Réseau des Services nationaux de police (RSNP) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC)

Rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité

Le 17 avril 2010

Soumis à : Kristine Stolarik, agent principal de gestion des risques

Préparé par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en cœntreprise

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À titre de surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après appelés « surveillant de l'équité ») soumettent par la présente leur rapport final de l'entrepreneur en surveillance de l'équité concernant le processus d'achat concurrentiel relatif au Réseau des Services nationaux de police (RSNP) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), lancé par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre du numéro d'appel d'offres M9010-090937/A. Ce rapport rend compte des activités réalisées par le surveillant de l'équité, en ordre chronologique, en commençant par l'examen de l'ébauche de la demande de propositions (DP) jusqu'à l'achèvement de l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre affectation, les méthodes appliquées et les constatations pertinentes relatives aux activités réalisées.

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Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité est d'avis que les processus de demande de propositions et d'évaluation des soumissions relatifs au Réseau des Services nationaux de police (RSNP) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), lancés par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), et ayant fait l'objet d'un suivi par le surveillant de l'équité, ont été exécutés de manière équitable.

Dans ce contexte, l'équité comprend les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence, d'intégrité et de responsabilité, y compris la mesure dans laquelle le processus d'approvisionnement respecte la stratégie d'approvisionnement approuvée et la demande de soumissions subséquente dans le cadre des lois, des règlements ainsi que des politiques et procédures gouvernementales et ministérielles applicables.

Le Canada n'a pas suivi la méthode de sélection de la soumission recommandée indiquée dans la demande de propositions. Voici, en résumé, les explications du Canada à cet égard :

  • Trois soumissions ont été présentées par le même soumissionnaire. Chacune des soumissions a été jugée recevable. Aucun autre fournisseur n'a présenté de soumission.
  • La méthode de sélection du soumissionnaire recommandé indiquée dans l'appel d'offres stipulait ce qui suit : « Une soumission doit respecter les exigences de la demande de soumissions et satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques obligatoires pour être déclarée recevable. La soumission recevable qui obtient la note combinée globale la plus élevée pour le prix d'évaluation calculé au prorata, le prix d'évaluation pondéré calculé au prorata, les exigences cotées calculées au prorata, les points supplémentaires liés à un plan d'entente sur les revendications territoriales globales (ERTG) et les points supplémentaires concernant la Valeur d'évaluation de la proposition (VEP) sera la soumission la mieux cotée. »
  • Deux des soumissions présentées par le soumissionnaire ont obtenu un point plus élevé que la soumission la plus basse du soumissionnaire. Cependant, la structure d'établissement des prix des deux soumissions les mieux classées était fondée sur un coût ponctuel très élevé à l'acquisition qui excédait le financement et les contraintes budgétaires annuelles de la GRC.
  • Si l'une des deux soumissions les mieux cotées était recommandée, le prix de la quatrième année d'option, laquelle peut, à la discrétion du Canada, être exercée ou non, serait payé presque entièrement au cours des première et deuxième années du contrat. Par conséquent, le Canada a déterminé qu'aucune des deux soumissions les mieux cotées ne représentait une valeur équitable pour le Canada. Pour tous ces motifs, la soumission la plus basse a été recommandée pour l'adjudication du marché proposé.

Même si le surveillant de l'équité comprend les raisons pour lesquelles la méthode de sélection prévue dans la DP n'a pas été suivie, notamment la question d'obtenir une valeur équitable pour le Canada et le fait que toutes les soumissions reçues provenaient du même soumissionnaire, il doit noter que la ligne de conduite choisie par le Canada n'était pas conforme aux dispositions de la DP.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation et des commentaires indépendants liés à l'équité.

Nos services de Surveillant de l'équité incluaient :

  • la formulation de commentaires sur l'équité concernant l'ébauche et la version définitive de la demande de propositions (DP), y compris les modifications, afin d'améliorer la clarté, la transparence et la concurrence, ainsi que d'attirer l'attention sur des questions d'équité susceptibles d'être soulevées pendant l'évaluation;
  • l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DDP afin de veiller à ce que les procédures particulières de sélection et d'évaluation de la DP ainsi que les politiques ministérielles aient été respectées et appliquées uniformément tout au long du processus d'évaluation et de sélection;
  • l'observation du débreffage des soumissionnaires non retenus. (Il sera fait état de cette activité dans un addenda au présent rapport.)
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Méthodologies, activités et constatations particulières du Surveillant de l'équité

Activités du surveillant de l'équité relativement à l'élaboration de la DDP affichée sur MERX et aux modifications connexes

Durant la période du 8 avril 2009 au 30 juin 2009, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné l'ébauche de la DP et fourni à l'autorité contractante des observations liées à l'équité. La DDP a été affichée sur MERX le 9 septembre 2009 (Document 1).

