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Nouvelles de la Bibliothèque nationale

Décembre 1995, vol. 27, no 12

Le projet pilote sur les publications électroniques:
aperçu des aspects des services techniques

par Roselyn Lilleniit, Acquisitions et services bibliographiques

Des membres du personnel de la Bibliothèque nationale du Canada ont participé au Projet pilote sur les publications électroniques de juin 1994 à juillet 1995 (voir ailleurs dans ce numéro), dont l'objectif consistait à relever et à comprendre les problèmes auxquels pourraient s'attendre la Bibliothèque nationale du Canada et d'autres bibliothèques dans la gestion des publications électroniques et des collections en direct. Dans le cadre de ce projet, une petite quantité de revues canadiennes publiées en direct ont été acquises, contrôlées, cataloguées et stockées de façon permanente dans le serveur VAX VMS de la Bibliothèque. L'accès du public à ces publications électroniques a été offert par l'Internet, par le biais du serveur fureteur de la Bibliothèque, et par le système d'information planétaire World Wide Web.

Le Comité des collections électroniques, auquel on a confié la responsabilité de voir à l'évolution générale du projet, a créé trois équipes : l'Équipe des services techniques, l'Équipe des services au public et l'Équipe des services informatiques. Les membres de l'Équipe des services techniques (ST) provenaient des secteurs des acquisitions, du contrôle des publications en série et du catalogage (descriptif et par matière) des Acquisitions et services bibliographiques de la Bibliothèque.

Les membres de l'Équipe des services techniques ont reçu des améliorations à leurs ordinateurs personnels, de même que des cartes sonores et des écouteurs. Ils ont appris comment se servir de l'Internet et du gestionnaire de fichiers de Windows, comment accéder aux menus du projet pilote, en manipuler les fichiers et les programmes installés sur le serveur VAX VMS. Dans l'ensemble, les participants ont assisté à beaucoup de séances de formation pour accomplir les tâches qu'on leur a assignées.

Les membres du personnel du secteur des acquisitions ont recherché des titres appropriés sur l'Internet et se sont abonnés à des listes qui annonçaient de nouveaux « périodiques électroniques ». Après l'élaboration d'une liste des possibilités (8 à 10 titres), l'étape suivante consistait à obtenir l'affranchissement des droits de la part des éditeurs de ces titres. Bien que les réponses des éditeurs à nos demandes d'inclusion de leurs revues électroniques se soient révélées généralement positives, cette partie du projet a pris beaucoup de temps, vu que bien des questions liées au droit d'auteur devaient être analysées par le personnel de la Bibliothèque, et qu'il a fallu organiser tous les détails des abonnements à des périodiques électroniques, ouvrir des comptes de protocole de transfert des fichiers (FTP), etc., et ce, dans le cas de chaque titre de revue.

L'équipe ST s'est heurtée à beaucoup d'obstacles lorsqu'il s'est agi d'acquérir, de cataloguer et d'enregistrer les publications en série. Certains signes diacritiques en français ne s'affichaient pas toujours correctement; des fichiers en-tête séparés sur des numéros reçus par courrier confondaient les utilisateurs; il fallait décider du nombre de liens à créer concernant un document HTML (en fin de compte, tous les documents HTML ont été inclus dans le même domaine Internet que le document original); il a fallu créer des politiques et des procédures de dédoublement pour gérer les documents HTML (langage de balisage hypertexte); et les détails techniques de l'installation devaient recevoir l'assentiment à la fois du personnel de la Bibliothèque et celui de l'éditeur ou du prestataire de services. De plus, les membres du personnel ont dû faire face aux nombreux problèmes liés à la dénomination et au traitement des fichiers dans l'environnement VAX VMS. D'autres problèmes portaient sur les différents formats de fichier pour le même titre de périodique, et des structures différentes de répertoire et de fichier sur les serveurs de fichier de la Bibliothèque et ceux du prestataire de services. Certains éditeurs, quant à eux, se sont dit intéressés à recevoir des données statistiques d'utilisation de leurs périodiques électroniques, mais cela n'a pu être fait durant l'échéancier du projet. (Ces données peuvent désormais être fournies sur demande.)

Les catalogueurs de l'équipe ST ont également eu à faire face à certains défis. Une ébauche des lignes directrices descriptives a été élaborée avant le début du projet, inspirée des Règles de catalogage anglo- américaines, « Guidelines for Bibliographic Description of Internet Resources » (1993) d'OCLC, de même que des documents de travail de MARBI (Machine-Readable Bibliographic Information). Même si ces lignes directrices faisaient appel à l'utilisation de la nouvelle étiquette des renseignements au sujet des publications électroniques, soit l'étiquette 856 et ses sous-zones, cette étiquette n'a pas été mise en oeuvre dans l'ancien système d'information de la Bibliothèque, DOBIS, mais elle l'a été dans le système AMICUS. Par conséquent, il a été décidé de recourir à l'étiquette 500, soit celle de la Note générale, pour stocker de l'information au sujet des publications électroniques.

L'analyse documentaire a été entravée car il était impossible de défiler plusieurs fichiers en même temps. Le catalogueur analyste pouvait attribuer jusqu'à trois indices de classification décimale Dewey à chaque publication, ce qui permettait ainsi d'avoir un accès documentaire étendu aux revues électroniques installées sur le serveur Web.

Les membres du personnel du Contrôle des publications en série enregistraient les « numéros » des périodiques électroniques dans le module de contrôle des publications en série de Dynix, et ils avaient en outre à dénommer et à traiter des fichiers, en plus de se charger de la lourde tâche d'assurer le suivi sur des numéros de publications électroniques qui semblaient être en retard. Le suivi s'avérait difficile surtout lorsque des titres électroniques parvenaient par FTP ou sur le Web. Un programme de dédoublement automatique est désormais installé et, lorsque les membres du personnel du Contrôle des publications en série seront en mesure d'exécuter ce programme à loisir, le contrôle sera beaucoup plus facile et prendra moins de temps.

Les connaissances et l'expérience acquises par les membres du personnel des services techniques qui ont participé au projet ont été énormes. Ce contact avec le domaine des publications électroniques s'avérera certainement très bénéfique, étant donné que la Bibliothèque nationale s'apprête à créer des politiques et des procédures pour bâtir les collections électroniques du pays.

À la fin de juin 1995, 25 titres étaient disponibles sur le Web en vertu du projet pilote, et 21 autres titres étaient à l'étude. À la mi-juin 1995, un rapport final des travaux de l'Équipe des services techniques était rédigé et soumis au chef de projet. Le rapport comprenait des recommandations sur la gestion des publications électroniques à la Bibliothèque et, conjointement aux recommandations reçues des deux autres équipes du projet, elles seront intégrées au rapport final du projet, le cas échéant. Un rapport traitant du Projet pilote sur les publications électroniques sera disponible. Plus de renseignements seront fournis dans les prochains numéros des Nouvelles de la Bibliothèque nationale.