Processus concurrentiel d'acquisition pour le projet de transformation des activités et des systèmes des biens immobiliers (PTASBI) entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC)

Rapport final de l'entrepreneur survaillant de l'équité

Le 27 juin 2011

Soumis à : Norman Steinberg, agent principal des risques

Présenté par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International IncM. en coentreprise

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Table des matières

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Introduction

En qualité de Surveillant de l'équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l'équité) soumet  par les présentes son rapport final de Surveillant de l'équité (rapport final SE) se rapportant au processus concurrentiel d'acquisition pour le projet de transformation des activités et des systèmes des biens immobiliers (PTASBI) entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de l'invitation à soumissionner numéro EP324-060161/D. Ce rapport final SE couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité débutant par un examen de la Demande de proposition (DDP) qui avait été affichée sur MERX avant le commencement  des services de surveillance de l'équité jusqu'à la conclusion de l'évaluation des soumissions reçues et la sélection du soumissionnaire recommandé.

La présente invitation à soumissionner identifiait le fait que cette invitation était une relance du besoin décrit dans une précédente invitation à soumissionner , invitation numéro EP324-060161/B datée du 22 décembre 2008 avec une date de fermeture du 22 avril 2009 (ci-après désignée comme la première invitation à soumissionner). Subséquemment à la conclusion de l'évaluation des soumissions reçues suite à la première invitation à soumissionner, la Couronne a décidé de ne pas attribué un contrat suite à l'invitation à soumissionner et de ne pas fournir de comptes rendus aux soumissionnaires.

En ce qui concerne la première invitation, le Surveillant de l'équité a fourni une opinion avec réserve dans son rapport final basée sur son opinion que la décision de ne pas fournir de comptes rendus aux soumissionnaires constituait un déni important relatif à la transparence sur les résultats de la première invitation à soumissionner et la compétitivité de la nouvelle invitation à soumissionner proposée.

Lorsque le rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité a été publié récemment sur le site Web de TPSGC, la Couronne a aussi publié « une réponse de la gestion » au rapport qui déclarait entre autres, que :

« TPSGC ne souscrit pas à l'affirmation du Surveillant de l'équité selon laquelle, à cause du manque de transparence dans le premier processus, la compétitivité dans le deuxième processus aura été compromise. Le fait de ne pas avoir fourni de compte rendu individuel après l'annulation du premier processus n'a eu aucun impact sur le nouvel appel d'offres car aucune préoccupation en matière d'équité ne fut soulevée tout au long du deuxième processus ».

L'actuel Surveillant de l'équité sur cette invitation n'est pas d'accord avec l'énoncé que :

« Le fait de ne pas avoir fourni de compte rendu individuel après l'annulation du premier processus n'a eu aucun impact sur le nouvel appel d'offres car aucune préoccupation en matière d'équité ne fut soulevée tout au long du deuxième processus ».

Si le fait que le présent rapport n'inclut pas une opinion avec réserve basée sur les constatations durant la première invitation à soumissionner, c'est parce que le mandat du Surveillant de l'équité pour la présente invitation à soumissionner n'inclus que les activités de la Couronne sur la présente invitation à soumissionner et non pas la question à savoir si oui ou non la compétitivité de la présente invitation à soumissionner a été compromise par les actions de la Couronne sur la première invitation à soumissionner.

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Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

En ce qui concerne la présente invitation à soumissionner numéro EP324-060161/D pour le projet de transformation des activités et des systèmes des biens immobiliers (PTASBI), le Surveillant de l'équité a surveillé la phase de la Demande de proposition après que la DDP fut affichée sur MERX ainsi que la phase d'évaluation des soumissions qui incluait la sélection d'un soumissionnaire recommandé. Le Surveillant de l'équité est d'avis que l'activité surveillée a été menée de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir à TPSGC des observations et des commentaires indépendants relatifs à l'équité.

