Clauses et conditions – Scanneurs de documents

Offre à commandes principale et nationale
EZ107-080001/001/VAN à EZ107-080001/006/VAN

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Table des matières

• 1.A Offre à commandes
  • 1.A.1 Offre
  • 1.A.2 Exigences relatives à la sécurité
  • 1.A.3 Clauses et conditions uniformisées
  • 1.A.4 Durée de l'Offre à commandes
  • 1.A.5 Responsables
  • 1.A.6 Utilisateurs désignés
  • 1.A.7 Processus régissant les commandes subséquentes
  • 1.A.8 Instrument de commande
  • 1.A.9 Limites des Commandes subséquentes
  • 1.A.10 Ordre de priorité des documents
  • 1.A.11 Attestations
  • 1.A.12 Lois applicables
  • 1.A.13 Révision des prix à la baisse
  • 1.A.14 Identification des Offrants actifs
  • 1.A.15 Conditions à réunir pour détenir une Offre à commandes
  • 1.A.16 Résiliation de l'autorisation permettant de se prévaloir de l'Offre à commandes
  • 1.A.17 Acquisition subséquente d'une société ou d'une partie ou de la totalité de ses activités visées par une Offre à commandes
  • 1.A.18 Résiliation de contrats individuels conclus en vertu de la présente Offre à commandes
  • 1.A.19 Remplacement des Offrants à la suite de la résiliation ou de la suspension de l'autorisation permettant de se prévaloir de l'offre à commandes
  • 1.A.20 Retrait auprès des Utilisateurs désignés du pouvoir de placer directement des Commandes subséquentes
• 1.B Clauses du contrat subséquent
  • 1.B.1 Énoncé des travaux
  • 1.B.2 Clauses et conditions uniformisées
  • 1.B.3 Durée du contrat
  • 1.B.4 Paiement
  • 1.B.5 Instructions relatives à la facturation
  • 1.B.6 Services de garantie
  • 1.B.7 Clauses du guide des CCUA
• Annexe A – Spécifications techniques
• Annexe B – Liste des produits
• Annexe C – Limites des Commandes subséquentes
• Annexe D – Processus de demande de rabais sur volume (DRV)
• Annexe E – Remplacement de produits
• Annexe F – Demande de substitution de produit/Demande de révision de prix
• Annexe G – Attestation de l'agent autorisé
• Annexe H – Liste des agents et des points de service autorisés
• Annexe I – Rapport d'activités de l'Offre à commandes
• Annexe J – Fondement de la sélection

1.A Offre à commandes

1.A.1 Offre

La présente Offre à commandes d'utilisation obligatoire vise la fourniture, la livraison et l'installation de scanneurs de documents.

L'Offrant doit fournir le scanneur commandé par Commande subséquente à l'offre à commandes par l'Utilisateur désigné, y compris :

1. le logiciel de numérisation décrit dans les spécifications techniques, avec une licence d'appareil;
2. les pilotes de périphérique (TWAIN et ISIS) exigés par l'Utilisateur désigné;
3. les autres logiciels normalement inclus par le fabricant;
4. le cordon d'alimentation, le bloc d'alimentation interne à connexion directe de type AC, ou un bloc d'alimentation externe avec transformateur et connecteur AC, si telle est la préférence de l'Utilisateur désigné;
5. les manuels d'utilisation requis, dans la langue officielle exigée par l'Utilisateur désigné, sous forme imprimée, CD-ROM ou téléchargeable sur Internet.

La livraison inclut les frais d'acquittement des droits (DDP) (Incoterms 2000) et les frais de transport à destination partout au Canada ailleurs que dans une région visée par des Accords de règlement de revendications foncières globales (RVARRFG). Dans le cas des RVARRFG, d'autres méthodes d'approvisionnement sont utilisées. La configuration comprend l'installation des options énoncée dans la Commande subséquente avant l'expédition de l'équipement à destination. L'installation (si nécessaire) comprend la mise en place et l'essai du scanneur dans les locaux de l'Utilisateur désigné : l'Entrepreneur sera responsable du bon fonctionnement de l'équipement au point d'installation. La correction de toute insuffisance constatée lors de l'essai du scanneur sera la responsabilité de l'Entrepreneur et devra être effectuée avant que le scanneur ne soit définitivement accepté.

1.A.1.1  Produits disponibles

1. Les produits disponibles pour achat dans le cadre de cette Offre à commandes sont organisés en groupes (Ministériel, Réseau, Production, À plat), et chaque groupe est divisé en catégories.
2. Les produits que l'Offrant est autorisé à fournir dans le cadre de la présente Offre à commandes sont précisés dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix accessible grâce à un lien dans le site Web du GGPFI.
3. TPSGC peut, en tout temps, émettre d'autres demandes d'Offres à commandes pour de nouveaux groupes ou catégories, et les offres faites en conséquence peuvent être intégrées à la présente Offre à commandes. Ces besoins feront l'objet d'un appel d'offres ouvert qui sera publié par l'intermédiaire du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement.

1.A.1.2  Publication des prix de l'Offre à commandes

1. L'Offrant accepte que les prix de son Offre à commandes soient publiés en totalité ou en partie ou soient portés à la connaissance des autres fournisseurs et du public par l'État (sur un site Web ou par d'autres moyens).
2. L'Offrant consent à cette divulgation et reconnaît qu'il n'a aucun droit de réclamation contre l'État, le Ministre, l'utilisateur autorisé, leurs employés, agents ou préposés, en relation avec cette divulgation, et qu'il doit les indemniser contre toute action, poursuite, demande, droit ou réclamation intentée par quiconque par suite de cette divulgation.
3. L'État ne sera responsable d'aucune erreur, contradiction ou omission dans toute information publiée de la sorte. Si l'Offrant détermine qu'il existe des erreurs, des contradictions ou des omissions, il convient d'en aviser immédiatement l'Autorité contractante.

1.A.2 Exigences relatives à la sécurité

La classification de sécurité de la présente Offre à commandes est « NON CLASSIFIÉ ». Toutefois, l'Offrant doit traiter comme confidentielle, pendant et après la prestation des biens ou des services à contrat, toute information à caractère confidentiel pour les affaires de l'État à laquelle les préposés ou les agents de l'Offrant ont accès. Tout le personnel affecté à la prestation des services doit avoir une cote de sécurité à jour, au niveau spécifié dans la Commande subséquente à la présente Offre à commandes, et cette cote doit être accordée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale.

Si jamais, pendant la durée du contrat, le ministère autorisé applique d'autres mesures de sécurité, l'Offrant devra se conformer à la classification de sécurité établie à ce moment-là.

1.A.3 Clauses et conditions uniformisées

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l'offre à commandes et contrat(s) subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

1.A.3.1 Conditions générales

2005 (2007-05-25) Conditions générales – offres à commandes – biens ou services, s'appliquent à la présente offre à commandes et en font partie intégrante.

1.A.3.2 Offres à commandes – établissement des rapports

L'offrant doit compiler et tenir à jour des données sur les biens, les services ou les deux fournis au gouvernement fédéral dans le cadre de contrats découlant de l'offre à commandes (OC). Ces données doivent comprendre les achats payés à l'aide d'une carte d'achat du gouvernement du Canada. Les données doivent être soumises à chaque trimestre au responsable de l'OC de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Les trimestres se répartissent comme suit :

• Premier trimestre : du 1^er avril au 30 juin;
• Deuxième trimestre : du 1^er juillet au 30 septembre;
• Troisième trimestre : du 1^er octobre au 31 décembre;
• Quatrième trimestre : du 1^er janvier au 31 mars.

Les rapports doivent être complétés sous forme électronique et envoyés au responsable de l'OC au plus tard 15 jours civils suivant la fin du trimestre. Une version électronique du formulaire en format Excel et(ou) Lotus sera envoyée de façon électronique à l'offrant par le responsable de l'offre à commandes.

Tous les champs de données du rapport doivent être remplis tel que demandé. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit être indiquée dans le rapport. Si aucun bien ou service n'a été fourni pendant la période visée, l'offrant doit soumettre un rapport portant la mention « NÉANT ».

Le fait de ne pas fournir les rapports remplis au complet selon les directives mentionnées ci-dessus peut entraîner la mise de côté de l'offre à commandes et l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur.

1.A.4 Durée de l'Offre à commandes

1.A.4.1 Période de l'Offre à commandes

Des Commandes subséquentes à cette Offre à commandes pourront être passées du 4 fevrier 2010 au 3 avril 2013.

1.A.4.2 Prolongation de l'Offre à commandes

Si l'utilisation de l'Offre à commandes est autorisée au-delà de la période initiale, l'Offrant consent à prolonger son offre de deux (2) périodes supplémentaires de douze (12) mois chacune aux mêmes conditions et taux ou prix indiqués dans l'Offre à commandes, ou aux taux ou prix calculés selon la formule mentionnée dans l'Offre à commandes.

L'Offrant sera avisé de la décision d'autoriser l'utilisation de l'Offre à commandes pour une période prolongée par le Responsable de l'Offre à commandes trente (30) jours avant la date d'expiration de celle-ci. Une révision à l'Offre à commandes sera émise par le Responsable de l'Offre à commandes.

1.A.5 Responsables

1.A.5.1 Responsable de l'Offre à commandes

Le Responsable de l'Offre à commandes est :

Curt Steckhan
Spécialiste en approvisionnement
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Région du Pacifique
800 rue Burrard, Vancouver, Colombie-Britannique

Téléphone : 604-666-1465
Télécopieur : 604-775-7526
Courriel : curt.steckhan@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le Responsable de l'Offre à commandes est chargé de l'émission de l'Offre à commandes et de son administration et de sa révision, s'il y a lieu. En tant qu'Autorité contractante, il est responsable de toute question contractuelle liée aux Commandes subséquentes à l'Offre à commandes passées par tout Utilisateur désigné.

1.A.5.2 Chargé de projet

Le chargé de projet pour l'Offre à commandes est identifié dans la Commande subséquente à l'Offre à commandes.

Le chargé de projet représente le ministère ou organisme pour lequel les travaux sont exécutés dans le cadre d'une Commande subséquente à l'Offre à commandes. Il est responsable de toutes les questions liées au contenu technique des travaux prévus dans le contrat subséquent.

1.A.5.3 Représentant de l'Offrant

Nom : ___________________________
Titre : ___________________________
Organisation : ___________________________
Adresse : ___________________________
___________________________
Numéro d'entreprise-approvisionnement (NEA) de l'Offrant : ___________________________

Téléphone : ___________________________
Télécopieur : ___________________________
Courriel : ___________________________

Le représentant de l'Offrant est la seule personne-ressource de l'Offrant pour les besoins de l'administration de la présente Offre à commandes et pour tous les travaux réalisés conformément aux Commandes subséquentes passées en vertu de la présente Offre à commandes. L'Offrant reconnaît que le nom de son représentant sera affiché sur le site Web du GGPFI.

1.A.5.4 Agents autorisés et sous-traitants de l'Offrant

L'Offrant confirme que les agents autorisés énumérés à l'Annexe H, « Liste des agents et des points de service autorisés » peuvent agir en son nom à titre d'agents dans le cadre de l'exécution des travaux prévus dans les commandes subséquentes ainsi que de la réception des paiements. Tout paiement versé par l'État à un agent autorisé sera réputé être un paiement fait à l'Offrant. Cette relation de mandataire (en vertu de laquelle l'agent autorisé s'acquitte des obligations contractuelles au nom de l'Offrant) ne modifie ou ne réduit en rien les responsabilités de l'Offrant prévues dans l'Offre à commandes ou dans toute commande subséquente. L'Offrant convient et comprend qu'il lui incombe de veiller à ce que tous ses agents autorisés exécutent les commandes subséquentes conformément aux modalités établies, et que, si un agent autorisé ne s'acquitte pas de la totalité des obligations découlant de la commande subséquente, l'Offrant doit, sur avis écrit du Responsable de l'Offre à commandes de TPSGC, s'acquitter directement et immédiatement de ces obligations, sans frais supplémentaires pour l'État. L'Offrant accepte d'aviser le Responsable de l'Offre à commandes par écrit de tout changement à la liste des agents autorisés au cours de la durée de l'Offre à commandes et de retirer de la liste tout agent autorisé si le Responsable de l'Offre à commandes lui en fait la demande.

