Programme de réinstallation intégré

Préface

IT/NET a été chargé du processus de surveillance de l'équité (SE) pour le compte du Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR) de TPSGC, dans le cadre du marché portant le numéro 24062-070410 relatif au Programme de réinstallation intégré (PRI).

Le présent document intitulé « Rapport final du surveillant de l'équité » comprend un résumé des activités et des observations du surveillant de l'équité à l'égard des divers documents et processus faisant partie du marché précité, à partir du lancement de la demande de soumissions jusqu'à l'adjudication du marché, ainsi que l'attestation d'assurance portant sur l'équité du processus.

IT/NET aimerait remercier les équipes d'approvisionnement et d'évaluation technique pour leur participation durant le processus de surveillance. Leur appui et leur participation ont été d'une aide précieuse.

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Besoin du PRI
• 3. Attestation d'assurance
• 4. Méthodologie du SE
• 5. Activités et observations du SE (surveillant de l'équité)
  • 5.1 Rapports antérieurs sur les acquisitions
  • 5.2 Services d'administration du marché actuel
• 6. Activités et observations du SE – Demande de renseignements
• 7. Activités et observations du SE – Élaboration de la DP
• 8. Activités et observations du SE – Évaluation des soumissions
  • 8.1 Évaluation technique
  • 8.2 Évaluation des prix et notation globale
• 9. Documents

1. Introduction

IT/NET a été retenu en tant que surveillant de l'équité afin de vérifier le processus d'achat dans le cadre du marché de Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) lié au Programme de réinstallation intégré et découlant de la demande de soumissions nº 24062-070410/D. IT/NET représente un tiers indépendant dans le contexte de la présente demande.

Vous trouverez ci-joint le rapport final concernant les activités du surveillant de l'équité, à partir de la demande de renseignements jusqu'à l'adjudication du marché, en passant par la demande de propositions et l'évaluation des soumissions.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et les activités pertinentes, et nous avions accès à l'ensemble du processus d'approvisionnement. Nous avons eu l'entière collaboration de tous les intervenants de TPSGC, du Conseil du Trésor (CT), du ministère de la Défense nationale (MDN) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

2. Besoin du PRI

Le Programme de réinstallation intégré (PRI) offre aux membres des Forces canadiennes (FC) et aux fonctionnaires du gouvernement du Canada (GC) des données, des conseils et de l'aide professionnelle liés à la réinstallation, au Canada et à l'étranger, des fonctionnaires fédéraux.

Les membres et les employés sont accompagnés durant toutes les étapes du processus, que ce soit pour la planification de la réinstallation, l'aide au marketing, les services à la destination et l'accès à des fournisseurs tiers de services comme les agents immobiliers, les avocats, les notaires, les inspecteurs et les évaluateurs d'unités d'habitation.

Le nombre global de réinstallations pris en charge (soit le nombre de dossiers de réinstallation en cours) dans le cadre du marché du PRI en 2007-2008 était de 19 466, réparti comme suit : FC – 15 481; GRC – 2 282; GC – 1 703.

Le nouveau marché du PRI, évalué à 141 000 000 $, aura une durée de cinq ans, entre le 1^er décembre 2009 et le 30 novembre 2114, avec la possibilité de le prolonger de deux périodes supplémentaires d'une année chacune.

3. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité donne l'assurance suivante concernant le Programme de réinstallation intégré :

Selon notre jugement professionnel, nous affirmons que le processus d'achat observé était conforme aux documents appropriés de demande de soumissions et qu'il a été réalisé de manière équitable, ouverte, compétitive et transparente.

______________________
Dennis Martel, gestionnaire de compte

______________________
Jim Jones, surveillant de l'équité

4. Méthodologie du SE

Le surveillant de l'équité (SE) est un tiers indépendant dont le rôle est d'observer le processus d'achat du PRI, de formuler des commentaires sur les questions d'équité au Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR) et d'attester de l'équité du processus d'achat observé.

Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence, d'intégrité et d'obligation de rendre compte, y compris la mesure dans laquelle le processus observé respecte la stratégie approuvée et les demandes de soumissions qui en résultent dans le cadre de la législation, de la réglementation et des procédures et politiques gouvernementales et ministérielles pertinentes.

