Rapport de l’Agence de la santé publique du Canada sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009

Table des matières

• I Introduction
  • Renseignements généraux sur l’Agence
  • Activités touchant à la protection des renseignements personnels
• II Rapport sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Réponses données aux demandes traitées
  • Exceptions invoquées
  • Exclusions invoquées
  • Délai de traitement
  • Méthode d’accès
  • Coûts
  • Plaintes et enquêtes
  • Demandes de nature judiciaire et appels
  • Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (e)
  • Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (f)
  • Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (g)
  • Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (m)
  • Description des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
  • Nouvelles activités d’échange de données
• III Rapport sur les demandes informelles de communication de renseignements personnels
  • Consultations informelles sur la protection des renseignements personnels
• ANNEXE A : Ordonnance de délégation – Loi sur la protection des renseignements
• ANNEXE B : Loi sur la protection des renseignements – Rapport statistique
• ANNEXE C : Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaire – Loi sur la protection des renseignements personnels

I. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, impose à quelque 150 ministères et organismes fédéraux des obligations en matière de respect des droits à la vie privée en limitant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Elle confère aux gens le droit d’avoir accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par des organisations fédérales et de demander qu’ils soient corrigés.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux gens le droit d’avoir d’accès aux renseignements que le gouvernement détient à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. Elle protège également leur vie privée en empêchant les autres d’accéder à ces renseignements personnels et confère aux gens un grand contrôle sur la cueillette, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements.

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable d’une institution fédérale est tenu d’établir à l’intention du Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi en ce qui concerne son institution.

Le présent document constitue le deuxième rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’Agence de la santé publique du Canada. Il vise à décrire comment l’Agence s’est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice 2008-2009.

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Pour obtenir de plus amples renseignements ou présenter une demande en vertu de La Loi sur l’accès à l’information, veuillez communiquer avec :

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels Agence de la santé publique du Canada

130, chemin Colonnade Road
L.A. 6503F
Ottawa (Ontario)
K1A 0K9

Tél. : 613-948-8187
Téléc. : 613-957-9093

Renseignements généraux sur l’Agence

L’Agence de la santé publique du Canada (ASPC), qui fait partie du portefeuille de la Santé fédéral, a pour mission de promouvoir et de protéger la santé des Canadiens grâce au leadership, aux partenariats, à l’innovation et aux interventions en matière de santé publique. Pour aider la population à concrétiser sa vision, à savoir des Canadiens et des collectivités en santé dans un monde plus sain, l’Agence a pour mandat de collaborer avec ses partenaires, de tirer parti des efforts faits à l’échelle nationale pour prévenir les maladies et les blessures et de promouvoir et de protéger la santé publique à l’échelle nationale et internationale.

Voici les principaux secteurs d’intervention de l’ASPC : prévenir les maladies et les blessures et promouvoir la santé; assurer le leadership et la responsabilité du gouvernement fédéral dans la gestion des urgences de santé publique; diffuser l’expertise canadienne dans le reste du monde et appliquer les connaissances et les travaux de recherche venant de l’étranger aux programmes de santé publique du Canada; renforcer la collaboration intergouvernementale dans le domaine de la santé publique et faciliter des stratégies nationales relativement aux politiques et aux plans de santé publique; faire avancer les questions de santé publique touchant les Autochtones, de concert avec Santé Canada.

L’Agence atteint ses objectifs grâce à son leadership et à ses partenariats. Elle consulte les provinces et les territoires au sujet de la santé publique, favorise la collaboration dans ce domaine avec des gouvernements étrangers et des organisations internationales et coordonne les politiques et les programmes fédéraux en collaboration avec les provinces et les territoires. L’Agence participe aux efforts faits par le gouvernement fédéral pour cerner et réduire les facteurs de risque pour la santé publique ainsi que pour appuyer la préparation à l’échelle nationale des mesures visant à combattre les menaces pour la santé publique.

L’ASPC est composée de deux directions générales, y compris deux laboratoires, et compte plus de 2 400 employés qui contribuent à réaliser sa mission. Outre la région de la capitale nationale, l’Agence est aussi présente dans les régions suivantes : Atlantique, Québec, Ontario et Nunavut, Manitoba et Saskatchewan, Alberta et Territoires du Nord Ouest et Colombie-Britannique et Yukon.

