Clauses et conditions – Le Service de gestion de l'impression

Arrangement en matière d'approvisionnement principale et nationale
E60CY-07MPSA/001/CW à E60CY-07MPSA/010/CW

Table des matières

A. Arrangement en matière d'approvisionnement

1. Proposition
2. Exigences relatives à la sécurité
3. Clauses et conditions uniformisées
4. Durée de l'arrangement en matière d'approvisionnement
5. Responsables
6. Utilisateurs désignés
7. Procédures pour les contrats
8. Limite des contrats résultants
9. Ordre de priorité des documents
10. Attestations
11. Lois applicables
12. Options de mise à jour
13. Considérations environnementales

B. Clauses du contrat résultant

1. Énoncé des travaux
2. Exigence en matière de sécurité
3. Clauses et conditions uniformisées
4. Durée du cont
5. Paiement
6. Clauses du guide des CCUA
7. Instructions pour la facturation
8. Base de paiement
9. Conflit d'intérêts

Annexe A – Énonce des travaux
Annexe B – Glossaire des termes

A. Arrangement en matière d'approvisionnement

1. Proposition

1.1 Les soumissionnaires proposent de remplir le besoin conformément à l'énoncé des travaux reproduit à l'annexe A.

2. Exigences relatives à la sécurité

2.1 Exigence en matière de sécurité pour entrepreneur Canadien – Protégé B

1. L'entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l'exécution de tout contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement, une attestation de vérification d'organisation désignée (VOD) en vigueur, ainsi qu'une cote de protection des documents approuvée au niveau PROTÉGÉ B, délivrées par la Direction de la sécurité industrielle canadienne de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
2. Les membres du personnel de l'entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de FIABILITÉ en vigueur, délivrée ou approuvée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
3. Le traitement des documents PROTÉGÉS sur de l'équipement de traitement automatique ou électronique des données dans l'établissement de l'entrepreneur n'est PAS autorisé dans le cadre de cet arrangement en matière d'approvisionnement.
4. Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent pas être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.
5. L'entrepreneur doit respecter les dispositions :
   
   1. de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, reproduite ci-joint à l'Annexe F;
   2. du Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

OU

2.2 Exigence en matière de sécurité pour entrepreneur Canadien – Secret

1. L'entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l'exécution de tout contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement, une cote de sécurité d'installation valable au niveau SECRET, ainsi qu'une cote de protection des documents approuvée au niveau SECRET, délivrées par la Direction de la sécurité industrielle canadienne de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
2. Les membres du personnel de l'entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de sécurité du personnel valable au niveau SECRET, délivrée ou approuvée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
3. Le traitement de renseignements CLASSIFIÉS sur l'équipement de traitement automatique ou électronique des données dans l'établissement de l'entrepreneur N'EST PAS autorisé dans le cadre de tout contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement.
4. Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent pas être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.
5. L'entrepreneur doit respecter les dispositions :
   
   1. de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, reproduite ci-joint à l'Annexe F;
   2. du Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

3. Clauses et conditions uniformisées

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l'arrangement en matière d'approvisionnement et contrat(s) résultant(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le guide est disponible sur le site Web de TPSGC – Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

3.1 Conditions générales

9676 (2007-05-25), Conditions générales – Services, telles qu'amendées ci-dessous s'appliquent et font partie du présent arrangement en matière d'approvisionnement :

Section 01 (Interpéetation)

La définition de "Ministre" est supprimée et remplacée par ce qui suit :
"Ministre" veut dire le Ministre du ministère ou de l'organisme pour lequel les travaux sont exécutés dans le cadre d'un contrat subséquent à l'arrangement en matière d'approvisionnement ainsi que toute personne dûment autorisée en son nom.

3.2 Arrangement en matière d'approvisionnement- établissement des rapports

Le fournisseur doit compiler et tenir à jour des données sur les biens, les services ou les deux fournis au gouvernement fédéral dans le cadre de contrats découlant de l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA). Ces données doivent comprendre les achats payés à l'aide d'une carte d'achat du gouvernement du Canada. Les données doivent être soumises à chaque trimestre au responsable de l'AMA de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Les trimestres se répartissent comme suit :

• Premier trimestre : du 1er avril au 30 juin;
• Deuxième trimestre : du 1er juillet au 30 septembre;
• Troisième trimestre : du 1er octobre au 31 décembre;
• Quatrième trimestre : du 1er janvier au 31 mars.

Les rapports doivent être complétés sous forme électronique et envoyés au responsable de l'AMA au plus tard 15 jours civils suivant la fin du trimestre. Une version électronique du formulaire en format Excel et(ou) Lotus est disponible sur le site Web d'Accès entreprise Canada, sous l'entête Publications, Manuels et Formulaires, à l'adresse suivante : (http://contratscanada.gc.ca/fr/infoplus-f.htm).

Tous les champs de données du rapport doivent être remplis tel que demandé. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit être indiquée dans le rapport. Si aucun bien ou service n'a été fourni pendant la période visée, le fournisseur doit soumettre un rapport portant la mention « NÉANT ».

Le fait de ne pas fournir les rapports remplis au complet selon les directives mentionnées ci-dessus peut entraîner le retrait du Canada de l'AMA, le retrait de l'entrepreneur de la liste de fournisseurs qualifiés et l'application d'une mesure corrective du rendement de l'entrepreneur.

4. Durée de l'arrangement en matière d'approvisionnement

4.1 Période de l'arrangement en matière d'approvisionnement

La période d'attribution des contrats dans l'arrangement en matière d'approvissionement est à partir de la date de l'autorisation au 31 mars 2013.

5. Responsables

5.1 Responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement

Le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement est :

Curt Steckhan (ou représentant autorisé)
Supply Specialist
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Région du Pacifique
800 Burrard Street
Vancouver, Colombie-Britannique
V6Z 2V8

Téléphone : 604-666-1465
Télécopieur : 604-775-7526
Courriel : curt.steckhan@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement est chargé de l'émission de l'arrangement en matière d'approvisionnement et de son administration et de sa révision, s'il y a lieu. En tant qu'autorité contractante, il est responsable de toute question contractuelle liée aux contracts résultants à l'arrangement en matière d'approvisionnement passées par tout utilisateur désigné.

5.2 Chargé de projet

Le chargé de projet sera identifié dans chaque contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement.

Le chargé de projet représente le ministère ou organisme pour lequel les travaux sont exécutés dans le cadre d'un contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement. Il est responsable de toutes les questions liées au contenu technique des travaux prévus dans le contrat résultant.

6. Utilisateurs désignés

Les utilisateurs désignés autorisés à placer des contrats résultants à l'arrangement en matière d'approvisionnement comprennent les ministères, organismes ou sociétés d'État fédéraux mentionnés dans les annexes I, I.1, II, III, IV et V de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. (1985), ch. F-11.

7. Procédures pour les contrats

7.1 Sélection des entrepreneurs dans le cadre des arrangements en matière d'approvisionnement

Services de conseil

Pour tous les besoins :

Les autorités contractantes des utilisateurs désignés qui sont autorisés à attribuer des contrats en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement enverront une demande de propositions (DP) à toutes les entreprises qui ont obtenu un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) pour fournir les services de consultation requis. La DP comprendra un énoncé des travaux, développé à partir d'un modèle normalisé SGI, indiquant les données démographiques de l'organisation à l'étude et elle énoncera les instructions, les procédures d'évaluation et le mode de sélection en vue de l'attribution des contrats. Les entreprises pourront avoir accès au site à l'étude avant de soumettre une proposition.