1.A.5.5  Réseau de ventes et de services

1. Exigences nationales ou régionales : l'État exige la livraison et l'entretien des produits dans l'ensemble du Canada, à l'exception des RVARRFG. Dans la présente Offre à commandes, les régions visées par les livraisons et les Services de garantie sont définies comme suit :
   1. Région du Pacifique : Colombie-Britannique
   2. Région de l'Ouest : Alberta, Saskatchewan et Manitoba
   3. Région de la Capitale : la zone située dans un rayon de 100 km d'Ottawa (Ontario)
   4. Région du Centre : les provinces du Québec et de l'Ontario, à l'exception de la Région de la Capitale
   5. Région de l'Atlantique : les provinces situées à l'est du Québec
   Dans le cas des marchés exigeant des livraisons dans des parties du Canada qui ne sont pas incluses dans ces régions (p.ex., les RVARRFG, y compris le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest, le Nunavut et d'autres zones), d'autres méthodes d'approvisionnement seront utilisées.
2. Nombre de points de vente : l'Offrant doit avoir au moins un minimum de cinq (5) points de vente, dont au moins un (1) point de vente dans chacune des régions du Pacifique, de l'Ouest, du Centre, de la Capitale et de l'Atlantique. L'Offrant peut satisfaire à cette exigence lui-même ou par le biais de ses agents autorisés.
3. Nombre de points de service : l'Offrant doit être aussi capable de fournir les Services de garantie décrits dans 1.B.6, « Services de garantie », en maintenant au moins :
   1. trois (3) points de service dans CHACUNE des régions de l'Ouest et du Centre;
   2. deux (2) points de service dans CHACUNE des régions du Pacifique, de l'Atlantique et de la Capitale.
   L'Offrant doit répondre à cette exigence lui-même ou par le biais de ses agents autorisés ou sous-traitants. De même, l'Offrant peut fournir un numéro unique de service de dépannage, sans frais, ou un numéro de téléphone distinct pour les points de service de chacune des régions.
4. Caractère suffisant des points de vente et de service : le Responsable de l'Offre à commandes peut, en tout temps, pendant la durée de l'Offre à commandes, vérifier que les points de vente et de service sont offerts (et suffisamment dotés de personnel) à l'échelon national pour faire des livraisons et fournir des services sous garantie dans les délais prévus par les « Services de garantie ». Les points de vente agissent comme représentants, par l'entremise d'employés ou d'agents de la région concernée qui connaissent bien les modalités des Offres à commandes principales et nationales ainsi que la grille de prix des Offrants et la fiche technique des scanneurs offerts, et qui ont la capacité de communiquer cette information aux Utilisateurs désignés. Le principal produit livrable que doit pouvoir offrir un point de vente est la capacité d'aider un Utilisateur désigné qui en fait la demande à établir ses exigences, à interpréter l'information sur un produit et à passer une Commande subséquente, conformément aux modalités de l'entente. Il arrive aussi que l'on demande aux points de vente de fournir une aide sur place avant que la vente ne soit effectuée et cette option doit pouvoir être offerte au client si cela est nécessaire et que l'exigence pertinente garantit la fourniture d'un tel service.
5. Points de vente et points de service : la vente et le service peuvent être fournis en un seul et même point. L'Offrant a identifié ses points de vente et de service dans son offre et il reconnaît que ses points de vente et de service seront affichés sur le site Web du GGPFI. L'Offrant doit informer l'Autorité contractante de TPSGC, par écrit, de tout changement dans la liste des points de vente et de service pendant la durée de l'Offre à commandes. L'Offrant doit soumettre les changements à la liste, dans le format prescrit par l'Autorité contractante, pour qu'ils soient affichés sur le site Web du GGPFI ou sur tout cybercatalogue d'approvisionnement en ligne.
6. Statut des points de vente et de service à titre de sous-traitants ou d'agents autorisés : tout point de vente ou de service dont l'Offrant n'est pas le propriétaire ou l'exploitant sera considéré comme un sous-traitant en vertu de la présente Offre à commandes et en vertu de toute Commande subséquente à la présente Offre à commandes, à moins que l'exploitant des points de vente ou de service n'ait été désigné par l'Offrant comme un Agent autorisé (auquel cas l'Agent autorisé agira au nom de l'Offrant et pourra recevoir directement des marchés dans le cadre des Commandes subséquentes). Voir l'Annexe G, « Attestation de l'agent autorisé ».
7. Réception du paiement par l'Agent autorisé : l'État est autorisé à expédier le paiement pour les contrats passés en vertu de la présente Offre à commandes à l'Offrant ou à son Agent autorisé qui a exécuté le travail. La réception du paiement par l'Agent autorisé, pour toute Commande subséquente exécutée par cet Agent autorisé au nom de l'Offrant, sera considérée comme une réception de ce paiement par l'Offrant.
8. Responsabilité de l'Offrant : toute relation de sous-traitance ou de mandat (par le biais de laquelle le sous-traitant ou l'Agent autorisé exécute des obligations contractuelles au nom de l'Offrant) ne modifie pas, ne diminue pas et ne change pas les responsabilités de l'Offrant en vertu de la présente Offre à commandes. L'Offrant convient et comprend qu'il lui incombe de veiller à ce que tous ses agents autorisés et sous-traitants exécutent les commandes subséquentes conformément aux modalités établies, et que, si un agent autorisé ou sous-traitant ne s'acquitte pas de la totalité des obligations découlant de la commande subséquente, l'Offrant doit, sur avis écrit de l'autorité de l'OC de TPSGC, s'acquitter directement et immédiatement de ces obligations, sans frais supplémentaires pour l'État.

1.A.6 Utilisateurs désignés

Les Utilisateurs désignés autorisés à passer des Commandes subséquentes à l'Offre à commandes comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d'État mentionnés dans les Annexes I, I.1, II, III de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R., 1985, ch. F-11.

1.A.7 Procédures pour les commandes

1.A.7.1 Offres à commandes multiples

L'Offrant reconnaît que plusieurs Offres à commandes ont été émises pour le présent besoin. Les Commandes subséquentes seront réparties entre les Offrants conformément au processus décrit ci-après. Les Utilisateurs désignés devraient choisir le scanneur de document qui répond à leurs besoins fonctionnels et qui est offert au coût évalué le plus bas dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix affichée sur le site Web du GGPFI.

1.A.7.2 Seules les Commandes subséquentes autorisées seront acceptées

L'Offrant convient de n'accepter que les Commandes subséquentes qui seront passées par des Utilisateurs désignés aux termes de la présente Offre à commandes et qui ne dépassent pas les limites d'Offres à commandes précisées ci-après. L'Offrant reconnaît que toute Commande subséquente passée par un Utilisateur désigné qui dépasse la limite applicable est interdite aux termes de la présente Offre à commandes.

1.A.7.3  Les Commandes subséquentes de scanneurs de documents ne doivent être acceptées que par des Offrants actifs

L'Offrant convient de n'accepter les Commandes subséquentes de scanneurs de documents d'une catégorie donnée passées par des Utilisateurs désignés, que pendant les périodes pour lesquelles il a été désigné par le Responsable de l'Offre à commandes comme « Offrant actif » pour ce produit et cette catégorie précise, sauf si le Responsable de l'Offre à commandes communique directement avec lui. Les Commandes subséquentes concernant des articles supplémentaires peuvent être acceptées par des Offrants actifs et inactifs.

1.A.7.4 Les Commandes subséquentes doivent être adressées aux Offrants et aux agents de vente autorisés aux fins de l'OCPN

Les Commandes subséquentes doivent être adressées exclusivement à l'Offrant ou aux agents de vente autorisés de l'Offrant. Les agents de vente autorisés pour les besoins de l'OCPN peuvent établir la facturation et recevoir le paiement de la prestation, de la configuration, de la livraison et de l'installation (s'il y a lieu) de l'équipement. Les Commandes subséquentes ne doivent pas être adressées à des tiers sous-traitants qui ne sont pas des agents autorisés aux fins de l'OCPN.

1.A.7.5 Division des besoins

Il est interdit de faire des Commandes subséquentes multiples pour contourner la concurrence.

1.A.8 Instrument de commande

Les travaux seront autorisés ou confirmés par le ou les Utilisateurs désignés par l'entremise du formulaire TPSGC-PWGSC 942, Commande subséquente à une Offre à commandes, ou un document électronique.

1.A.9  Limites des Commandes subséquentes

Les limites des Commandes subséquentes sont décrites à l'Annexe C, « Limites des Commandes subséquentes ».

1.A.10 Ordre de priorité des documents

En cas d'incompatibilité entre le libellé des textes énumérés dans la liste, c'est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l'emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur la liste.

1. la Commande subséquente à l'Offre à commandes, incluant les Annexes;
2. les articles de l'Offre à commandes;
3. les conditions générales 2005 (2007-05-25), Conditions générales – Offres à commandes – biens ou services;
4. Les conditions générales supplémentaires :
   • 4001 (2008-12-12) Achat, location et maintenance de matériel;
   • 4003 (2008-12-12) Logiciels sous licence;
   • 4004 (2008-12-12) Services de maintenance et de soutien des logiciels sous licence;
5. les conditions générales 2030 (2008-12-12) Conditions générales – besoins plus complexes de biens;
6. Annexe A – Spécifications techniques
7. Annexe B – Liste des produits
8. Annexe C – Limites des Commandes subséquentes
9. Annexe D – Processus de demande de rabais sur volume (DRV)
10. Annexe E – Remplacement de produit et révision de prix
11. Annexe F – Demande de remplacement de produit/Demande de révision de prix
12. Annexe G – Attestation de l'agent autorisé
13. Annexe H – Liste des agents et des points de service autorisés
14. Annexe I – Rapport d'activités de l'Offre à commandes
15. Annexe J – Définition et calcul du rapport qualité/prix
16. Formulaires;
17. l'offre de l'Offrant en date du _____________________.

1.A.11 Attestations

1.A.11.1 Conformité

Le respect des attestations fournies par l'Offrant est une condition d'émission de l'Offre à commandes et pourra faire l'objet d'une vérification par l'État pendant la durée de l'Offre à commandes et de tout contrat subséquent qui serait en vigueur au delà de la période de l'Offre à commandes. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'Offrant ou si on constate que les attestations qu'il a fournies avec son offre comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, l'État aura le droit de résilier tout contrat subséquent pour défaut et de mettre de côté l'Offre à commandes.

1.A.12 Lois applicables

L'Offre à commandes et tout contrat découlant de l'Offre à commandes seront interprétés et régis selon les lois en vigueur en Colombie-Britannique.

1.A.13  Révision des prix à la baisse

TPSGC permettra à tous les Offrants (actifs ou inactifs) dans chaque catégorie de réduire leurs prix à volonté tous les deux mois. L'Autorité contractante doit en être avisée par écrit au moins deux (2) semaines avant le dernier jour du mois, et le Facteur de rapport qualité/prix sera ajusté en conséquence.

L'État se réserve le droit de réviser ce délai si nécessaire.

Pendant la durée de l'Offre à commandes, TPSGC se réserve le droit, à sa seule discrétion, de spécifier un autre processus de révision des prix à la baisse. Les Offrants recevront un préavis raisonnable de tout changement apporté au processus de révision des prix à la baisse.

1.A.13.1  Prix promotionnels

Des prix promotionnels peuvent être offerts pour tous les produits inscrits sur la liste. Il s'agit de prix temporaires offerts pour deux mois à la fois et n'ayant pas pour effet d'abaisser le prix plafond de l'article. La permission de fixer de tels prix doit être demandée au moment de la soumission d'une révision de prix à la baisse, mais elle ne sera accordée qu'aux Offrants ayant été identifiés comme des Offrants actifs pour la période de deux mois concernée conformément au paragraphe 1.A.14, Identification des Offrants actif. Les Offrants peuvent choisir de demander à la fois une réduction de leur prix plafond pour être classés comme actifs (et pouvoir afficher leurs prix de vente) et la permission d'offrir des prix promotionnels. Les prix promotionnels ne peuvent être offerts que sous la forme de réductions de prix.

Les prix promotionnels offerts sur les produits, sur la mise à niveau de la garantie de service d'unan à quatre ans et sur l'installation auront une incidence sur l'ordre de sélection pour les Commandes subséquentes, mais n'entraîneront pas le déplacement des vendeurs qui avaient été acceptés comme Offrants actifs pour la période de deux mois qui précédait l'application de ces prix promotionnels.

Il est permis d'offrir des prix promotionnels sur l'équipement optionnel.

1.A.14 Identification des Offrants actifs

Le processus de révision des prix à la baisse permettra à TPSGC d'identifier, pour la prochaine période de deux mois, les Offrants pour chaque catégorie dont le produit a un rapport qualité/prix qui se situe dans une marge de 20 % du meilleur rapport qualité/prix par catégorie. Ces Offrants sont désignés comme « Offrants actifs » car seuls leurs produits seront disponibles aux Utilisateurs désignés lorsqu'ils passeront leurs Commandes subséquentes durant la période de deux mois. Les noms des nouveaux Offrants actifs et leurs prix seront affichés dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix avant la fin de la période de deux mois suivant la réception de la demande de révision de prix.

