire aux questions seront disponibles sur le site Web du SNGP pour l'auto-formation.

Y-a-t-il des frais pour la formation sur le SNGP?

Oui, pour la formation sur le SNGP pour les projets appuyés par les TI, en avance de la participation à la séance de formation, un honoraire de 250 $ par participant est requis pour le recouvrement des coûts. Veuillez vous référer au calendrier des cours de la DGBI pour les coûts associés à la formation sur le SNGP pour la DGBI.

Quelle est la différence entre l'ECOGP et l'ECRP?

L'Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet (ECOGP) du Conseil du Trésor mesure la capacité de gestion de projet de l'organisation dans le but d'établir des pouvoirs d'approbation pour les projets. L'ECOGP est menée tous les trois ans.

L'Évaluation de la capacité et des risques des projets (ECRP) mesure la complexité et les risques de chaque projet. Une ECRP doit être menée pour tout projet estimé à plus de 1 M $.

Si les résultats de l'ECRP démontrent que le projet dépasse les pouvoirs d'approbation du Ministère, celui‑ci devra rédiger une présentation au Conseil du Trésor.

L'ECRP influencera également le nombre d'examens indépendants auxquels le projet pourrait être assujetti au cours de son cycle de vie. (Version « complète » du SNGP, cinq examens – Version « allégée » SNGP, trois examens – Les projets nécessitant le dépôt d'une présentation au Conseil du Trésor, sept examens).

Qu'est-ce qu'un outil de sélection?

Un outil de sélection est utilisé pour évaluer le risque et la complexité des projets de maintenance dont le coût total estimé est inférieur à 1 M $. Si le projet remplit l'un des cinq critères d'exception de l'outil de sélection, alors la procédure « complète » relative au SNGP s'applique. Cependant, si le projet ne répond à aucun des critères, il n'est pas nécessaire d'utiliser les produits livrables ou les outils du SNGP. La création de l'outil de sélection s'explique par le fait que la valeur pécuniaire n'est pas le seul critère ou nécessairement le plus important pour déterminer le risque et la complexité des projets opérationnels avec ou sans une composante technologique.

Qu'est-ce qu'un RAI?

Un RAI est un rapport d'analyse des investissements qui est en fait la version de la Direction générale des biens immobiliers d'une analyse de rentabilisation.

Quelle est la différence entre un plan préliminaire de projet (PPP) et un plan de gestion de projet (PGP)?

Le PPP est le plan qui sera utilisé durant l'étape d'identification afin d'atteindre les objectifs du projet jusqu'à l'approbation préliminaire de projet (APP), en d'autres mots, pour gérer le projet jusqu'à l'APP. Le PGP est le document qui définit la façon dont le projet sera géré durant l'étape de réalisation jusqu'à la fin de son cycle de vie.

Qui approuve les produits livrables? Si les produits livrables sont modifiés, doivent-ils être approuvés de nouveau?

Le choix du responsable ayant un pouvoir d'approbation pour les produits livrables dépend de la gouvernance du projet. Pour en savoir plus, il faut se référer aux annexes A et B des directives relatives au SNGP. Par exemple, si des changements importants sont apportés à l'arrêté du projet, il est possible qu'il doive être approuvé de nouveau.

Qu'est-ce que l'APP et l'ADP?

L'approbation préliminaire de projet (APP) et l'approbation définitive de projet (ADP) sont les bornes d'approbation du Conseil du Trésor (CT). On trouve dans le SNGP les mêmes termes que ceux utilisés par le CT pour les bornes qui se produisent au même moment dans le cycle de vie du projet. L'APP est donnée pour l'analyse de rentabilisation et pour la solution recommandée, de concert avec un financement suffisant pour amener le projet à la borne de l'ADP. L'ADP est donnée pour la conception de la solution, avec les pouvoirs de dépenser pour aller de l'avant avec la construction, la mise en œuvre et la clôture du projet. Les termes APP et ADP sont utilisés peu importe si le projet nécessite ou non l'approbation du CT.

Existe-t-il des produits livrables autres que ceux qui sont énumérés dans la feuille de route, comme la certification et l'accréditation, qui nécessitent des approbations?

Oui. La certification et l'accréditation sont nécessaires pour toute infrastructure ou application comprise dans l'environnement de l'entreprise. Une autorisation provisoire d'aller de l'avant ou une autorisation d'exploitation provisoire peut être émise par le Dirigeant principal de l'information si une certification et une accréditation ne peuvent être réalisées avant la date de mise en œuvre prévue.

Une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée et/ou une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sont exigées pour toute application qui pourrait nécessiter ou fournir des renseignements personnels sur des individus. Le Dirigeant principal de l'information émet une recommandation d'approuver ces documents; l'approbation est donnée par le Commissaire à la protection de la vie privée.

Qui rédige les produits livrables du SNGP?

Pour les projets opérationnels appuyés par les TI :

Le gestionnaire de projet est responsable des produits livrables du SNGP. Durant l'étape de début et l'étape d'identification de projet, la responsabilité revient habituellement au gestionnaire de l'aspect opérationnel du projet. Durant l'étape de réalisation de projet, la responsabilité revient au gestionnaire des services de réalisations de projet. Chaque gestionnaire de projet peut déléguer la création ou la réalisation de tout produit livrable à un membre de son équipe; toutefois, il endosse la responsabilité de la qualité du contenu et de la rigueur de l'analyse.

Pour les projets immobiliers :

Le chef de projet est responsable de préparer les produits livrables du SNGP pendant l'étape de début et d'identification de projet, et a la responsabilité globale de tous les documents d'approbation. Le gestionnaire de projet est responsable d'appuyer le chef de projet dans les phases de développement, et de préparer les produits livrables dans l'étape de réalisation.

Qui approuve les produits livrables? Si les produits livrables sont modifiés, doivent-ils être approuvés de nouveau?

Le choix du responsable ayant un pouvoir d'approbation pour les produits livrables dépend de la gouvernance du projet. Pour en savoir plus, il faut se référer aux annexes A et B des directives relatives au SNGP. Par exemple, si des changements importants sont apportés à l'un des produits livrables, il est possible qu'il doive être approuvé de nouveau.