Achats et ventes

A. Principaux services

Nous mettons au service des ministères et des organismes toute l'expertise voulue pour qu'ils puissent acquérir des biens et des services commerciaux complexes.

Achatsetventes.gc.ca – Outils et services d'approvisionnement

• Apporter notre aide durant le cycle d'approvisionnement, y compris pour l'approvisionnement d'urgence SERVICE PRIORITAIRE!
  • Déterminer les biens ou les services à acquérir
  • Choisir la méthode d'acquisition la plus efficace pour gérer le processus de soumission
  • Élaborer les politiques du Programme des approvisionnements et soutien
  • Utiliser le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), entre autres
• Donner du soutien concernant les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement, entre autres
• Donner du soutien relatif aux approvisionnements complexes dans le cadre des grands projets d'acquisition
  • Faire approuver les stratégies en matière d'approvisionnement complexe
  • Favoriser les retombées industrielles et les propositions de valeur
  • Promouvoir l'approbation de grands projets d'acquisition auprès du gouvernement du Canada
  • Appuyer les présentations du Conseil du Trésor concernant l'approvisionnement conjoint aux fins de l'approbation d'un projet ou d'un contrat (pouvoir de dépenser)
  • Rendre compte des grands projets à différents intervenants ou ministères
  • Exercer une fonction de secrétariat dans le cadre de projets d'approvisionnement complexe
• Autres services et expertises
  • Réaliser des études de marché pour déterminer la disponibilité des produits
  • Assurer la planification relative aux produits
  • Réaliser des études sur les méthodes d'approvisionnement
  • Assurer la maintenance d'une base de données statistiques et de la capacité de production de rapports
  • Fournir des outils d'approvisionnement servant d'appui à la fonction d'approvisionnement électronique
  • Fournir des services de voyage partagés

Gestion des relations avec la clientèle

• Engagement efficace
• Communication fiable
• Suivi de la satisfaction du client
• Gestion des problèmes
• Planification stratégique et ententes de service
• Surveillance de programme

B. Initiatives clés

Nous transformons nos services et en créons de nouveaux afin de mieux répondre aux besoins de notre clientèle et d'assurer une intendance efficace au profit de la population canadienne.

Achatsetventes.gc.ca (De plus en plus convivial!)

Achatsetventes.gc.ca est un service Web qui permet aux acheteurs du secteur public et aux fournisseurs du secteur privé de trouver des renseignements sur l'approvisionnement. Le site héberge le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), à l'adresse Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres. Son application de gestion des appels d'offres à l'intention des autres ministères et organismes permet aux clients de saisir directement les appels d'offres visant à obtenir des biens et des services.

Avantages

• Un point d'accès unique aux politiques et procédures en matière d'approvisionnement, aux appels d'offres, aux numéros d'identification des biens et services (NIBS), aux contrats octroyés de même qu'aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement.
• Fonction de recherche pleinement intégrée permettant aux utilisateurs de trouver des renseignements sur un approvisionnement et de cibler les politiques, approvisionnements et biens/services connexes.
• Services à données ouvertes permettant l'interopérabilité.
  • Les utilisateurs peuvent analyser les approvisionnements du gouvernement et recueillir des renseignements d'affaires en se fondant sur les tendances antérieures et les nouveaux approvisionnements prévus.
  • Les données sur l'approvisionnement sont uniformes, c'est à dire qu'il existe une définition commune de la structure de l'information; ces données nettoyées facilitent la vérification, l'analyse des dépenses et l'analyse des contrats.

Programme d'innovation construire au Canada (PICC) (Élargi afin d'ajouter un volet militaire!)

Un programme de recherche, de développement et d'acquisition visant à combler les lacunes à l'étape de la précommercialisation par une aide à la mise en marché des innovations des entreprises canadiennes.

Les innovations présélectionnées se classant parmi les meilleures sont jumelées à des ministères fédéraux, qui deviennent alors les premiers acheteurs et utilisateurs de ces innovations.