1.A.15 Conditions à réunir pour détenir une Offre à commandes

L'Offrant reconnaît que les éléments suivants constituent des conditions à remplir dans le cadre de la présente Offre à commandes :

1. l'Offrant (ainsi que ses agents et sous-traitants autorisés, le cas échéant) respecte toujours toutes les exigences environnementales décrites à A.2, Exigences environnementales;
2. l'Offrant (ainsi que ses agents et sous-traitants autorisés, le cas échéant) ne doit pas publier ou divulguer la documentation publicitaire ou commerciale portant, d'une manière ou d'une autre, sur la présente Offre à commandes sans l'autorisation préalable du Responsable de l'Offre à commandes;
3. tous les certificats délivrés en vertu de l'offre originale de l'Offrant sont valides à la date de la présente Offre à commandes et le demeureront pendant la durée de l'Offre à commandes; l'Offrant reconnaît que l'État est autorisé à vérifier ces certificats pendant la durée de l'Offre à commandes;
4. l'Offrant doit obtenir et garder à jour tous les permis, licences ou certificats d'approbation requis pour exécuter les Commandes subséquentes en vertu des lois fédérales, provinciales ou municipales pertinentes. Tous les frais imposés en vertu de ces lois et règlements seront à la charge de l'Offrant. L'Offrant fournira sur demande à l'Autorité contractante une copie des permis, licences ou certificats susmentionnés.

L'État peut, en tout temps pendant la durée de l'Offre à commandes, vérifier si l'Offrant a respecté les présentes conditions, et une infraction à ces conditions constituera un motif valable pour retirer la permission d'utiliser la présente Offre à commandes.

1.A.16 Résiliation de l'autorisation permettant de se prévaloir de l'Offre à commandes

1. L'État peut, en tout temps, pour des raisons opérationnelles, retirer aux Utilisateurs désignés le pouvoir d'utiliser les Offres à commandes des séries de scanneurs.
2. L'État peut aussi en tout temps retirer aux Utilisateurs désignés l'autorisation d'utiliser la présente Offre à commandes si l'Offrant enfreint les conditions de la présente Offre à commandes ou de toute Commande subséquente.
3. Les situations qui peuvent donner lieu au retrait du pouvoir d'utiliser la présente Offre à commandes sont notamment, mais non exclusivement, les suivantes :
   1. la livraison d'un produit non énoncé dans la présente Offre à commandes. Les produits autorisés sont ceux qui ont été précisément approuvés par écrit par le Responsable de l'Offre à commandes aux fins d'inscription dans la présente Offre à commandes et qui sont affichés dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix;
   2. la livraison d'un produit qui fournit un niveau de rendement inférieur ou qui ne répond pas aux plus exigeantes des caractéristiques techniques suivantes : les caractéristiques techniques énoncées à l'Annexe A, ou les caractéristiques techniques du produit approuvées et affichées dans Grille du meilleur rapport qualité/prix;
   3. livraisons en retard;
   4. mauvais service de garantie ou d'entretien;
   5. remplacement de produit sans autorisation écrite préalable du Responsable de l'Offre à commandes;
   6. révision de prix sans autorisation écrite préalable du Responsable de l'Offre à commandes;
   7. distribution ou publication de publicités, y compris d'informations incluses dans les sites Web du fournisseur, sans l'autorisation préalable du Responsable de l'Offre à commandes, qui pourrait être interprétée comme suggérant que des articles non autorisés sont disponibles dans le cadre de l'Offre à commandes, ou qui fournit de l'information qui entre en conflit avec tout aspect des modalités, du prix ou de la disponibilité des systèmes actuellement prévus dans le cadre de la présente Offre à commandes (selon ce qui est énoncé dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix);
   8. défaut de soumettre des rapports d'activité complets et exacts dans les délais requis;
   9. infraction à toute modalité ou condition précisée dans l'Offre à commandes (c.-à-d., défaut de respecter les niveaux de service pour le service de garantie, défaut de respecter les limites prévues dans les Commandes subséquentes, etc.);
   10. refus de donne suite, en tout temps et pour toute raison, à une Commande subséquente d'un Utilisateur désigné alors que la Commande subséquente vise un produit actuellement énoncé et approuvé dans le cadre de la présente Offre à commandes.
4. L'Offrant reconnaît que l'État peut suspendre le pouvoir des Utilisateurs désignés d'utiliser l'Offre à commandes de l'Offrant pendant une période pouvant aller jusqu'à trois (3) mois dès la première suspension.
5. L'Offrant reconnaît que l'État peut suspendre le pouvoir des Utilisateurs désignés d'utiliser l'Offre à commandes de l'Offrant pour le reste de la durée de l'Offre à commandes en cas d'infraction à toute modalité de l'Offre à commandes ou de la Commande subséquente.
6. L'Offrant reconnaît que l'État peut publier de l'information concernant la situation de l'offre de l'Offrant, y compris la suspension ou le retrait du pouvoir d'utiliser l'Offre à commandes de l'Offrant.
7. Tout Offrant dont l'Agent autorisé ou le sous-traitant a enfreint l'une ou l'autre des modalités de la présente Offre à commandes ou d'une Commande subséquente peut être prié de retirer cet Agent autorisé ou ce sous-traitant de sa liste des agents ou des sous-traitants autorisés, en plus de tout autre recours que peut invoquer TPSGC. Un refus de la part de l'Offrant peut entraîner l'annulation du pouvoir d'utiliser la présente Offre à commandes.
8. Si l'État a l'intention d'annuler le pouvoir d'utiliser la présente Offre à commandes pour un motif valable, l'Autorité contractante informera l'Offrant par écrit et donnera à l'Offrant un délai de dix (10) jours civils pour faire des déclarations, avant de prendre une décision finale d'annulation du pouvoir d'utiliser l'Offre à commandes.

1.A.17  Acquisition subséquente d'une société ou d'une partie ou de la totalité de ses activités visées par une Offre à commandes

Il peut arriver qu'après l'acceptation d'une Offre à commandes, la société ou une partie ou la totalité de ses activités visées par l'Offre à commandes soit acquise par une autre entité. Il se pose alors la question de savoir si l'État peut passer des Commandes subséquentes à l'Offre à commandes initiale. Dans ces circonstances, l'État se réserve le droit de consentir à céder les droits conférés par l'Offre à commandes, en totalité ou en partie, à la nouvelle entité ou simplement à lui passer directement des commandes.

1.A.18 Résiliation de contrats individuels conclus en vertu de la présente Offre à commandes

Si un contrat individuel conclu en vertu de la présente Offre à commandes est résilié, en cas de défaut ou autrement, cette résiliation n'entraînera pas automatiquement le retrait du pouvoir d'utiliser la présente Offre à commandes. L'Offrant reconnaît cependant qu'un défaut en vertu de tout contrat conclu en vertu de la présente Offre à commandes peut entraîner la suspension ou le retrait du pouvoir d'utiliser cette Offre à commandes.

1.A.19 Remplacement des Offrants à la suite de la résiliation ou de la suspension de l'autorisation permettant de se prévaloir de l'offre à commandes

Si le nombre des Offrants pour un groupe ou une catégorie donnée est réduit pendant la durée de l'Offre à commandes pour quelque motif que ce soit (y compris l'annulation du pouvoir d'utiliser une Offre à commandes ou un retrait volontaire de la part de l'Offrant), l'État peut, à sa seule discrétion, agir comme suit, en tout ou en partie, à l'égard de tout groupe ou catégorie :

1. laisser le groupe ou la catégorie « tel quel » (c.-à-d. que les Offres à commandes des autres Offrants demeurent disponibles pour des Commandes subséquentes et qu'aucun autre Offrant n'est ajouté);
2. lancer un nouvel appel d'offres pour un ou plusieurs groupes ou catégories concernés par l'intermédiaire du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement;
3. communiquer avec l'Offrant (s'il en est) dont le produit offert répondait à toutes les exigences de la Demande d'Offres à commandes qui a entraîné la production de la présente Offre à commandes, mais qui ne s'était pas vu adjuger une Offre à commandes parce que le prix évalué du produit ne se situait pas dans une limite de 50 % du coût évalué le plus bas dans la ou les catégories pertinentes, et si cet Offrant convient de respecter le critère d'un coût évalué ne dépassant pas 50 % du coût évalué le plus bas dans la ou les catégories pertinentes du ou des produits existants de l'Offrant dont l'Offre à commandes a été annulée, cet Offrant peut se voir adjuger une Offre à commandes dans le groupe et la catégorie applicables. Si cet Offrant n'accepte pas d'offrir son produit dans une limite de 50 % du coût évalué le plus bas dans la ou les catégories pertinentes, aucune Offre à commandes ne sera adjugée à cet Offrant, et l'État pourra, sans y être obligé, communiquer avec l'Offrant situé immédiatement après dans la liste.

1.A.20  Retrait auprès des Utilisateurs désignés du pouvoir de placer directement des Commandes subséquentes

Le Responsable de l'Offre à commandes peut, en tout temps, informer les Offrants, avec un préavis écrit de 30 jours, qu'un Utilisateur désigné s'est vu retirer le pouvoir de placer directement des Commandes subséquentes. Dans ce cas, le Responsable de l'Offre à commandes peut placer des Commandes subséquentes au nom de l'Utilisateur désigné et l'Offrant convient qu'il ne donnera pas suite aux Commandes subséquentes placées directement par cet Utilisateur désigné.

1.B Clauses du contrat subséquent

Les clauses et conditions suivantes s'appliquent et font partie intégrante de tout contrat résultant d'une Commande subséquente à l'Offre à commandes.

1.B.1 Énoncé des travaux

L'Entrepreneur doit exécuter les travaux décrits dans la Commande subséquente à l'Offre à commandes.

1.B.1.1 Modalités à confirmer dans la Commande subséquente

Au moment de la Commande subséquente, l'Offrant doit :

1. fournir à l'Utilisateur désigné les spécifications de câblage ou les conditions environnementales particulières exigées par les produits. Les éventuels aménagements du site sont la responsabilité de l'Utilisateur désigné;
2. déterminer dans quelle langue les manuels d'utilisation des produits doivent être fournis à l'Utilisateur désigné pour les besoins de ce dernier;
3. déterminer si les manuels d'utilisation doivent être fournis sous forme de documents imprimés, de CD-ROM ou de documents téléchargeables sur Internet.

1.B.2 Clauses et conditions uniformisées

1B.2.1 Conditions générales

2030 (2008-12-12) Conditions générales – besoins plus complexes de biens, s'appliquent au contrat et en font partie intégrante.

L'article 18, Intérêt sur les comptes en souffrance, de 2030 (2008-12-12) Conditions générales ne s'applique pas aux paiements faits par carte de crédit au point de vente.

1.B.2.2 Conditions générales supplémentaires

• 4001 (2008-12-12) Achat, location et maintenance de matériel;
• 4003 (2008-12-12) Logiciels sous licence;
• 4004 (2008-12-12) Services de maintenance et de soutien des logiciels sous licence;

s'appliquent au contrat et en font partie intégrante

À la partie 4 de la section 02 Octroi d'une licence de 4003 (2008-12-12) Logiciels sous licence, on parlera de « licence d'appareil » au lieu de « licence d'utilisateur ».

1.B.3 Livraison, inspection et acceptation des produits

1.B.3.1  Sous-test de compatibilité

Pour toute Commande subséquente de cinq (5) scanneurs de documents ou plus, l'Utilisateur désigné ou le Responsable de l'Offre à commandes peut préciser dans la Commande subséquente que l'Offrant doit, avant de livrer les produits, fournir un scanneur de documents pourvu de la configuration nécessaire pour faire l'objet d'un sous-test de compatibilité, pour qu'il soit déterminé si le ou les produits commandés répondent aux exigences de compatibilité de l'Utilisateur désigné. Pour les besoins de ce test, l'Offrant peut être tenu de livrer et d'installer (à tout endroit indiqué par l'État, à condition que ce soit dans un rayon de 100 km d'une ville d'au moins 30 000 habitants et à l'extérieur d'une RVARRFG), dans un délai de trois (3) jours ouvrables, jusqu'à deux (2) produits qui seront soumis au test.

Les produits livrés devront :

1. être configurés conformément aux besoins du moment des Utilisateurs désignés;
2. comprendre tous les pilotes de périphérique nécessaires;
3. être compatibles avec le matériel, le réseau ou les logiciels désignés par l'Utilisateur désigné ou par le Responsable de l'Offre à commandes au moment où l'avis de test est remis à l'Offrant.

