Arrangement en matière d'approvisionnement pour les services d'évaluation des risques pour Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada
Rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité
Le 17 mai 2010
Soumis à : Kristine Stolarik, agent principal de gestion des risques
Préparé par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en cœntreprise
En qualité de Surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après identifiées comme Surveillant de l'équité), soumet par les présentes son rapport final (rapport final SE) concernant le processus concurrentiel pour les services d'évaluation des risques pour Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de l'invitation numéro EP734-103113/B. Ce rapport final du SE couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité débutant par un examen de la Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) qui avait déjà été émise, jusqu'à la conclusion de l'évaluation des arrangements en matière d'approvisionnement reçus et la recommandation des soumissionnaires retenus.
Avant l'initiation des services de la surveillance de l'équité, une lettre d'intérêt destinée à informer de potentiels soumissionnaires du besoin à venir, a été publiée sur MERX le 31 décembre 2009 avec date de clôture le 18 janvier 2010.
La DAMA a été affichée sur MERX le 9 février 2010 (document 1) avant le début des services de surveillance de l'équité, avec date de clôture le 22 mars 2010.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus d'invitation de la Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement a été mené de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.
Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité
L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires se rapportant à l'équité durant le processus de l'invitation DAMA.
Nos services de Surveillant de l'équité incluaient :
- la fourniture de commentaires se rapportant à l'équité sur la version finale du document Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA), ainsi que les ébauches d'amendements pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité ainsi qu'attirer l'attention sur des préoccupations possibles d'équité qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
- l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DAMA pour assurer que l'évaluation, les procédures de sélection et la politique départementale spécifiées dans la DAMA ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
- l'observation des comptes rendus auprès des proposants non retenus. (Cette activité prendra place ultérieurement suite à l'émission des arrangements en matière d'approvisionnement aux fournisseurs retenus et fera l'objet d'un addenda au présent rapport).
Méthodologies, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Activités du SE relatives à la Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement telle qu'affichée sur MERX incluant les amendements à la DAMA
Durant la période du 19 février 2010 jusqu'à la date de clôture de la DAMA le 22 mars 2010, le Surveillant de l'équité Spécialiste de la surveillance (Spécialiste SE) a fourni à l'autorité des arrangements en matière d'approvisionnement, des observations relatives à l'équité sur la DAMA telle qu'affichée sur MERX, les questions soumises par les fournisseurs et les réponses proposées ainsi que les ébauches et versions finales des amendements 1 à 5 à la DAMA (documents 2 à 6). L'action appropriée a été prise par les responsables du projet sur toutes les observations qui ont été faites.
Activités du SE relatives à la préparation pour l'évaluation des arrangements en matière d'approvisionnement
Durant la période du 18 mars 2010 au 22 mars 2010, le Spécialiste SE a examiné les plans pour la phase de l'évaluation des soumissions incluant le document méthode d'évaluation et lignes directrices et a fourni des observations relatives à l'équité. L'action appropriée a été prise par les responsables du projet sur toutes les observations qui ont été faites. Le 23 mars 2010, il a observé la réunion de lancement de l'évaluation pour les membres des équipes d'évaluation technique.
Activités du SE relatives à l'évaluation des arrangements en matière d'approvisionnement
Durant la période du 23 mars 2010 au 7 avril 2010, le Spécialiste SE a examiné les questions des membres des équipes d'évaluation et a proposé des réponses et a fourni des observations relatives à l'équité. Toutes les observations faites ont été traitées de façon appropriée.
Durant la période du 8 avril 2010 au 6 mai 2010, le Spécialiste SE a observé les réunions avec consensus des équipes d'évaluation technique sur les critères obligatoires incluant une révision du contrôle de la qualité des résultats. Les critères obligatoires exigeaient des évaluations détaillées afin qu'une détermination de conformité ou de non-conformité puisse être faite. Il n'y avait aucun critère coté dans la DAMA. Le Spécialiste SE fut satisfait que tous les commentaires relatifs à l'équité et les questions qu'il a posées ont été traités de façon appropriée et que l'évaluation des arrangements en matière d'approvisionnement a été menée de façon équitable conformément à la DAMA.
Peter Woods
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le rapport ci-joint. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet Arrangement en matière d'approvisionnement pour les services d'évaluation des risques TPSGC.
Sommaire du tableau
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le rapport ci-joint. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet Arrangement en matière d'approvisionnement pour les services d'évaluation des risques TPSGC.| Nº | Document | Renseignements supplémentaires |
|---|---|---|
| 1 | DAMA | Affichée sur le MERX le 9 février 2010 |
| 2 | Modification 1 à la DP | Affichée sur le MERX le 24 février 2010 |
| 3 | Modification 2 à la DP | Affichée sur le MERX le 4 mars 2010 |
| 4 | Modification 3 à la DP | Affichée sur le MERX le 18 mars 2010 |
| 5 | Modification 4 à la DP | Affichée sur le MERX le 18 mars 2010 |
| 6 | Modification 5 à la DP | Affichée sur le MERX le 19 mars 2010 |
Addenda au rapport final du Surveillant de l'équité daté du 17 mai 2010 concernant l'arrangement en matière d'approvisionnement pour les services d'évaluation des risques pour Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada
Cet addenda au rapport final du Surveillant de l'équité couvre l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement avec des fournisseurs qui s'étaient qualifiés ainsi que les comptes rendus écrits aux fournisseurs qui ne s'étaient pas qualifiés. Ce qui suit devrait être ajouté au rapport final comme la dernière section après la section titrée « Activités du SE relatives à l'évaluation des arrangements en matière d'approvisionnement » :
Activités du SE relatives aux comptes rendus
En conformité avec les dispositions de la DAMA, des arrangements en matière d'approvisionnement ont été établis avec des fournisseurs qui s'étaient qualifiés pour les recevoir. Le 21 juin 2010, le Spécialiste SE a révisé les propositions des comptes rendus écrits aux fournisseurs non retenus et n'avait pas de commentaire à formuler relatif à l'équité. Les comptes rendus écrits ont subséquemment été transmis aux fournisseurs non retenus.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que les comptes rendus ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.
Peter Woods
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Date : le 8 juillet 2010
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