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Nouvelles de la Bibliothèque nationale du Canada

Octobre 1995, vol. 27, no. 10

Le projet de réingénierie de l'accès bibliographique

par Ralph W. Manning
Acquisitions et services bibliographiques

Le présent article est adapté d'une communication présentée à la conférence de la Canadian Library Association, tenue à Calgary en juin 1995

«La dernière décennie, caractérisée par un accroissement explosif de l'édition, des changements techniques majeurs et une augmentation marquée des besoins d'information, a été à la fois un défi et un stimulant pour le monde des bibliothèques. En effet, non seulement les besoins documentaires des chercheurs se sont-ils raffinés, mais encore a-t-il fallu accroître la vitesse d'accessibilité à l'information requise, laquelle d'ailleurs accuse un taux effarant d'obsolescence. Les tech-niques modernes de télécommunication, outil de rapprochement des peuples, ont accentué l'interdépendance des institutions et amené le bibliothécaire à repenser sérieusement le rôle des bibliothèques et des informathèques.» ¹ Cet extrait, rédigé en 1972 en guise d'introduction au rapport du Groupe de travail canadien sur les normes de catalogage, apparaît aussi pertinent 23 ans plus tard, et démontre que le changement est peut-être la seule chose qui est demeurée constante. Vers la fin des années 1980, la Bibliothèque nationale du Canada a entrepris un programme intensif de renouvellement organisationnel, qui comportait l'analyse sur une grande échelle de ses objectifs de programme et de son orientation stratégique, aussi bien que de ses pratiques de gestion et de son processus de planification. Vers la même époque, la Bibliothèque préparait une présentation afin d'obtenir des fonds en vue d'un nouveau système d'information. L'identification de points potentiels à améliorer en a résulté. La Bibliothèque a amorcé un processus de renouvellement détaillé en confirmant sa mission et ses priorités, et en élaborant un ensemble de valeurs à partager par tout le personnel. L'étape logique suivante consistait à réévaluer les pratiques professionnelles de base de la Bibliothèque.

La réingénierie a été déterminée comme un moyen éventuel d'aider la Bibliothèque à faire face aux changements importants qui étaient prévus. Un certain nombre de projets de réingénierie ont été amorcés, notamment un projet pilote sur les notices des publications en série. Le projet de réingénierie du catalogage constituait le troisième projet entrepris par la Bibliothèque nationale.

Les discussions préliminaires étaient centrées sur une méthode pour restructurer le processus du catalogage. Il devint apparent, toutefois, qu'il fallait donner plus de portée à l'exercice pour rendre justice au sujet dans son ensemble, et il a donc été décidé que le projet entreprendrait un examen de haut niveau qui tiendrait compte de la nécessité de fournir l'accès bibliographique aux documents canadiens et aux autres collections de la Bibliothèque, de même qu'au rôle de la Bibliothèque pour ce qui est de faciliter l'accès bibliographique partout au Canada (voir « Réingénierie de l'accès biblio- graphique : retour aux principes de base », Nouvelles de la Bibliothèque nationale, vol. 26, nos 8-9, août-septembre 1994, p. 1, 3).

Pour reconnaître ces deux rôles distincts, cela signifiait que l'Équipe de réingénierie de l'accès bibliographique (ERAB) devait examiner à la fois le catalogage dans le sens traditionnel du terme, et le rôle plus général de la Bibliothèque nationale en ce qui concerne le soutien des bibliothèques canadiennes et la préservation du patrimoine culturel du Canada. Cela fait intervenir bien des activités qui ne font pas partie du mandat traditionnel d'une bibliothèque, telles que l'élaboration et la mise à jour de normes biblio-graphiques nationales, la mise à jour d'un catalogue collectif national, ainsi que l'attribution de numéros internationaux normalisés.

« Les principes jouent le rôle d'hypothèses sous-jacentes, de politiques préétablies ou de modes d'action prescrits guidant la façon de fonctionner d'une organisation. » ² À l'aide de cet énoncé de base, sept principes d'orientation ont servi de contexte pour améliorer les activités d'accès bibliographique de la Bibliothèque.

• Des changements doivent être mis en oeuvre pour faire face aux volumes croissants de documents publiés et aux exigences accrues envers la qualité, la quantité et l'opportunité dans un contexte où les ressources continuent de s'amenuiser.

• Il faut centrer nos efforts de plus en plus sur les exigences des utilisateurs, par l'évaluation continue des besoins de ces derniers, de même que des processus, des produits et services.

• Pour mettre en oeuvre de façon fructueuse les changements requis, le personnel de la Bibliothèque nationale doit participer au processus de renouvellement. La Bibliothèque doit s'assurer que son personnel comprend les priorités relatives des rôles majeurs de la Bibliothèque dans sa prestation des services d'accès bibliographique.

