Procédure du Système national de gestion de projet (SNGP) de la Direction générale des biens immobiliers concernant l'examen de projets

Table des matières

1. Annulation
2. Autorité
3. Contexte
4. Portée
5. Objectif
6. Renseignements sur la procédure
7. Responsabilités
8. Définitions
9. Références
10. Pièces Jointes
11. Demandes de renseignements

Date d'entrée en vigueur : Mai 2012

1. Annulation

La présente procédure remplace tous les documents portant sur l'examen de projets du Système national de gestion de projet (SNGP) parus avant le 15 mai, 2012.

2. Autorité

La présente procédure est publiée sous l'autorité du directeur général (DG), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques (GSPT), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3. Contexte

La présente procédure doit être mise en œuvre de pair avec tous les domaines de connaissances du SNGP compris dans la Politique ministérielle relative au SNGP. Cette procédure aide TPSGC à assurer, au sein de l'industrie, le maintien de pratiques exemplaires en matière d'examen de projets dans le cadre de la gestion de projets.

Le comité consultatif sur l'examen de projets fournit des conseils et offre du soutien aux gestionnaires de projet en faisant une évaluation détaillée du plan de gestion de projet. L'examen de projet ne vise pas à remplacer l'examen de la conception ou l'examen technique qui peut être exigé dans le cadre d'autres processus identifiés dans le SNGP. Il s'agit plutôt d'un examen complémentaire.

Parce que les examens de projets constituent des activités de contrôle de la qualité facturables, leurs frais sont imputés au budget du projet.

4. Portée

Des comités consultatifs sur l'examen de projets sont établis à l'échelle nationale et régionale, de même qu'à l'échelle des pairs, en fonction de la valeur du projet et des résultats de l'évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP). Suivant le Plan d'investissement intégré, la participation d'un comité national consultatif sur l'examen de projets sera nécessaire pour tout projet de la DGBI dont la valeur est supérieure à 20 M $ en coûts d'aménagement, de rénovation ou de construction ou ayant obtenu une note de niveau 3 ou de niveau 4 lors de l'ECRP. En ce qui concerne les projets n'atteignant pas ce seuil, le tableau ci-dessous peut servir de guide pour évaluer le niveau minimal requis du comité consultatif sur l'examen de projets.

Guide servant à déterminer le niveau du comité consultatif sur l'examen de projets

	Niveau 1 de l'ECRP	Niveau 2 de l'ECRP	Niveau 3 de l'ECRP	Niveau 4 de l'ECRP	Autres ministères
Moins de 1 M $	Aucun comité consultatif sur l'examen de projets	Aucun comité consultatif sur l'examen de projets	Aucun comité consultatif sur l'examen de projets	Aucun comité consultatif sur l'examen de projets	Aucun comité consultatif sur l'examen de projets
De 1 M $ à 2,5 M $	Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs	Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs
De 2,5 M $ à 5 M $	Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs	Comité régional consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs
De 5 M $ à 20 M $	Comité régional consultatif sur l'examen de projets	Comité régional consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité régional consultatif sur l'examen de projets
Plus de 20 M $	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité national consultatif sur l'examen de projets

Remarques :

• Le budget total inclut toutes les acquisitions, les coûts des immobilisations et les coûts de réaménagement et/ou de rénovation ainsi que les honoraires du personnel de réalisation de TPSGC. Dans le cas des projets relatifs aux locaux, la valeur de l'aménagement (voir la définition) est utilisée pour déterminer le niveau requis du comité consultatif sur l'examen de projets.
• Les évaluations de la complexité et des risques des projets visant les projets d'autres ministères ne sont pas effectuées par TPSGC.
• Aucune évaluation de la complexité et des risques des projets n'est requise pour les projets dont la valeur est inférieure à 1 M $.

5. Objectif

L'objectif de la présente procédure est de favoriser l'adoption de pratiques de gestion de projets efficaces et de soutenir les équipes de projet au moyen de l'examen approfondi des projets sur le plan de la réalisation. Cet examen tiendra tout particulièrement compte du plan de gestion de projet et des documents connexes liés à la réalisation de projets.

