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Divulgation proactive

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Vérification de suivi : Processus suivi pour répondre aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton

Rapport final
Le 24 septembre 2008

Sommaire et Réponse et plan d'action de la direction

Note : Pour obtenir un exemplaire du rapport intégral, veuillez communiquer avec le bureau du Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation, Bureau du Conseil privé.

Sommaire

Objectif de la vérification

Cette vérification interne avait pour objectif d’évaluer la mesure dans laquelle le Bureau du Conseil privé (BCP) a mis en œuvre les réformes administratives apportées par le gouvernement et les recommandations formulées par la vérificatrice générale du Canada au sujet du processus suivi pour répondre aux questions écrites des parlementaires inscrites au Feuilleton.

Conclusion du vérificateur

Le BCP a pris des mesures efficaces pour mettre en œuvre toutes les réformes proposées par le gouvernement et toutes les recommandations formulées par la vérificatrice générale au sujet du processus suivi pour répondre aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton, sauf pour quelques exceptions qui sont mentionnées dans le résumé des constations et recommandations. Ces exceptions ne font pas courir de risques importants au BCP, et peuvent être réglées par une mesure de gestion appropriée.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante de la vérification, des procédures de vérification appropriées et suffisantes ont été suivies et les éléments de preuve recueillis appuient l'exactitude de la conclusion énoncée dans ce rapport de vérification. La conclusion exprimée est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient à l’époque avec les critères de vérification établis et acceptés par la direction. La conclusion ne vaut que pour l’entité examinée. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément aux directives et aux normes relatives à la vérification interne ainsi qu'à la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne.

Résumé des constations et recommandations

La mise en œuvre des réformes administratives demandées par le gouvernement et des recommandations formulées par la vérificatrice générale concernant le processus suivi pour répondre aux questions écrites des parlementaires inscrites au Feuilleton a donné lieu à d’importantes réalisations. Nous avons constaté que le BCP avait réussi à élaborer et mettre en application des processus pour : limiter le risque de fournir des réponses inexactes ou incomplètes à des questions complexes, fournir aux parlementaires de l’information contextuelle et récapitulative afin de les aider à interpréter les réponses, et automatiser le processus de suivi de la préparation des réponses, dans un souci de plus grande efficacité. Le BCP a aussi pris l’initiative, afin d’améliorer le processus de réponse aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton, de rédiger un Guide d’élaboration des documents parlementaires.

Les recommandations formulées à la suite de notre vérification sont présentées de manière détaillée à la section 2.3 du présent rapport. Pour résumer, nous recommandons que le BCP termine et diffuse le glossaire à l’intention des parlementaires ainsi que le Guide d’élaboration des documents parlementaires destiné à tous les employés qui participent à la préparation de ces documents. Nous recommandons également que le BCP assume son rôle de coordination en prenant l’initiative de fournir des conseils et une aide supplémentaire aux organisations gouvernementales afin qu’elles renforcent leurs attestations de conformité et confirment ainsi qu’elles ont assuré le suivi de la préparation des réponses aux questions inscrites au Feuilleton.

Réponse de la direction

Le Bureau de la coordination des documents parlementaires, au sein du Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire, accepte les recommandations des vérificateurs. Nous nous réjouissons de leur conclusion, selon laquelle le Bureau, à quelques exceptions près, a pleinement mis en œuvre les réformes administratives et les recommandations portant sur le processus de réponse aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton, et a entrepris des initiatives supplémentaires pour accroître l’efficacité et la bonne connaissance du processus. Le Bureau mettra en œuvre le plan d’action ci-joint, afin d’améliorer davantage le processus, au profit des ministres, des fonctionnaires et des parlementaires.

