Division H de la GRC Edifice de l'administration centrale Demande de propositions

Table des matières

1. Contexte
2. Rôle de surveillant de l'équité
3. Observations (dégagées dans le cadre du processus d'évaluation)
4. Séances d'information à l'intention des proposants
5. Conclusions

1. Contexte

Dans le cadre de la demande de propositions (DP) pour un bail-achat qui a été publiée le 22 octobre 2008 et des modifications connexes, on a établi le processus et les exigences relatives au calendrier en vue de permettre aux proposants présélectionnés de présenter leur soumission à TPSGC aux fins d'évaluation et de détermination d'un proposant privilégié recommandé.

2. Rôle du surveillant de l'équité

On a désigné Deloitte & Touche s.r.l. à titre de surveillant de l'équité dans le cadre de la DP relative à la Division H de la GRC. Michael Cautillo, associé, et Peter Sorensen, associé contractuel de PRP International incorporé, ont assumé les fonctions de surveillant de l'équité.

Dans l'accomplissement de ses tâches, le surveillant de l'équité a établi un cadre d'équité relatif à la DP servant de point de référence pour l'évaluation des objectifs en matière « d'équité » de TPSGC et la mise en œuvre d'un processus d'achat transparent, équitable et concurrentiel dans le cadre de la DP.

Le surveillant de l'équité a participé activement à la surveillance du déroulement de la DP, soit de la période débutant avant la publication de cette dernière le 22 octobre 2008 jusqu'à la conclusion du processus d'évaluation aux environs du 27 février 2009. Voici les principales activités réalisées par le surveillant de l'équité :

• Examen de la DP avant sa publication ainsi que des addenda publiés au cours de la période des réponses à la DP;
• Participation aux séances d'information technique à l'intention des proposants présélectionnés;
• Participation, à titre d'observateur, aux séances individuelles entre un proposant présélectionné et l'équipe d'entrevue de TPSGC où étaient abordés des renseignements confidentiels de nature commerciale;
• Participation, à titre d'observateur, aux séances d'orientation et de formation à l'intention de l'équipe d'évaluation;
• Surveillance des délibérations de consensus de l'équipe d'évaluation et communication de renseignements sur le rôle et la portée des travaux du surveillant de l'équité;
• Participation, à titre d'observateur, à la séance d'information à l'intention des proposants visant à communiquer à ces derniers les résultats du processus d'évaluation;
• Établissement de rapports sur le rôle du surveillant de l'équité.

Le mandat du surveillant de l'équité a pris fin lorsque les résultats du processus d'évaluation ont été communiqués au gestionnaire de projet de TPSGC concernant la DP relative à la Division H de la GRC.

3. Observations (dégagées dans le cadre du processus d'évaluation)

3.1 Préparation de l'évaluation des propositions

Directives et protocoles :

TPSGC, en collaboration avec son conseiller juridique, a élaboré des directives et des protocoles relatifs au processus d'évaluation des propositions. Le surveillant de l'équité a examiné les documents élaborés.

Orientation de l'équipe d'évaluation financière :

Des exposés ont été présentés à l'équipe d'évaluation des propositions dans le cadre de sa préparation. Les éléments suivants ont été abordés :

1. Les objectifs de la Division H de la GRC;
2. La DP et le processus d'évaluation;
3. Le rôle du surveillant de l'équité;
4. Les critères d'évaluation décrits en détail et le calendrier.

L'équipe d'évaluation a examiné les documents et organisé une séance de discussions où ont été abordées ses responsabilités et la méthodologie d'évaluation. L'équipe a validé les critères et la méthodologie avant de procéder à l'évaluation de toute proposition reçue.

Processus relatif à la prise de décision et à la gestion de l'évaluation de TPSGC :

Conformément à la DP, TPSGC a établi un cadre de gestion des étapes de l'évaluation et de l'examen subséquent par la haute direction du rapport de l'équipe d'évaluation sur le proposant privilégié. Au nombre des fonctions et des activités principales, on compte :

1. Un gestionnaire général de projet de TPSGC qui est chargé du déroulement de la DP et des étapes de l'évaluation;
2. La participation de certains gestionnaires principaux et, au besoin, de conseillers juridiques lorsque, dans le cadre du processus d'évaluation, les droits réservés de TPSGC relativement à la DP seraient invoqués;
3. À la réception du rapport de l'équipe d'évaluation, la mise en œuvre d'un processus de prise de décision finale en faisant preuve de diligence raisonnable au niveau de la gestion.

3.2 Structure du processus d'évaluation :

Le processus d'évaluation comportait les quatre (4) étapes suivantes :

1. Évaluation des exigences obligatoires (y compris les étapes relatives à la réception et à l'enregistrement des propositions);
2. Évaluation de la conformité obligatoire des propositions;
3. Évaluation du prix;
4. Détermination du proposant privilégié recommandé.

L'Unité de réception des soumissions de TPSGC à Halifax était chargée de recevoir les propositions et d'en enregistrer l'heure de réception.

On a constitué une équipe d'évaluation composée de quatre (4) personnes, soit trois membres de différents secteurs de TPSGC et un membre de la GRC.

3.3 Déroulement de l'évaluation et détermination du proposant privilégié :

Le résumé suivant illustre de façon substantive le déroulement de l'évaluation :

4. Séances d'information à l'intention des proposants

À la suite de l'annonce selon laquelle aucun contrat ne serait attribué, TPSGC a organisé des séances d'information à l'intention des trois (3) proposants pour leur communiquer les résultats du processus d'évaluation. L'information a été transmise de façon uniforme à chacun des proposants.

5. Conclusions

Conformément à son mandat, le surveillant de l'équité a observé le processus d'évaluation des propositions reçues et en a conclu ce qui suit :

L'évaluation des propositions reçues a été effectuée en conformité avec les exigences exprimées dans la DP et dans le cadre d'évaluation approuvé, et aucun point litigieux au chapitre de l'éthique n'a été relevé.

En outre, il faut souligner qu'au terme du processus d'évaluation, l'État a invoqué un droit réservé lui permettant de ne pas attribuer de contrat dans le cadre de la DP. Le surveillant de l'équité n'a joué aucun rôle dans la détermination de l'État d'invoquer un de ses droits réservés ni dans la décision de ce dernier de ne pas attribuer de contrat.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

Michael Cautillo
Associé
Deloitte & Touche s.r.l.