Les bureaux régionaux établissent, entretiennent et renforcent les relations avec les administrations locales et régionales, les provinces et les territoires, l’administration fédérale, des organisations non gouvernementales et le milieu universitaire et ils soutiennent les interventions de santé publique en cas d’urgence. Ils soutiennent les intervenants et établissent des liens entre eux, y compris avec les intervenants qui ne font pas partie du secteur de la santé, en vue de prendre des mesures concernant les priorités nationales, de recueillir des renseignements de santé publique et de tirer parti des ressources dans les régions, les provinces et les districts.

Le fonctionnaire le plus haut placé de l’ASPC est l’administrateur en chef de la santé publique (ACSP), qui est secondé par un (1) sous-ministre adjoint principal (SMAP) et par un (1) sous-ministre adjoint (SMA). L’ACSP relève du ministre de la Santé.

Aux fins de l’article 73 de la Loi, le ministre de la Santé est le responsable désigné de l’Agence. Le ministre délègue le plein pouvoir d’appliquer la Loi au directeur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Les paragraphes qui suivent décrivent les rôles et les responsabilités des deux (2) directions générales de l’ASPC : la Direction générale de la planification et de l’intégration de la santé publique (DGPISP) et la Direction générale des maladies infectieuses et des mesures d’urgence (DGMIMU).

Direction générale de la planification et de l’intégration de la santé publique

Le SMAP de la Direction générale de la planification et de l’intégration de la santé publique est chargé de donner une orientation stratégique coordonné et intégrée, de fournir des stratégies globales en matière de politiques et de programmes et de formuler des conseils sur les communications et les ressources humaines afin de cerner et de concrétiser les priorités et les engagements de l’Agence. Le SMAP est aussi le point de contact à l’ASPC lorsqu’il faut soutenir et améliorer l’infrastructure de santé publique qui sert de fondement à une pratique efficace de la santé publique. En outre, il incombe à la Direction générale de mettre en oeuvre les programmes de l’ASPC dans les régions et d’assumer les tâches suivantes : assurer à l’échelle nationale et internationale un leadership en matière de promotion de la santé et de prévention et de contrôle des maladies chroniques; coordonner la surveillance des maladies chroniques et de leurs facteurs de risque et le dépistage rapide des maladies.

Direction générale des maladies infectieuses et des mesures d’urgence

Le SMA de la Direction générale des maladies infectieuses et des mesures d’urgence est chargé de prévenir et de contrôler les maladies infectieuses et d’améliorer l’état de santé des personnes infectées. La DGMIMU dirige les travaux de l’ASPC entourant la planification et la coordination des préparatifs en cas de pandémie de grippe et est responsable du Plan canadien de lutte contre la pandémie d’influenza dans le secteur de la santé. Ce plan, qui décrit comment le secteur de la santé canadien doit intervenir en cas de pandémie de grippe et comment s’y préparer, est le résultat d’une collaboration entre le gouvernement fédéral, les provinces et les territoires, les administrations locales et régionales et des organisations non gouvernementales. Le personnel de l’ASPC est prêt à intervenir en cas d’urgence de santé publique, et ce, tout au long de l’année. Le VIH/sida, la préparation en cas de pandémie, les infections nosocomiales comme C. difficile, les maladies d’origine alimentaire et hydrique, les infections transmissibles sexuellement et celles causées par l’utilisation de drogues injectables ainsi que les maladies découlant de contacts entre les humains, les animaux et l’environnement, notamment le virus du Nil occidental et la maladie de Creutzfeldt Jakob, sont au nombre des défis propres à l’Agence.

Activités touchant à la protection des renseignements personnels

Le directeur coordonnateur de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces visant à garantir que l’Agence assume ses responsabilités aux termes de la Loi et à assurer la divulgation ainsi que le traitement appropriés de l’information. Le directeur coordonnateur est aussi chargé des politiques, des systèmes et des procédures connexes découlant de la Loi.