On demandera aux soumissionnaires de présenter une proposition technique et une proposition financière.

Services gérés

Pour tous les besoins :

Les autorités contractantes des utilisateurs désignés qui sont autorisés à attribuer des contrats en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement enverront une demande de propositions (DP) à toutes les entreprises qui ont obtenu un arrangement en matière d'approvisionnement. La DP comprendra un énoncé des travaux, développé à partir d'un modèle normalisé SGI, indiquant les données une description de l'organisation cliente, comprendra des renseignements sur l'environnement d'impression actuel et énoncera les instructions, les procédures d'évaluation et le mode de sélection en vue de l'attribution des contrats. Les entrepreneurs désirant soumettre une proposition auront la possibilité de vérifier les renseignements fournis durant la période de soumission.

On demandera aux soumissionnaires de présenter une proposition technique et une proposition financière.

8. Limite des contrats résultants

La valeur des contrats résultants individuels attribués au moyen d'appels d'offres par les ministères utilisateurs peut s'élever à un maximum de 400 000 $, TPS comprise, sous réserve de la délégation des pouvoirs financiers individuels.

La valeur des contrats peut être modifiée jusqu'à une valeur maximale de 200 000 $, TPS comprise, sous réserve de la délégation des pouvoirs financiers individuels.

Les appels d'offres pour les besoins individuels ayant une valeur estimative de plus de 400 000 $, TPS comprise, seront émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

9. Ordre de priorité des documents

En cas d'incompatibilité entre les textes énumérés dans la liste, c'est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l'emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur ladite liste.

1. le contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement, incluant les annexes;
2. les articles de l'arrangement en matière d'approvisionnement;
3. les conditions générales 9676 (2007-08-25)), Conditions générales – services
4. Annexe A, Énoncé des travaux;
5. la proposition des soumissionnaires en date du ______________.

10. Attestations

10.1 Conformité

Le respect des attestations fournies par les soumissionnaires est une condition d'émission de l'arrangement en matière d'approvisionnement et pourra faire l'objet d'une vérification par le Canada pendant toute la durée de l'arrangement en matière d'approvisionnement et de tout contrat résultant qui serait en vigueur au delà de la période de l'arrangement en matière d'approvisionnement. En cas de manquement à toute déclaration de la part des soumissionnaires ou si on constate que les attestations qu'il a fournies avec sa proposition comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement aura le droit de résilier tout contrat résultant pour défaut et de mettre de côté l'arrangement en matière d'approvisionnement.

11. Lois applicables

L'arrangement en matière d'approvisionnement et tout contrat découlant de l'arrangement en matière d'approvisionnement doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur Ontario et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois.

12. Options de mise à jour

La Direction de l'approvisionnement en communication de TPSGC affichera chaque année, un Avis de projet de marché (APM) au moyen du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement. Cet APM donnera l'occasion à d'autres fournisseurs de préparer des propositions et de pouvoir éventuellement devenir des détenteurs d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA). Les nouveaux soumissionnaires dont les soumissions seront recevables recevront un AMA et leur nom fera partie de la liste existante des détenteurs d'un AMA.

13. Considérations environnementales

Le gouvernement du Canada s'est engagé à réduire son impact sur l'environnement et à satisfaire à la demande des organisations clientes pour des produits et des emballages sans danger pour l'environnement. En plus des réductions de coûts directes dans un environnement d'imagerie optimisé, la réduction, la réutilisation et le recyclage de l'emballage et d'autres matériaux peuvent diminuer sensiblement les coûts d'achat, de fonctionnement et d'élimination.

Bien que bon nombre de programmes environnementaux seront appliqués en raison de l'utilisation de l'OCPN pour les copieurs/systèmes d'impression numérique (dans les cas où le fournisseur ne demeure pas propriétaire du matériel d'imagerie) ainsi que des OCPN pour les cartouches de toner remises à neuf, dans le cadre des services de consultation et des services gérés, les entrepreneurs devront satisfaire aux critères suivants :

1. La réduction du volume de matériaux d'emballage utilisés pour la livraison du matériel loué ou acheté, notamment l'utilisation de matériel d'expédition réutilisable, comme du plastique, des caisses et des boîtes en carton ondulé réutilisables, le cas échéant;
2. L'utilisation de matériaux recyclés et recyclables dans l'emballage des appareils d'imagerie et du matériel connexe, neufs et remis à neuf, le cas échéant;
3. L'utilisation de matières consommables d'imagerie, le cas échéant;

Les entrepreneurs devraient également remédier à divers problèmes, dont les suivants :

1. L'utilisation d'appareils qui permettent de réduire la consommation d'énergie;
2. L'étiquetage sur le rendement écologique accordé par un tiers;
3. L'impact des appareils d'imagerie sur la qualité de l'air interne;
4. L'élimination écologique à la fin de la vie des appareils d'imagerie et des contenants de matières consommables, particulièrement lorsqu'il serait inapproprié de procéder à cette élimination par l'intermédiaire du système d'aliénation des biens de la Couronne.

B. Clauses du contrat résultant

Les clauses et conditions suivantes s'appliquent et font partie intégrante de tout contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement.

1. Enoncé des travaux

L'entrepreneur doit exécuter les travaux décrits dans le contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement.

2. Exigence en matière de sécurité

Au moment de l'attribution du contrat résultant, l'une des clauses de sécurité suivantes s'appliquera en fonction des exigences de sécurité du contrat :

2.1  Exigence en matière de sécurité pour entrepreneur Canadien – Protégé B

1. L'entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l'exécution du contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement, une attestation de vérification d'organisation désignée (VOD) en vigueur, ainsi qu'une cote de protection des documents approuvée au niveau PROTÉGÉ B, délivrées par la Direction de la sécurité industrielle canadienne de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
2. Les membres du personnel de l'entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de FIABILITÉ en vigueur, délivrée ou approuvée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
3. Le traitement des documents PROTÉGÉS sur de l'équipement de traitement automatique ou électronique des données dans l'établissement de l'entrepreneur n'est PAS autorisé dans le cadre de ce contrat subséqent à t arrangement en matière d'approvisionnement.
4. Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent pas être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.
5. L'entrepreneur doit respecter les dispositions :
   
   1. de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, reproduite ci-joint à l'Annexe F;
   2. du Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

OU

2.2 Exigence en matière de sécurité pour entrepreneur Canadien – Secret

1. L'entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l'exécution du contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement, une cote de sécurité d'installation valable au niveau SECRET, ainsi qu'une cote de protection des documents approuvée au niveau SECRET, délivrées par la Direction de la sécurité industrielle canadienne de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
2. Les membres du personnel de l'entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de sécurité du personnel valable au niveau SECRET, délivrée ou approuvée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
3. Le traitement de renseignements CLASSIFIÉS sur l'équipement de traitement automatique ou électronique des données dans l'établissement de l'entrepreneur N'EST PAS autorisé dans le cadre de ce contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement.
4. Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent pas être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.
5. L'entrepreneur doit respecter les dispositions :
   
   1. de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, reproduite ci-joint à l'Annexe F;
   2. du Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

3. Clauses et conditions uniformisées

3.1 Conditions générales

9676 (2007-05-25) Conditions générales – Services, s'appliquent au contrat et en font partie intégrante.

4. Durée du contrat

4.1 Période du contrat

Les travaux doivent être exécutés conformément au contrat résultant à l'arrangement en matière d'approvisionnement.

