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LES RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DE GESTION | ||||||||
Le présent chapitre énonce les responsabilités générales des dirigeants d'organismes sur les plans de la gestion des ressources humaines et du contrôle financier au sein de leurs organisations. 1. La gestion des ressources humaines
En général, la loi habilitante stipule que les dirigeants d’organismes sont les premiers dirigeants de leur organisation et sont responsables pour le travail de l’organisme. La plupart des pouvoirs conférés aux dirigeants pour diriger et gérer l’organisation sont liés à ces expressions concises et générales. La relation entre les dirigeants et les membres de l’organisme est complexe, en particulier dans les organisations dotées de structures collégiales où les dirigeants doivent exercer leur leadership tout en restant sensibles à la structure organisationnelle. Selon les dispositions particulières des lois habilitantes de chaque organisme, les dirigeants d’organismes ont eu recours, habituellement avec la participation des membres, à différents moyens pour diriger le travail de ces derniers, par exemple l’émission de lignes directrices concernant l’exécution des fonctions par les membres, l’établissement de codes de conduite pour les membres, ou l’utilisation de protocoles d’entente entre les dirigeants et les membres. Les dirigeants ont le pouvoir de fixer des objectifs de travail et d’évaluer le rendement des membres de leur organisme. Les évaluations de rendement peuvent aider à cerner les besoins de formation et de perfectionnement des employés, et à déterminer quels membres du conseil d’administration sont prêts à assumer d’autres fonctions ou à acquérir d’autres compétences. Toutefois, dans le cas des tribunaux administratifs, les évaluations doivent être limitées à des facteurs comme la productivité, les capacités d’analyse, la compétence et les capacités de présider, par opposition au mérite des décisions réelles prises par les membres. Les conditions d’emploi s’appliquent aux membres, qu’ils ou elles soient nommés à titre inamovible ou à titre amovible. Les dirigeants d’organismes sont responsables de la bonne gestion des conditions d’emploi, lesquelles comprennent les congés annuels, les congés de maladie, les dépenses de voyage, etc. Il leur revient d’approuver ou de rejeter des demandes de remboursement de frais de voyage, et de veiller à ce que seules les dépenses raisonnables soient autorisées (pour plus de détails sur les voyages et l’accueil, prière de consulter la partie 4 de ce chapitre). Sont restreints, dans le cas des organismes dont les membres sont nommés « à titre inamovible », les pouvoirs des dirigeants d’organismes de suspendre un membre ou de prendre des sanctions administratives contre un membre ne respectant pas les normes de conduite attendues des titulaires de charges publiques. Le gouverneur en conseil est la seule entité ayant le pouvoir de démettre une personne nommée à titre inamovible selon les règles de l’équité procédurale. Le gouverneur en conseil est investi du pouvoir de discipliner ou de démettre une personne nommée à titre amovible.
Tous les pouvoirs des employeurs en matière de gestion des ressources humaines, autres que la dotation, sont définis dans la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces pouvoirs peuvent être délégués aux dirigeants d'organismes, y compris à des employeurs distincts, tel que défini dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP). Le cas échéant, les pouvoirs sont délégués en totalité et pas en partie. Cela permet d'adapter la gestion des ressources humaines aux conditions opérationnelles propres aux organismes, plutôt que de devoir appliquer ce qui a été prévu pour la fonction publique en général. Ainsi, les dirigeants d'organismes ont la possibilité de remodeler les unités de négociation pour qu'elles reflètent plus adéquatement les besoins fonctionnels de leur organisme. Ils peuvent négocier directement avec les syndicats, bien que dans la limite des compétences fédérales. La LRTFP désigne le Conseil du Trésor comme étant l'employeur des ministères et des organismes énumérés à la partie I de l'annexe I de la loi. Les organismes énumérés à la partie II de l'annexe I sont considérés comme étant des employeurs distincts. Les dispositions de la LRTFP s'appliquent tout autant aux organisations de la partie I qu'aux employeurs distincts désignés dans la Partie II. Ces derniers établissent leurs propres conditions et critères d'emploi conformément à la LRTFP et sont sujets à la révision gouvernementale. Bien que les employeurs distincts n'y soient pas assujettis, ils peuvent décider de leur propre chef de se conformer aux politiques du Conseil du Trésor relatives à la classification des emplois, à la formation, au perfectionnement, à l'évaluation du rendement et à la rémunération (à noter, cependant, que les stratégies de rémunération sont sujettes à la révision gouvernementale), ainsi qu’aux directives du Conseil national mixte (CNM) et aux dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LPFP). Les organisations pour lesquelles le Conseil du Trésor est l’employeur doivent se conformer aux dispositions de la LPFP. Les organisations de la partie II de l'annexe I de la LRTFP sont également visées par la LPFP, sauf indication contraire. Les dirigeants des organisations énumérées à la partie I disposent de vastes pouvoirs sur le plan de l'équité en matière d'emploi, pouvoirs qui leur sont délégués en vertu du Programme d'équité en matière d'emploi du Conseil du Trésor. Les employeurs distincts de la partie II de l'annexe I, ayant 100 employés ou plus, sont visés par les dispositions de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Ceux comptant moins de 100 employés en sont exemptés. 