Avantages

• Les ministères fédéraux peuvent mettre à l'essai des innovations canadiennes de pointe, améliorer les activités et favoriser l'efficacité dans la prestation de services à la population canadienne.
• Le programme donne aux ministères la possibilité de rencontrer des fournisseurs éventuels pour discuter avec eux des défis et des besoins et d'examiner les façons dont ces fournisseurs peuvent les aider à répondre à leurs besoins opérationnels.

Quoi de neuf :

• Le quatrième appel de propositions lancé dans le cadre du programme – le premier à comprendre le nouveau volet militaire – a pris fin en janvier 2014.
• Le résultat des évaluations des propositions reçues est actuellement disponible.
• Le dernier appel de propositions a été publié au printemps 2014.

Comité consultatif des sous ministres adjoints sur la modernisation des achats

Un comité constitué de sous - ministres adjoints cible les défis rencontrés par la collectivité de l'approvisionnement et des fournisseurs et en discute, pour ensuite faire des recommandations quant à la manière dont la fonction de gestion des approvisionnements du gouvernement peut assurer le meilleur rapport qualité-prix à la population canadienne.

Ce comité, présidé par le sous-ministre adjoint de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), est composé de sous-ministres adjoints représentant 15 ministères et organismes, dont le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les membres se réunissent trois fois par année ou à la demande du président afin d'évaluer l'environnement d'approvisionnement (par exemple, le cadre juridique et politique, le cadre de délégation des pouvoirs, la gouvernance, les nouvelles pressions en matière d'approvisionnement et les questions relatives à la capacité), de se pencher sur l'orientation future de l'approvisionnement et d'échanger des points de vue sur des sujets donnés.

Avantages

• Renforce la gouvernance de l'approvisionnement.
• Offre une tribune novatrice permettant aux ministères et aux organismes de discuter de défis communs.
• Améliore la communication et renforce les relations d'affaires entre TPSGC, les organismes centraux et les ministères et organismes.
• Fait office de tribune où l'on peut discuter des politiques et des changements tactiques à venir avant qu'ils ne soient instaurés, pour ainsi tirer parti de l'avis de la collectivité de l'approvisionnement.

Ensemble des politiques du programme des approvisionnements

Un nouveau cadre stratégique pour le Programme des approvisionnements et des instruments de politique clairs, uniformes et exhaustifs ont été lancés en mai 2012 pour améliorer la fonction d'approvisionnement du gouvernement du Canada.

Avantages

• Permet d'optimiser l'efficience et l'efficacité du Programme des approvisionnements tout en permettant à la collectivité de l'approvisionnement d'accomplir le mandat de TPSGC.
• Rend plus transparent l'environnement politique du Programme des approvisionnements.
• Contribue de façon efficiente et efficace au transfert des connaissances en lien avec le Programme des approvisionnements.
• Permet de consigner et de diffuser les pratiques exemplaires en matière d'approvisionnement.
• Confère une plus grande cohérence et une plus grande souplesse à la fonction d'approvisionnement.

Quoi de neuf :

• En 2014, cinq nouveaux instruments ont été mis en place afin d'appuyer la transformation du Programme des approvisionnements, à savoir le Cadre de l'approvisionnement éclairé, le Cadre de gestion de l'information, la Politique sur l'utilisation d'avis indépendants en matière d'approvisionnement et la Politique sur la considération des avantages pour les Canadiens dans les approvisionnements du gouvernement et les Ligne directrice pour assurer la participation des petites et moyennes entreprises aux marchés publics.

Approvisionnement éclairé

L'approche repose sur quatre principes qui guident TPSGC dans sa manière d'effectuer des approvisionnements : Mobilisation précoce, Gouvernance efficace, Avis indépendants et Avantages pour les Canadiens.

Mobilisation précoce

La mobilisation précoce consiste à obtenir la participation des clients et des fournisseurs dès le début du processus d'approvisionnement et tout au long de celui-ci afin de favoriser la collaboration et le dialogue, ce qui permet la mise en place des meilleures solutions possible pour les clients.

Gouvernance efficace

La gouvernance efficace se rapporte aux structures propres à un projet que l'on établit afin de garantir que l'on connaît les décisions, les risques et les problèmes liés à ce projet et que des mécanismes d'acheminement clairs et précis sont mis en place à cet égard. Elle permet également d'atténuer les risques habituellement associés au fait de mobiliser les fournisseurs dès le début.

