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Divulgation proactive
Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers
- Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP
- Annexe B - Procédure relative au SNGP « allégé »
- Annexe C - Listes de vérification de la conformité au SNGP
- Annexe D - Procédure relative au SNGP - Projets financés par d'autres ministères (AM)
1. Date d'entrée en vigueur
La présente directive entre en vigueur en décembre 2010.
2. Contexte
En juin 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a approuvé la Politique sur la gestion des projets. Les exigences de cette politique sont d'ailleurs prises en compte dans la Politique ministérielle relative au Système national de gestion de projet (SNGP). Pour satisfaire aux exigences qui s'appliquent aux projets immobiliers, la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) a établi la présente directive, qui doit être mise en œuvre de pair avec la Politique ministérielle relative au Système national de gestion de projet (SNGP).
La présente directive vise à veiller à ce que la méthode du SNGP soit utilisée pour assurer une gestion efficiente, efficace et normalisée des projets immobiliers. Elle fournit des directives claires sur l'utilisation des principes et des méthodes de gestion de projet pour gérer les risques au Ministère. Elle permet de s'assurer que les intervenants comprennent, de façon uniforme, leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations en ce qui a trait à la gestion de projet. La présente directive respecte les politiques du Ministère et du SCT ainsi que d'autres lois et règlements applicables.
3. Énoncé de la directive
Conformément à sa politique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) utilise le SNGP pour s'assurer que tous les projets entrepris :
- sont planifiés, gérés et réalisés à l'échelle nationale d'une manière uniforme et transparente quant à la portée, au calendrier et au budget;
- tiennent compte du concept de meilleur rapport qualité-prix;
- sont entièrement conformes à l'ensemble des règlements et des lois applicables de même qu'aux politiques du Conseil du Trésor (CT).
4. Portée
La présente directive s'applique à tous les projets immobiliers de TPSGC qui répondent à l'un ou l'autre des critères suivants :
- le projet nécessite l'approbation du CT;
- il s'agit d'un projet relatif aux biens d'une valeur totale supérieure à un million de dollars, incluant la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) et excluant les coûts engagés par le client, le cas échéant;
- il s'agit d'un projet relatif aux locaux dont la superficie visée est supérieure à 3 000 mètres carrés louables (m²l) [régions] ou à 5 000 m²l (Secteur de la capitale nationale [SCN] et Cité parlementaire [CP]).
Remarque :
- Pour les projets qui ne répondent pas aux critères ci-dessus, il faut utiliser le SNGP « allégé » de la présente directive (Annexe B - Procédure relative au SNGP « allégé »).
- Dans le cas des projets financés par d'autres ministères ou des organismes, il faut appliquer la procédure relative au SNGP : Projets financés par d'autres ministères (Annexe D - Procédure relative au SNGP - Projets financés par d'autres ministères (AM)).
- Les principes de la méthodologie du SNGP s'appliquent à tous les projets.
5. Définitions
- Cadre d'amélioration continue (Continual Improvement Framework)
- Le cadre fournit le processus et la structure de gouvernance nécessaires à l'approbation et à la promulgation de nouveaux documents ou de documents modifiés relatifs au SNGP.
- Évaluation de la complexité et des risques des projets, ECRP (Project Complexity and Risk Assessment, PCRA)
- Cet outil d'évaluation du CT établit le coefficient de risque et de complexité de chaque projet selon quatre niveaux, d'après des critères retenus pour chacun des domaines de connaissances de projets suivants : caractéristiques du projet, gestion stratégique, caractéristiques des contrats ou des acquisitions, ressources humaines, activités, intégration de la gestion de projets, et composantes techniques. TPSGC aura le mandat d'approuver les projets dont la note est égale ou inférieure aux pouvoirs délégués du Ministère qui sont établis dans l'Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet (ECOGP). Les ministres du CT ont le droit d'exiger qu'un projet, même si la note qu'il a obtenue dans le cadre de l'ECRP se situe dans les limites de la capacité ministérielle de TPSGC, soit présenté au CT aux fins d'approbation.
- Projet (Project)
- Un projet est une réalisation définie ayant un début et une fin, et qui vise l'obtention d'un produit ou d'un résultat unique.
