Réponse de la direction de TPSGC à l’évaluation du SCT par rapport au CRG – Ronde V

Le 10 mars 2009

Chaque année, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) compare le rendement des ministères et des organismes en fonction d’attentes préétablies. Ces attentes sont énoncées dans le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du SCT, un outil conçu pour aider les gestionnaires de la fonction publique à fixer les objectifs de leur organisation, à évaluer leurs progrès et à renforcer leur capacité de responsabilisation dans le futur. Les évaluations du SCT aident les ministères non seulement à reconnaître les pratiques de gestion qui doivent être améliorées, mais aussi à connaître les secteurs où ils obtiennent de bons résultats.

Dans l’ensemble, l’évaluation de 2007-2008 reconnaît les progrès continus que réalise Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) depuis l’adoption par le SCT du CRG à l’échelle du gouvernement, en 2004-2005.

Points clés

En 2007-2008, TPSGC a obtenu la cote « fort » pour trois indicateurs et la cote « acceptable » pour dix indicateurs. Selon le SCT, sept indicateurs représentent une « possibilité d’amélioration ». Fait à noter, contrairement aux évaluations passées, le Ministère n’a reçu aucune cote « attention requise » en 2007-2008. En fait, le Ministère a amélioré son rendement dans 11 indicateurs et a obtenu une combinaison de cotes « fort » ou « acceptable » dans les 13 secteurs suivants :

Leadership etculture organisationnelle fondés sur les valeurs
Utilité du cadre de rendement ministériel
Efficacité de la structure de gestion ministérielle
Contribution extra-organisationnelle aux priorités pangouvernementales
Qualité et utilisation de l’évaluation
Efficacité de la gestion ministérielle des risques
Mesure dans laquelle l’effectif est productif, doté de principes, durable et souple
Efficacité de la gestion de la technologie de l’information (TI)
Gestion efficace des projets
Approvisionnement efficace
Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers
Efficacité de la fonction de vérification interne
Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités

Mesures clés

Le Ministère accepte la conclusion du SCT qui affirme que des efforts continus et soutenus sont nécessaires pour intégrer pleinement ces améliorations dans ses activités permanentes ainsi que pour continuer à chercher des solutions novatrices dans l’exercice de son mandat. L’évaluation fournit des renseignements utiles sur les secteurs qui aideront TPSGC à apporter d’autres améliorations. Par conséquent, le Ministère met actuellement en œuvre un plan d’action détaillé pour donner suite à toutes les constatations.

D’après les résultats de l’évaluation, le Ministère prêtera une attention particulière aux trois secteurs suivants :

Qualité de l’analyse dans les présentations au Conseil du Trésor
Efficacité de la gestion de l’information
Efficacité de la gestion des biens

TPSGC a examiné en détail l’évaluation, y compris les faits saillants clés et les occasions. Il les a ensuite comparés avec les plans d’affaires de ses secteurs de programme, puis a déterminé des mesures de suivi ciblées pour améliorer son rendement en matière de gestion par rapport à chaque indicateur.

En plus d’établir un plan d’action, TPSGC adopte une démarche globale pour faire participer les cadres supérieurs et les gestionnaires intermédiaires à l’amélioration de la capacité de gestion et d’organisation du Ministère. Pour ce faire, des cadres champions ont été désignés pour chaque indicateur du CRG. En confiant la responsabilité de chaque mesure de suivi du CRG à un secteur d’activité, TPSGC accroîtra la responsabilisation ministérielle.

De plus, le Ministère a mis sur pied un réseau d’experts sur le CRG en vue d’améliorer la capacité d’élaboration de politiques et la capacité stratégique non seulement pour appuyer le processus lié au CRG, mais aussi pour assurer la planification et l’établissement de rapports généraux. Grâce à ce réseau, non seulement TPSGC accroîtra sa capacité à planifier plus efficacement ses activités et à en rendre compte, mais aussi il augmentera sa responsabilisation à l’égard de la population canadienne.

Quant aux dispositions précises, TPSGC prend des mesures pour s’attaquer aux trois secteurs cernés par le SCT. Ces mesures clés entraîneront des améliorations notables au cours de l’exercice à venir :

Présentations au Conseil du Trésor : Puisque TPSGC est un organisme de services communs pour divers ministères, organismes et commissions du gouvernement du Canada, il rédige plus de présentations au Conseil du Trésor que tout autre ministère (c’est-à-dire plus de 100 en 2007-2008). Les présentations du Ministère concernent non seulement les besoins liés à ses propres programmes, mais aussi les besoins des ministères clients. Ces présentations sont souvent complexes en raison du nombre d’intervenants, des questions liées au financement et des risques inhérents. Pour améliorer la gestion et la qualité des présentations au CT, TPSGC a établi un Cadre de gestion de la qualité (CGQ). Le CGQ fait partie d’une importante initiative ministérielle qui vise à intégrer la gestion de la qualité dans les outils, processus et méthodes de TPSGC. En outre, le CGQ aidera à instaurer une culture d’amélioration continue dans l’ensemble du Ministère. De plus, le CGQ mettra en évidence la mission de TPSGC qui consiste à offrir des services et des programmes de première qualité adaptés aux besoins des organismes fédéraux et à assurer une saine intendance au profit de la population canadienne.
Gestion de l’information : TPSGC a élaboré et mis en œuvre des mécanismes qui lui permettent d’évaluer et de modifier de façon continue sa structure de responsabilisation. Ces mécanismes permettent aussi à TPSGC d’évaluer l’incidence des employés et des comités sur la bonne gestion de l’information au sein du Ministère. Le Ministère a aussi élaboré un Plan de mise en œuvre détaillé et entièrement intégré pour la gestion de l’information et continue d’élargir tous les aspects de son programme de gestion des dossiers, y compris la version TPSGC du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (système Gestion des documents et des dossiers de l’entreprise). La bibliothèque de TPSGC a commencé à mettre en œuvre un nouveau système de bibliothèque intégré (Vubis Smart) afin d’améliorer ses opérations, d’accroître l’accès à l’échelle du Ministère et l’échange de ressources internes et externes ainsi que de préserver et de fournir un accès à long terme aux renseignements publiés, y compris les sites Web archivés.
Gestion des biens : TPSGC a l’intention de mettre en œuvre un plan d’investissement intégré au cours des cinq prochaines années, plan qui comprendra les éléments nécessaires à un Cadre de gestion des biens efficace. Parmi ces éléments, citons une structure de gouvernance, des règles et des directives, de l’information intégrée, des indicateurs de rendement des biens et des pratiques exemplaires communes. Le Ministère profitera aussi de l’occasion pour simplifier et intégrer les systèmes d’information, ce qui facilitera la prise de décisions d’une manière plus opportune. Le lancement d’un outil commun de gestion en matière de finances, de matériel et de projets – SIGMA – a déjà accru considérablement l’intégrité de cette importante information. En outre, la Direction générale des biens immobiliers, un des plus importants détenteurs de biens au pays, prévoit entreprendre un projet de gestion de l’information et des processus opérationnels qui vise à regrouper dans un seul système toute l’information que l’on trouve actuellement dans environ 18 systèmes de la direction générale et du Ministère. Ces mesures compléteront et renforceront les améliorations déjà réalisées par l’intermédiaire de SIGMA.

Conclusion

L’amélioration du rendement de la gestion est un processus continu et en évolution à TPSGC. Le Ministère continuera de s’assurer que les éléments du plan d’action lié au CRG soient intégrés dans les plans de gestion de l’exercice 2009-2010.