Conformément aux exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents d'appel d'offres appropriés, nous avons observé les activités avant les demandes de soumissions (p. ex., les demandes de renseignements), les activités liées aux demandes de soumissions (p. ex., les modifications aux demandes de propositions) et le processus d'évaluation des soumissions (p. ex., obtenir un consensus pour l'évaluation technique), nous avons cerné les questions liées à l'équité pour le compte des autorités contractantes et techniques, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies, le cas échéant, soient raisonnables et appropriées.

5. Activités et observations du SE (surveillant de l'équité)

5.1 Rapports antérieurs sur les acquisitions

Les rapports et les décisions présentés ci-dessous ont d'abord été examinés par le SE afin de mettre en lumière les questions d'équité évaluées dans le cadre des achats les plus récents du PRI (Programme de réinstallation intégré) et pour tirer profit des leçons apprises et des recommandations pour le marché en cours.

• Rapport de la vérificatrice générale du Canada de novembre 2006 - Chapitre 5 - La réinstallation des membres des Forces canadiennes, de la GRC et de la fonction publique fédérale;
• Décision du TCCE en matière d'approvisionnement (Tribunal canadien du commerce extérieur) (Dossier nº PR-2004-054);
• Rapport du Comité permanent des comptes publics – 29 mai 2007.

Les aspects relatifs à l'équité concernant l'intégralité, l'exactitude, la vérification et l'intégrité des données volumétriques fournies aux entrepreneurs, surtout en ce qui touche celles qui sont utilisées dans le cadre de l'évaluation financière des soumissions, ont été transmises par le SE à l'autorité contractante et ont toutes été abordées.

5.2 Services d'administration du marché actuel

Après que les activités concernant le nouvel achat eurent commencé, le SE a :

• participé à la réunion trimestrielle du PRI de décembre 2008 au cours de laquelle les questions concernant l'administration du marché, en cours à ce moment, ont été abordées;
• examiné les besoins nouveaux et révisés qui étaient à l'étude dans le cadre du marché en cours à ce moment.

Les aspects relatifs à l'équité ont été soulevés par le SE et les intervenants en ont tous tenu compte de manière satisfaisante.

6. Activités et observations du SE – Demande de renseignements

Une Demande de renseignements (DR) a été publiée le 7 août 2008. On a répondu favorablement à une demande de prorogation en prolongeant la période de soumission de deux semaines. Par conséquent, la date d'échéance de la DR a été reportée au 22 septembre 2008.

Parmi les pièces jointes à la DR, on retrouvait une ébauche de la Demande de propositions (DP), un énoncé des exigences (EE) et les critères d'évaluation (partiellement définis). L'objectif de la DR était de solliciter les observations et les suggestions de l'industrie du secteur de la réinstallation concernant ces documents, et de recueillir des commentaires sur les questions fournies par l'État.

En tout, quatre entrepreneurs on répondu par écrit à la DR. En fonction des réponses reçues, les aspects relatifs à l'équité ont été présentés par le SE au responsable des marchés.

Dans une lettre reçue d'un entrepreneur, les exigences du PRI (surtout en ce qui a trait aux critères obligatoires) ont été jugées contraignantes, et une demande a été soumise pour rencontrer l'autorité contractante. Pour donner suite à cette lettre, un avis a été publié sur MERX afin d'inviter toutes les entreprises à faire parvenir à l'autorité contractante et au chargé de projet leurs préoccupations, leurs observations et leurs suggestions.

Des réunions ont eu lieu du 16 au 18 septembre. Trois entreprises ont décidé de faire des présentations.

Pour suite des commentaires reçus au cours des présentations, l'exigence obligatoire minimale concernant le nombre de réinstallations annuelles a été assouplie; elle a été ramenée de 1 500 à 500 réinstallations par an.

Le SE a relevé un problème d'équité possible en ce qui touche le raccourcissement de la période de transition définie dans la DR (de 6 mois à 3 mois). Pour le régler, une période de lancement de trois mois a été ajoutée à la période de transition, ce qui a eu pour effet d'accorder à l'entrepreneur un laps de temps de six mois pour lui permettre de satisfaire aux besoins prévus quant à la charge de travail totale (pour atteindre la pleine capacité opérationnelle).