La croissance constante de l’Agence ainsi que des enjeux de santé publiques mondiaux ont mis à l’avant-plan la protection des renseignements personnels dans les questions de surveillance ainsi que la nécessité de mieux sensibiliser les gens à leurs responsabilités à cet égard. L’établissement d’un cadre de protection des renseignements personnels pour l’Agence aidera à satisfaire aux exigences du Cadre de responsabilisation de gestion, à mettre à jour nos fichiers de renseignements personnels et à prendre des mesures quant aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui doivent être réalisées.

Principales activités du Bureau d’AIPRP (BAIPRP) touchant à la protection des renseignements personnels

• Traiter les demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Élaborer et maintenir des politiques, des procédures et des lignes directrices afin de veiller à ce que l’Agence respecte la Loi.
• Examiner et approuver les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
• Faire connaître la protection des renseignements personnels pour veiller à ce que l’Agence soit en mesure de s’adapter aux obligations imposées au gouvernement.
• Surveiller la conformité de l’Agence à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à son règlement et aux procédures et aux politiques pertinentes.
• Rédiger les rapports annuels au Parlement, d’autres rapports exigés par la loi et les documents pouvant être requis par les organismes centraux.
• Répondre aux demandes de consultation soumises par d’autres institutions fédérales et visant des documents de l’ASPC qu’on envisage de communiquer.
• Représenter l’Agence dans ses relations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes du gouvernement en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’ASPC.

Formation, sensibilisation et réalisations en 2008-2009

• Neuf (9) exposés généraux sur la protection des renseignements personnels ont été présentés à plus de 200 employés de l’ASPC.
• Neuf (9) exposés sur le traitement des demandes de communication de renseignements personnels ont été présentés à environ 30 agents de liaison des directions générales.
• Trois (3) exposés sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ont été présentés à 50 employés de l’ASPC.

Initiatives à venir du BAIPRP de l’ASPC

• Établir pour l’Agence un Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels afin de normaliser les politiques et les processus dans ce domaine.
• Créer un manuel des procédures du BAIPRP afin de normaliser les processus.
• Organiser un programme de formation national pour tout le personnel.
• Examiner nos pratiques exemplaires de mise en oeuvre de programmes dans les régions et à l’administration centrale.
• Établir une stratégie de communication pour que les employés comprennent mieux leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Lancer un programme de recrutement et de maintien en poste des employés, ce qui comprend la planification de la relève et l’examen de la classification.
• Lancer le processus d’acquisition d’un logiciel de traitement de suivi électronique qui permettra d’accroître l’efficacité du BAIPRP.
• Examiner les résultats de l’évaluation des capacités du Secrétariat des affaires ministérielles pour analyser les niveaux de dotation et le complément d’effectif actuels.

II. Rapport sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’annexe B présente un résumé statistique des demandes de communication de renseignements personnels reçues ou traitées en 2008-2009.

Réponses données aux demandes traitées

Sur les douze (12) demandes traitées, neuf (9) l’ont été pendant la période de déclaration de 2008-2009. Voici leur répartition.

• Dans cinq (5) cas, l’information a été divulguée en partie. L’article 26 est le seul article qui a été invoqué.
• Dans trois (3) cas, aucun dossier pertinent ne relevait de l’Agence;
• Dans un (1) cas, la demande a été abandonnée.

Pages examinées : 1 006
Pages communiquées : 968

Exemptions invoquées

Comme il est indiqué à l’annexe B, seules des exemptions au titre de l’article 26 de la Loi ont été invoquées par l’Agence. L’annexe vise à présenter les exemptions invoquées pour refuser l’accès. Il faut noter que, si la même exemption est invoquée plus d’une fois dans le cas d’une même demande, elle ne figure qu’une seule fois à l’annexe.

Exclusions invoquées

Aucune.

Délai de traitement

Sur les neuf (9) demandes traitées pendant la période visée, six (6) (66,7 %) l’ont été en 30 jours ou moins, une (1) (11,1 %) a pris de 31 à 60 jours et deux (2) (22,2 %) ont nécessité de 61 à 120 jours. Aucune demande n’a nécessité plus de 120 jours.

Méthode d’accès

Des exemplaires des dossiers ou d’une partie des dossiers ont été transmis aux demandeurs de cinq (5) demandes.

Coûts

Les coûts salariaux associés à la Loi sur la protection des renseignements personnels totalisent 86 283,50 $. Les autres coûts administratifs sont estimés à 23 248,70 $, pour un total de 109 532,20 $. Les ressources humaines associées à l’application de la Loi en 2008-2009 sont estimées à 1,15 équivalent temps plein.

