Processus concurrentiel d'acquisition pour la fourniture de locaux en location pour l'Agence du revenu du Canada, projet de remplacement Place Vanier

En qualité de Surveillant de l'équité, les firmes Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l'équité) soumet par les présentes son rapport final de l'entrepreneur SE (rapport final SE) se rapportant au processus concurrentiel d'acquisition pour la fourniture de locaux en location pour l'Agence du revenu du Canada, projet de remplacement Place Vanier mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie du projet numéro 5222-2009-1. Ce rapport final couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité débutant par un examen de la sollicitation devant servir à la sélection des invités à soumissionner (SIAS), jusqu'à la conclusion de l'évaluation des offres irrévocables reçues en réponse à l'invitation à soumettre une offre irrévocable (ISOI) et la sélection et recommandation d'un proposant.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée de notre mandat, des méthodes utilisées et des constatations pertinentes résultant des activités menées.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus d'acquisition pour la fourniture de locaux en location pour l'Agence du revenu du Canada projet de remplacement Place Vanier mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) et surveillé par le Surveillant de l'équité, a été mené de façon équitable.

Dans ce contexte, l'équité est définie comme des décisions prises objectivement, sans influence politique ni favoritisme personnel et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.

Nos services incluaient :

• La fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur le document devant servir à la sélection des invités à soumissionner (SIAS) à l'état d'ébauche et final, incluant les addendas, pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité ainsi qu'attirer l'attention sur des lacunes potentielles en matière d'équité qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
• L'observation de l'évaluation des réponses reçues à la SIAS pour assurer que l'évaluation et les procédures de sélection et la politique ministérielle spécifiées dans la SIAS ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection;
• La fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur l'invitation à soumettre une offre irrévocable (ISOI), incluant les ébauches d'addendas à être envoyés aux proposants qualifiés pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité et attirer l'attention sur des lacunes potentielles en matière d'équité qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
• L'observation de l'évaluation des réponses reçues à l'ISOI et le processus de sélection du proposant pour assurer la consistance avec les procédures et exigences prescrites dans l'ISOI;
• L'observation des comptes rendus tenus auprès des proposants non retenus. (Cette activité aura lieu subséquemment à l'acceptation par la Couronne, d'une offre irrévocable et fera l'objet d'un addenda à ce rapport).

Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Avant le début des activités du surveillant de l'équité, un certain nombre d'activités avaient déjà eu lieu. Une demande de renseignements (DDR) (document 1) avait été affichée sur MERX le 15 décembre 2008 avec une date de fermeture du 30 janvier 2009. Cette demande avait pour but d'obtenir des renseignements sur la disponibilité de locaux à bureaux pour satisfaire quatre besoins d'espace en location. Un des besoins impliquait le remplacement de l'espace loué de la Place Vanier. Le 19 février 2010, la SIAS avait été envoyée aux répondants à la DDR qui avaient indiqué que de l'espace de locaux à bureaux en location pourrait être mis en disponibilité afin de rencontrer le besoin pour le remplacement de l'espace de la Place Vanier.

Activités du SE relatives à la Demande de renseignements (DDR)

Le 20 mars 2010, le Spécialiste de la surveillance de l'équité (Spécialiste SE) a révisé la DDR qui avait inclus le besoin pour le remplacement de l'espace de la Place Vanier et qui avait été affichée sur MERX le 15 décembre 2008 incluant les révisions affichées le 18 décembre 2008.

Activités du SE relatives à la sélection des invités à soumissionner (SIAS)

Durant la période du 15 mars 2010 au 9 avril 2010, le Spécialiste SE a révisé la sollicitation SIAS (document 2) fournie précédemment aux proposants qui avaient répondu à la DDR et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Toutes les observations soulevées ont été traitées de façon appropriée.

Durant la même période, le Spécialiste SE a révisé les addendas 1 à 6 (documents 3 à 8) à la sollicitation SIAS et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Toutes les observations soulevées ont été traitées de façon appropriée.

Activités du SE relatives à l'évaluation des réponses à la SIAS (Demandes de qualification)

Le 13 avril 2010, le Spécialiste SE a révisé la « Liste de contrôle des exigences obligatoires » (document 9) et le 21 avril 2010 a révisé les « Tableaux de pointage d'évaluation cotée » (document 10). Le même jour, il a observé la réunion de lancement du Comité d'évaluation. Toutes les observations soulevées par le Spécialiste SE on été traitées de façon appropriée.

Le 3 mai 2010, le Spécialiste SE a observé une réunion visant à établir un consensus sur les exigences cotées. Le 17 mai 2010, il a aussi révisé une demande de lettre de clarification à l'état d'ébauche qui devait être envoyée à un proposant. Le 18 mai 2010, il a révisé la réponse de clarification reçue.