Nos services de surveillance de l'équité comprenaient :

  • la formulation de commentaires relatifs à l'équité sur le document DDP incluant les modifications dans le but d'en améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité tout en signalant les motifs de préoccupation éventuels qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
  • l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la suite de la DDP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle prescrites dans la DDP ont été suivies et appliquées de manière uniforme durant le processus d'évaluation et de sélection; et
  • l'observation du compte rendu fourni aux soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda au présent rapport).
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Méthodes, activités et constatations spécifiques du surveillant de l'équité

Activités du SE relatives à la DDP telle qu'affichée sur MERX incluant les modifications s'y rattachant

La DDP a été affichée sur MERX le 10 juin 2010 (Document 1). Pendant la période du 29 juin 2010 au 17 août 2010, le Spécialiste Surveillant de l'équité (Spécialiste SE) a examiné et a formulé à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité sur la DDP qui avait été affichée sur MERX et sur les versions ébauche et finale des modifications 1à 18 (Documents 2 à 19).Pendant la même période, le Spécialiste SE a examiné et formulé des commentaires relatifs à l'équité sur les questions soumises par les fournisseurs et les réponses préparées par l'équipe du projet. Les mesures appropriées  ont été prises par les responsables du projet concernant les commentaires formulés sur la DDP et les modifications incluant les réponses aux questions des fournisseurs. La date de clôture de la DDP était le 17 août 2010.

Activités du SE relatives à l'évaluation des soumissions

Activités du SE relatives à la préparation pour l'évaluation des propositions

Le 11 août 2010, le Spécialiste SE a observé la séance de préparation de l'évaluation menée par téléconférence avec les membres de l'équipe d'évaluation et des commentaires relatifs à l'équité ont été formulés. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Activités du SE relatives à la phase 1 de l'évaluation -- Évaluation des propositions écrites

Pendant la période du 1er septembre 2010 au 29 octobre 2010, le Spécialiste SE a observé les réunions des équipes d'évaluation technique servant à atteindre un consensus sur les critères obligatoires et cotés ainsi que sur la consignation des résultats dans le registre électronique. Certains critères obligatoires exigeaient l'assignation de points et une évaluation de conformité/non-conformité devait être réalisée.

Pendant la même période, le Spécialiste SE a examiné les questions soumises à l'autorité contractante par les équipes d'évaluation y compris les questions de clarification proposées à l'intention des soumissionnaires ainsi que les réponses fournies par l'autorité contractante. Il a également examiné les demandes de clarification envoyées aux soumissionnaires par l'autorité contractante et les réponses fournies par ceux-ci.

Le Spécialiste SE s'est dit satisfait que tous les commentaires et les questions qu'il avait formulés concernant l'équité avaient été traités de façon appropriée et que la phase 1 de l'évaluation avait été réalisée équitablement, en conformité avec la DDP.

Activités du SE relatives à la phase 2 de l'évaluation -- Vérification des références et ajustement du pointage

Les responsables du projet ont décidé de ne pas réaliser la phase 2 vérification des références. Une telle décision était prévue dans la DDP et en conséquence, aucun commentaire relatif à l'équité n'a été formulé.

Activités du SE relatives à la phase 3 de l'évaluation -- Évaluation de solution et pointage

Il a été demandé à chaque soumissionnaire de démontrer les mêmes exigences fonctionnelles d'opération en conformité avec la DDP.

Pendant la période du 18 novembre 2010 au 7 décembre 2010, le Spécialiste SE a observé les trois (3) séances d'évaluation des solutions menées avec les soumissionnaires. Le Spécialiste SE a observé les réunions de l'équipe d'évaluation servant à atteindre un consensus pour chacune des sessions d'évaluation de solution.

Le Spécialiste SE s'est dit satisfait que tous les commentaires et les questions qu'il avait formulés concernant l'équité avaient été traités de façon appropriée et que la phase 3 de l'évaluation  avait été menée équitablement en conformité avec la DDP.

Activités du SE relatives à la phase 4 de l'évaluation -- Évaluation des propositions financières

Le 13 décembre 2010, le Spécialiste SE a rencontré l'équipe de financement et a examiné le processus d'évaluation financière utilisé pour établir le « pointage tarif journalier », le « pointage du prix ferme » et le « pointage proposition financière » pour chaque soumission qualifiée. Il a confirmé que ces processus étaient conformes avec les processus stipulés dans la DDP. Le Spécialiste SE a aussi confirmé que tous les prix des propositions ainsi que les calculs correspondants avaient été vérifiés par un analyste des coûts indépendant pour en confirmer l'exactitude.

