Fourniture de documents : Système de suivi des commandes

Pour tous les utilisateurs

• Pour les administrateurs de comptes multiples
• Page de connexion au Système de suivi des commandes

Pour tous les utilisateurs

Question : Comment puis-je savoir où en est le traitement de ma commande?

Réponse : Consultez le Système de suivi des commandes ou communiquez avec nous pour vérifier l'état de vos commandes.

Question : Pourquoi m'est-il impossible d'ouvrir une session sur le Système de suivi des commandes?

Réponse : À l'endroit approprié sur la page d'ouverture de session, entrez votre numéro de compte de l'ICIST-CNRC et votre mot de passe chaque fois que vous désirez vérifier l'état de vos commandes. Les personnes qui ne sont pas inscrites auprès de l'ICIST-CNRC doivent s'inscrire pour commander des documents et accéder aux autres services. Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez l'obtenir à l'aide de la fonction automatisée de récupération de mot de passe.

Si vous avez utilisé le numéro de compte et mot de passe appropriés et que vous êtes toujours incapable d'ouvrir une session, la fonction « suivi des commandes » pourrait être désactivée pour votre compte. Si tel est le cas, communiquez avec nous.

Question : Que dois-je faire pour amorcer une recherche?

Réponse : À partir de la page « Recherche », choisissez une période qui est susceptible de contenir les commandes pour lesquelles vous voulez faire le suivi. Vous pouvez supprimer un chiffre de la date et en écrire un autre ou vous pouvez opter pour le mode d'insertion et entrer vos dates par-dessus les valeurs affichées. (Par exemple, changez la date de départ de 2003-10-23 à 2003-08-23.) Par la suite, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez le bouton « Soumettre » et cliquez sur celui-ci. Les éléments apparaissant entre la période et le bouton « Soumettre » sont des options que vous pouvez utiliser pour préciser votre recherche.

Veuillez noter que vous amorcerez la recherche si vous modifiez une valeur comme la période ou l'option « Trier par » et que vous appuyez sur la touche « Retour ».

Question : Pourquoi mes commandes ne s'affichent-elles pas?

Réponse : Assurez-vous que la période choisie corresponde aux commandes pour lesquelles vous voulez faire le suivi (p. ex., changez la date de départ de 2003-10-23 à 2003-08-23).

Question : Comment les dates des périodes sont-elles déterminées?

Réponse : Les dates sont déterminées à partir de la date de réception de la commande par l'ICIST-CNRC.

Question : Comment puis-je restreindre ma recherche à une commande particulière sans numéro de commande?

Réponse : Choisissez une période qui est susceptible de contenir les commandes pour lesquelles vous voulez faire le suivi. Ensuite, précisez votre recherche à l'aide des options de « recherche avancée » pour repérer le titre d'un article ou d'une publication ou entrer le nom ou le numéro du client de la commande.

Vous pouvez également cibler davantage votre recherche à l'aide d'opérateurs booléens (p. ex., « AND » (et), « or » (ou) et « not » (non)). Par exemple, vous pouvez cibler les commandes soumises par « John Smith » qui ne contiennent pas le titre « Science ».

Question : Quel est l'ordre de tri par défaut?

Réponse : Les commandes sont triées selon la date et l'heure (numéro de commande); la commande la plus récente sera présentée en premier.

Question : Quel est le nombre maximum de commandes que je puis visualiser?

Réponse : Vous pouvez visualiser un maximum de 1 000 commandes. Pour restreindre le nombre de commandes à visualiser, vous n'avez qu'à réduire la période couverte par votre recherche.

Question : Comment puis-je faire pour préciser ma recherche sans perdre mes données actuelles?

Réponse : Pour retourner à la page « Recherche », tout en conservant les données qui figurent dans les options se rapportant à la date, au tri et à la recherche avancée, utilisez le bouton « Précédente/Précédent » de votre fureteur.

Question : Comment puis-je lancer une nouvelle recherche?

Réponse : Cliquez sur « Nouvelle recherche » à partir de la page des résultats pour rétablir la période de recherche implicite d'une semaine de la page « Recherche » et supprimez toutes les options précédentes (tri et recherche avancée) pour entreprendre une nouvelle recherche.

Question : Quelles sont les différentes étapes du traitement d'une commande lorsque je trie selon leur état?

Réponse : L'état d'un document se rapporte à l'étape à laquelle un document se trouve dans le déroulement du traitement d'une commande. Voici les résultats les plus fréquents :

• Reçu à l'ICIST-CNRC - La commande a été reçue. Il est important de noter que cette étape est le seul moment où il vous est possible d'annuler une commande en direct.
• Traitement en cours - La commande est actuellement traitée, ce qui peut signifier que le document est en cours de numérisation, de copie ou de transmission.
• En attente - Cet état n'est affiché que pendant quelques minutes seulement et signifie que votre demande est sur le point d'être traitée.
• Non fourni - La commande n'a pas été livrée et la raison figure dans le champ « description détaillée ».
• Facturée - La commande a été facturée.
• Transféré Interpart - La commande a été envoyée au Service de diffusion Interpartenaires pour traitement.
• Transféré Mondial - La commande a été envoyée au Service de diffusion mondial pour traitement.
• Livré - Le document commandé a été expédié par l'ICIST-CNRC.
• Terminé - Le traitement de la demande est terminé. Cet état est affiché lorsqu'une commande a été envoyée par messager ou qu'elle n'a pas été livrée.
• Annulé - Cette commande a été annulée par le client.
• Imputé au compte - Cet état peut être affiché pendant quelques heures seulement ou pendant une journée et indique que la commande a été facturée, mais que la facture n'a pas encore été produite.