Le 25 mai 2010, le Spécialiste SE a observé la réunion finale du Comité d'évaluation au cours de laquelle la réponse à la lettre de clarification a été considérée en fonction du critère coté concerné et un consensus établi sur un pointage et la rationalité. Le Comité a aussi été d'accord sur la sélection des répondants qualifiés qui ont été recommandés pour recevoir une invitation à soumettre une offre irrévocable de location.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée avec le processus d'évaluation et de sélection.

Activités du SE relatives aux invitations à soumettre une offre irrévocable (ISOI)

Le 30 mai 2010, le Spécialiste SE a révisé les invitations (document 11) à être envoyées aux trois (3) proposants retenus, les invitant à soumettre une offre irrévocable de location. L'invitation à soumettre une offre irrévocable (ISOI) faisait partie de la sollicitation connexe SIAS. Il a aussi révisé la lettre à être envoyée au proposant non retenu. Aucune préoccupation relative à l'équité n'a été identifiée.

Durant la période du 17 juin 2010 au 30 juin 2010, il a révisé les addendas 7 à 10 (documents 12 à 15) et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises.

Activités du SE relatives à l'évaluation des offres irrévocables

Le 12 juillet 2010, le Spécialiste SE a révisé une lettre adressée à un proposant qui avait demandé des renseignements additionnels. La demande était consistante avec les règles prescrites dans la SIAS. Aucune préoccupation relative à l'équité n'a été identifiée.

Le 19 juillet 2010, le Spécialiste SE a observé la réunion du Comité d'évaluation au cours de laquelle un consensus a été établi sur l'évaluation des exigences obligatoires de l'ISOI. Il n'y avait aucune exigence cotée. La base de sélection pour sélectionner le proposant recommandé était consistante avec celle prescrite dans la SIAS pour la phase ISOI. Aucune préoccupation relative à l'équité n'a été identifiée.

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Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité

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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le rapport ci-joint. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet de remplacement Place Vanier.

Sommaire du tableau

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le rapport ci-joint. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet de remplacement Place Vanier.

Nº	Document	Information additionnelle
1	Demande de renseignements	Affichée le 15 décembre 2008 Fermeture le 30 janvier 2009
2	Sélection des invités à soumissionner (SIAS)	19 février 2010
3	Addenda no.1 à la SIAS	26 février 2010
4	Addenda no.2 à la SIAS	10 mars 2010
5	Addenda no.3 à la SIAS	12 mars 2010
6	Addenda no.4 à la SIAS	23 mars 2010
7	Addenda no.5 à la SIAS	29 mars 2010
8	Addenda no.6 à la SIAS	6 avril 2010
9	Liste de contrôle exigences obligatoires	13 avril 2010
10	Tables de pointage évaluation cotée	21 avril 2010
11	Invitations ISOI (une à chaque proposant qualifié)	1 juin 2010
12	Addenda no.7 à la SIAS	23 juin 2010
13	Addenda no.8 à la SIAS	23 juin 2010
14	Addenda no.9 à la SIAS	25 juin 2010
15	Addenda no.10 à la SIAS	30 juin 2010

Addenda au rapport final du Surveillant de l'équité daté du 3 août 2010 concernant la fourniture de locaux en location pour l'Agence du Revenu du Canada projet de remplacement Place Vanier

Cet addenda au rapport final du Surveillant de l'équité, couvre l'octroi du contrat ainsi que l'offre de fournir un compte rendu au proposant qui ne s'est pas qualifié à la phase de sélection des invités à soumissionner (ISAS) et aux proposants non retenus à la phase de l'invitation à soumettre une offre irrévocable (ISOI). Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section titrée « Activités du SE relatives à l'évaluation des offres irrévocables ».

Activités du SE relatives aux comptes rendus

En conformité avec les dispositions de la SIAS et tel que noté ci-dessus, il a été déterminé que trois (3) proposants étaient qualifiés pour soumettre des propositions durant la phase de l'invitation à soumettre une offre irrévocable (ISOI) et ils ont été invités à le faire. Un contrat a été octroyé au proposant retenu. Les raisons pour ne pas être qualifié à la phase de la SIAS et pour ne pas être retenu à la phase de l'ISOI étaient claires dans les communications de la Couronne informant les proposants non retenus, et les proposants n'ont pas demandé une élaboration plus approfondie. Le Spécialiste SE a été satisfait que la Couronne avait rempli son obligation par rapport aux comptes rendus.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que l'information concernant les résultats de leurs soumissions a été fournie aux proposants non retenus de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

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Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité

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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Date : 15 novembre 2010