Si le test révèle que certaines mises à jour ou modifications (par exemple, pour ce qui est des pilotes ou du micrologiciel) sont nécessaires, l'État travaillera en collaboration avec l'Offrant pour régler ces problèmes, à condition qu'il s'agisse de mises à jour ou de modifications raisonnables et que l'État en ait été avisé dans un délai raisonnable. Si les essais révèlent que le produit n'est pas compatible avec l'environnement de travail particulier de l'Utilisateur désigné, la Commande subséquente peut être annulée et l'Offrant actif suivant qui a proposé le prix le plus bas sera considéré, eu égard aux limites des Commandes subséquentes, comme ayant le produit qui offre le meilleur rapport qualité/prix.

Si l'appareil soumis au test est neuf et a été livré à l'utilisateur final, il peut être le premier de plusieurs qui seront livrés ultérieurement, si l'Utilisateur désigné accepte de le garder. Dès que la compatibilité est établie, on prendra les dispositions nécessaires pour la livraison du reste de la commande.

1.B.3.2 Date de livraison

Sauf disposition contraire de la Commande subséquente ou convention écrite préalable avec l'Utilisateur désigné, tous les produits doivent être livrés dans les délais suivants (la « date de livraison ») :

1. 15 jours ouvrables pour les commandes de moins de 20 scanneurs de documents; ou
2. 20 jours ouvrables pour les commandes de 20 scanneurs de documents ou plus.

L'Entrepreneur doit informer l'Utilisateur désigné de la date la plus proche à laquelle il peut livrer la commande à l'intérieur du délai ci-dessus. Si le nombre de produits à livrer est tel que l'Entrepreneur risque de se trouver dans l'impossibilité de fournir les produits avant l'expiration du délai de livraison, l'Entrepreneur doit informer immédiatement l'Autorité contractante et l'Utilisateur désigné. L'Autorité contractante pourra alors, selon le cas, résilier la commande pour défaut, repousser la date de livraison ou accepter que la livraison soit faite en retard. Les livraisons reçues après expiration du délai de livraison seront assujetties aux rabais décrits à l'article 3.7 intitulé « Rabais sur les livraisons en retard et remboursement des frais de réapprovisionnement ».

1.B.3.3 Produits neufs, actuels et offerts dans le commerce

En plus de, et nonobstant 4001 (2008-12-12) Conditions générales supplémentaires « Achat, location et maintenance du matériel » Section 02 « Matériel neuf exigé », les produits doivent être : neufs (c.-à.d. n'ayant jamais été utilisés, et cela comprend l'équipement remis à neuf); « offerts dans le commerce » (c.-à-d. consistant en un d'équipement normal, ne nécessitant aucune recherche ni aucune mise au point supplémentaire); actuels (c.-à-d. encore produits par le fabricant); et conformes à la version actuelle de la spécification ou des numéros de pièces du fabricant.

1.B.3.4 Emballage, expédition et livraison

La livraison doit inclure les frais d'acquittement des droits (DDP) (Incoterms 2000) à destination partout au Canada. L'emballage et l'expédition doivent être conformes aux normes en vigueur dans l'industrie de façon à ce que tous les articles arrivent en bon état à destination. Des bordereaux de livraison doivent accompagner chaque expédition. L'Entrepreneur est chargé de garantir une livraison et une installation (si celle-ci est précisée dans la Commande subséquente) sûres, et d'obtenir l'acceptation des produits à destination. Les frais de livraison, y compris les frais de transport, d'emballage et d'expédition, sont compris dans les prix unitaires. Les prix liés au remplacement des produits endommagés en transit vers la destination finale sont la responsabilité de l'Entrepreneur et les produits seront considérés comme ayant été livrés à la date de livraison uniquement s'ils sont sans dommage et prêts à être acceptés. L'Entrepreneur est responsable de la récupération et du recyclage des emballages conformément à l'article A.2.2.

1.B.3.5 Installation sur demande

Une installation sur place doit pouvoir être faite pour tous les produits devant être livrés dans un rayon de 100 km de toute ville d'au moins 30 000 habitants (sauf dans les RVARRFG). L'Entrepreneur doit installer les produits si la Commande subséquente le prévoit. L'installation sur place comprend la préparation des produits dans les locaux et la vérification de leur bon fonctionnement conformément aux caractéristiques techniques et aux détails précisés pour les produits. L'Entrepreneur a la responsabilité de veiller à ce que les lieux de l'installation soient propres à la fin de chaque jour de travail et à la fin du processus d'acceptation, et à cette fin doit récupérer et éliminer les matériaux d'emballage conformément aux normes en vigueur dans l'industrie et aux exigences environnementales. L'installation du produit est soumise au prix d'installation ferme prévu dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix à la date de la Commande subséquente.

1.B.3.6 Manuels d'utilisation supplémentaires

L'Entrepreneur convient de fournir des manuels d'utilisation supplémentaires aux prix indiqués dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix à la date de la Commande subséquente.

1.B.3.7 Rabais sur les livraisons en retard et remboursement des frais de réapprovisionnement

1. Si les produits sont livrés en retard et que l'État ne résilie pas la Commande subséquente pour défaut, mais accorde plutôt un délai supplémentaire à l'Entrepreneur pour assurer la livraison, l'Entrepreneur consent à réduire le prix des produits de 5 % de la valeur totale de la Commande subséquente.
2. Si le retard de livraison ne concerne qu'une partie de l'Offre à commandes et que l'État ne résilie pas la Commande subséquente pour défaut, mais accorde plutôt un délai supplémentaire à l'Entrepreneur pour effectuer la livraison, l'Entrepreneur consent à réduire le prix des produits livrés en retard de 15 %, jusqu'à concurrence de 5 % de la valeur totale de la Commande subséquente.
3. Les rabais constituent des dommages-intérêts et les parties conviennent que ces montants sont les meilleures estimations anticipées de la perte encourue par l'État advenant les défauts précités, et qu'ils ne sont pas une pénalité.
4. Si l'État résilie le contrat pour défaut, l'Entrepreneur doit rembourser l'État pour toute différence entre le prix des produits indiqué au contrat et le coût de l'acquisition des produits auprès d'un autre fournisseur.
5. Le cas échéant, l'État est autorisé à retenir, à recouvrer ou à déduire tout montant de dommages-intérêts de toute somme due à l'Entrepreneur.
6. Rien, dans le présent article, ne limite les droits et recours dont l'État peut par ailleurs se prévaloir aux termes du contrat, de l'Offre à commandes ou de la loi.

1.B.3.8 Inspection et acceptation des produits

1. L'inspection et l'acceptation des produits auront lieu à chaque destination à la satisfaction de l'Utilisateur désigné pour garantir que les produits sont conformes aux caractéristiques techniques de l'Annexe A et aux précisions sur les produits (y compris la configuration et la compatibilité de fonctionnement avec le réseau de l'Utilisateur désigné qui utilise le logiciel sous licence) ainsi qu'à toutes les caractéristiques techniques décrites dans la Commande subséquente. Si les produits ne respectent pas ces caractéristiques, l'Entrepreneur sera en défaut aux termes du présent contrat, conformément aux modalités du manuel des CCUA, Conditions générales, 2030, « Conditions générales – Besoins plus complexes de biens », article 30, « Manquement de la part de l'Entrepreneur ».
2. L'État avisera l'Entrepreneur le jour où les produits sont acceptés, après que l'Entrepreneur aura terminé la configuration et, selon la nature de la demande, effectué l'installation et rempli toutes les autres conditions du contrat, en plus des Services de garantie et de tout autre travail dont l'exécution est prévue par le présent contrat après le début de la période de garantie (la « date de l'acceptation »).
3. Pour les besoins du MDN, l'Entrepreneur doit remplir sur demande et gratuitement le formulaire CF-1280, Certificat d'inspection et de sortie, aux termes de la Commande subséquente pertinente, une fois l'acceptation signifiée.

1.B.3.9 Valeur ajoutée

L'État se réserve le droit d'accepter une valeur ajoutée pour l'État sans frais supplémentaires grâce à des modifications telles qu'une amélioration des spécifications originales. L'inclusion d'une telle valeur ajoutée sera assujettie à l'approbation de l'Utilisateur désigné et du responsable de l'offre à commandes.

1.B.4 Paiement

1.B.4.1 Paiement unique

L'État paiera l'Entrepreneur lorsque les travaux seront complétés et livrés conformément aux dispositions de paiement du contrat si :

1. une facture exacte et complète ainsi que tout autre document exigé par le contrat ont été soumis conformément aux instructions de facturation prévues au contrat;
2. tous ces documents ont été vérifiés par l'État;
3. les travaux livrés ont été acceptés par l'État.

1.B.4.2 Paiement par carte de crédit

Les cartes de crédit suivantes sont acceptées : ________ et _________.
(Le paragraphe 4.2 sera rempli ou supprimé au moment de l'attribution de l'Offre à commandes.)

1.B.4.3 Paiement

1. Paiement des produits : pour la fourniture, la livraison (frais d'acquittement des droits [DDP destination], Incoterms 2000) et la configuration des produits nommés dans la Commande subséquente, le matériel auxiliaire, le logiciel exigé, les manuels de l'utilisateur et les Services de garantie d'un an sur place, l'Entrepreneur se verra verser le prix unitaire ferme prévu par l'Offre à commandes (modifié par une révision de prix autorisée ou par un remplacement de produit, s'il y a lieu) figurant dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix se trouvant sur le site Web du GGPFI à la date de la Commande subséquente, le prix négocié pour un achat unique de plus de 40 000 $, ou le prix unitaire de la DRV si la Commande subséquente est le résultat d'un processus de DRV.
2. Paiement pour une mise à niveau des Services de garantie : pour la fourniture d'une mise à niveau des Services de garantie sur place, l'Entrepreneur se verra verser le prix unitaire ferme prévu dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix se trouvant sur le site Web du GGPFI, le prix négocié pour un achat unique de plus de 40 000 $, ou le prix unitaire de la DRV si la Commande subséquente est le résultat d'un processus de DRV.
3. Paiement pour l'installation de scanneurs (Production) : pour l'installation des scanneurs (si la chose est prévue par la Commande subséquente), l'Entrepreneur se verra verser le prix unitaire ferme prévu dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix se trouvant sur le site Web du GGPFI à la date de la Commande subséquente, le prix négocié pour un achat unique de plus de 40 000 $, ou le prix unitaire de la DRV si la Commande subséquente est le résultat d'un processus de DRV. Le prix comprendra les frais de déplacement, de main-d'oeuvre, de matériel et autres pour la prestation des services d'installation partout au Canada dans un rayon de 100 km de toute ville d'au moins 30 000 habitants (sauf dans les RVARRFG).
4. Prix négociés : si la Commande subséquente a été émise par l'Autorité contractante, tous les prix seront tels que négociés par l'Autorité contractante. Les modalités supplémentaires ou révisées feront partie de toute Commande subséquente négociée.
5. Facturation : l'Entrepreneur ou son Agent autorisé peuvent émettre des factures. La facture doit être faite sur la formule de l'Entrepreneur ou de son Agent autorisé et elle doit respecter les Conditions générales – besoins plus complexes de biens 2030 (2008-12-12), Partie 13, Présentation de factures. L'Entrepreneur doit envoyer la facture à l'Utilisateur désigné conformément à toutes les instructions contenues dans la Commande subséquente et il ne doit pas soumettre la facture avant la livraison des produits auxquels elle se rapporte. Les factures sur lesquelles les articles ou les groupes d'articles ne peuvent pas facilement être distingués seront renvoyées à l'Entrepreneur pour clarification sans que l'État n'ait à payer de frais d'intérêts ou de paiement en retard.
6. Paiements envoyés à l'Agent autorisé : si le présent contrat est exécuté par un Agent autorisé de l'Entrepreneur, l'État a le droit d'expédier le montant soit à l'Entrepreneur, soit à son Agent autorisé qui a exécuté les travaux. La réception du paiement par l'Agent autorisé sera réputée être une réception de ce paiement par l'Entrepreneur.
7. Paiement par carte de crédit : l'Entrepreneur n'ajoutera aucuns frais au titre du paiement par carte de crédit.
8. Surtaxe provinciale pour l'élimination des appareils électroniques : Si le produit est livré dans une province où la législation établie impose une surtaxe pour l'élimination des appareils électroniques, cette surtaxe ne sera pas incluse dans les prix de l'offreà commandes (le cas échéant), à moins d'avis contraire. Elle s'ajoutera aux prix de l'offre et l'État versera les frais à l'entrepreneur, qui devra remettre les sommes en question à l'autorité concernée.