- Projets immobiliers (Real Property Projects)
- Toutes les acquisitions de biens immobiliers et les améliorations apportées à ceux-ci, notamment la conclusion de baux, l'aménagement de locaux ainsi que les travaux de construction, de rénovation et de restauration relatifs à un ouvrage bâti (immeuble, pont, barrage, route, etc.) ou à un terrain appartenant à l'État.
- Système national de gestion de projet, SNGP (National Project Management System, NPMS)
-
Le SNGP prescrit les exigences minimales de TPSGC à respecter au cours du cycle de vie d'un projet et il comprend les éléments suivants :
- Modèle du SNGP - Il définit des points de vérification distincts qui sont liés aux processus d'approbation des projets de TPSGC, et il établit les produits livrables requis à chaque phase du projet;
- Feuilles de route du SNGP - Il s'agit de documents d'orientation qui ciblent les activités et les tâches génériques requises à chaque étape et à chaque phase du SNGP. Ces feuilles de route visent à fournir la souplesse nécessaire à la définition d'exigences relatives à différents types de projet, en vue de répondre à des besoins précis;
- Site Web du SNGP - Il fournit des instructions techniques et un accès en ligne aux exigences du SNGP, ainsi qu'au modèle du SNGP, aux feuilles de route et aux modèles de produit livrable.
6. Responsabilités et obligations redditionnelles
Le sous-ministre adjoint, Direction générale des biens immobiliers, doit :
- élaborer et tenir à jour des directives et des procédures concernant la gestion des projets immobiliers;
- élaborer et fournir la formation aux employés touchés.
Les chefs de secteur et les directeurs généraux régionaux doivent :
- s'assurer que leurs employés sont au courant de la présente directive, surveiller la conformité au sein de leur direction générale et résoudre les problèmes de non-conformité;
- assurer l'application de la structure de gouvernance pour entreprendre des ECRP, conformément aux procédures du SNGP.
Les employés de TPSGC participant à la gestion de projet doivent s'assurer que les projets sont gérés d'une manière qui est conforme à l'évaluation du niveau de complexité et de risque, comme il est défini dans la politique ministérielle et ses procédures connexes.
7. Directive
Conformément à la portée de la présente directive, les projets doivent respecter les lignes directrices mentionnées dans le site Web du SNGP, et être fondés sur les modèles qui y sont présentés. Le niveau de précision des documents et les exigences particulières des divers projets sont définis dans les feuilles de route du SNGP.
Le modèle du SNGP est composé de trois étapes et de neuf phases, chacune comportant des produits livrables et des points de vérification, comme il est décrit ci-après.
- L'étape de début de projet est le moment où on décide d'aller de l'avant ou non, et c'est à cette étape qu'on obtient un énoncé des exigences approuvé;
- L'étape d'identification de projet mène à l'approbation préliminaire de projet (approbation de projet de location) et elle permet de déterminer le mécanisme de réalisation du projet.
- L'étape de réalisation de projet est celle où les objectifs et les exigences du projet approuvés sont appliqués à la mise en œuvre complète d'un produit final.
Le tableau 1 (annexe A ci-jointe) présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP établis pour les projets relatifs aux biens d'une valeur totale supérieure à un million de dollars, et pour les projets relatifs aux locaux dont la superficie visée est supérieure à 3 000 m²l (régions) ou à 5 000 m²l (SCN et CP). Les paramètres critiques du plan de projet doivent être mis à jour avant chaque point de vérification.
Comme il est précisé dans la présente directive, certains projets feront l'objet d'une Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP). Les détails relatifs à l'application de cette évaluation sont présentés dans le Guide de TPSGC sur l'application de l'ECRP, dont il est fait mention à la fin du présent document. Il est à noter que certains projets seront soumis à cette évaluation si cette dernière est prévue dans le Plan d'investissement intégré; toutefois, l'ECRP doit être confirmée de nouveau ou mise à jour, selon les procédures ci-dessous.
7.1 Étape de début de projet
- Fournir un forum pour l'examen des propositions de projets immobiliers afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux stratégies du portefeuille de TPSGC et qu'ils répondent aux exigences de la manière la plus efficace possible.
- Examiner les projets proposés qui constituent une opportunité et qui n'ont pas été ciblés comme tel dans un plan existant, ou qui pourraient être considérés comme un projet d'envergure en raison des risques éventuels qu'ils présentent.
