Acquisition du Canada de la fourniture du vaccin contre l'influenza : Approvisionnement du vaccin contre l'influenza saisonnière et de réserve du vaccin contre l'influenza pandémique
Rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité
Le 25 septembre 2010
Soumis à : Kristine Stolarik, agent principal de gestion des risques
Préparé par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise
En qualité de Surveillant de l'équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l'équité) soumet par les présentes son rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité pour la fourniture du vaccin contre l'influenza saisonnière et de réserve du vaccin pandémique (Rapport final SE vaccin saisonnier et de réserve du vaccin pandémique). Le processus concurrentiel d'acquisition pour la fourniture du vaccin contre l'influenza saisonnière et l'approvisionnement de réserve du vaccin pandémique a été mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la sollicitation numéro 6D034-100134/B. Ce rapport final pour le vaccin saisonnier et de réserve pour le vaccin pandémique, couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité débutant par l'observation des réunions de consultation auprès de l'industrie, jusqu'à la conclusion de l'évaluation des propositions reçues.
Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes utilisées et des constatations pertinentes résultant des activités menées.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus d'acquisition pour la fourniture du vaccin contre l'influenza saisonnière et l'approvisionnement de réserve du vaccin pandémique mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) et surveillé par le Surveillant de l'équité, a été mené de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans influence politique ni favoritisme personnel et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.
Portée et objectifs du Surveillant de l'équité
L'objectif général était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.
Nos services de Surveillant de l'équité incluaient :
- l'observation des réunions de consultation auprès de l'industrie;
- la fourniture de commentaires relatifs sur le document demande de proposition (DDP) sous forme d'ébauche et finale, incluant les amendements, pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité ainsi qu'attirer l'attention sur des lacunes potentielles en matière d'équité qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
- l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DDP pour assurer que les procédures d'évaluation et de sélection et la politique ministérielle spécifiées dans la DDP ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection;
- l'observation des comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda à ce rapport).
Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Avant le début des activités de surveillance de l'équité, une lettre d'intérêt/demande d'information (LDI/DDI), dans l'intention d'informer les soumissionnaires potentiels sur les prochains besoins, a été affichée sur MERX le 12 mars 2010 avec fermeture le 31 mars 2010 (document 1).
Activités du Surveillant de l'équité relatives à la consultation auprès de l'industrie
Les 30 et 31 mars 2010, le Spécialiste Surveillant de l'équité (Spécialiste SE), a observé les réunions individuelles avec les entreprises qui avaient demandé une réunion résultant de la LDI/DDI. Aucune observation relative à l'équité n'a été faite concernant les consultations auprès de l'industrie.
Activités du Surveillant de l'équité relatives à l'élaboration de la DDP telle qu'affichée sur MERX incluant les amendements à la DDP
Durant la période du 26 avril au 5 août 2010, le Spécialiste SE a révisé les ébauches de la demande de proposition (DDP) et a fourni des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet.
La DDP a été affichée sur MERX le 5 août 2010 (document 2). Durant la période du 5 au 27 août 2010, le Spécialiste SE a révisé la DDP et les amendements suivants sous forme d'ébauche et a fourni des observations relatives à l'équité lorsque nécessaire : amendement 1 affiché sur MERX le 17 août 2010 (document 3), amendement 2 affiché sur MERX e 18 août 2010 (document 4) et amendement 3 (document 5) affiché sur MERX le 27 août 2010. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet.
La DDP a fermée le 9 septembre 2010.
Activités du Surveillant de l'équité relatives à l'évaluation des propositions
Le 9 septembre 2010, le Spécialiste SE a révisé et discuté de l'agenda et de l'approche proposée pour l'évaluation des propositions et a fourni des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet.
Le 10 septembre 2010, le Spécialiste SE a observé l'évaluation sur consensus des critères obligatoires. Le 13 septembre 2010, il a observé une réunion d'information de l'équipe d'évaluation pour les exigences cotées tenue par les responsables de TPSGC, sur le processus d'évaluation qui serait suivi. Les 13 et 14 septembre 2010, il a observé l'évaluation sur consensus des exigences cotées. Toutes les observations relatives à l'équité ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet et de l'équipe d'évaluation.
Le 15 septembre 2010, le Spécialiste SE a observé l'enregistrement des pointages de l'évaluation et a révisé les résultats de l'évaluation financière et le processus de sélection pour les soumissionnaires recommandés, pour la consistance avec la DDP. Aucune observation relative à l'équité n'a été faite.
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Peter Woods
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité
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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le rapport ci-joint. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du programme du vaccin contre l'influenza.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| Nº | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 1 | LDI/DDI | Publiée sur MERX le 12 mars 2010 |
| 2 | DDP | Publiée sur MERX le 5 août 2010 |
| 3 | Amendement 1 à la DDP | Publié sur MERX le 17 août 2010 |
| 4 | Amendement 2 à la DDP | Publié sur MERX le 18 août 2010 |
| 5 | Amendement 3 à la DDP | Publié sur MERX le 27 août 2010 |
Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté du 25 septembre 2010, concernant l'acquisition du Canada de la fourniture du vaccin contre l'influenza saisonnière et l'approvisionnement de réserve du vaccin pandémique
Cet addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité couvre l'adjudication de contrats à deux (2) soumissionnaires retenus, ainsi qu'un compte rendu fourni à un des soumissionnaires retenus. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités du SE relatives à l'évaluation des propositions ».
« Activités du SE relatives aux comptes rendus
En conformité avec les dispositions de la DDP, des contrats ont été adjugés à deux (2) soumissionnaires retenus. Un des soumissionnaires retenus a demandé un compte rendu et le 22 février 2011, le Spécialiste SE a observé le compte rendu qui a été fourni. Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité. Aucune autre demande pour un compte rendu n'a été faite.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le compte rendu a été mené de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »
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Peter Woods
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité
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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Date : 2 mars 2011
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