6. Renseignements sur la procédure

La composition des différents niveaux de comités consultatifs sur l'examen de projets est présentée dans la section Responsabilités. Le gestionnaire de projet doit présenter la demande de participation d'un comité consultatif sur l'examen de projets lorsque le plan de gestion de projet est presque achevé et qu'il est prêt à être soumis aux fins d'examen et de commentaires.

Les comités consultatifs sur l'examen de projets font leur travail vers la fin de la phase de planification de l'étape de réalisation de projet du SNGP, mais avant l'approbation du plan de gestion de projet (voir la figure 1). Les recommandations et les conseils techniques formulés par les comités consultatifs sur l'examen de projets sont consignés, transmis à l'équipe de projet et examinés par un responsable ayant un pouvoir d'approbation au point de vérification de l'approbation définitive de projet (ADP).

Figure 1 : Diagramme du SNGP présentant l'étape du comité consultatif sur l'examen de projets (CCEP)

Dans certaines circonstances, il peut arriver que le traitement d'un projet puisse être accéléré. C'est le cas lorsqu'on cherche à obtenir plusieurs approbations en même temps, au début de l'étape d'identification d'un projet (p. ex. projets de location clés en main).  Dans de telles circonstances, le comité consultatif sur l'examen de projets peut intervenir dès que le plan de gestion de projet est disponible, mais avant que ce dernier ne soit approuvé.

La participation d'un comité national consultatif sur l'examen de projets consiste en la tenue d'une réunion formelle présidée par le gestionnaire du Bureau de gestion de la qualité de la DGBI à l'Administration centrale, à laquelle participent quelques experts en la matière choisis, ainsi que l'équipe de projet. Le groupe examine le plan de gestion de projet et l'équipe de projet consigne les recommandations formulées.

La participation d'un comité régional consultatif sur l'examen de projets consiste en la tenue d'une réunion formelle présidée par le gestionnaire régional, à laquelle assistent quelques experts en la matière choisis ainsi que l'équipe de projet.

Documents obligatoires à soumettre au comité consultatif sur l'examen de projets :

• Plan de gestion de projet (y compris toutes les annexes nécessaires)
• Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP)
• Liste de vérification dûment remplie dans le Document de clôture de l'identification (DCI) du SNGP
• Exposé sur le projet

7. Responsabilités

Le tableau qui suit présente les rôles et responsabilités des membres des comités consultatifs sur l'examen de projets.