Pendant la période du 20 septembre 2009 au 11 janvier 2010, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné les questions soumises par les fournisseurs et les réponses préparées par l'équipe du projet, ainsi que les modifications 1 à 21 à la DP (Documents 2 à 22), dans leurs versions préliminaires. À la suite de ces examens, des observations applicables liées à l'équité ont été fournies à l'autorité contractante et des mesures appropriées ont été prises par les responsables de projet. La date de clôture des soumissions était le 13 janvier 2010.

Activités du surveillant de l'équité relatives à l'évaluation des soumissions reçues

Durant la période du 14 janvier 2010 au 19 mars 2010, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné la documentation liée au processus d'évaluation du projet et formulé des questions aux soumissionnaires. Les observations liées à l'équité ont été fournies aux responsables de projet et les mesures appropriées ont été prises.

Le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a assisté à une réunion sur la planification des évaluations le 10 février 2010 et il a observé les évaluations collectives des soumissions reçues le 22 février 2010 et le 26 février 2010.

Le 31 mars 2010, le spécialiste en approvisionnement du surveillant de l'équité a examiné les résultats de l'évaluation financière et la sélection de la soumission recommandée.

Peter Woods
Surveillant de l'équité (chef d'équipe)

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

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Documents de référence

Les documents cités ci-dessous font l'objet d'une numérotation dans le cadre du présent rapport. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles par l'entremise du bureau de projet du Réseau des Services nationaux de police (RSNP) de la GRC.

Les documents suivants sont identifiés dans le rapport ci-joint. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet quartier central des affaires de Gatineau.
Nº Document Information additionnelle
1 DDP Diffusée sur MERXle 9 septembre 2009
2 Modification no 1 à la DDP Diffusée sur MERXle 22 septembre 2009
3 Modification no 2 à la DDP Diffusée sur MERXle 30 septembre 2009
4 Modification no 3 à la DDP Diffusée sur MERXle 6 octobre 2009
5 Modification no 4 à la DDP Diffusée sur MERXle 7octobre 2009
6 Modification no 5 à la DDP Diffusée sur MERXle 13 octobre 2009
7 Modification no 6 à la DDP Diffusée sur MERXle 21 octobre 2009
8 Modification no 7 à la DDP Diffusée sur MERXle 21 octobre 2009
9 Modification no 8 à la DDP Diffusée sur MERXle 28 octobre 2009
10 Modification no 9 à la DDP Diffusée sur MERXle 3 novembre 2009
11 Modification no 10 à la DDP Diffusée sur MERXle 4 novembre 2009
12 Modification no 11 à la DDP Diffusée sur MERXle 13 novembre 2009
13 Modification no 12 à la DDP Diffusée sur MERXle 18 novembre 2009
14 Modification no 13 à la DDP Diffusée sur MERXle 23 novembre 2009
15 Modification no 14 à la DDP Diffusée sur MERXle 25 novembre 2009
16 Modification no 15 à la DDP Diffusée sur MERXle 26 novembre 2009
17 Modification no 16 à la DDP Diffusée sur MERXle 1er décembre 2009
18 Modification no 17 à la DDP Diffusée sur MERXle 3 décembre 2009
19 Modification no 18 à la DDP Diffusée sur MERXle 9 décembre 2009
20 Modification no 19 à la DDP Diffusée sur MERXle 21 décembre 2009
21 Modification no 20 à la DDP Diffusée sur MERXle 7 janvier 2010
22 Modification no 21 à la DDP Diffusée sur MERXle 11 janvier 2010

Ajout au rapport final du surveillant de l'équité daté du 17 avril 2010 concernant le Réseau des Services nationaux de police (RSNP) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC)

Le présent ajout au rapport final du surveillant de l'équité porte sur l'établissement d'un contrat avec le soumissionnaire retenu. La partie suivante devrait être ajoutée à la dernière section après la partie nommée « Activités du surveillant de l'équité relatives à l'évaluation des soumissions reçues » du rapport final :

Activités du surveillant de l'équité relatives aux comptes rendus

Un contrat a été attribué au soumissionnaire retenu. On a proposé de donner des comptes rendus à l'unique fournisseur ayant présenté plusieurs soumissions, mais ce dernier a décliné l'offre. Selon le spécialiste en matière de surveillance de l'équité, le fait d'offrir un compte rendu démontre que l'État a traité cette question de manière équitable.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité est d'avis que les comptes rendus ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité s'entend des décisions prises objectivement, sans influence politique ni favoritisme personnel, et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.

Peter Woods
Chef d'équipe de la surveillance de l'équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Date : le 6 octobre 2010