2. Les langues officielles Tous les organismes énumérés aux parties I et II de la LRTFP sont assujettis à la Loi sur les langues officielles (LLO). Ils ont donc des obligations en ce qui a trait aux communications et aux services au public, à la langue de travail et à la participation de Canadiens et Canadiennes francophones et anglophones dans les institutions fédérales. Dans ce contexte général, ces organisations sont assujetties aux politiques du Conseil du Trésor qui touchent les trois parties de la loi, et doivent rendre compte tous les ans au Conseil du Trésor sur les progrès réalisés. Tous les organismes doivent fournir aux membres du public des services dans la langue officielle de leur choix à partir de leur siège ou bureau central, des bureaux dans la région de la capitale nationale et d’autres bureaux devant assurer leurs services et la communication dans les deux langues officielles conformément au règlement sur les langues officielles et le service au public. Tous les organismes doivent s’assurer que leurs employés ont le droit, dans les régions désignées, comme celle de la capitale nationale, de travailler dans l’une des langues officielles. Dans ces régions, les organismes doivent aussi fournir à leurs employés les versions françaises et anglaises des instruments de travail et des logiciels utilisés régulièrement par l’ensemble des employés. Ils doivent en outre veiller à ce que les titulaires de postes bilingues soient supervisés dans la langue de leur choix. De plus, tous les organismes doivent s’assurer que les membres des deux groupes linguistiques aient une chance égale d’emploi et d’avancement. Les organismes sont également assujettis à l’article 11 de la LLO concernant les avis et les annonces exigées par une loi du Parlement pour informer le public, ainsi qu’à l’article 91 requérant que, dans les mesures de dotation, les exigences en matière de langues officielles liées aux postes soient établies en toute objectivité. De plus qu’être soumis à toutes les obligations relatives à la langue qui s’appliquent aux institutions fédérales, les tribunaux administratifs ou quasi-judiciaires doivent aussi respecter la partie III de la LLO. La partie III de la Loi, et l’article 16 en particulier, exige que chaque tribunal fédéral, c’est-à-dire, tribunal judiciaire, tribunal administratif ou autre organisme détenant des fonctions judiciaires ou quasi-judiciaires, s’assure que les juges ou autres personnes siégeant en l’affaire puissent comprendre les délibérations en anglais ou en français, ou dans les deux langues, sans l’aide d’un interprète. De plus, cette partie exige que tout document écrit utilisé lors des procédures soit bilingue et que la décision finale soit émise dans les deux langues officielles. 3. La fonction de contrôleur La fonction de contrôleur moderne est synonyme d’administration ferme et efficace des ressources publiques, de normes d’éthique très élevées et de l'application d'un contrôle parlementaire approprié. Pour être en mesure d'offrir des services abordables et de qualité à la population canadienne, les gestionnaires ont besoin d'une certaine souplesse d'exécution, ils doivent être informés et stimulés à agir en ce sens. De nos jours, la fonction de contrôleur est essentiellement axée sur les résultats, la reddition de comptes et la gestion du risque. Il convient de faire évoluer les mentalités à cet égard et de ne plus la considérer comme une fonction étroite et spécialisée mais bien comme une responsabilité incombant à chaque gestionnaire de la fonction publique. Notamment, il est urgent d'intégrer les renseignements financiers et autres afin d'acquérir une meilleure compréhension des performances passées et, plus important encore, d'étayer la prise de décisions et la planification. Les responsabilités en matière de fonction de contrôleur énoncées ci-dessous englobent toutes les responsabilités de gestion. Elles concernent plus particulièrement les dirigeants d'organismes, tel qu'indiqué dans le Rapport du Comité d'examen indépendant sur la modernisation de la fonction de contrôleur au gouvernement du Canada. Les dirigeants d'organismes doivent :
4. Les voyages et l'accueil Bien que certaines organisations disposent du pouvoir législatif d'adopter leurs propres politiques sur les voyages et l'accueil, différentes de celles du Conseil du Trésor, rares sont celles qui se prévalent de cette option. Les gestionnaires autorisant les fonctions d'accueil doivent être au courant des normes élevées à respecter. Il convient, plus particulièrement, de ne pas donner l'impression d'utiliser les installations et les fonds publics à d'autres fins que les fins officielles. Les sous-ministres et les dirigeants d'organismes doivent rendre des comptes et être prêts à justifier leurs dépenses, conformément à leurs responsabilités de titulaires de charge publique devant se comporter d'une façon pouvant résister à l'examen public le plus minutieux.