Rôle	Responsabilités	Comité national consultatif sur l'examen de projets	Comité régional consultatif sur l'examen de projets	Comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs
Président	Confirmer le niveau de l'examen effectué par le comité consultatif sur l'examen de projets et consigner, dans le plan de gestion de projet, les motifs justifiant tout écart par rapport au guide sur la détermination du niveau de ce comité. Choisir des spécialistes en fonction de leur expérience particulière dans le domaine du projet faisant l'objet de l'examen. Gérer le processus des comités consultatifs sur l'examen de projets. Présenter les rapports annuels des comités consultatifs sur l'examen de projets (voir la remarque ci-après).	Gestionnaire, Bureau de gestion de la qualité	Gestionnaire régional ou directeur de projet du Secteur de la capitale nationale	Gestionnaire principal de projet (ou personne qui approuve le plan de projet)
Coordonnateur	Organiser les réunions (on encourage l'organisation de téléconférences et d'exposés sur le Web). Diffuser des renseignements pertinents aux membres aux fins d'examen et de commentaires. Préparer et distribuer des comptes rendus de décision et effectuer un suivi, au besoin (voir la remarque ci-dessous). Assurer la liaison directe avec l'équipe de projet relativement à la préparation de réunions.	Choisi par le président	Choisi par le président	s.o.
Équipe de projet
Gestionnaire de projet	Présenter la demande visant la tenue d'une réunion d'un comité consultatif sur l'examen de projets.	Gestionnaire de projet (préavis d'un mois pour les réunions)	Gestionnaire de projet (préavis de deux semaines)	Gestionnaire de projet
	Fournir une copie des documents obligatoires décrits ci-dessus par voie électronique au coordonnateur au moins deux semaines avant les réunions.	Gestionnaire de projet	Gestionnaire de projet	Gestionnaire de projet
	Préparer un exposé détaillé (p. ex. PowerPoint).	Gestionnaire de projet	Gestionnaire de projet	s.o.
Chef de projet	Assister aux réunions des comités consultatifs sur l'examen de projets	Chef de projet	Chef de projet	s.o.
Spécialistes
Spécialistes des domaines de connaissances du SNGP (coûts, réclamations, risques, délais, patrimoine, environnement, examen de l'ECRP, services d'architecture et de génie/services professionnels)	Examiner tous les documents. Transmettre à l'équipe de projet des conseils et des recommandations touchant à leur domaine d'expertise.	Choisis par le président	Choisis par le président	Au besoin seulement
Gestionnaire de projet expérimenté	Transmettre à l'équipe de projet des conseils et des recommandations touchant à leur domaine d'expertise.	Choisi par le président	Choisi par le président	Au besoin seulement
Autre
Gestion des investissements	Examiner tous les documents. Formuler des conseils et des recommandations sur la gestion des investissements.	Gestion du portefeuille national	Au besoin seulement	Au besoin seulement

Remarques :

• La présentation de rapports annuels n'est pas nécessaire en ce qui concerne le comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs.
• Le compte rendu des décisions constitue l'approbation du plan de gestion de projet par le gestionnaire principal de projet dans le cas du comité consultatif sur l'examen de projets à l'échelle des pairs.

8. Définitions

Examen de la qualité : Toute procédure officielle d'examen d'un produit ou d'un groupe de produits connexes en fonction d'un ensemble convenu de critères de qualité. Les examens de projets, les examens de la conception, les examens techniques ou les examens par domaine constituent différents types d'examens de la qualité.

Examen de projets : Examen de la qualité qui se rapporte précisément à la réalisation de projets et qui, au moyen d'une évaluation détaillée du plan de gestion de projet, fournit des conseils et offre du soutien aux gestionnaires de projets.

Examen de la conception : Examen de la qualité qui se rapporte précisément à la conception et qui permet d'effectuer une analyse systématique, approfondie et documentée de la conception afin de déterminer la capacité à respecter les exigences d'un projet. Il est à noter que l'examen de la conception est effectué pendant la phase de conception du SNGP et que le processus entourant cet examen est géré par Conseils et Pratiques (Services professionnels).

Examen technique ou examen par domaine : Examen ponctuel de la qualité de tout document de projet entrepris par un domaine particulier des biens immobiliers (p. ex. mécanique, électrique, etc.) à la demande du chef de projet ou du gestionnaire de projet. Les examens techniques et les examens par domaine peuvent être effectués durant n'importe quelle phase du SNGP.

Valeur de l'aménagement : Tous les coûts rattachés à la transformation des locaux pour qu'ils soient en service, ce qui comprend entre autres tous les honoraires, les débours et les autres frais connexes, à l'exception du loyer et des coûts engagés par le client.

9. Références

Publications de TPSGC

• Politique relative au SNGP
• Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers
• DGBI – SNGP – Lignes directrices sur le plan de projet
• Document de clôture de l'identification (DCI) du SNGP pour les projets relatifs aux biens

10. Pièces Jointes

• Annexe A : Modèle d'exposé des comités consultatifs sur l'examen de projets
• Annexe B : Modèle d'ordre du jour et de compte rendu de décisions des comités consultatifs sur l'examen de projets

11. Demandes de renseignements

Veuillez transmettre toute demande de renseignements à :

Gestionnaire, Bureau de gestion de la qualité, Conseils et Pratiques (Exécution de projets)
Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, Direction générale des biens immobiliers
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, gouvernement du Canada