Le Spécialiste SE s'est dit satisfait que toutes les questions relatives à l'équité qu'il avait formulées avaient été traitées de façon appropriée et que la phase 4 de l'évaluation avait été menée équitablement en conformité avec la DDP.

Activités du SE relatives à la phase 5 de l'évaluation -- Recommandation pour l'attribution du contrat

Le 17 décembre 2010, le Spécialiste SE a rencontré le Directeur, DDP et Évaluation ainsi que l'autorité contractante et a examiné le processus utilisé pour calculer le « pointage global de la soumission » de chaque soumission. Le Spécialiste SE a confirmé que le processus était conforme avec le processus stipulé dans la DDP et a été avisé que tous les calculs avaient été vérifiés à nouveau.

Le Spécialiste SE s'est dit satisfait que toutes les questions qu'il avait formulées relatives à l'équité avaient été traitées de façon appropriée et que la phase 5 de l'évaluation avait été menée équitablement en conformité avec la DDP.

_______________________
Peter Woods
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité

_______________________
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

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Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet PTASBI.

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.
No Document Renseignements supplémentaires
1 DDP Affichée sur MERX le 10 juin 2010
2 Modification No. 1 à la DDP Affichée sur MERX le 6 juillet 2010
3 Modification No. 2 à la DDP Affichée sur MERX le 6 juillet 2010
4 Modification No. 3 à la DDP Affichée sur MERX le 15 juillet 2010
5 Modification No. 4 à la DDP Affichée sur MERX le 16 juillet 2010
6 Modification No. 5 à la DDP Affichée sur MERX le 19 juillet 2010
7 Modification No. 6 à la DDP Affichée sur MERX le 21 juillet 2010
8 Modification No. 7 à la DDP Affichée sur MERX le 21 juillet 2010
9 Modification No. 8 à la DDP Affichée sur MERX le 22 juillet 2010
10 Modification No. 9 à la DDP Affichée sur MERX le 23 juillet 2010
11 Modification No. 10 à la DDP Affichée sur MERX le 26 juillet 2010
12 Modification No. 11 à la DDP Affichée sur MERX le 29 juillet 2010
13 Modification No. 12 à la DDP Affichée sur MERX le 29 juillet 2010
14 Modification No. 13 à la DDP Affichée sur MERX le 4 août 2010
15 Modification No. 14 à la DDP Affichée sur MERX le 6 août 2010
16 Modification No. 15 à la DDP Affichée sur MERX le 6 août 2010
17 Modification No. 16 à la DDP Affichée sur MERX le 9 août 2010
18 Modification No. 17 à la DDP Affichée sur MERX le 9 août 2010
19 Modification No. 18 à la DDP Affichée sur MERX le 10 août 2010

Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté du 29 décembre 2010 concernant le Projet approvisionnement de transformation des activités et des systèmes des biens immobiliers (PTASBI) Demande de proposition 2 (DDP 2)

Cet addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité a été préparé ultérieurement à l'octroi d'un contrat au soumissionnaire retenu et couvre les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus qui avaient répondu à la DDP. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités du SE relatives à la phase 5 de l'évaluation - Recommandation pour l'octroi du contrat » :

Activités du SE relatives aux comptes rendus

Le 23 mars 2011, le Spécialiste Surveillant de l'équité a examiné les lettres envoyées aux trois soumissionnaires non retenus, les informant de l'octroi du contrat et les résultats de la compétition. Chaque lettre fournissait un compte rendu écrit sur les résultats de la proposition du soumissionnaire. Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité concernant les lettres. Deux des soumissionnaires non retenus ont demandé des comptes rendus en personne. Le 20 avril 2011, il a observé le compte rendu d'un soumissionnaire et le 27 avril 2011, il a observé le compte rendu du deuxième soumissionnaire. Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité concernant les deux comptes rendus fournis en personne.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que les comptes rendus écrits et ceux fournis en personne et les autres actions prises ultérieurement à l'octroi du contrat ont été effectués de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

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Peter Woods
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité

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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Date : le 13 mai 2011