Avis indépendants

La sollicitation d'avis indépendants dans le cadre du processus d'approvisionnement consiste à faire appel à un tiers indépendant, en général un expert de l'industrie, pour valider tout élément d'un approvisionnement donné.

Avantages pour les Canadiens

La prise en compte des avantages pour les Canadiens consiste en examiner les avantages socio-économiques potentiels tout au long du processus d'approvisionnement. Cette démarche suppose que l'approvisionnement fédéral vise la création d'emplois, l'innovation, l'offre de nouveaux débouchés aux fournisseurs et la réduction des obstacles à la participation des petites et moyennes entreprises et des entreprises autochtones. Tous ces éléments sont pris en compte lors de l'attribution des contrats.

Avantages

Les principes de l'approvisionnement éclairé sont harmonisés avec les valeurs fondamentales du domaine des approvisionnements : l'ouverture, l'équité, la transparence et l'intendance.

Ces quatre principes visent à :

• produire de meilleurs résultats pour les clients;
• favoriser la réussite;
• accroître la crédibilité du processus d'approvisionnement du gouvernement;
• procurer des avantages plus importants au Canada et à sa population.

Nouvelle solution des services de voyage partagés

Un guichet unique permettant d'accéder à une gamme complète et de bout en bout de services de voyage ministériel. Les Services de voyage partagés offrent des fonctions novatrices, comme :

• la demande en ligne de cartes de voyage ministériel;
• un système de gestion de l'apprentissage pleinement intégré proposant des modules de formation et des guides de l'utilisateur;
• un répertoire des établissements d'hébergement et de location de véhicules;
• un répertoire élargi, qui permet maintenant de consulter les classes économiques affichant les meilleurs tarifs économiques;
• de l'information sur les émissions de gaz à effet de serre.

Avantages

• Tire parti du volume de voyages élevé pour négocier des économies avec les fournisseurs de choix.
• Limite l'utilisation du papier, conformément aux politiques en matière de respect de l'environnement.
• Automatise le processus autant que possible afin de réduire le nombre de tâches répétitives.
• Centralise les données afin de mieux déceler les tendances en matière de dépenses de voyage.
• Présente  de façon plus transparente les coûts de voyage afin de faciliter la prise de décisions.
• Offre un processus simplifié pour effectuer rapidement des vérifications au besoin.
• Fournit des données détaillées et cumulatives claires aux gestionnaires responsables.

Quoi de neuf :

• Le portail Services de voyage partagés de prochaine génération a été mis en ligne le 7 avril 2014.
• TPSGC reconnaît qu'il y a actuellement certains enjeux et travaille à élaborer des solutions pour les régler.

C. À venir

Achatsetventes.gc.ca

• L'intégration dans les systèmes d'approvisionnement en ligne de Services partagés Canada et de Construction de Défense Canada (CDC) est réalisée au cours du présent exercice.
• Des activités en lien avec l'intégration d'un répertoire commun de numéros d'entreprise sont menées avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) et Industrie Canada afin d'harmoniser la collecte de renseignements sur les fournisseurs avec les nouveaux objectifs de services aux entreprises.

Approvisionnement éclairé

D'ici décembre 2016, TPSGC, par l'intermédiaire du Programme numérique d'approvisionnement, fera l'acquisition et entreprendra la mise en œuvre d'une solution d'approvisionnement électronique, soit un outil d'approvisionnement électronique très efficient et simplifié qui permettra de faire l'acquisition en temps opportun de biens et de services adaptés aux besoins. À l'appui des activités d'approvisionnement, cette solution remplacera les systèmes existants, qui sont désuets, par des outils électroniques modernes, ce qui facilitera pour les clients l'achat des biens et des services dont ils ont besoin pour réaliser leurs programmes et facilitera pour les fournisseurs les relations d'affaires avec le gouvernement fédéral.