La norme de base pour l’hébergement repose sur le confort et la convenance, sans excès. Le document Directive sur les voyages d’affaire, disponible aux sites internet www.publiservice.gc.ca et www.tbs-sct.gc.ca, est donc très utile. Dans le décret P.C. 1997-1810, le gouvernement demande aux organisations ayant leurs propres autorisations de voyage ainsi qu'aux personnes nommées par le gouverneur en conseil dans de telles organisations de se conformer à La politique du Conseil du Trésor concernant les autorisations spéciales de voyage et les frais d’accueil lors de l’établissement des leurs politiques internes. Ces organisations doivent rendre des comptes relativement à leurs politiques, et leurs dirigeants sont redevables pour leurs frais personnels. Les organismes appliquant leurs propres politiques sur les voyages dont les taux diffèrent de ceux prévus par le Conseil du Trésor, doivent faire rapport de tout coût supplémentaire, en sus des taux officiels, dans leur Rapport de rendement adressé au Parlement. La Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d’affaires vise les employés de la fonction publique travaillant pour les ministères et les organismes énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi qu'aux autres personnes voyageant pour le compte du gouvernement — à l'exception du personnel exclu — sauf si leur déplacement est régi par une autre autorisation (voir le chapitre « Autorisations spéciales de voyage » du document Directive sur les voyages d’affaires). Les règles régissant les voyages pour les membres du groupe de la direction, les personnes nommées par le gouverneur en conseil, les experts conseils, les étudiants et les autres personnes voyageant pour le compte du gouvernement sont également précisées dans le chapitre « Autorisations spéciales de voyage ». Les personnes extérieures à la fonction publique et voyageant pour le compte du gouvernement n'ont pas droit aux taux indiqués dans la Directive sur les voyages, mais aux taux et aux indemnités contenus dans les annexes et les paragraphes de la Directive sur les voyages, taux qui concernent les « voyageurs » et non les « employés ».