5. Paiement

L'entrepreneur sera remboursé pour les coûts qu'il a raisonnablement et correctement engagés dans l'exécution des travaux, conformément à la base de paiement à l'annexe ______. La Base de paiement peut être sélectionnée à partir de, ou peut être une variation de celles trouvées dans 5C – Prix – Section 5 - CLAUSES ET CONDITIONS UNIFORMISÉES D'ACHAT de l'TPSGC Clauses et Conditions Uniformisées d'achat Guide (CCUA).

5.1 Paiement

Le paiement sera conforme à la méthode de paiement inclus dans chaque demande de propositions émises dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement. La méthode de paiement peuvent être sélectionnés à partir de, ou peut être une variation de celles trouvées dans 5H – Modalités de paiement de la Section 5 -CLAUSES ET CONDITIONS UNIFORMISÉES D'ACHAT de l'TPSGC Clauses et Conditions Uniformisées d'achat Guide (CCUA).

6. Clauses du guide des CCUA

NUMÉRO	DESCRIPTION	DATE
1031-2	Principes des coûts contractuels	2004-12-10
A2000C	Ressortissants étrangers (entrepreneur canadien)	2006-06-16
A2001C	Ressortissants étrangers (entrepreneur étranger) Programmes de réduction des effectifs	2006-06-16
A3005T	Statut et disponibilité du personnel	2007-05-25
C2215D	Taxe sur les produits et services / Taxe de vente harmonisée	2004-05-14
H3023C	T1204 - instructions relatives à la facturation	2006-06-16

7. Instructions pour la facturation

L'entrepreneur doit présenter ses factures conformément aux renseignements prévus dans l'article 36 de 9676, Conditions générales – Services.

8. Base de paiement

Les clauses suivantes pourront être incluses dans les contrats résultants, le cas échéant :

8.1 Limitation des dépenses

1. La responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur, en vertu du présent contrat, ne doit pas dépasser la somme de _____ $, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée en sus, s'il y a lieu.
2. Aucune augmentation de la responsabilité totale du Canada ou du prix des travaux découlant de tout changement aux dessins, ou de toute modification ou interprétation des spécifications, ne sera autorisée ou versée à l'entrepreneur, à moins que ces changements aux dessins, modifications ou interprétations n'aient été approuvés, par écrit, par l'autorité contractante avant d'être intégrés aux travaux. L'entrepreneur n'est pas tenu d'exécuter des travaux ou d'assurer des services qui entraîneraient une augmentation de la responsabilité totale du Canada à moins que l'augmentation n'ait été autorisée par l'autorité contractante. Cependant, l'entrepreneur doit informer, par écrit, l'autorité contractante :
   
   1. lorsque 75 p. 100 de la somme est engagée, ou
   2. quatre (4) mois avant la date d'expiration du contrat, ou
   3. dès qu'il juge que le prix des travaux ou des services dépassera le montant prévu,

   selon la première de ces conditions à se présenter.

3. Lorsqu'il informe l'autorité contractante que le montant prévu n'est pas suffisant, l'entrepreneur doit lui fournir par écrit une estimation des fonds additionnels requis. La présentation de cette information par l'entrepreneur n'augmente pas automatiquement la responsabilité du Canada à son égard.

8.2 Frais de déplacement et de subsistance

Ce qui suit sera inclus dans les contrats résultants le cas échéant :

L'entrepreneur sera remboursé les frais autorisés de déplacement et de subsistance raisonnablement et convenablement engagés dans l'exécution des travaux, au prix coûtant, sans aucune indemnité supplémentaire pour les frais généraux ou la marge bénéficiaire, conformément aux indemnités relatives à l'utilisation d'un véhicule privé, aux repas et aux faux frais qui sont précisées aux appendices B, C et D de la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages (http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/), et selon les autres dispositions de la Directive qui se rapportent aux « voyageurs » plutôt que celles qui se rapportent aux « employés ».

Coût estimatif : _____.

Tous les paiements sont assujettis à une vérification par le gouvernement.

Tout déplacement doit être approuvé au préalable par le ____________(Insérer le nom de l'autorité applicable).

9. Conflit d'intérêts

9.1 Conflit d'intérêts – Travaux futurs

L'entrepreneur convient que, pendant ou après la période d'exécution du contrat :

1. il ne doit pas présenter de proposition en réponse à une invitation à soumissionner si les travaux qu'il réalise dans le cadre du contrat visé ici le mettent en conflit d'intérêts ou lui donnent un avantage indu, réel ou apparent, par rapport aux autres fournisseurs potentiels pour tout contrat éventuel, et qu'il ne doit pas participer, à titre de sous-traitant ou d'expert-conseil, à la préparation de la proposition d'un autre soumissionnaire pour un tel contrat éventuel;
2. il ne doit pas présenter de proposition pour tout contrat si les travaux qu'il réalise dans le cadre du contrat visé ici l'amènent à aider le Canada à évaluer les propositions ou à surveiller le rendement dans le cadre d'un contrat éventuel, et qu'il ne doit pas participer, à titre de sous-traitant ou d'expert-conseil, à la préparation de la proposition d'un autre soumissionnaire pour un tel contrat éventuel;
3. si les travaux à réaliser dans le cadre du contrat visé ici permettent d'avoir accès à des renseignements qui pourraient, pour une raison ou une autre, mettre l'entrepreneur en conflit d'intérêts ou lui donner un avantage indu, réel ou apparent, par rapport aux autres fournisseurs potentiels pour tout contrat éventuel, l'entrepreneur ne doit pas présenter de proposition pour toute partie de ce contrat éventuel ou participer, à titre de sous-traitant ou d'expert-conseil, à la préparation de la proposition d'un autre soumissionnaire pour un contrat éventuel.

Le Canada jugera non conforme toute proposition présentée par l'entrepreneur (ou par toute entité qui contrôle l'entrepreneur ou qui est contrôlée par lui, ou qui est, avec l'entrepreneur, soumise au contrôle commun d'un tiers, ainsi que par ce tiers) pour des contrats décrits dans cette clause, à l'égard desquels le Canada déterminera, à sa seule discrétion, que la participation du soumissionnaire au contrat visé ici, directe ou indirecte, a mis celui-ci en conflit d'intérêts ou lui a donné un avantage indu, réel ou apparent, par rapport aux autres fournisseurs pour les travaux visés dans l'invitation à soumissionner en question.

9.2 Conflit d'intérêts – Avantage indu

La clause suivante sera incluse dans la demande de propositions découlant de l'arrangement en matière d'approvisionnement :

Dans le but de protéger l'intégrité du processus d'approvisionnement, les soumissionnaires sont avisés que le Canada peut éliminer une soumission dans les circonstances suivantes :

1. si le soumissionnaire ou l'un de ses sous-traitants, y compris l'un de leurs employés ou anciens employés, a participé de quelque façon que ce soit à la préparation de la demande de soumissions;
2. si le soumissionnaire ou l'un de ses sous-traitants, y compris l'un de leurs employés, a eu accès à de l'information relative à la demande de soumissions à laquelle les autres soumissionnaires n'ont pas eu accès et qui donne, selon le Canada, un avantage indu au soumissionnaire.

L'expérience acquise par un soumissionnaire qui fournit ou qui a fourni les biens ou services décrits dans la demande de soumissions (ou des biens ou services semblables) ne sera pas en soi considérée par le Canada comme un avantage indu ou comme constituant un conflit d'intérêts. Ce soumissionnaire doit cependant se conformer aux critères ci-dessus.

Lorsque le Canada prévoit rejeter une soumission pour les raisons ci-dessus, l'autorité contractante informera le soumissionnaire et lui fournira l'occasion de présenter des observations avant de prendre une décision finale. Les soumissionnaires qui ont des doutes sur une situation particulière doivent communiquer avec l'autorité contractante avant la clôture des soumissions.