1.B.5 Instructions pour la facturation

1. L'Entrepreneur doit soumettre ses factures conformément à l'article intitulé « Présentation des factures » des conditions générales. Les factures ne doivent pas être soumises avant que tous les travaux identifiés sur la facture soient complétés.
2. Les factures doivent être distribuées comme suit :
   1. L'original et un (1) exemplaire doivent être envoyés à l'adresse qui apparaît à la page 1 du contrat pour attestation et paiement.

1.B.6 Services de garantie

En plus des Conditions générales supplémentaires 4001 (2008-12-12) « Achat, location et entretien de matériel », article 14, « Garantie relative au matériel acheté », et aux Conditions générales supplémentaires 4003 (2008-12-12) « Licence de logiciel », article 15, « Garantie », et nonobstant ces dispositions, l'Entrepreneur convient de fournir les Services de garantie suivants :

1. Période de garantie : la période de garantie en vertu du présent contrat est de 1 (un) an, sauf si l'utilisateur désigné achète une mise à niveau de la garantie (soit au moment de l'achat du produit, soit en tout temps avant l'expiration de la garantie initiale d'un an).
2. Début de la période de garantie : la période de garantie commence à la date d'acceptation de chaque produit (et la période de garantie peut donc commencer à des dates différentes pour des produits différents en vertu du présent contrat, s'ils ont été livrés ou acceptés à des dates différentes).
3. Changement de l'Utilisateur désigné : l'obligation qu'a l'Entrepreneur de fournir des Services de garantie ne sera pas modifiée si l'identité de l'Utilisateur désigné du(des) produit(s) est modifiée.
4. Services de garantie inclus dans le prix du produit : tous les frais liés aux pièces, à l'expédition, à la main-d'oeuvre, aux déplacements et aux autres charges connexes liées aux Services de garantie sont inclus dans le prix unitaire des produits, et aucun paiement ne sera fait pour les Services de garantie, quel que soit le lieu à partir duquel les Services de garantie sont fournis.
5. Soutien technique garanti : L'Entrepreneur doit fournir les services de soutien technique par téléphone et par Internet pendant toute la période de garantie, directement ou par l'intermédiaire du fabricant. L'Entrepreneur doit veiller à ce que son numéro de soutien téléphonique d'urgence et l'adresse de son site Web affichés sur le site Web du GGPFI soient à jour.
6. Entretien correctif :
   1. L'Entrepreneur doit assurer les services d'entretien correctif à la demande des Utilisateurs désignés.
   2. Lorsque l'État demande un entretien correctif, le représentant du service de l'Entrepreneur doit répondre dans les 24 heures. Les périodes d'intervention ne comprennent pas les samedis, les dimanches ou les jours fériés. Le calcul du temps requis pour la prestation d'un remplacement à chaud et de services de garantie sur place est décrit aux points 1.B.6.1 et 1.B.6.2.
7. Pièces : l'Entrepreneur garantit que toutes les pièces et tous les matériaux techniques exigés pour fournir les Services de garantie seront disponibles pendant trois (3) ans à compter de la date de la Commande subséquente. Toutes les pièces fournies par l'Entrepreneur quand il exécute ses services d'entretien doivent être neuves, non usagées ou d'une qualité certifiée égale.
8. Appels du service de garantie : les Utilisateurs désignés peuvent :
   1. composer le numéro unique sans frais du service de dépannage de l'Entrepreneur (qui doit accepter les appels de service de la part de tous les Utilisateurs désignés, partout au Canada, entre 8h et 17h, dans tous les fuseaux horaires de l'État, du lundi au vendredi, sauf les jours fériés); ou
   2. communiquer avec tout point de service identifié par l'Entrepreneur au numéro de téléphone qui figure sur le site Web du GGPFI (qui doit accepter des appels de service de tous les Utilisateurs désignés entre 8h et 17h, heure locale du lieu où se trouve le point de service, du lundi au vendredi, sauf les jours fériés).
9. Soutien du logiciel : le logiciel sous licence doit être la toute dernière version sur le marché, sauf stipulation contraire, et il doit être fourni avec la garantie standard de l'éditeur de logiciel et le soutien du client. L'Entrepreneur doit préciser la durée et le niveau de la garantie standard de l'éditeur du logiciel (p.ex., un soutien téléphonique d'un an).
10. Remplacement à chaud ou service de garantie sur place : Les entrepreneurs doivent offrir, au minimum, un service de garantie d'un an pour le remplacement à chaud des scanneurs offerts aux groupes Ministériel, Réseau et À plat. Si l'Utilisateur désigné est d'accord, l'Entrepreneur peut offrir le service sur place s'il estime qu'il s'agira d'un processus plus rapide que le remplacement à chaud; aucuns frais supplémentaires ne doivent alors être exigés.
    
    Au moins un an de garantie de services sur place doit être fourni pour tous les scanneurs du groupe Production s'ils sont situés au Canada dans un rayon de 100 km de toute ville dont la population est d'au moins 30 000 habitants (sauf dans les RVARRFG), à moins que ces autres secteurs soient visés par la garantie standard de l'Entrepreneur ou du fabricant pour le modèle de scanneur concerné.
    
    À l'extérieur de ce rayon, le service de garantie pour le remplacement à chaud doit être fourni. Si l'Utilisateur désigné y consent par écrit, le remplacement à chaud peut être fourni dans le rayon géographique au lieu de l'entretien sur place, que ce soit sur appel ou durant toute la période de la garantie pour les scanneurs du groupe Production.
11. Rapports d'entretien : chaque fois qu'une visite est effectuée pour exécuter des Services de garantie sur place, un rapport d'entretien du service de garantie doit être préparé conformément aux modalités des Conditions générales supplémentaires 4001(2008-05-12) « Achat, location et entretien de matériel », Partie V – Conditions supplémentaires : Entretien, article 7.
12. Plan d'acheminement au palier hiérarchique approprié : L'Offrant doit avoir un plan d'acheminement au palier hiérarchique approprié précis. Le plan de l'Offrant est décrit en détail dans sa soumission. Toute modification du plan doit être approuvée par le Responsable de l'Offre à commandes.

1.B.6.1 Description de la garantie de remplacement à chaud

1. Si un appel de service de garantie ne peut pas être réglé par téléphone et que le service de remplacement à chaud s'applique, l'offrant doit, dans les 24 heures (exception faite des samedis, dimanches et jours fériés), envoyer à l'Utilisateur désigné, sans frais pour l'État, un produit de remplacement sensiblement égal au produit remplacé. Le produit doit arriver dans les 48 heures suivant l'appel de service de garantie, exception faite des samedis, dimanches et jours fériés. Le produit de remplacement sensiblement égal doit être de même génération ou plus moderne, et d'une fonctionnalité identique à celle du produit remplacé. À la réception du produit de remplacement, l'Utilisateur désigné retournera le produit défectueux à l'Entrepreneur ou au fabricant, selon le cas, dans un emballage approprié, en port payé par l'Entrepreneur ou le fabricant, selon le cas. Si l'Utilisateur désigné n'est pas convaincu que le produit de remplacement est sensiblement égal, l'Entrepreneur doit fournir un autre produit de remplacement. L'Entrepreneur doit continuer de fournir les Services de garantie pour le produit de remplacement pendant le restant de la période de garantie.
2. La période d'intervention pour les services garantis de remplacement à chaud est calculée à partir du moment où l'Entrepreneur, son agent autorisé ou son point de service a été avisé par l'Utilisateur désigné jusqu'au moment où le produit de remplacement arrive sur les lieux.

1.B.6.2  Description de la garantie de services sur place

1. L'Entrepreneur doit exécuter les services d'entretien sur place pendant la période principale d'entretien (PPE), laquelle est définie comme la période continue allant de 8h à 17h (heure locale dans tous les fuseaux horaires de l'État), du lundi au vendredi, à l'exclusion des jours fériés.
2. Une fois les services d'entretien commencés, le technicien doit travailler sans relâche pendant toute la période principale d'entretien jusqu'à ce que le produit redevienne opérationnel, conformément aux spécifications techniques et aux caractéristiques du produit, ou jusqu'à ce que l'État l'avise d'arrêter le travail.
3. Si, après l'arrivée sur place du technicien de l'Entrepreneur, l'entrepreneur détermine qu'il ne peut pas réparer le produit dans un délai de deux (2) jours à l'exclusion des samedis, dimanches ou jours fériés, l'entrepreneur doit prêter sans frais un appareil de remplacement, équipé du même matériel que le produit en réparation, dans un délai de trois (3) jours à l'exclusion des samedis, dimanches et jours fériés, après avoir fait cette constatation. L'Utilisateur désigné doit pouvoir conserver l'appareil prêté tant que l'appareil défectueux n'a pas été réparé et ne lui a pas étét rendu en bon état de fonctionnement. L'entrepreneur doit fournir la configuration spécifique de restauration et du matériel pour l'équipement prêté et au retour du produit original.
4. La période d'intervention pour la garantie de service sur place est calculée à partir du moment où l'Entrepreneur, son agent autorisé ou son point de service a été avisé par l'Utilisateur désigné jusqu'au moment où le technicien de l'Entrepreneur arrive sur les lieux, peu importe le lieu à partir duquel les services d'entretien sont fournis.

1.B.7 Clauses du guide des CCUA

• A9051C (2008-05-12) Publications techniques existantes – traduction;
• G1005C (2008-05-12) Assurances

s'appliquent au contrat et en font partie intégrante.

Annexe A – Spécifications techniques

A.1 Caractéristiques générales obligatoires de tous les scanneurs de documents

Les caractéristiques techniques des scanneurs de documents de tous groupes et catégories doivent être conformes ou supérieures aux caractéristiques générales obligatoires suivantes :

1. Tous les scanneurs doivent respecter ou dépasser les spécifications minimales établies pour leur catégorie, y compris la vitesse de numérisation recto seulement en ppm et la vitesse de numérisation recto-verso en ipm. Le nombre de pages par minute (ppm) est défini par le nombre (par minute) de pages de 8,5 x 11 pouces, de 20 livres la rame, contenant un mélange de textes, d'images et de dessins au trait, qui peuvent être convertis en un format/fichier numérique simple à la résolution minimum de points par pouce (ppp) et au débit binaire minimum définis pour la catégorie, depuis l'état de l'alimentation automatique en documents (AAD) jusqu'à l'état de transmission à un pipeline/hôte infini virtuel en attente et « prêt à recevoir ». Le nombre d'images par minute (ipm) est défini par le nombre (par minute) d'images de 8,5 x 11 pouces, de 20 livres la rame, contenant un mélange de textes, d'images et de dessins au trait sur les deux côtés du papier, qui peuvent être convertis en un format/fichier numérique simple par côté à la résolution ppp minimum et au débit binaire minimum définis pour la catégorie, depuis l'état d'AAD jusqu'à l'état de transmission à un pipeline/hôte infini virtuel en attente et « prêt à recevoir ».
2. Tous les scanneurs doivent être compatibles avec les capacités bilingues (anglais et français) de tous les logiciels d'ordinateurs personnels IBM et compatibles IBM. Les scanneurs peuvent également être compatibles avec les ordinateurs Apple/Macintosh.
3. Tous les scanneurs doivent être entièrement opérationnels dans des locaux à bureaux standard à la température ambiante normale, et être compatibles avec les vitesses et résolutions de balayage énoncées dans les présentes spécifications techniques, avec une supervision minimale.
4. Chaque scanneur doit être fourni avec un manuel d'utilisation dans la forme précisée au moment de la commande : version imprimée, CD-ROM ou téléchargeable sur Internet. Le guide d'utilisation doit définir toutes les fonctions et contenir des instructions complètes sur l'utilisation du scanneur, y compris la documentation sur l'alimentation en électricité, les conditions ambiantes et la préparation du lieu d'installation; la documentation concernant les diagnostics et l'autotest de démarrage; les instructions sur l'installation et la configuration du logiciel et du matériel; et les instructions d'emballage à des fins d'expédition et de transport.
5. Tous les scanneurs doivent balayer sur du papier ordinaire de 8,5 po x 11 po servant habituellement à la correspondance de bureau, par exemple le papier offset n^o 7 de 20 livres la rame, ou du papier à en-tête préimprimé, ou toute autre forme de papier précisée dans les présentes spécifications techniques.
6. Tous les scanneurs doivent :
   1. être homologués par l'Association canadienne des normes (ACNOR) ou par l'équivalent canadien de l'Underwriters Laboratory (ECUL) ou par l'Underwriters Laborator Inc (ULI) conformément aux exigences du Code canadien de l'électricité, Partie I;
   2. porter l'attestation du fabricant indiquant qu'ils sont conformes aux exigences de classe A ou de classe B relatives à l'émission de bruits radioélectriques par des appareils numériques, contenues dans le Règlement sur le matériel brouilleur (NMB-003) d'Industrie Canada, ou aux exigences américaines équivalentes (classe A ou B de la FCC) concernant les appareils numériques stipulées dans le Règlement précité;
   3. avoir la cote Energy Star au moment de l'acceptation du produit. Le dispositif d'économie d'énergie EnergyStar doit être activé ou activable sur tous les produits expédiés par le vendeur;
   4. être fabriqués dans des installations certifiées ISO 9001:2000 et ISO 14001.
7. Tous les scanneurs doivent être équipés d'un détecteur, matériel ou logiciel, servant à alerter l'utilisateur en cas d'alimentation incorrecte.
8. Tous les logiciels livrés avec les scanneurs ministériels et les scanneurs de production doivent être conformes aux spécifications suivantes :
   1. être compatibles Windows, avec une licence d'appareil, y compris le nom du logiciel, la version du logiciel, les exigences de systèmes, et la liste de compatibilité des logiciels exploitables pour le scanneur, classés par version de système d'exploitation et carte d'interface;
   2. avoir une capacité de balayage de textes, de photographies et de dessins au trait avec sauvegarde des résultats dans un fichier image (y compris la liste des formats gérés par le logiciel à l'entrée et à la sortie);
   3. avoir une capacité de prébalayage des documents, de balayage des documents et de sauvegarde, de rotation d'image, de déchatoiement et de réalignement.
9. Tous les scanneurs ministériels et les scanneurs de production doivent comprendre les pilotes de périphériques (TWAIN et ISIS) exigés par l'Utilisateur désigné.
10. Tous les scanneurs doivent pouvoir balayer en mode recto seulement ainsi qu'en mode recto-verso. Le balayage recto-verso doit être effectué au moyen de capteurs jumelés de façon à ce que les deux côtés d'une page puissent être balayés simultanément.
11. Tous les scanneurs doivent balayer en mode bitonal, avec une échelle de gris minimale de 8 bits, et en couleurs 24 bits au minimum.
12. la capacité du chargeur automatique de document doit être prévue pour du papier offset n^o7 de 20livres la rame de la taille originale maximale pour le chargeur indiqué dans la catégorie.