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été déposée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par l’Agence au cours de la période visée.

Demandes de nature judiciaire et appels

Ni demande de nature judiciaire ni appel n’a été déposé à la Cour fédérale ou à la Cour d’appel fédérale.

Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (e)

Aucun renseignement n’a été communiqué en vertu de cet alinéa.

Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (f)

Aucun renseignement n’a été communiqué en vertu de cet alinéa.

Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (g)

Aucun renseignement n’a été communiqué en vertu de cet alinéa.

Communication des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2) (m)

Aucun renseignement n’a été communiqué en vertu de cet alinéa.

Description des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

L’ASPC poursuit son examen des questions touchant à la protection des renseignements personnels ainsi que l’établissement d’un cadre interne de protection des renseignements personnels. Par conséquent, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été terminée au cours de l’exercice 2008-2009. Quatre (4) évaluations ont été entreprises au cours de l’exercice, mais aucune n’est terminée.

Nouvelles activités d’échange de données

Aucune nouvelle activité d’échange de données n’a été entreprise au cours de la période visée.

III. Rapport sur les demandes informelles de communication de renseignements personnels

Exercice 2008-2009

Consultations informelles sur la protection des renseignements personnels

L’ASPC a traité huit (8) consultations informelles sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice.

Pages examinées : 192

ANNEXE A : Ordonnance de délégation des pouvoirs – Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément aux pouvoirs de délégation qui me sont conférés en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Agence de la santé publique du Canada et son successeur, y compris, en l'absence du coordonnateur, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions et d'un tel poste sont, par la présente, autorises à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d'une institution gouvernementale en vertu de la Loi, indiqués dans l'annexe ci-jointe.

La personne exerçant les fonctions et occupant le poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Agence de la santé publique du Canada et son successeur, y compris, en son absence, une personne ou un agent désigné par écrit pour agir à la place du titulaire de telles fonctions et d'un tel poste sont, par la présente, autorisés à exercer les pouvoirs et les attributions du Ministre, en sa qualité de responsable d'une institution gouvernementale en vertu de la Loi, stipulés aux articles 13 et 15 de la Loi.

Agence de la santé publique du Canada annexe de l'arrêté de délégation

Délégation de pouvoirs et d'attributions en vertu de l'article 73 de la loi sur la protection des renseignements personnels