En présentant une soumission, le soumissionnaire affirme qu'il ne se considère pas comme étant en situation de conflit d'intérêts ni comme profitant d'un avantage indu. Il reconnaît cependant que le Canada peut, à sa seule discrétion, déterminer si un soumissionnaire est en situation de conflit d'intérêts ou s'il profite d'un avantage indu.

Nom des consultants : Le Canada a retenu les services des entrepreneurs privés suivants pour la préparation de la demande de soumissions :

______________________________

______________________________

Annexe A – Énoncé des travaux

1. Services et groupes de services de gestion de l'impression (SGI)

1.1 Introduction

L'arrangement en matière d'approvisionnement se fonde sur deux (2) groupes de services requis pour appuyer les organisations clientes dans le cadre d'initiatives, d'opérations et de projets relatifs à l'environnement d'imagerie :

Section	Groupe de services	Description
1.2	Services de conseil (SC)	Les services de conseils fournis par les fournisseurs approuvés comprendront la collecte, l'analyse, l'élaboration de données de même que le soutien aux clients dans le cadre d'activités de mise en œuvre et d'amélioration pendant une durée déterminée au contrat.
1.3	Services gérés (SG)	Les services de conseils fournis par les fournisseurs approuvés comprendront les activités de transition, de gestion du parc d'imagerie et d'amélioration pendant une durée déterminée au contrat.

Les fournisseurs peuvent être approuvés pour fournir les deux services, les SC et les SG.

L'arrangement en matière d'approvisionnement offre une vaste gamme de services d'une grande souplesse afin de satisfaire aux divers besoins prévus. Dans certains cas, les organisations clientes peuvent exiger des services " au fur et à mesure des besoins ", tandis que dans d'autres, on peut demander aux fournisseurs autorisés de fournir une solution complète. Voici une description des services exigés dans chaque groupe de services. Pour les définitions de plusieurs des termes utilisés dans le présent énoncé des travaux, veuillez consulter l'annexe C – Glossaire des termes.

1.2 Les services de conseil (SC)

1.2.1 Introduction sur les offres de services de conseil

Les services de conseil (SC) se rattachent aux aspects primaires de solutions d'analyse et de conception. Les services de conseil secondaires comprennent les activités d'analyse commerciale avancée, notamment la définition des besoins, l'analyse de rentabilisation et la création des documents relatifs à l'énoncé de travail (ET).

Les SC peuvent être attribués sous contrat selon trois (3) niveaux de service distincts. Les services ne sont pas successifs et peuvent être engagés par contrat de façon individuelle au besoin. Les organisations clientes peuvent choisir parmi une vaste gamme d'offres du catalogue de services ou ne choisir que les services qui concordent aux contreparties budgétaires ou qui complètent leurs propres initiatives d'optimisation de gestion.

1.2.2 Propriété du matériel

Les SC n'incluront pas l'entrepreneur possédant le matériel d'imagerie. L'entrepreneur préparera une description d'une imagerie optimale conçue pour maximiser les économies et l'efficacité des opérations; cependant, dans la présente offre de service, l'organisation cliente restera propriétaire et conservera les responsabilités de gestion du matériel visé.

Un résumé des offres de SC et niveaux de services connexes est présenté dans le tableau ci-dessous et est suivi d'une description plus détaillée.

Groupe de service	Niveaux de services et offres connexes
SC	Niveaux de service et les descriptions
	Niveau de service 1	Détermination du coût total de possession (CTP) et des stocks Services se rattachant à l'inventaire et aux coûts, tels que : la détermination des stocks de systèmes imageurs la détermination du coût total de possession (CTP) de base
	Niveau de service 2	Conception + services optionnels Les services se rattachant à l'optimisation de l'imagerie actuelle relativement : au matériel aux processus à la réduction des coûts à la détermination d'objectifs d'amélioration Services optionnels appuyant les contrats eventuels Services se rattachant à la préparation ou au soutien relativement : à la définition des besoins à l'analyse de rentabilisation à l'énoncé de travail (ET) à l'accord sur les niveaux de service aux critères d'évaluation des propositions de demandes de soumission
	Niveau de service 3	Activités de soutien en matière d'approvisionnement Services de soutien au processus d'optimisation, notamment : la définition des besoins l'analyse de rentabilisation l'énoncé de travail (ET) l'accord sur les niveaux de service les critères d'évaluation des propositions de demande de soumission la vérification et la validation par un tiers

1.2.3 SC – Niveau de service 1, détermination du coût total de possession (CTP) de base et des stocks

Les services relatifs au CTP de base et aux stocks visent à réaliser une vue d'ensemble des techniques et de l'organisation de travail afin de déterminer rapidement l'importance des stocks de systèmes imageurs et du chiffre estimatif des dépenses.

Les principaux aspects du processus de détermination du CTP et des stocks peuvent comprendre :

• l'élaboration d'un profil technique et des activités générales en fonction de l'inventaire du matériel, des personnes et de l'organisation;
• l'élaboration d'un résumé du coût total de possession (CTP) de base relativement à l'imagerie actuelle.

Les tâches qui se rattachent, sans s'y limiter, aux services de détermination du CTP de base et des stocks peuvent comprendre :

• L'examen de l'inventaire de matériel, incluant le nombre de photocopieurs, imprimantes, numériseurs et télécopieurs réseautés et connectés localement avec leur emplacement;
• L'élaboration du résumé du coût total de possession (CTP) de base en fonction des coûts relatifs au matériel, aux consommables, à l'entretien et au bail/location. Le calcul sommaire sera établi en fonction de l'usage et du coût de possession acceptés dans l'industrie.

1.2.4 SC – Niveau de service 2, conception

Les services de conception comprennent la planification officielle et la définition des besoins visant l'élaboration d'une solution d'affaires créant un système d'imagerie à coût réduit. Des recommandations essentielles seront faites, accompagnées d'objectifs précis des aires à améliorer, et ce, afin de s'assurer le meilleur résultat possible dans le cadre d'un arrangement de services gérés.

Les solutions d'affaires développées détermineront clairement un nombre d'éléments de conception, tels que : les règles de mise en oeuvre, le produits livrables (service de gestion de l'impression), la qualité prévue des conditions d'entretien, les coûts précis, et les procédures de mesures correctives en cas de problème.

Les principaux aspects du processus de conception peuvent comprendre :

• Si cela n'a pas été préalablement fourni, l'examen de l'impression existant et dénombrement des stocks existants des systèmes imageurs de même que les coûts connexes directs et indirects;
• Les analyses supplémentaires de l'imagerie de secteurs clés au besoin afin d'établir un profil de base du système actuel, incluant les éléments tels que : le niveau actuel de normalisation, la technologie utilisée, l'emploi de périphériques, le ratio d'utilisateurs des périphériques, la détermination des plans du réseau/des emplacements et des objectifs d'écologisation;
• La détermination des meilleures approches et pratiques pour réduire les coûts et accroître l'efficacité;
• L'implication des intervenants et du personnel de l'organisation cliente afin d'aborder l'environnement des activités dans une perspective axée sur le client en vue de mieux comprendre les buts, les objectifs et les besoins;
• L'élaboration d'une stratégie d'optimisation abordant : la rationalisation du matériel, l'utilisation du matériel existant, élimination du matériel et tout autre changement anticipé nécessaire relativement aux systèmes, afin d'atteindre les objectifs souhaités;
• L'analyse de faisabilité et des coûts des mesures de rechange offrant le maximum d'économies et le meilleur rapport qualité/prix;
• Les solutions robustes établies en fonction des objectifs opérationnels plutôt que sur des caractéristiques technologiques;
• La formalisation des besoins opérationnels déterminés par des énoncés de travail (ET) et des accords sur les niveaux de service (ANS);
• L'élaboration de la stratégie et des exigences de mise œuvre.