A.1.1  Groupe :1 : Scanneurs ministériels

Catégorie 1.1  Scanneurs ministériels de 20 ppm

Tous les scanneurs ministériels de 20 ppm doivent avoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 20 ppm pour le papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 10 ppm pour le papier de format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimum de 50 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po au minimum et de 8,5 po sur 14 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394.

Catégorie 1.2 Scanneurs ministériels de 30 ppm

Tous les scanneurs ministériels de 30 ppm doivent avoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 30 ppm pour le papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 15 ppm pour le papier de format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimum de 50 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po au minimum et de 8,5 po sur 14 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394.

Catégorie 1.3 Scanneurs ministériels de 40 ppm

Tous les scanneurs ministériels de 40 ppm doivent avoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 40 ppm pour le papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 20 ppm pour le papier de format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimum de 50 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po au minimum et de 8,5 po sur 14 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394.

A.1.2 Groupe 2 : Scanneurs de production

Catégorie 2.1 Scanneurs de production de 50 ppm

Tous les scanneurs de production de 50 ppm doiventavoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 50 ppm pour le papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 25 ppm pour du papier format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimum de 100 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po au minimum et de 11 po sur 17 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394.

Catégorie 2.2  Scanneurs de production de 60 ppm

Tous les scanneurs de production de 60 ppm doiventavoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 60 ppm pour le papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 30 ppm pour du papier format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimum de 150 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po au minimum et de 11 po sur 17 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394.

Catégorie 2.3 Scanneurs de production de 80 ppm

Tous les scanneurs de production de 80 ppm doiventavoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 80 ppm pour le papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 40 ppm pour du papier format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 300 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimum de 300 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po au minimum et de 11 po sur 17 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394.

A.1.3 Groupe 3 : Scanneurs de réseau

Catégorie 3.1 Scanneurs de réseau 20 ppm

Tous les scanneurs de réseau de 20 ppm doivent avoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 20 ppm pour le papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 10 ppm pour le papier de format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimum de 50 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po au minimum et de 8,5 po sur 14 po au maximum;
5. une interface Ethernet standard;
6. la capacité de verser directement le produit du balayage dans un courriel;
7. la capacité de verser directement le produit du balayage dans un répertoire réseau.

A.1.4 Groupe 4 : Scanneurs à plat avec dispositif AAD

Catégorie 4.1 Scanneurs à plat de 20 ppm avec dispositif AAD

Tous les scanneurs à plat de 20 ppm avec dispositif AAD doivent avoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 20 ppm pour du papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 10 ppm pour du papier de format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimale de 50 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po minimum et de 8,5 po sur 14 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394;
6. une plaque d'impression d'au moins 8,5 po sur 11 po.

Catégorie 4.2 Scanneurs à plat de 30 ppm avec dispositif AAD

Tous les scanneurs à plat de 30 ppm avec dispositif AAD doivent avoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 30 ppm pour du papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 15 ppm pour du papier de format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimale de 50 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po minimum et de 8,5 po sur 14 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394;
6. une plaque d'impression d'au moins 8,5 po sur 11 po.

Catégorie 4.3 Scanneurs à plat de 40 ppm avec dispositif AAD

Tous les scanneurs à plat de 40 ppm avec dispositif AAD doivent avoir :

1. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 40 ppm pour du papier de format commercial, 200 ppp, bitonal;
2. une vitesse de balayage recto seulement d'au moins 20 ppm pour du papier de format commercial, 150 ppp, couleurs 24 bits;
3. une résolution de sortie d'au moins 600 ppp;
4. un dispositif AAD d'une capacité minimale de 50 feuilles, compatible avec un format d'origine de 5 po sur 8 po minimum et de 8,5 po sur 14 po au maximum;
5. une interface standard pour au moins un des éléments suivants : USB, SCSI, IEEE1394;
6. une plaque d'impression d'au moins 8,5 po sur 11 po.

A.2 Exigences Environnementales

A.2.1 Récupération et recyclage de l'emballage

1. Tous les matériaux dans lesquels les produits sont emballés et expédiés doivent être recyclables.
2. L'Entrepreneur doit récupérer ou recycler tous les emballages retirés des produits livrés en vertu de toute Commande subséquente, ou les éliminer d'une manière qui soit respectueuse de l'environnement.

A.2.2 Spécifications environnementales

L'Entrepreneur (ou le fabricant de l'équipement) doit être inscrit en vertu des normes ISO14001 auprès d'un registraire national accrédité dans le cadre du programme ISO14001 pour l'établissement industriel où les scanneurs de documents proposés dans le cadre de la présente Offre à commandes sont fabriqués.

Annexe B – Liste des produits

Ces renseignements techniques vont être affichés sur le site Web du GGPFI – Produits et prix – Scanneurs de documents.

Annexe C – Limites des Commandes subséquentes

Un Utilisateur désigné peut passer une Commande subséquente directement auprès d'un Offrant ou d'un Agent autorisé aux fins de l'OCPN pour la catégorie pertinente, jusqu'à concurrence de la limite applicable aux Commandes subséquentes précisée ci-dessous :

C.1 Commandes subséquentes concernant des scanneurs de documents

(ce qui peut comprendre, dans la limite de la Commande subséquente, des articles supplémentaires)

1. Jusqu'à 25 000 $ (y compris la TPS/TVH) : l'Utilisateur désigné peut adresser une Commande subséquente à l'Offrant Actif dont le produit, de l'avis de l'Utilisateur désigné, offre le meilleur rapport qualité/prix;
2. De 25 000,01 $ à 40 000 $ (y compris la TPS/TVH) : l'Utilisateur désigné peut adresser la Commande subséquente à l'Offrant Actif dont le produit a le coût évalué le plus bas dans cette catégorie ou à l'Offrant Actif dont le produit a un coût évalué qui ne dépasse pas 5 % du coût évalué le plus bas;
3. De 40 000,01 $ à 400 000 $ (y compris la TPS/TVH) : seul le Responsable de l'Offre à commandes peut passer des Commandes subséquentes. Les marchés de 40 000 $ à 400 000 $ peuvent être envoyés à TPSGC sous la forme d'une demande assortie des fonds nécessaires, afin d'être traitée conformément aux procédures de Demande de rabais sur volume (DRV) décrites dans l'Annexe D, « Processus de demande de rabais sur volume (DRV) ».
   
   Le Responsable de l'Offre à commandes se réserve le droit de négocier le prix des Commandes subséquentes de plus de 40 000 $ dans les deux cas suivants : 1) les procédures de DRV ne sont pas adéquates parce qu'un seul produit de l'Offrant est susceptible de répondre aux besoins techniques légitimes de l'Utilisateur désigné; 2) le Responsable de l'Offre à commandes détermine que les prix disponibles ne représentent pas un bon rapport qualité/prix, auquel cas il peut utiliser d'autres méthodes d'approvisionnement pour répondre aux besoins.
   
   Ces limites s'appliquent à la valeur totale de la Commande subséquente, y compris les articles supplémentaires énoncés dans la présente Offre à commandes et inclus dans la Commande subséquente.
   
   Une DRV peut être présentée pour les besoins de moins de 40 000 $, pour les besoins plus complexes tels que ceux de plus d'une catégorie, ou lorsqu'il y a de nombreux appareils de faible valeur.
4. Plus de 400 000 $ (y compris la TPS/TVH) : les besoins de plus de 400 000 $ doivent être envoyés à TPSGC sous la forme d'une demande assortie des fonds nécessaires, afin d'être traitée comme une demande de propositions ouverte concurrentielle.

C.2  Commandes subséquentes de scanneurs de documents de plus d'une catégorie

Lorsque l'Utilisateur désigné a besoin de scanneurs entrant dans plus d'une catégorie, et lorsque l'Utilisateur désigné estime que la passation d'un marché pour ce besoin avec un seul fournisseur présente des avantages administratifs, l'Utilisateur désigné est encouragé à calculer le meilleur rapport qualité/prix pour l'ensemble du besoin. Les limites des Commandes subséquentes définies au point 9.1 ci-dessus s'appliqueront à tout besoin global de ce genre et une autorisation doit être demandée au Responsable de l'Offre à commandes chaque fois que la meilleure valeur globale est susceptible d'inclure des produits qui ne sont pas actifs. Dans les cas où la valeur ou le volume du ou des produits inactifs dépasse celle des produits actifs, l'ensemble du besoin sera traité comme une exception et l'Utilisateur désigné devra obtenir la permission écrite du Responsable de l'Offre à commandes avant de passer une Commande subséquente.

C.3  Commandes subséquentes concernant uniquement des articles supplémentaires

L'Utilisateur désigné peut placer auprès de l'un ou l'autre des Offrants (actifs et inactifs) des Commandes subséquentes, d'une valeur maximale de 25 000 $ (TPS/TVH incluses) consistant exclusivement en articles supplémentaires. Toute Commande subséquente d'articles supplémentaires de plus de 25 000 $ doit être passée par le Responsable de l'Offre à commandes.

C.4 Besoins de 25 000 $ ou plus (y compris la TPS/TVH) qui ne peuvent pas être satisfaits par l'Offrant actif proposant le ou les scanneurs de documents ayant le coût évalué le plus bas dans la catégorie requise

Si le Responsable de l'Offre à commandes convient que l'Offrant actif dont le scanneur de documents offre le meilleur rapport qualité/prix ne peut satisfaire les besoins de l'Utilisateur désigné dans la catégorie requise, parce que cet Offrant :

1. ne peut fournir tous les produits nécessaires à l'Utilisateur désigné dans les délais précisés dans les dispositions du contrat subséquent;
2. ne répond pas aux besoins opérationnels légitimes de l'Utilisateur désigné, y compris en matière de sécurité;
3. a échoué au sous-test de compatibilité relatif à ce besoin;
4. a déjà manqué à ses obligations dans le cadre d'une Commande subséquente émise par l'Utilisateur désigné à l'égard des produits nécessaires;
5. s'est montré incapable de répondre aux besoins de services de cet Utilisateur désigné,

le Responsable de l'Offre à commandes peut passer une Commande subséquente (ou encore, l'Utilisateur désigné demande et reçoit la permission écrite du Responsable de l'Offre à commandes de passer une Commande subséquente) à l'Offrant actif situé immédiatement après dans la liste des Offrants susceptibles de répondre aux besoins de l'Utilisateur désigné.