Le SE a examiné, en fonction de la DP, de l'EE et des critères d'évaluation, la DR, les directives relatives aux présentations, les réponses des entrepreneurs à la DR, leurs documents de présentation ainsi que les autres documents qu'ils ont fait parvenir, puis il a déterminé les aspects relatifs à l'équité dont on a tenu compte de manière satisfaisante.

7. Activités et observations du SE - Élaboration de la DP

La DP a été publiée le 29 avril 2009 et fermée le 22 juin 2009. Vingt-deux copies de la DP ont été téléchargées.

Les questions de l'industrie ont été abordées en deux tranches; la première, ouverte à tous les fournisseurs (telles qu'elles ont été reçues au 13 mai 2009), la seconde, traitant des questions ou des clarifications suivant les réponses de la première tranche (telles qu'elles ont été reçues au 5 juin 2009).

Dans la première tranche, 126 questions ont été posées par l'industrie, ce qui a amené 46 modifications à la DP. Les réponses ont été traitées dans une série de six affichages comportant les modifications apportées à la DP, le dernier affichage ayant eu lieu le 3 juin 2009. Dans la seconde tranche, six questions ont été posées par l'industrie, ce qui a amené cinq modifications supplémentaires à la DP, lesquelles ont été traitées dans trois autres affichages des modifications apportées à la DP.

Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission et a relevé des aspects relatifs à l'équité, qui ont tous été abordés de façon satisfaisante.

8. Activités et observations du SE – Évaluation des soumissions

Une proposition a été présentée en réponse à la DP.

8.1 Évaluation technique

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs, de même que le processus de vérification des références et le modèle de lettre de vérification des références.

L'évaluation des soumissions a commencé le 29 juin 2009, par une séance d'information destinée à l'équipe d'évaluation technique, à laquelle ont assisté l'autorité contractante et le SE. L'évaluation technique s'est terminée le 13 juillet 2009.

Deux réunions consensuelles sur l'évaluation technique ont eu lieu. Tous les évaluateurs techniques étaient présents à ces deux réunions, de même que l'autorité contractante et le SE.

Trois références ont été contactées. Les trois références ont toutes fourni l'information demandée.

Des aspects relatifs à l'équité ont été relevés par le SE concernant l'application de l'information de vérification des références dans la notation des propositions, et ils ont tous été réglés de façon satisfaisante.

8.2 Évaluation des prix et notation globale

Le SE a examiné, de façon indépendante, les résultats de l'évaluation financière et les notes globales de la soumission. Aucune considération en matière d'équité n'a été observée.

9. Documents

Les documents suivants ont été mentionnés dans le présent rapport. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles par l'entremise de TPSGC.

Sommaire du tableau

Tableau sur les documents suivants ont été mentionnés dans le présent rapport. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles par l'entremise de TPSGC.

No	Titre du document	Détails
1	Demande de renseignements (DR)	Affichage sur MERX, le 7 août 2008
2	Modification 1 à la DR	Affichage sur MERX, le 29 août 2008
3	Modification 2 à la DR	Affichage sur MERX, le 8 septembre 2008
4	Demande de propositions (DP)	Affichage sur MERX, le 29 avril 2009
5	Modification 1 à la DP	Affichage sur MERX, le 6 mai 2009
6	Modification 2 à la DP	Affichage sur MERX, le 8 mai 2009
7	Modification 3 à la DP	Affichage sur MERX, le 12 mai 2009
8	Modification 4 à la DP	Affichage sur MERX, le 29 mai 2009
9	Modification 5 à la DP	Affichage sur MERX, le 2 juin 2009
10	Modification 6 à la DP	Affichage sur MERX, le 3 juin 2009
11	Modification 7 à la DP	Affichage sur MERX, le 9 juin 2009
12	Modification 8 à la DP	Affichage sur MERX, le 10 juin 2009
13	Modification 9 à la DP	Affichage sur MERX, le 11 juin 2009
14	Plan d'évaluation
15	Évaluation du cadre de référence
16	Feuilles de notation individuelle, total partiel
17	Feuilles de notation consensuelle, total partiel
18	Vérification des références (procédure de)
19	Lettre de vérification des références (modèle de)