Les tâches qui se rattachent, sans s'y limiter, à la conception peuvent comprendre :

L'optimisation du matériel

• Examen des aspects liés à l'imagerie, à la technologie de l'information (TI) et analyse des forces et des faiblesses;
• Examen des aspects liés à la sécurité de l'infrastructure de l'imagerie;
• Détermination du niveau de normalisation actuel;
• Développement d'un modèle d'optimisation du matériel pour améliorer la combinaison des biens englobant l'impression et l'imagerie; normalisation afin de réduire la diversité des modèles et le nombre d'imprimantes personnelles; et réduction des coûts tout en conservant/améliorant la fonctionnalité et la satisfaction de l'utilisateur;
• Détermination des possibilités de réaffectation des biens existants afin de minimiser l'acquisition de nouveau matériel;
• Proposition d'une stratégie permettant de déplacer des volumes d'impression à des systèmes dont les coûts sont moindres et d'améliorer les taux d'utilisation;
• Élaboration d'un plan d'essai d'acceptation afin de vérifier le fonctionnement de TOUS les aspects : capacités, fonctionnalités, configuration, sécurité, documentation, formation et autres aspects connexes aux termes de l'entente contractuelle de SGI;
• Format du logiciel et des données satisfaisant les exigences de l'organisation en matière de production de rapports internes et d'implantation (des exigences minimales sont requises pour toute implantation de logiciels au sein de l'infrastructure d'une organisation).

L'optimisation des processus d'imagerie

• Examen des pratiques d'achat en place relativement à l'imagerie;
• Examen des mécanismes de soutien internes et de la participation des tiers;
• Détermination de la façon de procéder pour intégrer les pratiques exemplaires aux activités de gestion du matériel de l'organisation cliente;
• Détermination des exigences relatives à la transition et des éléments importants ayant une incidence sur le plan de travail (SGI);
• Proposition de processus relativement aux activités de déplacement-ajout-retrait-changement (DARC) (gestion de l'actif, étiquetage, installation, retrait et élimination);
• Élaboration de recommandations afin d'harmoniser les services aux bonnes pratiques;
• Proposition d'une définition des exigences en matière de gestion des rapports : formats des données permis, styles, ou modes de livraison (ex. : Web, copie papier, données brutes).

La réduction des coûts de possession

• Calcul du sommaire du coût total de possession (CTP) en fonction d'une base de référence précise indépendante de l'usage et du coût de possession acceptés dans l'industrie;
• Élaboration de modèles de coûts de différents scénarios de gestion/possession et des échéanciers d'implantation correspondants;
• Élaboration d'un modèle de paiement tout compris optionnel qui comprendrait la prestation de services, l'installation, les consommables, le suivi, les requêtes DARC;
• Détermination des coûts de transition possibles, incluant les frais de résiliation de bail et (ou) les conventions de services, les coûts d'élimination du matériel excédentaire, la mise à jour du câblage, la reconfiguration des espaces de travail

Les objectifs identifiables en matière d'amélioration

• Évaluation des économies de coûts et détermination des aires en sous-rendement;
• Examen et préparation de suggestions d'amélioration des pratiques et politiques en place ayant une incidence sur l'efficacité du système d'imagerie;
• Aide dans l'atteinte des objectifs financiers fixés par l'organisation cliente;
• Détermination de méthodes permettant la réduction des coûts de possession au-delà de l'état initial optimisé;
• Examen régulier de l'information financière et opérationnelle afin de déterminer les problèmes, les inquiétudes et les points relatifs aux insatisfactions de l'utilisateur;
• Contrôle des achats ou des locations subséquentes de matériel en vue de réduire les changements à l'environnement optimisé;
• Élaboration d'approches et de techniques en vue de réduire l'utilisation de papier; promotion de l'utilisation du papier recyclé;
• Aide à l'élaboration d'un guide de politiques environnementales en matière d'imagerie, incluant l'impression et la télécopie recto/verso par défaut, une encre plus écologique, des cartouches d'encre d'origine et des cartouches remises à neuf;
• Examen, amélioration et élaboration continues des services offerts et de la collaboration avec le service TI afin de maximiser les avantages lies à la numérisation au moyen du réseau;
• Évaluation et amélioration de la satisfaction des utilisateurs.

1.2.5 SC – Niveau de service 2, activités de soutien optionnelles

En vue de faciliter les organisations clientes relativement aux initiatives étendues en cours de niveau de service 2, une entreprise qui fournit le ou les services décrits plus haut (1.2.4) peut être appelée à collaborer aux activités de soutien optionnelles ou à en fournir.

Les tâches qui se rattachent, sans s'y limiter, aux activités de soutien optionnelles peuvent comprendre :

• L'élaboration d'une analyse de rentabilité du passage à une solution de services gérés;
• La préparation de l'énoncé de travail (ET) d'une demande de proposition de services gérés;
• La préparation des critères d'évaluation des demandes de soumissions.

Exclusion de travaux futurs :
Tout entrepreneur auquel un contrat a été attribué pour des activités optionnelles de soutien de consultation, sa société mère, ses filiales et toute autre entité légale appartenant à la famille immédiate de l'entrepreneur ne pourront pas répondre à une demande de soumissions pour une activité d'implantation pouvant découler de leurs activités pendant la durée du présent contrat ou de toute prolongation du contrat.

1.2.6 SC – Niveau de service 3, activités de soutien en matière d'approvisionnement

Les entreprises peuvent se voir attribuer un contrat pour collaborer aux activités de soutien en matière d'approvisionnement ou à en fournir lors d'une implantation subséquente. Les activités de soutien en matière d'approvisionnement se composent de services d'analyse commerciale avancée pouvant être sélectionnés afin de servir à l'établissement définitif des options de développement de SGI.

Les tâches qui se rattachent aux activités de soutien en matière d'approvisionnement peuvent comprendre :

• Développement de dossier d'analyse;
• La préparation de l'énoncé de travail (ET);
• La préparation des critères d'évaluation des demandes de soumissions;
• La prestation des services de vérification et de validation par un tiers.

Exclusion de travaux futurs :
Tout entrepreneur auquel un contrat a été attribué pour des activités de soutien en matière d'approvisionnement, sa société mère, ses filiales et toute autre entité légale appartenant à la famille immédiate de l'entrepreneur ne pourront pas répondre à une demande de soumissions pouvant découler de leurs activités pendant la durée du présent contrat ou de toute prolongation du contrat.

1.3 Services gérés (SG)

1.3.1 Introduction sur les services gérés

Les services gérés (SG) se focalisent sur les aspects primaires de déploiement et d'élaboration de stratégies de transition, de gestion de parc d'imagerie, de même que sur la gestion/l'amélioration des aspects liés à l'imagerie dans le cadre d'une entente contractuelle déterminée au cours d'une période spécifique.

Les fournisseurs de services gérés (SG) travailleront auprès des organisations clientes dans le but d'implanter et d'entretenir un modèle de SGI. L'ampleur du service à livrer peut englober un modèle de services complets dans lequel l'entrepreneur effectue en totalité la gestion interne quotidienne de l'imagerie (ex. : consommables, entretien du matériel, soutien, formation, propriété du matériel, suivi et établissement de rapports), ou à un modèle personnalisé dans lequel une sélection d'options de SGI est choisie (ex. : consommables et entretien du matériel). Le tableau ci-dessous fournit une description des deux options de modèles de services.

