Prestation de services dans le cadre du Projet d'approvisionnement du Centre d'essais techniques (Mer) (CETM)
Surveillant de l'équité Rapport Final
Le 30 juillet 2009
Présenté à : Kristine Stolarik, agent principal de gestion des risques
Rédigé par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en cœntreprise
À titre de surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc., en coentreprise, (ci-après le « surveillant de l'équité ») soumettent par la présente leur rapport final sur le processus d'achat concurrentiel pourla prestation de services dans le cadre du projet d'approvisionnement du Centre d'essais techniques (Mer) (CETM) lancé par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), au moyen de la demande de soumissions no W8482-083790/B, pour le compte du ministère de la Défense nationale (MDN). Le présent rapport rend compte des activités du surveillant de l'équité en ordre chronologique, de l'examen de la version préliminaire de la lettre d'intérêt/demande de renseignements (LI/DDR) (qui comprend une version préliminaire de la demande de propositions [DP]), jusqu'aux séances d'information à l'intention du soumissionnaire non retenu.
Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes utilisées et les conclusions pertinentes tirées à la suite des activités entreprises.
Le surveillant de l'équité a bénéficié de l'entière collaboration de toutes les parties intéressées dans le cadre du projet. Nos commentaires et suggestions ont été examinés avec soin au cours du processus.
Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
Le surveillant de l'équité est d'avis que le processus d'approvisionnement pour la prestation de services au Centre d'essais techniques (Mer), lancé pour le compte du MDN et dont il a assuré la surveillance, a été mené de façon équitable.
Dans ce contexte, l'équité tient compte d'éléments se rapportant aux principes d'ouverture, de concurrence, de transparence, d'intégrité et de responsabilité, y compris la mesure selon laquelle le processus d'approvisionnement observé respecte la stratégie d'approvisionnement approuvée et la demande de soumissions subséquente, conformément aux lois et à la réglementation applicables ainsi qu'aux procédures et politiques ministérielles et gouvernementales.
Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité
L'objectif général du surveillant de l'équité était de jeter un regard indépendant et de faire part à TPSGC de ses commentaires ayant trait à l'équité.
Au nombre des services offerts par le surveillant de l'équité, mentionnons :
- la formulation de commentaires ayant trait à l'équité sur le processus relatif à la LI/DDR, y compris les réunions individuelles avec les fournisseurs éventuels sur la version préliminaire de la DP jointe à la LI/DDR;
- la formulation de commentaires ayant trait à l'équité sur la DP, y compris les versions préliminaires et les modifications à la DP finale affichée sur MERX, en vue d'accroître le caractère concurrentiel et la transparence et de cerner des points litigieux sur le plan de l'équité qui pourraient survenir durant l'évaluation;
- l'observation de l'évaluation des réponses à la DP et du processus de sélection de l'entrepreneur;
- la participation, à titre d'observateur, aux séances d'information à l'intention du soumissionnaire non retenu.
Conclusions particulières, activités et méthodes du surveillant de l'équité
Vue d'ensemble
Le surveillant de l'équité a entrepris son mandat le 22 avril 2008, avant la publication de la LI/DDR (document 1) sur MERX le 6 mai 2008. La première modification à la LI/DDR (document 2) a été publiée le 21 mai 2009. Cette dernière visait à en reporter la date de clôture. La DP (document 3) a été affichée sur MERX le 6 novembre 2008; la date de clôture était le 1er mai 2009. Deux propositions ont été reçues. Le contrat a été attribué le 29 juin 2009. On a informé le soumissionnaire non retenu le 24 juillet 2009.
Activités du surveillant de l'équité relativement à la LI/DDR et à la version préliminaire de la DP en pièce jointe
Les 24 et 28 avril 2008, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné une version préliminaire de la LI/DDR et fait part de ses commentaires à l'autorité contractante sur la question de l'équité.
Les 5 et 12 mai 2008, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a fait part de ses commentaires ayant trait à l'équité à l'autorité contractante en ce qui concerne la version préliminaire de la DP jointe à la LI/DDR.
Du 20 mai 2008 au 22 juin 2008, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné les commentaires transmis par des fournisseurs intéressés sur la LI/DDR et, le 23 juin 2008, il a discuté avec l'autorité contractante des commentaires liés à l'équité.
Du 4 juillet 2008 au 2 septembre 2008, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné des versions préliminaires de la DP et a discuté de nombreuses questions liées à l'équité avec l'autorité contractante. Durant cette même période, le spécialiste en approvisionnement a participé, à titre d'observateur, à des réunions entre des représentants du MDN et l'autorité contractante pendant lesquelles ont été abordées les questions liées à l'équité.
Le 8 août 2008, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a pris part, à titre d'observateur, à des entretiens particuliers entre les représentants de l'équipe de projet et les deux fournisseurs éventuels pendant lesquels ces derniers ont fait part de leurs commentaires sur la version préliminaire de la DP. Les deux entretiens se sont déroulés en appliquant les mêmes règles relativement aux commentaires transmis par les fournisseurs et aux réponses fournies par l'État.
Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été cerné relativement au processus de la LI/DDR. Les responsables de projet ont examiné minutieusement les commentaires liés à l'équité, et les mesures appropriées ont été prises. On a donné l'occasion à tous les fournisseurs intéressés de transmettre leurs commentaires par écrit et en personne (au cours des entretiens particuliers avec les responsables de projet) sur la version préliminaire de la DP. L'état a examiné avec soin tous les commentaires des fournisseurs sur la version préliminaire de la DP.