• Il faut encourager la souplesse du personnel et de l'organisation.

• La Bibliothèque doit continuer de mettre l'accent sur la mise en application de la technologie de l'information pour améliorer l'accès bibliographique.

• La Bibliothèque doit poursuivre ses activités de collaboration en matière de collecte ou de création de notices.

• La Bibliothèque doit continuer de soutenir les normes bibliographiques et celles d'autres secteurs, mais doit également continuer d'analyser l'application de ces normes à l'accès biblio-graphique pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Il a été recommandé que la Bibliothèque insiste beaucoup plus sur les besoins des utilisateurs dans la prestation de ses produits et services liés à l'accès biblio- graphique. À cette fin, un certain nombre de groupes de discussion ont été organisés durant le printemps de 1994, et un questionnaire à l'intention des utilisateurs a été élaboré. Un compte rendu sur les résultats de ces efforts a été rédigé et est examiné actuellement.

Les niveaux et les priorités de catalogage sont ressortis comme étant l'aspect principal de l'étude, et il est devenu évident que la complexité des processus actuels est inutile, voire stérile. En outre, l'évolution des besoins des utilisateurs, le volume accru de documents publiés, ainsi que l'amenuisement des ressources indiquent tous qu'il faut augmenter la productivité et réduire la période entre la réception d'un document et la disponibilité de ce dernier, de même que l'accessibilité à la notice connexe. Un document de travail portant sur certaines de ces questions a par la suite été rédigé. Les dures compressions budgétaires dans le budget fédéral de 1995 ont ajouté un nouveau caractère d'urgence à ces recommandations, et d'autres travaux se poursuivent de concert avec les résultats de l'étude sur les besoins des utilisateurs.

Parmi d'autres recommandations précises, citons l'amélioration de l'interaction entre les secteurs des collections, des acquisitions et du catalogage, de même qu'entre les domaines du service au public et du service technique de la Bibliothèque. Un conseil mixte des Services de recherche et d'information et des Acquisitions et services bibliographiques a été créé peu de temps après la fin du projet, et il s'est occupé des problèmes d'intérêt commun. Un réexamen des lignes directrices liées aux collections de la Bibliothèque sera amorcé sous peu.

Voici peut-être la conclusion la plus importante de l'ERAB, à savoir qu'un avantage certain découlerait du réagencement du processus de catalogage, accompagné d'une réorganisation. On espérait ainsi écourter la durée du traitement en réduisant la complexité et les retards dus au processus. Au nombre des autres avantages possibles, signalons une augmentation de la productivité, plus de liberté d'action à accorder au personnel par l'enrichissement des tâches, l'octroi de plus de pouvoir dans les décisions de catalogage, une plus grande participation à la détermination des tâches, et plus de souplesse organisationnelle pour lui permettre de s'ajuster à des charges de travail variées et aux changements de priorités.

Il a été recommandé que les normes auparavant distinctes, le catalogage descriptif, l'analyse documentaire et la rédaction soient fusionnés par groupes selon les supports de documents. Le résultat : la création d'équipes qui sont chargées d'assumer les fonctions exécutées auparavant dans des divisions distinctes, de même que la création de Normes et soutien, une division basée sur le concept de la gestion matricielle, qui comprendra la coordination des responsabilités inter-équipes. Des spécialistes provenant des équipes ou de Normes et soutien rempliront un certain nombre de rôles surtout liés à la communication et à la coordination. Ils avaient pour objectif la mise en application uniforme de normes et de lignes directrices au travail de toutes les équipes, tout en permettant le plus grand degré possible de souplesse.

Bien qu'il reste beaucoup à faire, d'énormes progrès ont été accomplis. Le peaufinage de la nouvelle organisation sera nécessaire dès qu'elle aura acquis suffisamment d'expérience, et dès que les recommandations finales sur les niveaux et les priorités de catalogage seront mises en oeuvre. La collaboration continue de tout le personnel a été essentielle à la réussite de ce projet de réingénierie, et nous sommes confiants que le service amélioré et la productivité accrue en seront le résultat, ce dont tous bénéficieront.

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¹ Normalisation du catalogage : Rapport et recommandations du Groupe de travail canadien sur la normalisation du catalogage (Ottawa : Bibliothèque nationale du Canada, 1973), p. 1.

² Projet de réingénierie de l'accès biblio-graphique : Rapport, soumis par l'Équipe de réingénierie de l'accès bibliographique [Ottawa] : Bibliothèque nationale du Canada, Direction des acquisitions et des services bi-bliographiques, 1994, p. 18.