Type de contrat	Description
SG – Entente contractuelle de services sélectionnés	L'option de services gérés sélectionnés permet à l'organisation cliente de choisir les services gérés particuliers selon les besoins. Dans certains cas, des organisations peuvent recourir à un soutien restreint de leur propre initiative interne en matière de services gérés SGI ou, dans d'autres cas, des organisations peuvent choisir de créer une solution de SGI en sélectionnant les services à partir d'un certain nombre de fournisseurs de services SGI. La sélection des services sera déterminée dans l'énoncé de travail (ET) personnalisé et les plans de travail et les produits livrables, dans chaque demande de propositions émises dans le cadre des arrangements en matière d'approvisionnement. Les services gérés anticipés à sélectionner ont été classés selon les trois (3) niveaux de services ci-dessous. Niveau de service 1 – Services de transition Niveau de service 2 – Gestion de parc d'imagerie Niveau de service 3 – Gestion et amélioration
SG – Entente contractuelle de services groupés	L'option de services gérés groupés comprend les trois niveaux de services, fournissant aux organisations une gamme complète de services de gestion en matière d'imagerie dans le cadre d'une entente contractuelle déterminée au cours d'une période spécifique. Le déploiement et la gestion des services seront effectués au cours de la période de contrat en fonction du plan de travail fourni dans la proposition de soumission décrivant tous les services et produits livrables.

1.3.2 Résumé des niveaux de services gérés (SG)

Un résumé des offres de services gérés (SG) est présenté dans le tableau ci-dessous et est suivi d'une description plus détaillée.

Groupe de services	Offres de services
SG	Niveaux de service et les descriptions
	Niveau de service 1	Services de transition Les services se rattachant aux activités de transition, notamment : Livraison, installation et configuration du matériel Gestion de projet Essai d'acceptation Examen et optimisation après déploiement
	Niveau de service 2	Gestion de parc d'imagerie Les services se rattachant à livraison de services gérés de parc d'imagerie, notamment : Services d'entretien du matériel en réponse situationnelle Fournitures d'approvisionnements Suivi, surveillance et établissement de rapport
	Niveau de service 3	Gestion et amélioration Services de soutien en matière d'amélioration continue, notamment : Examen régulier de l'imagerie et de son environnement Évaluation des indicateurs de rendement clés et des coûts Modifications et mesures correctives au besoin

1.3.3 SG – Niveau de service 1, services de transition

Les services de transition se concentrent sur l'élaboration et l'exécution d'un échéancier de réaffectation/déploiement en vue de définir les étapes nécessaires à la transition de l'état de l'imagerie actuelle vers celui optimisé, et à l'atteinte des résultats souhaités.

Les principaux aspects du processus de transition peuvent comprendre:

• La gestion de projet en fonction du contrôle des tâches du plan de travail, de la limitation des coûts, de la réduction du risque, du contrôle des changements et de la gestion par étapes;
• La gestion du calendrier en fonction de l'état de projet, des réunions d'étape et des mises à jour régulières;
• Le plan de gestion des changements en fonction de la transformation des activités et de la communication auprès des intervenants;
• L'exécution de tous les travaux assignés (installation du matériel, formation, mise en place de la solution, etc.) dans les limites de l'échéancier et des coûts déterminés;
• L'essai d'acceptation des solutions dans le but de satisfaire les exigences déterminées en matière de capacité, de fonctionnalité, de sécurité et de configuration;
• L'implantation selon une approche cohérente déterminée en fonction des outils d'optimisation prévus dans le cadre des services gérés SGI.

Les tâches qui se rattachent, sans s'y limiter, aux services de transition peuvent comprendre :

• La gestion de projet;
• L'essai d'acceptation;
• L'essai de compatibilité;
• L'essai de configuration;
• La validation des capacités déclarées du produit;
• Le remplacement du matériel;
• La livraison de matériel;
• La configuration de matériel et connexion au réseau;
• La formation;
• La mise en place de projet (numéros de téléphone 1-800, mécanismes de soutien);
• La logistique;
• La configuration de mécanismes de suivi;
• La configuration de mécanismes d'établissement des rapports;
• Les différents niveaux d'aide « pratique » à la gestion de la transition de l'imagerie existante vers l'imagerie optimale déterminée conformément au contrat;
• Le soutien de nature générale au cours de la période de transition de l'état actuel à l'état optimisé;
• La description sur la génération des rapports : l'analyse détaillée des constats, l'état des tâches du projet, et les résultats de l'essai d'acceptation de même que le paramétrage/configuration spécifiques du matériel et des conditions d'environnement.

1.3.4 SG – Niveau de service 2, services de gestion de parc d'imagerie

Les services de gestion de parc d'imagerie comprennent la prestation de services connexes tout au long de la durée de l'entente contractuelle de SGI, incluant : la fourniture de services/soutien relatifs au matériel et adaptés aux besoins, le réapprovisionnement des fournitures/consommables en temps opportun, et les services de surveillance, de suivi et de production de rapports relativement aux systèmes imageurs.

Les principaux aspects de gestion du parc et de processus d'imagerie peuvent comprendre :

• Les services de soutien et d'entretien efficient et efficaces du nouveau matériel visé et du matériel existant;
• La fourniture d'approvisionnements et de consommables pour le fonctionnement du matériel nouveau et existant visés;
• La gestion quotidienne des opérations liées au parc d'imagerie;
• La mesure de rendement et de suivi de l'utilisation de renseignements utiles du parc d'imagerie;
• Les activités visant la collecte de renseignements relatifs à l'utilisation, aux données statistiques justificatives, à l'inventaire et au rendement du matériel aux fins d'analyses subséquentes servant à déterminer l'efficacité globale du programme.

Les services gérés seront livrés conformément aux exigences établies dans l'énoncé de travail (ET) et l'accord sur les niveaux de service (ANS) et définies selon chaque organisation cliente, ainsi qu'aux approches normalisées établies dans le cadre des services SGI.

Les tâches qui se rattachent, sans s'y limiter, aux services de gestion de parc d'imagerie peuvent comprendre :

• La commande et le réapprovisionnement de fournitures et de consommables tels que : le toner, les encres, le papier et les autres fournitures nécessaires au fonctionnement du matériel, nouveau ou existant;
• La prestation de services de gestion d'incidents permettant à l'organisation cliente d'avoir un accès facile au service et aux fournitures;
• Les échéanciers relatifs au service de réponse situationnelle sur place (et d'entretien préventif), de réparation, de rechange et de résolution de problèmes aux termes de l'ANS/ET pour chaque lieu;
• La fourniture d'un gestionnaire de site sur place;
• Les services de déplacement, d'ajout, de retrait et de changement du matériel au besoin;
• Les activités d'écologisation telles que : l'élimination adéquate des cartouches usés, l'élimination du matériel, l'élimination des emballages, et les orientations en matière de consommation d'énergie;
• Le respect de TOUTES les exigences en matière de sécurité;
• L'acquisition des nouveaux copieurs et imprimantes dans le cadre du contrat de SGI;
• Les services se rattachant aux copieurs et imprimantes existantes aux termes du contrat de SGI, notamment : le retrait, l'élimination, le déplacement, l'entretien, les fournitures et le soutien;
• La gestion des éléments de sécurité relatifs à la livraison des services;
• La prestation des services d'analyse afin de fournir à l'organisation cliente les éléments tels que : le rapprochement des factures, l'identification des tendances, la détermination des coûts, l'examen du bloc technologique se rapportant aux contrats, baux et locations.

