Projet de réinstallation du quartier général de la division E de la GRC demande de proposition

Projet de réinstallation du QG de la Division E de la Gendarmerie royale du Canada (GRC)

John R.Singleton, conseil de la Reine, de la firme Singleton Urquhart de Vancouver, a été désigné à titre de surveillant de l'équité dans le cadre du Projet de réinstallation du quartier général (QG) de la Division E de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Son associé, Stephen J. Berezowskyj, a agi comme remplaçant de M. Singleton au cours du processus de demande de proposition (DP), et il a participé à la surveillance de l'équité et de la transparence du processus de DDP ainsi qu'à la rédaction du rapport connexe.

Le présent rapport comprend une attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs du mandat qui a été confié au surveillant de l'équité, les méthodes appliquées et les constatations pertinentes relatives aux activités réalisées.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité est d'avis que le processus d'approvisionnement relatif au Projet de réinstallation du QG de la Division E de la GRC, mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) et dont il a assuré la surveillance, a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité

L'objectif général du surveillant de l'équité était de jeter un regard indépendant sur le processus d'approvisionnement dans le cadre du Projet de réinstallation du QG de la Division E de la GRC et de faire part à TPSGC de ses commentaires quant à l'équité, l'ouverture et la transparence du processus.

Une demande de proposition portant sur la conception, la construction, l'entretien et le financement du Projet de réinstallation du QG de la Division E de la GRC (« le Projet »), diffusée le 31 mars 2009 puis modifiée et rediffusée le 16 juillet 2009, définissait les exigences relatives au processus et au calendrier des travaux. Cette demande de proposition a été diffusée auprès de soumissionnaires préqualifiés dans le cadre d'un processus de demande de qualification au cours duquel les soumissionnaires ont présenté une proposition à TPSGC, qui devait par la suite évaluer les propositions et recommander un entrepreneur. L'entrepreneur retenu devait alors conclure avec TPSGC un accord relatif au projet définissant l'entente conclue entre lui-même et TPSGC pour les 25 prochaines années.

Le Projet a été mis sur pied à l'intention de la GRC, qui a joué un rôle clé dans le processus d'achat et dans l'évaluation des soumissions.

Rôle du surveillant de l'équité

Pour que le surveillant de l'équité puisse s'acquitter de ses responsabilités, on a déterminé dès le début qu'il devrait avoir accès à toute la documentation et à toutes les communications pendant le processus de demande de proposition, et qu'il devrait également pouvoir assister à n'importe quelle réunion à laquelle assisteraient un ou plusieurs représentants de TPSGC, de la GRC ou des soumissionnaires dans le cadre de la DDP. Voici quelques-unes des responsabilités du surveillant de l'équité :

1. revoir tous les documents et de toute l'information liée au marché, y compris les réunions de consultation et le processus d'évaluation des soumissions, et signaler les problèmes décelés en matière d'équité;

2. observer toutes les réunions de consultation;

3. observer le processus d'évaluation entrepris par le comité d'évaluation;

4. se tenir au courant, auprès du Canada, de tous les documents et de toutes les activités liés au processus d'achat;

5. fournir des rapports écrits au Canada.

Le rôle du surveillant de l'équité a été expliqué plus longuement au cours de séances d'information à l'intention des soumissionnaires, au début du processus.

La participation du surveillant de l'équité dans le cadre du processus de DDP remonte à avant la diffusion de la DDP, le 31 mars 2009, et a été maintenue jusqu'à la fin du processus d'évaluation, vers le 4 mai 2010. Voici les principales activités du surveillant de l'équité :

• revoir la DDP avant sa diffusion ainsi que les addendas établis au cours de la période de réponse à la DDP;

• assister à des séances d'information à l'intention des soumissionnaires préqualifiés;

• assister, à titre d'observateur, aux séances individuelles de consultation entre chacun des soumissionnaires préqualifiés, TPSGC et l'équipe d'entrevue et d'évaluation de la GRC;

• assister, à titre d'observateur, aux séances d'orientation et de formation à l'intention des membres de l'équipe d'évaluation et de l'équipe de conseillers techniques de TPSGC et de la GRC;

• surveiller et observer les délibérations de l'équipe d'évaluation de TPSGC et de la GRC;

• déceler les problèmes liés à l'équité et à la transparence au cours des réunions susmentionnées et à d'autres occasions;

• surveiller les négociations contractuelles;

• surveiller et observer les séances d'information à l'intention de chacun des trois soumissionnaires;

• dresser un rapport sur les rôles et les observations du surveillant de l'équité.

Observations tirées du processus d'évaluation

Préparation de l'évaluation des propositions

Directives et protocoles

TPSGC a élaboré des directives et des protocoles relatifs au processus d'évaluation des propositions. Le surveillant de l'équité a examiné les documents élaborés.

Orientation de l'équipe d'évaluation

L'équipe d'évaluation a assisté à des séances d'information approfondies afin de se préparer à l'évaluation des soumissions. Ces séances ont été surveillées par le surveillant de l'équité.

Processus relatif à la prise de décisions et à la gestion de l'évaluation par TPSGC.

Une description détaillée des responsabilités et du processus du comité d'évaluation a été énoncée dans le guide d'évaluation en date du 21 septembre 2009.

Les lignes directrices ont été examinées par le surveillant de l'équité, qui devait déterminer si elles reflétaient un processus d'évaluation juste et transparent.

Voici les principales fonctions et activités du comité d'évaluation :

• à TPSGC, un gestionnaire global de projet a été désigné comme responsable de la DDP et du processus d'évaluation;

• les membres du comité d'évaluation ont assisté à toutes les réunions de consultation avec les soumissionnaires, et ils ont répondu aux questions de ceux-ci;

• les membres de l'équipe d'évaluation ont assisté à des présentations détaillées de la part de conseillers techniques dans les domaines de la conception, de la construction, du financement, de la gestion des installations ainsi que des aspects commerciaux du projet;

• le comité d'évaluation a organisé une série de réunions afin d'évaluer les propositions reçues et de soumettre un rapport final à TPSGC.

Le surveillant de l'équité a assisté à toutes les réunions susmentionnées.

Structure du processus d'évaluation

Le processus d'évaluation a été décrit de façon considérablement détaillée dans la DDP diffusée le 31 mars 2009.

Au total, le surveillant de l'équité ou son représentant désigné ont assisté à plus de 100 réunions.

Déroulement de l'évaluation et détermination des soumissionnaires privilégiés

Le résumé suivant illustre de façon concrète le déroulement de l'évaluation :

Ajout au rapport final
suivant l'attribution du contrat et les comptes rendus

Le présent ajout au rapport final du surveillant de l'équité porte sur l'attribution du contrat ainsi que sur les comptes rendus donnés aux soumissionnaires non retenus le 4 mai 2010.

Par l'entremise de représentants de la GRC et de Partnerships BC, j'ai surveillé le processus d'attribution du contrat et ai assisté aux trois séances de comptes rendus susmentionnées.

Je conclus que le processus d'attribution du contrat et les comptes rendus connexes dans le cadre de la DDP ont été réalisés de manière équitable, ouverte et transparente.

« John R.Singleton, conseil de la Reine »

John R.Singleton, conseil de la Reine
Surveillant de l'équité