Question : Comment puis-je faire pour obtenir l'état d'un groupe de commandes?

Réponse : Choisissez une période susceptible de contenir les commandes pour lesquelles vous voulez faire le suivi. Sélectionnez le bouton « Trier par état » sur la page « Recherche » et ensuite cliquez sur « Soumettre ». Il vous sera possible de voir un sommaire des différentes étapes de vos commandes. Vous n'avez qu'à parcourir (en cliquant) les différents groupes pour repérer l'état que vous recherchez.

Question : À qui puis-je m'adresser si le Système de suivi des commandes ne répond pas à ma requête au sujet d'une commande?

Réponse : Communiquez avec nous en vous assurant d'avoir votre numéro de commande en main (par exemple CI-123456), le cas échéant.

Question : Combien d'années de données m'est-il possible de rechercher?

Réponse : Actuellement, la recherche effectuée par le Système de suivi des commandes porte sur une période de trois ans.

Question : Comment m'est-il possible de désactiver les autres comptes utilisateur ou mon mot de passe sur une station de travail banalisée (partagée)?

Réponse : Désactivez la fonction « Saisie semi-automatique » (Remplissage automatique) d'Internet Explorer, en cliquant sur « Outils » et « Options Internet ». Choisissez ensuite l'onglet « contenu » et « saisie automatique ». Décochez la ligne « Formulaires » et cliquez sur le bouton « OK ».

Pour les administrateurs de comptes multiples

Question : Quelle différence y a-t-il entre le Système de suivi des commandes pour les utilisateurs de comptes individuels et celui pour administrateurs de comptes multiples?

Réponse : Le Système de suivi des commandes pour administrateurs de comptes multiples permet à un administrateur de compte de consulter toutes les commandes effectuées par l'intermédiaire des autres comptes au sein d'une même organisation. Il y a une limite de 1 000 commandes affichables par le Système de suivi des commandes pour les comptes individuels et de 5 000 pour les comptes d'administrateur. N'hésitez pas à communiquer avec nous ou votre agent de marketing pour discuter des différentes options qui vous sont offertes pour ce type de configuration.

Question : Quel est l'ordre de tri par défaut?

Réponse : Les commandes sont triées par numéro de compte (le plus bas étant affiché en premier), par la suite par le numéro de commande (la plus récente commande étant affichée en premier). Lorsque le tri est effectué par ordre d'état, les commandes sont triées en premier lieu par état, suivi du numéro de compte et du numéro de commande.

Question : Comment puis-je faire pour limiter le nombre de comptes dans ma recherche?

Réponse : Vous pouvez sélectionner quelques comptes à l'aide de la touche Contrôle (Ctlr) et en cliquant sur les comptes individuels. De plus, si vous sélectionnez un compte au haut de la liste et que vous appuyez sur la touche Majuscule (Shift) pour ensuite cliquer sur un compte qui se trouve plus bas dans la liste, tous les comptes entre ces deux comptes seront sélectionnés. La configuration actuelle du système permet d'interroger un maximum de 140 comptes. Un message d'erreur s'affichera si vous sélectionnez plus de 140 comptes.

Question : Pourquoi m'est-il impossible de voir certains de mes comptes qui ont des commandes en cours de traitement?

Réponse : Seuls les comptes pour lesquels il y a des commandes actives peuvent être affichés. Assurez-vous de choisir une période qui est susceptible de contenir les commandes pour lesquelles vous voulez faire le suivi. Par exemple, changez la date de départ de 2003-10-23 à 2002-08-23. Par ailleurs, certains comptes peuvent être dotés de certains privilèges de commandes (telles que des options « Acheminer » ou « Limiter » ) qui pourraient influer sur le processus de fourniture de documents.

Question : J'aimerais pouvoir déterminer qui a passé une commande d'articles tirés du périodique « The Journal of Science ». De quelle façon dois-je procéder?

Réponse : Une fois que vous avez choisi une période susceptible de contenir les commandes pour lesquelles vous voulez faire le suivi, utilisez les options de « recherche avancée » pour repérer le titre de l'article commandé ou celui de la publication. Vous pouvez aussi effectuer une recherche pour un utilisateur spécifique ou pour un sujet en combinant deux restrictions avec « et », « ou » ou « mais pas ». Par exemple, indiquez que le champ « Titre » contient « Science » et que le champ « Nom du client » contient « Paul Dupont » et cliquez sur la case d'option « mais pas » entre les deux champs pour obtenir toutes les commandes durant la période choisie dont les titres comprennent « Science », sauf celles effectuées par Paul Dupont.