La Politique sur l’accueil du Conseil du Trésor s'applique au personnel de tous les ministères et organismes énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques, aux membres de la Gendarmerie royale du Canada et aux membres des Forces armées canadiennes. L'accueil doit être économique et faciliter les entreprises du ministère ou de l'organisme; en outre, il ne doit être offert que s’il est considéré comme essentiel sur le plan de la courtoisie. La politique précise l’envergure des prestations de services d'accueil aux employés du gouvernement. Elle contient des lignes générales de conduite sur les frais moyens par personne et précise les niveaux d'autorisation minimum pour les différentes formes d'accueil. En outre, la politique est un moyen d'assurer une certaine cohérence à cet égard à l'échelle de la fonction publique. Les frais encourus au titre de l'accueil d'invités et d'employés de ministères et d'organismes sont régis par la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor et doivent être signalés comme tels. 5. La gestion financière, des contrats et des actifs En ce qui concerne la gestion financière, les dirigeants d'organismes sont invités à prendre connaissance du livret intitulé L'obligation de rendre compte en matière de gestion financière dans les ministères et les organismes publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor et qui résume les responsabilités des sous-chefs d'organismes. Pour ce qui est des rapports financiers, les organismes, en tant qu’entités du gouvernement du Canada, doivent respecter les exigences établies par le Receveur général pour que les états financiers consolidés du gouvernement soient préparés avec exactitude et dans les délais établis. Les résultats financiers des organismes peuvent également être sujets à vérification par le vérificateur général. Dans le domaine de la gestion du matériel, les activités doivent être réalisées dans le respect du Cadre pour un approvisionnement respectueux de l’environnement et des politiques du Conseil du Trésor en matière de gestion du matériel, concernant la gestion effective du cycle de vie, l'acquisition et l'utilisation des véhicules et du mobilier des cadres et des autres employés. On attend des dirigeants d'organismes qu'ils ou elles respectent ces politiques, notamment en ce qui a trait à la planification de l'acquisition, à l'acquisition proprement dite et à l'utilisation du matériel, des véhicules et du mobilier, dans le cadre de leurs fonctions. La politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor s'applique également à la conduite des projets d'immobilisation et insiste sur le fait que ceux-ci doivent obéir à des objectifs parfaitement définis, dans un cadre de reddition des comptes clairs, doivent découler des principes de gestion de projets sains et être gérés d'une façon qui tienne compte du risque, de la complexité de la réalisation et de l'économie des ressources. Les politiques du Conseil du Trésor sur la gestion du risque, outre qu'elles rappellent aux gestionnaires la nécessité de gérer le risque dans toutes leurs entreprises, précisent un ensemble d'exigences pour certains domaines spéciaux : dédommagement des préposés de l'administration, prestation d'une aide juridique aux préposés de la Couronne, demande de paiements et paiements gracieux, dédommagement dans les contrats, bénévolat et protection incendie. 6. La vérification interne et l’évaluation des programmes Les directions générales de la vérification interne et de l'évaluation des programmes des organismes, des ministères et des sociétés de la Couronne, remplissent un rôle important, puisqu'elles doivent veiller à ce que tous les problèmes que rencontre le ministère soient réglés de façon adéquate et efficace. Ces deux fonctions sont des éléments essentiels de la fonction moderne de contrôleur et elles sont une source importante d'information de gestion critique à l'appui de la prise de décisions et de l'obligation de rendre compte des résultats. Elles fournissent la garantie que l'argent public soit dépensé à bon escient, que les efforts déployés soient valables et qu'il existe des contrôles adaptés au sein du système. Pour les petits et moyens organismes, il est habituellement plus rentable d’acheter des services de vérification interne et d’évaluation des programmes. Les plus gros organismes devraient vérifier s’ils n’auraient pas intérêt à faire de même.
La politique gouvernementale veut que les organismes, les ministères et les sociétés de la Couronne vérifient leurs programmes et leurs opérations afin d'évaluer si leur cadre de gestion est bien conçu et si ce dernier donne les résultats escomptés. La vérification interne a pour objectif de fournir au sous-chef et aux cadres supérieurs des organisations un ensemble de données sur le fonctionnement du cadre de gestion. On met l’accent sur les aspects suivants : la rentabilité des activités de prestation de programmes et des opérations internes, la fiabilité et l’intégrité des renseignements fournis pour la prise de décisions et l'obligation de rendre compte, la prudence et la probité dans l'utilisation des fonds publics et dans la protection des actifs, et le respect des lois et des politiques.
L'évaluation des programmes est différente de la vérification interne en ce sens que la première porte sur les répercussions des politiques et des programmes sur les Canadiens et Canadiennes, tandis que la deuxième s'intéresse aux opérations et aux processus d’une organisation. L'évaluation permet au sous-chef et aux cadres supérieurs de s'appuyer sur un ensemble d'objectifs et de conseils utiles relatifs à la pertinence des politiques et des programmes, à leur efficacité dans l'atteinte des objectifs et à leur rentabilité comparativement à d'autres solutions. Cela étant, l'évaluation facilite une culture de gestion qui est fondée sur les faits et axée sur les résultats, et qui est ouverte et responsable. Au fil des ans, l'évaluation est devenue une source importante de données et de conseils de gestion.
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