Les fournisseurs de SG peuvent être appelés à élaborer des mécanismes de surveillance, de suivi et d'établissement de rapports qui fourniront à l'autorité cliente du projet une vue d'ensemble complète des indicateurs clés sélectionnés de l'environnement d'imagerie.

Les fonctions relatives à la surveillance, au suivi et à l'établissement de rapport peuvent comprendre, sans s'y limiter, ce qui suit :

• La surveillance et établissement de rapports détaillés relativement aux stocks, à l'utilisation et aux consommables;
• Les rapports financiers de TOUS les coûts de possession du parc d'imagerie;
• La qualité constante de prestation des services (ANS);
• La satisfaction des clients;
• La détermination des problèmes;
• La mesure des coûts actuels par rapport aux économies planifiées;
• La détermination des facteurs permettant d'établir l'efficacité du programme;
• La détermination de méthodes permettant d'améliorer l'efficacité du programme (gestion et amélioration);
• Le rapport sur les opérations d'écologisation;
• Pour atteindre les meilleurs résultats, les activités seront coordonnées en fonction d'un calendrier principal annuel réparti en mois, trimestre et année. Le calendrier principal sera spécifié dans l'entente contractuelle;
• Collecte et compilation régulière des statistiques relatives à l'utilisation et à l'entretien du matériel;
• Analyse des données de suivi pour repérer les problèmes, les goulots d'étranglement et les possibilités d'amélioration;
• Remise de rapports énumérant en détail les constats, l'utilisation du matériel, les problèmes et tout renseignement connexe.

1.3.5 SG – Niveau de service 3, services de gestion et d'amélioration

Les services de gestion et d'amélioration se rattachant à la gestion de l'imagerie sur le plan de l'amélioration continue, notamment : la mesure de paramètres clés, la détermination de l'avancement global par rapport aux objectifs de SGI fixés, de même qu'aux mesures correctives à prendre au besoin tout au long de la durée de l'entente contractuelle SGI.

La mesure du rendement peut comprendre, sans s'y limiter, les paramètres qui suivent :

• La mesure de l'état actuel par rapport aux économies planifiées;
• La réduction des dépenses;
• Les ANS et la mesure de la qualité de prestation des services;
• Les initiatives en matière d'écologisation;
• La satisfaction des clients;
• La sur- ou sous-utilisation du matériel;
• Les suggestions relatives à l'amélioration de l'imagerie;
• L'utilisation du matériel;
• La détermination des enjeux et des problèmes;
• La détermination des facteurs permettant d'établir l'efficacité du programme;
• La détermination de méthodes permettant d'améliorer l'efficacité du programme (gestion et amélioration).

Pour atteindre les meilleurs résultats, les activités seront coordonnées en fonction d'un calendrier principal annuel réparti en mois, trimestre et année. Le calendrier principal sera spécifié dans l'entente contractuelle.

1.3.6 Possession du matériel

En ce moment, il n'y a aucune restriction relativement aux aspects de possession des systèmes imageurs dans les ententes de services SGI. Les organisations clientes peuvent choisir de conserver les coûts du matériel d'imagerie ou préfèrent se décharger de ces coûts à un entrepreneur dans le cadre d'une solution de SGI. Par conséquent, les approches suivantes (sans s'y limiter) ont été établies relativement à la possession :

Type de possession du matériel	Description
Approche de l'entrepreneur de SGI possédant le matériel	Le fournisseur de services gérés aura la possession de tout le matériel d'infrastructure d'imagerie, de copie, de numérisation et de télécopie existant et nouveau. Le fournisseur de SGI sera responsable de tous les coûts d'acquisition des systèmes imageurs nouveaux et existants. Dans quelques cas, un fournisseur peut offrir d'acheter des systèmes imageurs existants d'une organisation cliente.
Approche de l'organisation cliente possédant le matériel	L'organisation cliente aura la possession de tout le matériel d'infrastructure d'imagerie, de copie, de numérisation et de télécopie existant et nouveau. L'organisation cliente sera responsable de tous les coûts d'acquisition des systèmes imageurs nouveaux et existants.
Approche mixte de possession du matériel	La possession du matériel d'infrastructure d'imagerie, de copie, de numérisation et de télécopie existant et nouveau sera répartie entre les organisations clientes et le fournisseur de services gérés. Selon cette approche, l'organisation cliente possédera certains systèmes imageurs et le fournisseur en possédera d'autres. Il est prévu de considérer que les systèmes imageurs existants continueront d'appartenir aux organisations clientes et que les nouveaux systèmes imageurs appartiendront aux fournisseurs. Au cours de la durée du contrat de services gérés, une approche mixte de possession pourrait changer d'orientation vers un environnement de possession par le fournisseur dans la mesure où des systèmes imageurs existants sont mis hors service ou ne sont pas remplacés lorsqu'ils sont défectueux.

1.3.6.1 Sécurité du matériel

Les exigences de sécurité du matériel seront décrites dans chaque demande de propositions émises dans le cadre des arrangements en matière d'approvisionnement.

1.4 Suivi de projet et des produits livrables dans le cadre des SC et SG

Chaque entente contractuelle de SC et de SG sera gérée et suivie de façon professionnelle dans le cadre d'un énoncé de travail (ET) indiquant clairement les activités et les délais d'exécution afin de réaliser les objectifs et les produits livrables voulus.

Les aspects liés au projet se rattachant aux services sélectionnés peuvent comprendre :

• L'étendue des travaux;
• La qualité;
• L'équipe/ressources du projet;
• Les objectifs;
• Les produits livrables;
• Le plan d'exécution du projet et calendrier;
• Le rapport et suivi d'étape et d'avancement des travaux;
• La gestion du changement;
• La tarification;
• Le rapport des conclusions et recommandations.

Annexe B – Glossaire des termes

Accord de niveau de service (ANS)

Entente formelle négociée entre deux (2) parties, soit l'entrepreneur et le destinataire du service, relativement à un niveau mesurable de service. L'accord peut préciser, par exemple, les niveaux de disponibilité, de fonctionnalité, de rendement, de fonctionnement et même de pénalité en cas de non respect de l'ANS.

Activités de conception :

Les services de conception comprennent la planification officielle et la définition des besoins en vue de l'élaboration d'une solution d'affaires créant un système d'imagerie à coût réduit. Des recommandations essentielles seront faites, accompagnées d'objectifs précis des secteurs à améliorer, afin d'assurer le meilleur résultat possible dans le cadre d'un arrangement de services gérés.

La solution d'affaires développée déterminera clairement un nombre d'éléments de conception, tels que : les règles de mise en œuvre, le produits livrables SGI, la qualité prévue des conditions d'entretien, les coûts précis et les procédures de mesures correctives en cas de problème.

Les principaux aspects du processus de conception peuvent comprendre :

• Les analyses supplémentaires de l'imagerie de secteurs clés, au besoin;
• La détermination des meilleures approches et pratiques pour réduire les coûts et accroître l'efficacité;
• L'élaboration d'une stratégie d'optimisation abordant : la rationalisation du matériel, l'utilisation du matériel existant, l'élimination du matériel et tout autre changement anticipé relativement aux systèmes, afin d'atteindre les objectifs souhaités;
• L'analyse de faisabilité et des coûts des mesures de rechange offrant le maximum d'économies et le meilleur rapport qualité-prix;
• Les solutions robustes établies en fonction des objectifs opérationnels plutôt que des caractéristiques technologiques;
• L'élaboration de la stratégie et des exigences de mise œuvre.