La solution d'approvisionnement électronique offrira une plateforme souple axée sur les solutions existantes et les pratiques exemplaires disponibles sur le marché afin :

• de soutenir et de favoriser les gains d'efficacité dans les activités opérationnelles;
• de donner à TPSGC la souplesse nécessaire pour réagir aux changements graduels dans les opérations.

Avantages

• permettra d'accroître l'efficacité et l'efficience à plusieurs niveaux, depuis la création de contrats jusqu'à l'affichage en ligne, en passant par la réception et l'évaluation des soumissions ainsi que la vérification du rendement des fournisseurs;
• rendra l'approvisionnement plus rapide, plus économique et plus transparent;
• réduira les redondances du processus et automatisera davantage ce dernier pour permettre aux agents de négociation des contrats de se consacrer à leurs tâches principales;
• permettra d'accroître le volume de données ouvertes à la disposition des fournisseurs;
• réduira l'utilisation du papier, ce qui accélérera le traitement et permettra d'effectuer un meilleur suivi de l'information;
• sera plus conviviale et liée avec d'autres technologies du gouvernement du Canada.

D. Assurer un rapport qualité-prix

Achatsetventes.gc.ca

• Depuis le lancement de ce site Web, TPSGC a lancé 2 948 appels d'offres, publié 2 222 modifications et attribué 4 808 contrats. Le site a été visité à 1 769 340 reprises, et 450 499 documents d'avis d'appel d'offres ont été téléchargés à partir de celui-ci.
• Des fournisseurs tiers se servent des données ouvertes sur l'approvisionnement pour leurs services, notamment : bidscanada.com, bidclerk.com, biddingo.com, bidocean.com, databid.com, pods.net, rfp.ca et merx.ca.

Avantages :

• un accès souple et opportun au secteur privé;
• une expertise en établissement d'arrangement en matière d'approvisionnement et d'offres à commandes;
• la capacité d'utiliser le pouvoir d'achat et d'optimiser la valeur au profit du gouvernement et de la population canadienne;
• de l'information commerciale de qualité recueillie grâce à notre présence régionale partout au pays;
• la conformité au cadre législatif, réglementaire et politique régissant l'approvisionnement fédéral, y compris les accords commerciaux nationaux et internationaux du Canada, les ententes sur la revendication territoriale globale, les règlements régissant la passation de contrats du gouvernement et la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, ainsi qu'aux règles visant la passation de contrats et aux exigences découlant des accords commerciaux internationaux;
• l'établissement d'outils de gestion des risques aux fins du Programme des approvisionnements.

Services de voyage partagés

La solide expérience en gestion des voyages sur laquelle repose Services de voyage partagés procure les avantages suivants :

• diminution des frais de transaction en général;
• garantie du tarif le plus bas;
• vérification par un tiers indépendant de la garantie du tarif le plus bas;
• système intégré des crédits de voyage à venir;
• rajustement dynamique des prix en fonction du volume de voyages et du rendement des services;
• mise à profit du volume de voyages élevé pour négocier des économies avec les fournisseurs de choix.

E. Normes de service et résultats

Nous avons atteint quatre de nos neuf objectifs pour les services d’achats et de ventes. Nous sommes déterminés à améliorer continuellement les services, à remédier aux lacunes et à répondre aux attentes des clients. Notre plan visant à assurer notre réussite à cet égard se fonde sur le renforcement de l’utilisation des fonctions de l’Environnement automatisé de l’acheteur (EAA) au moyen de la communication d’informations (p. ex. des documents de formation) et de rapports mensuels détaillés, lorsque cela est nécessaire.

En 2015-2016, nous nous efforcerons, grâce à une analyse approfondie, à relever les irrégularités dans le processus d’approvisionnement afin d’élaborer un plan d’action de gestion visant à améliorer la prestation de services aux clients.

Sommaire du tableau

Le tableau Normes de services et cibles pour la catégorie de service Achats et ventes affiche des cibles de service pour 2015-2016 et 2015-2016 pour les services suivants : Achat - Outils et services d'approvisionnement ; et Gestion des relations avec la clientèle.

