Processus d'approvisionnement concurrentiel pour la production de certificats sécurisés de statut d'Indien (CSSI) sous forme de carte

À titre de surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après appelé « surveillant de l'équité ») soumet par la présente son rapport final concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel pour la production de CSSI sous forme de carte, établi par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) au moyen du numéro de l'avis d'appel d'offres A2147-060006/C, pour le compte du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC). Le présent rapport relate les activités du surveillant de l'équité de façon chronologique, en commençant par l'examen de la lettre d'intérêt (LI) qui a été affichée sur le MERX , jusqu'à l'évaluation des propositions reçues.

Le surveillant de l'équité a bénéficié de l'entière collaboration de toutes les parties visées par le projet. Nos commentaires et suggestions offerts pendant le processus ont été pris en considération.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre affectation, les méthodes appliquées et les constatations pertinentes relatives aux activités qui ont été tenues.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Selon le surveillant de l'équité, le processus d'approvisionnement concurrentiel pour la production de CSSI sous forme de carte a été effectué en vertu des principes d'intégrité et de responsabilité, d'une manière équitable, ouverte, concurrentielle, transparente et conforme.

Portée et objectifs de l'affectation du surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir à TPSGC des observations et des commentaires indépendants liés à l'équité.

Nos services de surveillance de l'équité comprenaient :

• l'examen de la LI et des réponses reçues;
• l'examen de la demande de propositions (DP) provisoire et l'apport de commentaires sur l'équité;
• l'examen et l'apport de commentaires sur l'équité dans la DP affichée sur le MERX, les questions réponses du soumissionnaire et les modifications à la DP;
• les constatations découlant de l'évaluation des propositions reçues.

Méthodologies, activités et constatations particulières du surveillant de l'équité

Généralités

La LI et les réponses connexes ont été examinées le 25 octobre 2007 et le 14 décembre 2007 respectivement. Au cours des 12 mois suivant, jusqu'en décembre 2008, l'État a examiné et modifié considérablement son approche d'approvisionnement pour qu'elle soit conforme à l'exigence. Aucune activité de surveillance d'équité n'a été tenue au cours de cette période.

En raison des modifications importantes apportées à l'approche d'approvisionnement et de la brève période d'environ deux semaines entre l'achèvement de la DP finale et l'évaluation des propositions, à la suite de laquelle aucune soumission n'a pu être déclarée conforme, les rapports d'étape I et II couvrant la DP finale et l'évaluation des soumissions n'ont pas été fournis séparément. Ils sont plutôt inclus dans le présent rapport final.

Activités du surveillant de l'équité liées à la DP

Du 24 décembre 2008 au 8 janvier 2009, le spécialiste des approvisionnements a examiné la DP provisoire. Certaines observations liées à l'équité ont été discutées avec l'autorité contractante de TPSGC, qui les a prises en compte. Le 30 janvier 2009, la DP (document 1) a été affichée sur le MERX. Les modifications 1 à 8 (documents 2 à 9) ayant été affichées sur le MERX du 30 janvier 2009 au 4 mars 2009, ont été examinées par le spécialiste des approvisionnements.

Activités du surveillant de l'équité liées à la préparation de l'évaluation des propositions

Les 9 et 11 mars 2009, le spécialiste des approvisionnements a examiné le plan d'évaluation des soumissions (document 10), la feuille d'évaluation technique (document 11) et le journal d'évaluation technique (document 12).

Activités du surveillant de l'équité liées à l'évaluation des propositions techniques

Les 16 et 17 mars 2009, le spécialiste des approvisionnements a examiné les évaluations collectives des soumissions, réalisés par l'équipe d'évaluation technique, et l'élaboration des questions sur les points à préciser pour les soumissionnaires. Le 24 mars 2009, le spécialiste des approvisionnements a observé l'achèvement de l'évaluation des soumissions reçues, en tenant compte des réponses aux questions visant à fournir des éclaircissements.

Le Comité d'évaluation technique a évalué les soumissionnaires en fonction du respect des exigences obligatoires de la proposition technique. Il n'y avait aucune exigence cotée dans la DP. Aucune des soumissions n'a été jugée conforme.

Séance d'information à l'intention des soumissionnaires non retenus

L'autorité contractante indique qu'il donnera une séance d'information par téléphone à tous les soumissionnaires, leur indiquant pourquoi leur soumission a été jugée non conforme. Les entretiens n'ont donc pas été surveillés par le spécialiste des approvisionnements.

Peter Woods
Surveillant de l'équité (chef d'équipe)

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence

Les documents suivants sont numérotés. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès de l'autorité contractante.

Sommaire du tableau

Les documents suivants sont numérotés. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès de l'autorité contractante.

No	Document	Renseignements supplémentaires
1	Demande de propositions (DP)	Affichée sur le MERXle 30 janvier 2009
2	Modification 1 à la DP	Affichée sur le MERXle 30 janvier 2009
3	Modification 2 à la DP	Affichée sur le MERXle 12 février 2009
4	Modification 3 à la DP	Affichée sur le MERXle 18 février 2009
5	Modification 4 à la DP	Affichée sur le MERXle 26 février 2009
6	Modification 5 à la DP	Affichée sur le MERXle 26 février 2009
7	Modification 6 à la DP	Affichée sur le MERXle 26 février 2009
8	Modification 7 à la DP	Affichée sur le MERXle 3 mars 2009
9	Modification 8 à la DP	Affichée sur le MERXle 4 mars 2009
10	Plan d'évaluation des soumissions	Daté du 7 janvier 2009
11	Feuille d'évaluation technique	Présentée à l'équipe d'évaluation
12	Journal d'évaluation technique	Daté du 5 mars 2009