Phase de définition
- Évaluer le projet proposé afin de s'assurer que la proposition (ainsi que l'opportunité) satisfait à un ensemble de critères établis, ce qui permet de déterminer si le projet sera mis en œuvre ou non.
- Produit livrable : Énoncé des exigences, et réalisation ou mise à jour de l'ECRP.
- Point de vérification : Approbation de l'énoncé des exigences
7.2 Étape d'identification
- S'assurer qu'un projet présenté aux fins d'une approbation préliminaire de projet a été évalué et analysé de façon adéquate, et ce, conformément au Programme des biens immobiliers de TPSGC, et qu'il constitue la meilleure solution d'investissement.
- Aider nos clients gardiens d'immeubles à déterminer et à élaborer les projets qui répondent le mieux aux objectifs de leur ministère, à l'appui du programme immobilier du gouvernement.
Place de lancement
- Déterminer le besoin ou l'opportunité.
- Fournir une première description des buts, des objectifs, des exigences (principaux paramètres) et des enjeux connexes, qui est suffisamment détaillée pour permettre de réaliser une évaluation préliminaire de la validité et de la pertinence du projet.
- Produit livrable : Plan préliminaire de projet.
- Point de vérification : Approbation du plan préliminaire de projet.
Phase de faisabilité
- Déterminer les exigences du projet.
- Fournir la base d'information nécessaire pour évaluer l'éventail de solutions répondant aux exigences du projet.
- Produit livrable : Rapport de faisabilité.
- Point de vérification : Approbation du rapport de faisabilité.
Remarque : Pour des projets relatifs aux locaux qui sont dans les limites d'approbation ministérielles, l'approbation du rapport de faisabilité peut être obtenue conjointement avec le rapport d'analyse des investissements (RAI). Cette exigence subsiste pour garantir l'analyse des options et assurer une consultation avec les intervenants participant au projet.
Phase d'analyse
- Déterminer et justifier la solution optimale qui permettra de satisfaire aux exigences et de faire face aux contraintes du projet.
- Établir le budget, le calendrier, les contrôles et les critères d'évaluation du projet qui seront soumis à l'approbation préliminaire de projet.
- Produit livrable : RAI; reconfirmation ou mise à jour de l'ECRP.
- Point de vérification : Approbation préliminaire de projet et/ou approbation de projet de location (APP et/ou APL).
Remarque : Dans le cas d'un projet de location au-dessus des approbations ministérielles qui implique l'ajout d'un nouvel immeuble (par exemple, une construction à des fins de location ou un bail-achat), une APP est d'abord nécessaire afin d'obtenir l'autorisation de dépenser pour la réalisation du processus d'acquisition. Par la suite, une approbation définitive de projet (ADP) est requise lorsque le processus d'acquisition/appel d'offres est terminé. Le coût de l'APP et l'ADP se fonde sur l'estimation du montant de l'APL.
Phase de clôture de l'identification
- Exécuter les activités de gestion de projet requises à l'étape d'identification de projet.
- Produit livrable : Document de clôture de l'étape d'identification.
7.3 Étape de réalisation de projet
- Les objectifs et les exigences de projet approuvés doivent être exprimés en critères techniques afin de permettre la conception détaillée et la mise en œuvre complète du produit final.
Phase de planification
- Lancer les activités de démarrage du projet.
- S'assurer que les objectifs et les exigences du projet sont suffisamment détaillés pour permettre d'élaborer des directives exhaustives à l'intention de l'équipe de projet.
- Dans le cas d'un projet de location, la phase de planification comprend l'acquisition de locaux loués.
- Créer le plan de gestion de projet.
- Produit livrable : Plan de gestion de projet.
- Point de vérification : Approbation du plan de gestion de projet / Approbation de projet de location confirmée.
Remarques :
- Pour les projets de location, la phase de planification comprendra une recommandation pour l'attribution du contrat de location
- Le plan de gestion de projet et l'arrêté de projet ne sont pas requis pour un renouvellement de bail sans travaux d'aménagement.
Phase de conception
- Former l'équipe de projet.
- Élaborer une conception conforme aux objectifs et aux exigences du projet.
- Réviser le RAI requis pour l'ADP.
- Produit livrable : Document d'approbation; reconfirmation ou mise à jour de l'ECRP.
- Point de vérification : ADP / Approbation de projet de location révisée, le cas échéant.