Achats et ventes	Objectif 2015-2016	Résultats 2014-2015	Objectif 2015-2016
Outils et services d’approvisionnement
Accuser réception des demandes de clients envoyées électroniquement (p. ex. par courriel) dans un délai d’un jour ouvrable.	95 %	99,5 % Note de tableau *	95 %
Accuser réception des demandes de clients envoyées par télécopieur ou par la poste dans un délai de deux jours ouvrables.	95 %	98,4 % Note de tableau *	95 %
Transmettre aux clients le nom et les coordonnées de leur agent des achats dans un délai de cinq jours ouvrables suivant l’attribution d’une demande.	80 %	72,4 %	80 %
Fournir un accès en tout temps, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à des services d’approvisionnement d’urgence, selon la priorité et les délais fixés avec le ministère ou l’organisme client. NOUVEAU! * Version 2015-2016 : Fournir un accès 24 heures sur 24 aux approvisionnements d’urgence.	S.O.	S.O.	100 %
Attribuer les contrats dans le Secteur de la capitale nationale et les régions dans les délais suivants, selon la complexité évaluée du contrat :
Contrats de complexité élémentaire, dans un délai de 80 jours ouvrables.	80 %	75,8 %	80 %
Contrats de complexité standard, dans un délai de 120 jours ouvrables.	80 %	79,5 %	80 %
Approvisionnement complexe, dans un délai de 100 jours ouvrables de la date de publication de la demande de soumissions jusqu’à la date d’attribution du contrat. NOUVEAU!	S.O.	S.O.	80 %
Livrer des services avec un niveau de qualité rencontrant les attentes des clients NOUVEAU!	S.O.	S.O.	80 %
Livrer des services avec un niveau de précision rencontrant les attentes des clients NOUVEAU!	S.O.	S.O.	80 %
Livrer des services hautement valorisés par les clients NOUVEAU!	S.O.	S.O.	80 %
Gestion des relations avec les clients
Accuser réception des demandes de renseignements des clients dans un délai d’un jour ouvrable.	95 %	95 % Note de tableau *	95 %
Répondre aux demandes de renseignements des clients dans un délai	95 %	95 % Note de tableau *	95 %

Pour obtenir les résultats de votre ministère ou organisme par rapport aux normes de service (si l’information existe), veuillez communiquer avec vos gestionnaires de comptes pour acheteurs du gouvernement.

Nous prenons nos engagements à l'égard des normes de service très au sérieux. Si vous avez des inquiétudes concernant nos normes de service ou des pistes d'amélioration à nous suggérer, n'hésitez pas à communiquer avec nous à sis@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

F. Aborder les lacunes et les préoccupations des clients pour accroître la satisfaction

G. Quel est votre degré de satisfaction?

À la suite du sondage EKOS de 2009, diverses analyses ont été réalisées afin de déterminer des méthodes appropriées pour augmenter la satisfaction globale à la Direction générale des approvisionnements (DGA) de TPSGC. Le processus d'évaluation de l'exécution de contrats a été l'un des moyens employés afin de comparer le degré de réussite des différentes initiatives menées dans le cadre des programmes de la DGA.

• Du premier au troisième trimestre de l'exercice 2013-2014 – taux de satisfaction de 74 % (les résultats du quatrième trimestre n'ont pas pu être obtenus en raison de difficultés techniques relatives à la collecte de données)
• Exercice 2012-2013 – taux de satisfaction de 72 %
• Point de référence : sondage EKOS de 2009 (taux de satisfaction de 51 %)

Un autre sondage annuel sur la satisfaction de la clientèle mené du 3 septembre au 31 décembre 2013 par la Direction de l'approvisionnement en communications (DAC) et dont le taux de réponse était de 41 % a obtenu les résultats suivants :

• En 2013, 98 % des répondants se disaient satisfaits ou très satisfaits des services fournis par la DAC.

Au besoin, un suivi a été effectué auprès de certains chargés de projet et des possibilités d'améliorer le service ont été mises en œuvre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce sondage, veuillez communiquer avec votre chargé de compte-client.

H. Pour en apprendre davantage sur achats et ventes

• Web : achatsetventes.gc.ca
• Courriel : achatsetventes.buyandsell@tpsgc-pwgsc.gc.ca
• Téléphone : 1-800-811-1148