Articles de loi	Pouvoirs et attributions	Responsable
8(2)	Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne qu'ils concernent	Coordonnateur de l'AIPRP
8(4)	Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l'alinéa 8(2)(e) et une mention des renseignements communiqués	Coordonnateur de l'AIPRP
8(5)	Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de la communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)(m)	Coordonnateur de l'AIPRP
9(1)	Conserver un relevé de l'usage fait des renseignements personnels	Coordonnateur de l'AIPRP
9(4)	Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de la comptabilité de l'usage fait des renseignements personnels, et mettre le répertoire à jour en conséquence	Coordonnateur de l'AIPRP
10	Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels	Coordonnateur de l'AIPRP
14	Répondre aux demandes d'accès dans les dèlais prescrits; procéder à la communication ou envoyer un avis	Coordonnateur de l'AIPRP
15	Proroger le délai et en aviser le demandeur	Coordonnateur de l'AIPRP
17(2)(b)	Décider de la nécessité d'une traduction ou d'une interprétation des renseignements personnels demandés	Coordonnateur de l'AIPRP
18(2)	Refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable	Coordonnateur de l'AIPRP
19(1)	Refuser de communiquer des renseignements obtenus d'un autre gouvernement à titre confidentiel	Coordonnateur de l'AIPRP
19(2)	Communiquer tout renseignement visé au paragraphe 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou rend les renseignements publics	Coordonnateur de l'AIPRP
20	Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales	Coordonnateur de l'AIPRP
21	Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense	Coordonnateur de l'AIPRP
22	Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi à des enquêtes	Coordonnateur de l'AIPRP
23	Refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à une enquête sur la sécurité	Coordonnateur de l'AIPRP
24	Refuser de communiquer des renseignements recueillis par le Service correctionnel du Canada, le Service national de libération conditionnelle ou la Commission nationale des libérations conditionnelles	Coordonnateur de l'AIPRP
25	Refuser de communiquer des renseignements qui risqueraient de nuire à la sécurité des individus	Coordonnateur de l'AIPRP
26	Refuser de communiquer des renseignements concernant une autre personne, et refuser de communiquer des renseignements dont la communication est interdite en vertu de l'article 8	Coordonnateur de l'AIPRP
27	Refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat et son client	Coordonnateur de l'AIPRP
28	Refuser de communiquer des renseignements qui portent sur l'état physique ou mental de l'individu dans le cas où la communication de ces renseignements le desservirait	Coordonnateur de l'AIPRP
31	Recevoir un avis d'enquête de la part du Commissionnaire à la protection de la vie privée	Coordonnateur de l'AIPRP
33(2)	Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête	Coordonnateur de l'AIPRP
35(1)	Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises	Coordonnateur de l'AIPRP
35(4)	Accorder l'accès aux renseignements au plaignant par suite d'une demande formulée en vertu de l'alinéa 35(1)(b)	Coordonnateur de l'AIPRP
36(3)	Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'examen des fichiers inconsultables	Coordonnateur de l'AIPRP
37(3)	Recevoir le rapport sur les conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée après une enquête sur la conformité	Coordonnateur de l'AIPRP
51(2)(b)	Demander que l'audition ait lieu et que la question soit tranchée dans la région de la capitale nationale	Coordonnateur de l'AIPRP
51(3)	Demander de présenter des arguments aux auditions visées par l'article 51	Coordonnateur de l'AIPRP
72(1)	Établir le rapport annuel pour présentation au Parlement	Coordonnateur de l'AIPRP
77	Exercer les responsabilités conférées au responsable de l'institution par le règlement établi en vertu de l'article 77 qui ne sont pas indiquées ci-dessus	Coordonnateur de l'AIPRP

 

ANNEXE B : Loi sur la protection des renseignements personnels – Rapport statistique

RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AGENCE DE LA SANTÉ PUBLIQUE

Période visée par le rapport 4/1/2008 à 3/31/2009

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection
Reçues pendant la période visée par le rapport	11
En suspens depuis la période antérieure	1
Total	12
Traitées pendant la période visée par le rapport	9
Reportées	3

II. Disposition à l'égard des demandes traitées
1.	Communication totale	0
2.	Communication partielle	5
3.	Aucune communication (exclusion)	0
4.	Aucune communication (exemption)	0
5.	Traitement impossible	3
6.	Abandon de la demande	1
7.	Transmission	0
TOTAL		9

III. Exceptions invoquées
S. Art 18(2)	0
S. Art 19(1)(a)	0
(b)	0
(c)	0
(d)	0
S. Art 20	0
S. Art 21	0
S. Art 22(1)(a)	0
(b)	0
(c)	0
S. Art 22(2)	0
S. Art 23 (a)	0
(b)	0
S. Art 24	0
S. Art 25	0
S. Art 26	5
S. Art 27	0
S. Art 28	0

IV. Exclusions citées
S. Art 69(1)(a)	0
(b)	0
S. Art 70(1)(a)	0
(b)	0
(c)	0
(d)	0
(e)	0
(f)	0

V. Délai de traitement
30 jours ou moins	6
De 31 to 60 jours	1
De 61 à 120 jours	2
121 jours ou plus	0

VI. Prorogations des délais
	30 jours ou moins	31 jours ou plus
Interruption des opérations	1	0
Consultation	1	0
Traduction	0	0
Total	2	0

VII. Traductions
Traductions demandées		0
Traductions préparées	De l'anglais au français	0
	Du français à l'anglais	0

VIII. Méthode de consultation
Copies de l'original	5
Examen de l'original	0
Copies et examen	0

IX. Corrections et mention
Corrections demandées	0
Corrections effectuées	0
Mention annexée	0

X. Coûts
Financiers (raisons)                    ($000)
Traitement	86,283.5
Administration (fonctionnement et maintien)	23,248.7
Total	109,532.2
Années-personnes utilisées (raisons)
Années-personnes (nombre décimal)	1.15

 

ANNEXE C : Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaire - Loi sur la protection des renseignements personnels