Processus concurrentiel d'approvisionnement d'un entrepreneur général pour le Projet de réhabilitation de la tour Nord-Ouest de l'édifice de l'Est entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC)
Entrepreneur général - Demande de propositions - Rapport final du surveillant de l'équité
Le 28 juillet 2011
Soumis à : Norman Steinberg, agent principal des risques, Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR)
Présenté par : PPI Consulting Limited
Table des matières
- 1. Introduction
- 2. Exigence du projet
- 3. Attestation d'assurance
- 4. Méthodologie
- 5. Activités et observation du surveillant de l'équité
- 6. Documents de référence
Préface
PPI Consulting Limited a fourni des services de surveillance de l'équité au Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR) faisant partie de TPSGC, dans le cadre du processus d'approvisionnement pour un entrepreneur général pour la réhabilitation de la tour Nord-Ouest de l'édifice de l'Est.
Le présent document intitulé « Rapport 1 du surveillant de l'équité », renferme un résumé des activités et des observations du point de vue de l'équité pour la durée de notre mandat, et conformément à notre étendue des travaux pour le processus d'approvisionnement mentionné ci-dessus. PPI Consulting Limited apprécie grandement la coopération de l'équipe de l'approvisionnement tout au long du processus de surveillance de l'équité et du mandat à ce jour.
1. Introduction
PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement pour la demande de propositions d'entrepreneur général pour la réhabilitation de la tour Nord-Ouest de l'Édifice de l'Est, qui a été attribué par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada. PPI Consulting Limited a été embauché en novembre 2010.
PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes à ce jour et conformément à notre mandat.
Nous soumettons par la présente le rapport final d'équité, portant sur les activités réalisées par le surveillant de l'équité, concernant l'élaboration, la diffusion et la clôture de la demande de propositions (DP), l'évaluation technique, l'évaluation financière et la sélection. L'attribution du contrat et le compte rendu feront partie de l'addenda du rapport final.
Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités qui ont été réalisées.
2. Exigence du projet
Nos services et notre mandat de surveillance de l'équité consistaient à surveiller l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement d'un entrepreneur général pour le projet de réhabilitation du site de la tour Nord-Ouest de l'édifice de l'Est dans la Cité parlementaire à Ottawa (Ontario). Le travail est composé principalement de gros ouvrage et de travaux de maçonnerie, mais comprend également des travaux temporaires, des travaux sur le mur de fondation du sous-sol, les portes et fenêtres, des travaux de ferronnerie, sur le revêtement du toit, des travaux intérieurs, ainsi que des travaux mécaniques et électriques, tel que décrit dans les documents de la demande de propositions.
La demande de propositions en vue de l'approvisionnement comprenait une méthode à deux enveloppes avec exigences obligatoires et un seuil minimal d'évaluation technique (enveloppe un) comme condition préalable à l'évaluation financière (enveloppe deux).
3. Attestation d'assurance
Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement du gouvernement du Canada pour un entrepreneur général pour la réhabilitation de la tour Nord-Ouest de l'édifice de l'Est (demande de propositions) que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente. Nous sommes d'avis que les observations indiquées dans le rapport n'ont pas influé sur le résultat final du processus.
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Howard Grant
Président, PPI Consulting Limited
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Patricia Tessier
Spécialiste en surveillance de l'équité
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Phil Carr, ingénieur
Chef de l'équipe de surveillance de l'équité
4. Méthodologie
En tant que surveillant de l'équité, PPI Consulting Limited agit à titre de tiers indépendant pour exercer la surveillance et assurer l'intégrité du processus d'approvisionnement en indiquant si l'approvisionnement a été géré de manière juste, uniforme, ouverte, concurrentielle et avec transparence. Pour ce faire, et conformément à notre étendue des travaux, jusqu'à présent, nous avons pris connaissance des documents pertinents d'approvisionnement qui nous ont été fournis et avons observé les activités d'approvisionnement, telles que les DP provisoires, les DP publiées, les réponses de l'État aux questions des fournisseurs et les addenda/modifications subséquentes aux DP, avons fait part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies, le cas échéant, soient raisonnables et appropriées.
5. Activités et observation du surveillant de l'équité
5.1 Élaboration de la DP et période de soumission
PPI a été embauché pour commencer ses activités de surveillance de l'équité par l'élaboration de la DP. Un examen des documents provisoires et du document final de la DP a été mené. Il comprenait l'examen du formulaire de proposition de prix (annexe A) et les profils d'expérience indiquant l'attribution de la note utilisée pour l'évaluation technique (annexe B). Les feuilles d'évaluation ont également été examinées pour veiller à ce qu'elles reflètent fidèlement la méthode d'évaluation de la DP et l'attribution de points de l'annexe B. Les points relatifs à l'équité ayant été soulevés ont fait l'objet d'une discussion avant la diffusion de la DP.
La DP a été affichée sur le MERX le 2 mars 2011 à 14 h, heure normale de l'Est (HNE) et sa clôture était à l'origine le 11 avril 2011. La date de clôture a été prolongée au 25 mai 2011 à 14 h. La correspondance initiale concernant le prolongement du délai a été envoyée par courriel à tous les organismes ayant demandé le document par l'intermédiaire du MERX le 8 avril 2011. La modification no 4 ultérieure datée du 7 avril 2011 a été affichée sur le MERX le 8 avril 2011. En réponse aux demandes des fournisseurs, la date de clôture finale a été reportée au 27 mai 2011.