C.5 Besoins qui ne peuvent être satisfaits par les Offrants actifs

Lorsque le Responsable de l'Offre à commandes détermine qu'aucun des Offrants actifs ne peut répondre aux besoins de l'Utilisateur désigné dans une catégorie parce que l'Offrant actif :

1. ne peut fournir tous les produits nécessaires à l'Utilisateur désigné dans les délais précisés dans les dispositions du contrat conséquent,
2. ne répond pas aux besoins opérationnels légitimes de l'Utilisateur désigné, y compris en matière de sécurité,
3. a échoué au sous-test de compatibilité relatif à ce besoin,
4. a manqué à ses obligations aux termes de Commandes subséquentes concernant des produits dont a besoin l'Utilisateur désigné au moment présent,
5. s'est montré incapable de répondre aux besoins de services de cet Utilisateur désigné,

le Responsable de l'Offre à commandes peut passer une Commande subséquente à l'un des autres Offrants de la catégorie pertinente susceptible de satisfaire à ces besoins, au(x) prix unitaire(s) que cet Offrant a proposé(s) lors de la plus récente révision du prix à la baisse, ou, à défaut, le Responsable de l'Offre à commandes peut utiliser d'autres méthodes d'approvisionnement pour les produits en cause. Seul le Responsable de l'Offre à commandes peut passer des Commandes subséquentes à d'autres Offrants que les Offrants actifs. L'Offrant convient de ne pas accepter, tant qu'il n'est pas un Offrant actif, de Commandes subséquentes émanant de toute autre source que le Responsable de l'Offre à commandes.

Annexe D – Procédures de demande de rabais sur volume (DRV)

Tout marché de plus de 40 000 $, jusqu'à un maximum de 400 000 $, y compris la TPS/TVH, doit être soumis à TPSGC sous la forme d'une demande d'achat de biens et de services assortie des fonds nécessaires, conformément aux procédures de DRV ci-dessous.

D.1 Exigences

La demande doit préciser :

1. la catégorie OCPN requise;
2. les quantités requises;
3. les lieux de livraison (y compris la langue du manuel d'utilisation);
4. l'installation et/ou l'entretien sur place éventuellement nécessaires;
5. toutes spécifications qui diffèrent de la configuration OCPN standard de cette catégorie (p.ex., les interfaces/câbles requis).

D.2 Processus

Une demande de rabais sur volume sera envoyée à tous les Offrants énoncés dans cette catégorie.

Le délai normal pour faire une offre en réponse à la DRV sera de cinq (5) jours ouvrables. S'il s'agit d'un besoin urgent d'une valeur estimative de moins de 200 000 $, ce délai pourra être réduit à trois (3) jours ouvrables. Si les spécifications autres que les spécifications OCPN normales pour les catégories sélectionnées le justifient, ce délai pourra être prolongé jusqu'à une durée totale de dix (10) jours.

D.3 Modalités et conditions

Les modalités et conditions de la DRV s'appliqueront à toute Commande subséquente et en feront partie intégrante. Au minimum, la livraison doit avoir lieu dans un délai de 20 jours civils, ou dans le délai précisé dans la DRV. Toutes les modalités et conditions de la Commande subséquente s'appliquent à la DRV, y compris le paragraphe 1.B.3.7, « Rabais sur les livraisons en retard et remboursement des frais de réapprovisionnement ».

D.4 Spécifications

En cas de demande de rabais sur volume, TPSGC examinera les spécifications pour déterminer quels scanneurs sont conformes aux spécifications génériques minimales. Il faut qu'au moins deux fournisseurs titulaires d'une OCPN proposent des produits admissibles pour qu'une DRV soit présentée. Si le besoin inclut des scanneurs de plus d'une catégorie, un Offrant ne sera pris en considération que s'il a fait des Offres à commandes dans chaque catégorie requise. Si un seul fournisseur titulaire d'une OCPN fournit les produits admissibles, le processus de DRV ne sera pas utilisé et le besoin sera satisfait de l'une ou l'autre des deux façons suivantes :

1. une DDP ouverte concurrentielle conformément aux politiques et règlements de TPSGC sur les marchés;
2. le Responsable de l'Offre à commandes peut négocier le marché avec le fournisseur titulaire de l'OCPN.

D.5 Offres de DRV

Toutes les pièces d'équipement proposées, ainsi que les options nécessaires pour répondre à la fonctionnalité requise, doivent être mentionnées dans la ou les catégories sélectionnées de l'OCPN.

D.6 Évaluation de la DRV

Les offres conformes seront évaluées et le fournisseur sera sélectionné selon le prix le plus bas par catégorie, le meilleur rapport qualité/prix ou le prix total le plus bas, y compris les options le cas échéant.

D.7 Test de compatibilité

Avant que le marché ne soit adjugé, TPSGC pourra demander que soit effectué un test de compatibilité conformément aux modalités du paragraphe 1.B.3.1, Sous-test de compatibilité de l'Offre à commandes.

D.8 Commande subséquente

Des négociations pourraient avoir lieu avant la production d'une Commande subséquente résultant d'une DRV.

D.9 Standardisation

Il serait peut-être préférable pour un Utilisateur désigné de normaliser ses besoins de balayage et son contrat connexe avec un seul fournisseur pour un type ou modèle d'appareil pour une période déterminée afin de réduire les coûts indirects techniques et administratifs. Le processus de demande de rabais sur volume pourrait être utilisé pour déterminer le modèle ou les modèles standardisés, s'il y a assez de concurrence dans le cadre de l'Offre à commandes, mais l'intention d'agir en ce sens et le délai de standardisation doivent être indiqués au moment de la production de la DRV. Il ne sera pas permis de désigner un ou plusieurs modèles comme norme pour l'Utilisateur désigné à moins que ces modèles n'aient été identifiés comme tels dans l'appel d'offres.

Toutes les autres règles et procédures de la DRV s'appliqueront, y compris en ce qui concerne la justification complète et suffisante de toutes les spécifications qui pourraient empêcher les fournisseurs de la ou des catégories désignées de soumissionner. Il ne sera pas permis de traiter une DRV à des fins de standardisation si moins de deux fournisseurs peuvent soumissionner; dans ces cas, l'appel d'offres sera traité comme une DDP. Comme pour toutes les DRV, l'évaluation de la conformité et le test de compatibilité (si nécessaire) auront lieu avant que le produit ne soit accepté et avant que la Commande subséquente ne soit passée.

Quand le processus de demande de rabais sur volume est utilisé sur la base du besoin précis de l'Utilisateur désigné, l'Utilisateur désigné peut envisager le modèle de DRV adjugé, y compris les articles supplémentaires, comme celui qui présente le meilleur rapport qualité/prix dans cette catégorie pour ce besoin précis. Lorsque les montants optionnels ont été épuisés, l'Utilisateur désigné peut passer des Commandes subséquentes auprès de l'Offrant de la catégorie pertinente énoncée dans la DRV, au prix unitaire indiqué sur le site Web du GGPFI au moment de la production de la commande subséquente, la Commande subséquente étant plafonnée à 40 000 $, y compris la TPS/TVH. Si le produit de l'Offrant dans la catégorie pertinente devient inactif, seul le Responsable de l'Offre à commandes peut placer des Commandes subséquentes pour ce produit et l'Utilisateur désigné doit soumettre une demande assortie des fonds nécessaires à TPSGC pour le montant de la Commande subséquente. L'Offrant convient de n'accepter aucune Commande subséquente, sauf du Responsable de l'Offre à commandes ou du client muni de l'autorisation écrite du Responsable de l'Offre, tant qu'il n'est pas un Offrant actif.

Si un modèle désigné pour standardisation fait l'objet d'un remplacement de produit pendant la durée de la standardisation, le nouveau modèle pourra faire l'objet d'un test de conformité et de compatibilité si l'Utilisateur désigné le demande. Si le produit de remplacement ne répond pas aux exigences minimales de la DRV d'origine, il ne sera plus considéré comme étant la norme pour cette catégorie pour cet Utilisateur désigné.

Le modèle de la DRV adjugée peut être considéré comme celui qui présente le meilleur rapport qualité/prix dans cette catégorie pour cet Utilisateur désigné pour les besoins identiques ou semblables pendant la période désignée. L'Utilisateur désigné n'est aucunement obligé de limiter ses achats aux appareils désignés par le processus de standardisation.

Annexe E – Remplacement de produits

E.1  Remplacement de produits

1. Conditions pour la proposition de remplacement : l'Offrant peut proposer le remplacement d'un produit existant, à condition que le produit de remplacement proposé offre une valeur égale ou supérieure. On dit qu'un produit de remplacement offre une valeur égale ou supérieure s'il remplit les conditions suivantes :
   1. il répond aux exigences minimales pour la catégorie du produit remplacé, ou les excède;
   2. il a un rapport qualité/prix égal ou supérieur à celui du produit remplacé.
2. Procédure de demande de remplacement : la demande écrite de remplacement doit être reçue par l'Autorité contractante au moins sept (7) jours ouvrables avant le dernier jour de la période de deux mois. Pour enclencher un processus de remplacement, l'Offrant doit soumettre ce qui suit à l'Autorité contractante, en remplissant le FormulaireCategorie#.xls et l'Annexe F « Demande de remplacement de produit / Demande de révision de prix » :
   1. le nom, le numéro de pièce et la catégorie du produit existant que l'Offrant souhaite remplacer;
   2. le nom du fabricant OEM et le numéro de pièce du fabricant OEM pour le produit (si l'Offrant n'a pas déjà fourni le certificat du fabricant OEM du nouveau produit, il doit le fournir);
   3. la documentation technique suivante :
      1. Documents de publicité et à caractère technique qui confirment la conformité du produit aux exigences obligatoires de l'Annexe A pour le groupe et la catégorie concernés (y compris les caractéristiques générales obligatoires énoncées à l'Annexe A). Les Offrants sont tenus d'indiquer la page et le numéro de paragraphe où se trouvent les explications concernant chaque exigence obligatoire de l'Annexe A. Cette documentation technique doit être fournie dans les deux langues officielles.
      2. La preuve que le produit :
         1. est homologué par l'Association canadienne de normalisation (ACNOR) ou par l'équivalent canadien de l'Underwriters Laboratory Canadian (ECUL) ou par l'Underwriters Laborator Inc (ULI), conformément aux exigences de la Partie I du Code canadien de l'électricité;
         2. porte l'attestation du fabricant indiquant qu'il est conforme aux exigences de classe A ou de classe B relatives à l'émission de bruits radioélectriques par des appareils numériques, comme il est prévu dans le Règlement sur le matériel brouilleur (NMB-003) d'Industrie Canada, ou aux exigences américaines équivalentes (classe A ou B de la FCC) concernant les appareils numériques, comme il est stipulé dans le Règlement précité;
         3. a la cote « Energy Star », au moment de l'acceptation du produit. Le dispositif d'économie d'énergie Energy Star doit être activé ou activable sur tous les produits expédiés par le vendeur;
         4. est fabriqué dans des installations qui sont certifiées ISO 9001:2000 et ISO 14001;
   4. le prix unitaire proposé du produit de remplacement. Le prix du produit de remplacement ne doit pas dépasser :
      1. le prix plafond du produit offert à l'origine dans l'offre de l'Offrant;
      2. le prix officiel courant du produit de remplacement, moins tout rabais gouvernemental applicable; ou
      3. le prix d'achat ordinaire généralement pratiqué pour le produit de remplacement, le prix le plus bas tenant lieu de norme.
3. L'acceptation du remplacement est discrétionnaire : l'acceptation ou non d'un remplacement envisagé est laissée à l'entière discrétion de l'État. Si l'État n'accepte pas le remplacement proposé, le produit original continuera d'être autorisé en vertu de la présente Offre à commandes, à moins que l'Offrant ne retire ce produit de l'Offre à commandes. L'Offrant convient qu'aucun article de remplacement ne peut être expédié en vertu d'une Commande subséquente, sauf autorisation expresse de TPSGC, écrite et affichée sur le site Web du GGPFI.
4. Documentation du remplacement accepté : si un produit de remplacement est approuvé pour être fourni en vertu de la présente Offre à commandes, il sera présenté dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix et pourrait être acheté dans le cadre des Commandes subséquentes. Les remplacements approuvés ne peuvent pas être fournis en vertu d'une Commande subséquente à moins d'être affichés dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix. En cas de Commande subséquente, le remplacement doit être affiché au moment où la Commande subséquente est émise; autrement, l'article affiché dans la Grille du meilleur rapport qualité/prix au moment où la Commande subséquente a été émise doit être fourni.

E.2 Articles supplémentaires

TPSGC se réserve le droit de retirer l'un ou l'autre des articles supplémentaires de la présente offre à commandes, en tout temps et à son entière discrétion.

Lorsqu'il est possible d'ajouter un ou des articles supplémentaires à une configuration de l'OCPN, ou de les enlever, pour créer une autre configuration, TPSGC n'autorisera pas l'ajout de ces articles supplémentaires dans une liste s'il détermine qu'il aurait été plus approprié de mettre la configuration en question dans une autre catégorie. Par exemple, il ne sera pas permis de mettre dans la liste des produits de la catégorie ministérielle1.1 (20 ppm) des cartes de réseau ou des scanneurs à plat comme articles supplémentaires.