Activités du surveillant de l'équité relativement à la DP affichée sur MERX et aux modifications connexes
La DP a été affichée sur MERX le 6 novembre 2008. Au cours de la période du 17 novembre 2008 au 7 janvier 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné la DP et les questions transmises par les fournisseurs, discuté des aspects liés à l'équité avec l'autorité contractante et participé, à titre d'observateur, à des réunions entre des représentants de l'équipe de projet du MDN et l'autorité contractante au cours desquelles on a discuté des questions sur la DP transmises par les soumissionnaires éventuels et des réponses proposées.
Au cours de la période du 17 novembre 2008 au 29 avril 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné les versions préliminaires ou définitives des modifications 1 à 20 à la DP (documents 4 à 23). Le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a fait part de ses commentaires ayant trait à l'équité sur la DP et les modifications connexes.
Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été cerné au cours de la période d'affichage de la DP. Les responsables de projet ont examiné minutieusement les commentaires liés à l'équité, et les mesures appropriées ont été prises.
Activités du surveillant de l'équité relativement à l'évaluation des propositions
Le 4 mai 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a participé, à titre d'observateur, à une réunion du comité d'évaluation des propositions portant sur les procédures qui seront appliquées pour l'évaluation des propositions reçues. Les procédures adoptées étaient conformes à la DP et aux pratiques exemplaires à cet égard.
Le 4 mai 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a observé l'évaluation de consensus de la conformité aux exigences obligatoires de chacune des propositions.
Au cours de la période du 4 au 8 mai 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a observé l'évaluation de consensus de la conformité aux exigences cotées de chacune des propositions.
Le 8 mai 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a observé la compilation des points alloués à chacune des propositions dans le cadre de l'évaluation de consensus et à la confirmation des notes techniques globales.
Le 14 mai 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné l'évaluation financière réalisée par l'autorité contractante, consistant en des calculs visant à déterminer les « prix proposés » de chacune des propositions.
Le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité est d'avis que l'évaluation du Comité d'évaluation a été réalisée de façon équitable, et ce, conformément aux dispositions de la DP, et que la méthode de sélection de l'entrepreneur précisée dans la DP a été appliquée de manière équitable.
Activités du surveillant de l'équité relativement à la séance d'information à l'intention du soumissionnaire non retenu
Le 24 juillet 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a participé, à titre d'observateur, à la séance d'information à l'intention du soumissionnaire non retenu. La séance s'est déroulée dans un cadre ouvert et transparent.
Bruce Maynard
Surveillant de l'équité (chef d'équipe)
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Documents de référence
Les documents énumérés ci-dessous font l'objet d'une numérotation dans le rapport ci-joint. À moins d'indications contraires, vous pouvez vous les procurer auprès du bureau de projet du CETM.
Sommaire du tableau
Tableau sur les documents énumérés ci-dessous font l'objet d'une numérotation dans le rapport ci-joint. À moins d'indications contraires, vous pouvez vous les procurer auprès du bureau de projet du CETM.| Nº | Document | Renseignement supplémentaire |
|---|---|---|
| 1 | Lettre d'intérêt/demande de renseignements (LI/DDR) | Affichée sur MERX le 6 mai 2008 |
| 2 | Modification no 1 à LI/DDR | Affichée sur MERX le 21 mai 2008 |
| 3 | Demande de propositions (DP) | Affichée sur MERX le 6 novembre 2008 |
| 4 | Modification no 1 à la DP | Affichée sur MERX le 24 novembre 2008 |
| 5 | Modification no 2 à la DP | Affichée sur MERX le 4 décembre 2008 |
| 6 | Modification no 3 à la DP | Affichée sur MERX le 9 décembre 2008 |
| 7 | Modification no 4 à la DP | Affichée sur MERX le 11 décembre 2008 |
| 8 | Modification no 5 à la DP | Affichée sur MERX le 19 décembre 2008 |
| 9 | Modification no 6 à la DP | Affichée sur MERX le 8 janvier 2009 |
| 10 | Modification no 7 à la DP | Affichée sur MERX le 9 janvier 2009 |
| 11 | Modification no 8 à la DP | Affichée sur MERX le 3 février 2009 |
| 12 | Modification no 9 à la DP | Affichée sur MERX le 6 février 2009 |
| 13 | Modification no 10 à la DP | Affichée sur MERX le 27 février 2009 |
| 14 | Modification no 11 à la DP | Affichée sur MERX le 6 mars 2009 |
| 15 | Modification no 12 à la DP | Affichée sur MERX le 11 mars 2009 |
| 16 | Modification no 13 à la DP | Affichée sur MERX le 13 mars 2009 |
| 17 | Modification no 14 à la DP | Affichée sur MERX le 19 mars 2009 |
| 18 | Modification no 15 à la DP | Affichée sur MERX le 2 avril 2009 |
| 19 | Modification no 16 à la DP | Affichée sur MERX le 7 avril 2009 |
| 20 | Modification no 17 à la DP | Affichée sur MERX le 16 avril 2009 |
| 21 | Modification no 18 à la DP | Affichée sur MERX le 23 avril 2009 |
| 22 | Modification no 19 à la DP | Affichée sur MERX le 24 avril 2009 |
| 23 | Modification no 20 à la DP | Affichée sur MERX le 28 avril 2009 |
- Date de modification :