Nous avons reçu soixante-quatorze (74) questions; les réponses à la majorité des questions ont été affichées dans une série de sept (7) modifications séparées, incluant trois (3) addenda affichés entre le 14 mars 2011 et le 20 mai 2011 (voir la 6. Documents de référence) sur le MERX. Les questions et les réponses proposées fournies au surveillant de l'équité ont été examinées et les points relatifs à l'équité ont été soulevés et ont fait l'objet de discussion.
Le surveillant de l'équité a surveillé la majorité des questions et réponses et des modifications. On a répondu à toutes les questions techniques. Une question portant sur une exigence obligatoire n'a pas été dévoilée et n'a pas fait l'objet de réponse. Aucun changement n'a été apporté à l'exigence obligatoire. Il y a eu une question concernant l'indemnisation relative au contrat. Une réponse a été envoyée par courriel uniquement au répondant ayant posé la question. Les questions et réponses n'ont pas été divulguées à tous au moyen d'une modification; cependant, la clause contractuelle n'a pas été changée. Le surveillant de l'équité n'a pas surveillé les demandes verbales. Il a réalisé un processus d'examen post évaluation. L'ensemble de la correspondance écrite fournie au surveillant de l'équité a été examiné.
5.1.1 Visite des lieux
Une visite des lieux est indiquée dans la DP et s'est déroulée le 24 mars 2011 à 9 h. La visite des lieux était d'abord prévue le 21 mars 2011 à 13 h, la date a toutefois été modifiée par la suite par un addenda. Tel qu'exigé dans la DP, tous les noms et dates de naissance des participants ont été fournis à TPSGC à des fins de sécurité, avant la visite des lieux. En raison du nombre de participants, les promoteurs éventuels ont été séparés en deux groupes pour les visites intérieures guidées. Le surveillant de l'équité était présent pour les deux visites.
5.2 Clôture des soumissions
Le surveillant de l'équité était présent au moment de la clôture des soumissions pour observer la réception des soumissions.
5.3 Examen obligatoire
Un examen obligatoire a été réalisé par la Direction de l'attribution des marchés immobiliers (DAMI) de TPSGC sur les cinq (5) présentations de propositions reçues. Quatre (4) des présentations de propositions ont été jugées recevables.
5.4 Évaluation technique
Les quatre (4) propositions recevables ont été envoyées au comité d'évaluation technique après la distribution des lignes directrices sur l'évaluation indiquant les rôles et responsabilités de chaque membre du comité. Tous les participants au processus d'évaluation ont signé des déclarations de confidentialité et de conflit d'intérêts.
La DP impose un seuil minimal pour les promoteurs pour procéder à l'étape de l'évaluation financière. Les quatre (4) présentations de propositions évaluées atteignaient le seuil minimal et ont pu procéder à l'étape de l'évaluation financière.
5.5 Évaluation financière et note globale/classement
5.5.1 Évaluation financière
L'évaluation financière a été réalisée conformément à la DP. Un chiffrier d'évaluation a été préparé avant les séances d'évaluation. Il reflétait la méthodologie et les critères de la DP. Le surveillant de l'équité a examiné le chiffrier d'évaluation avant les évaluations. Aucun changement n'a été apporté au chiffrier.
5.5.2 Note globale/classement
La note globale et le classement ont été réalisés conformément à la DP et au chiffrier d'évaluation reflétant les notes combinées de l'évaluation technique et financière, ayant servi au classement.
Conformément à ce qui est indiqué dans la DP, l'État a examiné et corrigé toute erreur de calcul dans le Montant estimatif total avant de confirmer le classement final et la note finale.
5.6 Communications et compte rendu
Cette section fera partie de l'addenda du rapport.
6. Documents de référence
Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.
Sommaire du tableau
Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.| No | Document | Date/numéro de document |
|---|---|---|
| 1 | Demande de propositions | Affichée sur le MERX le 2 mars 2011 |
| 5 | Modification no 1 de la DP | Affichée sur le MERX le 14 mars 2011 |
| 6 | Modification no 2 de la DP included Addenda 1 | Affichée sur le MERX le 16 mars 2011 |
| 7 | Modification no 3 de la DP | Affichée sur le MERX le 18 mars 2011 |
| 8 | Modification no 4 de la DP | Affichée le 7 avril 2011 |
| 9 | Modification no 5 de la DP incluant les addenda 2 et 3 | Affichée sur le MERX le 16 mai 2011 |
| 10 | Modification no 6 de la DP | Affichée sur le MERX le 20 mai 2011 |
| 11 | Modification no 7 de la DP | Affichée sur le MERX le 20 mai 2011 |
Addenda au rapport final
Le 31 janvier 2011
Addenda au Rapport final du surveillant de l'équité en date du 14 décembre 2010 sur les services cellulaires gouvernementaux pour la demande de soumissions du gouvernement du Canada.
Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.
Attribution du contrat, communications et comptes rendus
Des lettres d'attribution de contrat et de compte rendu ont été rédigées et envoyées à tous les soumissionnaires le 9 décembre 2010.
Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant les services cellulaires gouvernementaux (SCG) pour la demande de soumissions du gouvernement du Canada. Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.
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Howard Grant
Président, PPI Consulting Limited
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Patricia Tessier
Spécialiste en surveillance de l'équité
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Phil Carr, ingénieur
Chef de l'équipe de surveillance de l'équité
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