Appareil d'imagerie en réseau

Appareil d'imagerie connecté à un réseau et accessible à de nombreux utilisateurs.

Biens non durables

Biens servant au fonctionnement et à l'utilisation des systèmes d'imagerie, y compris, entre autres, le papier, l'encre, le toner, les agrafes, les blocs de transfert, les photorécepteurs, les fixeurs, les blocs de fixation, les trousses d'imagerie, les récipients à déchets, les pièces remplaçables et d'autres articles similaires.

Coût total de possession (CTP)

Évaluation du coût total de l'entretien des systèmes (ou de l'investissement dans de nouveaux systèmes) qui tient compte des coûts primaires ou directs, par exemplele matériel et les frais d'expédition et de financement, ainsi que des coûts secondaires ou indirects, par exemple les accessoires, les logiciels, l'installation, le soutien, l'électricité et les services d'entretien et de soutien acquis tout au long de la durée de vie du système.

Critères d'évaluation

Dans le contexte de la présentation d'une soumission, fait référence aux normes selon lesquelles l'offre technique ou financière de l'entrepreneur pourra être évaluée pour en déterminer l'efficacité technique et opérationnelle, ou la pertinence.

Définition des besoins

Résumé des besoins techniques et d'affaires d'un secteur donné qui comporte suffisamment de détails pour déterminer précisément ce que la solution doit comporter pour offrir une valeur maximale. Exemples de besoins : fonctionnalité technique requise, besoins des utilisateurs, objectifs de rendement et de qualité, objectifs, coûts et stratégie de transition.

Déplacer / Ajouter / Retirer / Modifier

Services liés aux activités du matériel qui donnent lieu à l'une ou l'autre des situations suivantes : le matériel est DÉPLACÉ ou déménagé, du nouveau matériel est AJOUTÉ ou acheté, du matériel existant est RETIRÉ ou mis au rebus ou du matériel existant est MODIFIÉ ou remplacé par un autre modèle. Dans un environnement de gestion de l'impression, ces interventions nécessitent généralement une autorisation préalable.

Énoncé des travaux

Détail des travaux que l'entrepreneur doit effectuer pour répondre aux besoins.

Fournisseur

Entreprise, organisation, personne ou autre entité qui a obtenu la qualification et l'approbation requises pour offrir un service de gestion de l'impression dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement

Fournisseur(s) retenu(s)

Entreprise(s), organisation(s), personnes(s) ou autre(s) entité(s) qui sont autorisés à conclure un marché avec des organisations gouvernementales en vue d'offrir des SGI à la suite du processus d'arrangement en matière d'approvisionnement.

Gestion du matériel

Gamme de services comprenant la prestation de services de soutien efficaces et adaptés aux besoins, et un réapprovisionnement rapide des fournitures et des biens non durables pendant toute la durée de l'entente contractuelle relative au SGI.

Gestion et amélioration

Services liés à l'évaluation des mesures clés et des progrès réalisés quant à l'atteinte des objectifs de SGI établis, et mesures correctives à prendre au besoin pendant toute la durée de l'entente contractuelle relative au SGI. Aussi appelé « amélioration continue ».

Imagerie

Englobe toutes les activités d'impression, de photocopie, de télécopie et de scannage effectuées dans une organisation, que ce soit à l'aide d'appareils autonomes ou connectés à un réseau. Les services d'impression et de photocopie achetés à des entreprises du secteur privé ne sont pas compris dans cette définition.

Impression

Toute image produite (ou reproduite) par un appareil d'imagerie sur un support matériel, notamment, mais non exclusivement, une feuille de papier, un acétate, une enveloppe ou une étiquette. Les pages blanches au recto des imprimés ou des photocopies imprimés d'un seul côté, ou dans des documents à pages multiples, ne sont pas comprises dans cette définition.

Modèles

Série d'instruments et de documents utilisés pour faciliter et normaliser les processus de planification, de collecte du matériel, d'établissement de rapports, d'analyse des coûts, de transition, de conception de solutions, etc. Exemples : feuilles de calcul, guides de planification, modèles d'énoncés des travaux et de rapports et références de documents.

Organisation cliente

Ministères et organismes fédéraux qui souhaitent utiliser le service de gestion de l'impression.

Point de référence

Étalon de mesure. Dans le contexte du service de gestion de l'impression, le terme fait référence à des mesures clés permettant d'évaluer les progrès réalisés dans l'atteinte des buts et objectifs établis. Exemples : économies, qualité du service et gestion des systèmes d'imagerie.

Propriété commune

Entente selon laquelle la propriété du matériel d'impression, de photocopie, de scannage et de télécopie, actuel et futur, est partagée entre l'organisation cliente et l'entrepreneur du service de gestion de l'impression.

Propriété du matériel

Différents aspects du matériel d'imagerie : achat, location à bail, location, titre de propriété du matériel et disposition. Dans le contexte du SGI, trois modèles de propriété du matériel sont reconnus :

Propriété de l'entrepreneur

Entente selon laquelle le fournisseur du service de gestion de l'impression est propriétaire de tout le matériel d'impression, de photocopie, de scannage et de télécopie, actuel et futur.

Propriété de l'organisation cliente

Entente selon laquelle l'organisation cliente est propriétaire de tout le matériel d'impression, de photocopie, de scannage et de télécopie, actuel et futur.

Répertoire des services

Le service de gestion de l'impression comprend les services suivants : inventaire du matériel et recouvrement des coûts; analyse des besoins et élaboration d'une solution d'optimisation du matériel; approvisionnement et acquisition; mise en œuvre et gestion des opérations; mise à niveau et amélioration continue.

Service de gestion de l'impression

Gamme de services techniques et d'affaires utilisés pour analyser, transformer, gérer et surveiller les environnements d'imagerie. Le degré de service offert dépend des exigences propres à chaque organisation cliente. Un modèle de service complet peut comprendre un large éventail de services professionnels, à savoir l'analyse de l'environnement d'imagerie actuel, des recommandations visant son optimisation, des services de transition et la gestion de l'ensemble des activités quotidiennes de l'organisation en matière d'imagerie (p.ex. : biens non durables, entretien du matériel, soutien, formation, propriété du matériel, suivi et rapport). Un modèle de service personnalisé peut comprendre un certain nombre de services exclusivement, par exemple l'entretien du matériel et l'approvisionnement en fournitures.

Dans le contexte du programme SGI, « service de gestion »; s'applique aux initiatives d'amélioration gérées à l'interne ou à l'externe.

Technologie de l'information (TI)

Ce qui a trait à l'informatique, par exemple le travail en réseau, le matériel informatique, les logiciels, le réseau Internet, ou aux personnes qui travaillent avec ces technologies.

Test d'acceptation

Essai formel effectué pour confirmer que la solution satisfait à une série de critères d'acceptation établis en fonction des capacités et des fonctionnalités exigées.

Transition et mise en œuvre

Services qui misent sur l'élaboration et la mise en place d'un calendrier de mise en œuvre pour décrire les étapes requises pour assurer la transition entre l'environnement d'imagerie actuel et la mise en œuvre d'un environnement optimal, et l'atteinte des objectifs fixés.

Vérification et validation par un tiers

Examens, inspections et démonstrations effectués par une entité indépendante pour vérifier la qualité du service offert par les fournisseurs qui participent à la conception, la transition et la gestion du service de gestion de l'impression. Cela peut comprendre la vérification des résultats, un examen de l'analyse de rentabilisation et des options, l'analyse de la solution proposée, l'évaluation de la qualité du service ou la comparaison des économies réelles et des économies déclarées.