Annexe F – Demande de remplacement de produit / Demande de révision de prix

F.1 Demande de remplacement de produit / Retraite de produit de l'OCPN

Numéro de l'OCPN : __________
Offrant : __________

Scanneur à retirer

Catégorie de scanneur : __________
Nom et modèle de scanneur : __________
Numéro de pièce : __________
Prix unitaire : __________ $

À remplacer par (s'il y a lieu)

Nom et modèle du scanneur proposé : __________
Numéro de pièce : __________
Prix unitaire (doit être égal ou inférieur à celui du scanneur actuel) : __________ $
Nature du changement/motif du remplacement : __________
Date de la demande : __________

Signature de l'Offrant : X __________

RÉSERVÉ À TPSGC :

Nom du Responsable de l'Offre à commandes de TPSGC : __________
Signature du Responsable de l'Offre à commandes de TPSGC : X __________
Date de l'approbation du remplacement : __________

Joindre une copie de la liste des prix officielle actuelle de l'offrant. Une liste des prix officielle doit comprendre le nom du produit, le numéro de pièce et le prix du scanneur de document ayant la configuration de l'OCPN. Joindre également les feuilles de spécifications du scanneur de remplacement. L'Offrant doit inclure le FormulaireCategorie#.xls pour le scanneur de remplacement.

Tout remplacement doit être approuvé par écrit par le Responsable de l'Offre à commandes de TPSGC et l'information technique ainsi que les renseignements sur les prix doivent être publiés sur le site de l'OCPN avant la production de Commandes subséquentes visant le scanneur de remplacement.

F.2 Demande de révision de prix

CHOISIR :
___ Révision de prix permanente
OU
___ Révision de prix promotionnelle

Numéro de l'OCPN : __________
Offrant : __________

Révision de prix permanente

Catégorie de scanneur : __________
Nom et modèle de scanneur : __________
Nom et modèle de l'article optionnel (s'il y a lieu) : __________
Numéro de pièce : __________
Prix unitaire actuel : __________ $
Nouveau prix unitaire (doit être inférieur au prix unitaire actuel) : __________ $

Révision de prix promotionnelle

Catégorie de scanneur : __________
Nom et modèle de scanneur : __________
Numéro de pièce : __________
Prix unitaire actuel : __________ $
Prix unitaire promotionnel : __________ $
Date du début de la promotion : __________
Date de la fin de la promotion : __________

Signature de l'Offrant : X __________

RÉSERVÉ À TPSGC :

Nom du Responsable de l'Offre à commandes de TPSGC : __________
Signature du Responsable de l'Offre à commandes de TPSGC : X __________
Date de l'approbation de la révision de prix : __________

Joindre une copie de la liste des prix officielle actuelle de l'offrant. Une liste des prix officielle doit comprendre le nom du produit, le numéro de pièce et le prix du scanneur de document ayant la configuration de l'OCPN.

Toute révision de prix promotionnelle doit durer au moins 60jours civils consécutifs.

Toute demande de révision de prix doit être approuvée par le Responsable de l'Offre à commandes de TPSGC avant d'entrer en vigueur.

Annexe G – Attestation de l'agent autorisé

Note : ne soumettre ce formulaire que si l'offre fait intervenir des tiers fournisseurs de services (sous-traitants). Exemple de tiers fournisseurs de services : les agents autorisés.

Si la présente attestation est requise, elle devrait être remplie et soumise avec l'offre, mais peut être soumise plus tard. Si l'une ou l'autre des attestations requises n'est pas remplie et soumise tel que demandé, le Responsable de l'Offre à commandes en informera l'Offrant et lui donnera un délai afin de se conformer aux exigences. Le défaut de répondre à la demande du Responsable de l'Offre à commandes et de se conformer aux exigences dans les délais prévus aura pour conséquence que l'offre sera déclarée non recevable.

Annexe H – Liste des agents autorisés et des points de service

H.1 Liste des agents autorisés et des fournisseurs de services

La liste des agents de vente autorisés et des fournisseurs de services doit être fournie dans les deux formats de tabulateurs (.xls ou .123) sur un CD-ROM ou sur une disquette de 3.5po, et sous forme de document imprimé, en anglais et en français, à titre de dossier ou de feuille distincte. Les listes doivent se conformer au format indiqué ci-dessous. L'information doit y être présentée dans l'ordre suivant :

1. Région
2. Province
3. Ville (par ordre alphabétique)
4. Code postal
5. Nom du fournisseur (par ordre alphabétique)

L'information fournie doit être publiée sur le site Web du GGPFI dans un gabarit TPSGC. Les offrants doivent indiquer les agents qui répondent à la définition des entreprises autochtones du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC) en insérant un (A) après le nom des points de vente ou de service pertinents. On trouvera des renseignements sur cette définition à l'adresse suivante : http://www.aadnc-aandc.gc.ca/fra/1100100032802/1100100032803

H.2 Format de la liste

Les listes finales ne doivent comprendre aucun mot en caractère gras ni aucun acronyme. Le fournisseur doit indiquer clairement si un fournisseur de services n'est PAS un agent autorisé du fournisseur.

1. Liste anglaise :
   Region; Province; Name of Agent; Language of Service; Sales, Service; PBN; Contact Person; Address line 1; Address line 2; City; Postal Code; Telephone; Facsimile; E-mail
2. Liste française :
   Région; Province; Nom de l'agent; Langue de service; Vente, Service; NEA; Personne-ressource; Adresse ligne 1; Adresse ligne 2; Ville; Code postal; Téléphone; Télécopieur; Courriel

Annexe I – Rapport d'activités de l'Offre à commandes

Rapport sommaire

Numéro de l'OCPN : __________
Offrant : __________
Trimestre : __________
(Le premier trimestre va du 1^er avril au 30 juin, le deuxième du 1^er juillet au 30 septembre, le troisième du 1^er octobre au 31 décembre, et le quatrième du 1^er janvier au 31 mars.)

Catégorie	Nombre de Commandes subséquentes	Nombre des scanneurs	Valeur totale des ventes de scanneurs	Valeur totale des ventes à ce jour
1.1 Ministériel 20 ppm			$	$
1.2 Ministériel 30 ppm			$	$
1.3 Ministériel 40 ppm			$	$
2.1 Production 50 ppm			$	$
2.2 Production 60 ppm			$	$
2.3 Production 80 ppm			$	$
3.1 Réseau 20 ppm			$	$
4.1 À plat 20 ppm			$	$
4.2 À plat 30 ppm			$	$
4.3 À plat 40 ppm			$	$
Total du trimestre			$	$

Rapport Détaillé

Numéro de l'OCPN : __________
Offrant : __________
Trimestre : __________
(Le premier trimestre va du 1^er avril au 30 juin, le deuxième du 1^er juillet au 30 septembre, le troisième du 1^er octobre au 31 décembre, et le quatrième du 1^er janvier au 31 mars.)

Catégorie(s)	Ministère demandeur	Code postal de la destination	Numéro de la commande (subséquente)	Modèle de scanneur/ nom de l'option	Numéro de pièce	Quantité	Date de la commande	Date de la livraison	Valeur de la commande
									$
									$
									$
									$
									$
									$
									$
									$
									$
									$
									$
									$
									$
Total pour le trimestre									$

Les rapports doivent être soumis conformément aux modalités de la Partie 6, paragraphe 3.2, Rapport sur les Offres à commandes. Les rapports sont accessibles en format Excel (XLS).

Annexe J – Définition et calcul du rapport qualité/prix

J.1 Définition et calcul du rapport qualité/prix

L'expression « rapport qualité/prix » est utilisée dans la présente Offre à commandes pour déterminer quels produits représentent la meilleure valeur pour l'État, en fonction du prix évalué du produit concerné conformément à la présente Annexe.

L'ordre de la sélection et les limites des Commandes subséquentes pour la série d'OCPN seront déterminés en fonction du calcul du rapport qualité/prix.

Le rapport qualité/prix sera établi afin de choisir les Offrants en vue de la production des Offres à Commandes subséquentes, de fixer les limites des Commandes subséquentes applicables, et d'établir qui sont les « Offrants actifs » pour chaque période de deux mois suivant une révision des prix à la baisse. L'État se réserve le droit de modifier la durée de cette période si nécessaire.

Le rapport qualité/prix pour chaque scanneur sera égal au prix évalué (calculé de la façon indiquée ci-dessous) moins les réductions de pourcentage pour certaines caractéristiques techniques.

J.1.1 Calcul du « prix évalué »

Pour chaque catégorie de scanneurs, le « prix évalué » par unité consistera en la somme des éléments suivants :

1. Le prix unitaire soumis pour le scanneur (y compris tout l'équipement nécessaire pour que le scanneur satisfasse aux caractéristiques minimales de la catégorie [pour les besoins de l'évaluation financière et technique, tous les scanneurs offerts dans la catégorie Réseau doivent être équipés d'une carte d'interface réseau Ethernet 10/100 ou 100 Base T, incluse dans le prix, et dûment configurée]), y compris les manuels d'utilisation, la configuration et la livraison.
2. Pour les scanneurs du groupe Production, le prix unitaire soumis pour l'installation du scanneur à sa destination finale. Le prix d'installation sera utilisé pour calculer le prix évalué de chaque unité de production offerte, même si tous les Utilisateurs désignés ne demanderont pas nécessairement une installation.
3. Le prix unitaire soumis pour les Services de garantie d'un an, sur place pour les scanneurs du groupe Production et en mode de remplacement à chaud pour les scanneurs des groupes Ministériel, Réseau et À plat, y compris tous les frais de déplacement, d'expédition, de main-d'oeuvre et de remplacement des pièces.
4. Le prix unitaire soumis pour les Services de garantie prolongée pour une durée totale de trois ans, sur place pour les scanneurs du groupe Production et en mode de remplacement à chaud pour les scanneurs des groupes Ministériel, Réseau et Plat, y compris tous les frais de déplacement, d'expédition, de main-d'oeuvre et de remplacement des pièces.
5. le prix unitaire des produits non durables fondé sur le calcul suivant par catégorie :
   (Cycle de service annuel de la catégorie)/(Rendement moyen) x (Prix unitaire du produit non durable) pour chaque produit non durable.
   Les cycles de service annuels de la catégorie, aux fins de l'évaluation, sont les suivants :
   
   • 65 000 pour la catégorie 1.1, 1.2, 3.1, 4.1 et 4.2;
   • 195 000 pour la catégorie 1.3 et 4.3;
   • 325 000 pour la catégorie 2.1 et 2.2;
   • 650 000 pour la catégorie 2.3.
6. Le prix unitaire sera réduit de 5 % au maximum, montant calculé en fonction du total des rabais liés aux facteurs suivants :
   1. si la configuration OCPN du scanneur comprend le réalignement automatique, un rabais de 1 % sera appliqué au prix évalué;
   2. si la configuration OCPN du scanneur comprend la détection et la suppression automatiques de pages vierges, un rabais de 1 % sera appliqué au prix évalué;
   3. si la configuration OCPN du scanneur inclut la détection d'introduction double, un rabais de 1 % sera appliqué au prix évalué;
   4. si la configuration OCPN du scanneur a une vitesse de balayage bitonal d'au moins 5 ppm de plus que la vitesse de balayage bitonal minimum de cette catégorie, un rabais de 2 % sera appliqué au prix évalué.

Veuillez noter que ces rabais ne concernent que le prix évalué et pas la base de paiement.

Pour qu'un scanneur soit considéré comme présentant le meilleur rapport qualité/prix, il doit avoir un prix évalué qui se situe dans une marge de 5 % du prix évalué le plus bas dans cette catégorie. Pour être considéré comme actif, un scanneur doit avoir un prix évalué qui se situe dans une marge de 20 % du prix évalué le plus bas de cette catégorie. L'État se réserve le droit de réviser ce principe de calcul du meilleur rapport qualité/prix si nécessaire.

Ce qui suit est un exemple de calcul du rapport qualité/prix dans le cas d'un scanneur du groupe Production équipé d'un système de détection d'introduction double :

Exemple A.1

Composant de coût	Prix
Coût du scanneur (configuration OCPN de base, y compris une garantie d'un an sur place, sans compter les articles supplémentaires)	5 900 $
Installation dans les locaux du client	30 $
Garantie de trois ans sur place	150 $
Sous-total du coût évalué	6 080 $
Rabais de 1 % pour la détection d'introduction double	(60,80 $)
Total du coût évalué (rapport qualité/prix)	6 019,20 $