Image : Signature de Jim Hamer

Signature du Dirigeant principal de la vérification

Jim Hamer
Directeur, vérification et évaluation

Réponse et plan d’action de la direction

Vérification de suivi du processus pour répondre aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton Le sous-secrétaire du Cabinet (Législation et planification parlementaire et Appareil gouvernemental) et conseiller juridique auprès du greffier du Conseil privé a la responsabilité générale du Plan d’action.
Recommandation	Réponse et mesures à prendre	Responsabilité	Date cible
1. Dans le contexte du rôle de coordonnateur que joue présentement le BCP, guider et soutenir les organisations gouvernementales répondantes afin d’accroître l’utilisation des attestations de conformité. Cet objectif pourrait être atteint par les moyens suivants : Rappeler l’importance de ces documents pour appuyer les ministres et faire la preuve que l’organisation assure un suivi adéquat de la préparation des réponses aux questions inscrites au Feuilleton; Fournir des directives supplémentaires concernant les éléments à inclure dans la description de la recherche effectuée, c’est-à-dire un modèle des pratiques exemplaires; Modifier l’assertion figurant dans les attestations de conformité afin de fournir également l’assurance que, pour les questions de nature financière, la recherche de l’information pertinente, le cas échéant, a été effectuée dans tous les documents financiers publics.	La direction accepte cette recommandation et prendra en conséquence les mesures suivantes : fournir par écrit des conseils supplémentaires aux ministères sur l’objet et le contenu des attestations de conformité que signent les hauts responsables désignés afin de renseigner les ministres sur les recherches effectuées aux fins des réponses proposées du gouvernement réviser le gabarit des attestations de conformité du BCP, selon les pratiques exemplaires, afin qu’il aide les ministères à fournir aux ministres une meilleure description de l’ampleur des recherches effectuées, et notamment de l’examen éventuel des documents financiers publics, ainsi que des limites rencontrées dans la production des réponses du gouvernement informer les directeurs des Affaires parlementaires des mesures à prendre pour renforcer les attestations de conformité informer les coordonnateurs de l’accès à l’information de la tâche qui leur incombe de fournir des conseils sur les réponses proposées du gouvernement, conseils qui seront intégrés aux attestations de conformité	Directeur, Documents parlementaires	31 octobre 2008
2. Indiquer à quelle date les documents suivants seront achevés et diffusés : le glossaire qui s’adresse aux parlementaires afin de les aider à rédiger les questions qu’ils désirent inscrire au Feuilleton (comme l’avait recommandé la vérificatrice générale en novembre 2004); le Guide d’élaboration des documents parlementaires qui s’adresse à toutes les personnes qui participent à la préparation des réponses aux questions inscrites au Feuilleton.	La direction accepte ces recommandations et s’engage : à finaliser le glossaire et à l’afficher sur le site Web du BCP à mener à terme la rédaction et la diffusion aux ministères, par le BCP, du Guide révisé d’élaboration des documents parlementaires	Directeur, Documents parlementaires	31 octobre 2008

Vérification de suivi du processus pour répondre aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton

Le sous-secrétaire du Cabinet (Législation et planification parlementaire et Appareil gouvernemental) et conseiller juridique auprès du greffier du Conseil privé a la responsabilité générale du Plan d’action.

Recommandation

Réponse et mesures à prendre

Responsabilité

Date cible

1. Dans le contexte du rôle de coordonnateur que joue présentement le BCP, guider et soutenir les organisations gouvernementales répondantes afin d’accroître l’utilisation des attestations de conformité. Cet objectif pourrait être atteint par les moyens suivants :

Rappeler l’importance de ces documents pour appuyer les ministres et faire la preuve que l’organisation assure un suivi adéquat de la préparation des réponses aux questions inscrites au Feuilleton;

Fournir des directives supplémentaires concernant les éléments à inclure dans la description de la recherche effectuée, c’est-à-dire un modèle des pratiques exemplaires;

Modifier l’assertion figurant dans les attestations de conformité afin de fournir également l’assurance que, pour les questions de nature financière, la recherche de l’information pertinente, le cas échéant, a été effectuée dans tous les documents financiers publics.

La direction accepte cette recommandation et prendra en conséquence les mesures suivantes :

fournir par écrit des conseils supplémentaires aux ministères sur l’objet et le contenu des attestations de conformité que signent les hauts responsables désignés afin de renseigner les ministres sur les recherches effectuées aux fins des réponses proposées du gouvernement
réviser le gabarit des attestations de conformité du BCP, selon les pratiques exemplaires, afin qu’il aide les ministères à fournir aux ministres une meilleure description de l’ampleur des recherches effectuées, et notamment de l’examen éventuel des documents financiers publics, ainsi que des limites rencontrées dans la production des réponses du gouvernement
informer les directeurs des Affaires parlementaires des mesures à prendre pour renforcer les attestations de conformité
informer les coordonnateurs de l’accès à l’information de la tâche qui leur incombe de fournir des conseils sur les réponses proposées du gouvernement, conseils qui seront intégrés aux attestations de conformité

Directeur, Documents parlementaires

31 octobre 2008

2. Indiquer à quelle date les documents suivants seront achevés et diffusés :

le glossaire qui s’adresse aux parlementaires afin de les aider à rédiger les questions qu’ils désirent inscrire au Feuilleton (comme l’avait recommandé la vérificatrice générale en novembre 2004);
le Guide d’élaboration des documents parlementaires qui s’adresse à toutes les personnes qui participent à la préparation des réponses aux questions inscrites au Feuilleton.

La direction accepte ces recommandations et s’engage :

à finaliser le glossaire et à l’afficher sur le site Web du BCP
à mener à terme la rédaction et la diffusion aux ministères, par le BCP, du Guide révisé d’élaboration des documents parlementaires