Remarque concernant les projets de location :
- La phase de conception inclut l'obtention de l'approbation du contrat de location.
- Pour les immeubles actuels, l'APL obtenue au point de vérification de l'APP/APL comprend le pouvoir de mise en œuvre. Il n'est donc pas nécessaire d'obtenir l'ADP. L'APL doit être reconfirmée à la lumière des estimations des coûts d'aménagement élaborées dans cette phase. Si les paramètres du projet ont changé de façon significative (c.-à-d. coûts du projet), une APL révisée doit être demandée pendant cette phase.
- Dans le cas d'un projet de location qui implique l'ajout d'un nouvel immeuble (par exemple, une construction à des fins de location ou un bail-achat), une APP est d'abord nécessaire afin d'obtenir l'autorisation de dépenser pour la réalisation du processus d'acquisition. Par la suite, une ADP est requise lorsque le processus d'acquisition/appel d'offres est terminé. Le coût de l'ADP se fond sur l'estimation du montant de l'APL.
- Pour une APL révisée, confirmer ou mettre à jour l'ECRP.
Phase de mise en œuvre
- Convertir la solution de conception approuvée en documents d'approvisionnement en vue de l'acquisition et de la fourniture d'un produit qui est conforme aux objectifs et aux exigences du projet.
- Produit livrable : Transfert du produit livrable.
- Point de vérification : Approbation du transfert.
Phase de clôture
- Mener à bien les activités de gestion de projet associées à l'étape de réalisation.
- Évaluer le rendement du projet en fonction de ses objectifs et de ses exigences.
- Produit livrable : Document de clôture.
- Point de vérification : Approbation du document de clôture.
8. Références
Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor
- Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis
- Politique sur la gestion des projets
Publications de TPSGC
- Politique ministérielle relative au Système national de gestion de projet
- Guide d'évaluation de la complexité et des risques des projets de TPSGC
Autres publications
- Site Web sur le Système national de gestion de projet
- Site intranet sur la Délégation des pouvoirs
9. Demandes de renseignements
Directrice générale, Gestion des services professionnels et techniques
Direction générale des biens immobiliers
Téléphone : 819-956-2039
Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP
Ce tableau présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP (approbation non financière). En ce qui concerne les approbations financières de projets aux points de vérification de l'APP/APL ou de l'ADP, veuillez consulter le barème 2, Délégation des pouvoirs, et les dernières restrictions administratives.
Remarque : Il est possible que les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux; dans un tel cas, il incombe au responsable de fournir un avis écrit indiquant que les pouvoirs en question ont été délégués et désignant la personne responsable du produit livrable du SNGP afin de consigner le tout dans les dossiers du projet.
Pour ce qui est des projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être mises en application conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client, comme il est indiqué dans la procédure relative aux autres ministères.
Tableau 1. Responsables ayant un pouvoir d'approbation des projets relatifs aux biens d'une valeur de plus de 1M $ incluant la TPS ou la TVH et excluant les coûts engagés par le client) et des projets relatifs aux locaux dont la superficie visée est supérieure à 3 000 m²l (régions) et à 5 000 m²l (SCN et CP)
| Phase du SNGP | Points de vérification du SNGP | Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation |
|---|---|---|
| Étape de début de projet | ||
| Phase de définition | Approbation de l'énoncé des exigences
Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) |
Régions
Secteur de la capitale nationale (SCN)
Direction générale de la cité parlementaire (DGCP)
Remarques :
|
| Étape d'identification de projet | ||
| Phase de lancement |
Approbation du plan préliminaire de projet | Régions
SCN
DGCP
|
| Phase de faisabilité |
Approbation du rapport de faisabilité | Régions
SCN
DGCP
Remarque :
|
| Phase d'analyse |
Approbation préliminaire de projet (APP) / Approbation de projet de location (APL)1 |
Remarques :
|
| Étape de réalisation de projet | ||
| Phase de planification |
Approbation du plan de gestion de projet / Approbation de projet de location confirmée | Régions
SCN
DGCP
Remarques :
|
| Phase de conception |
Approbation définitive de projet (ADP) / Approbation de projet de location révisée, s'il y a lieu
ECRP |
Remarque concernant les projets de location :
|
| Phase de mise en œuvre |
Approbation du transfert : Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives OU certificat d'achèvement substantiel |
|
| Phase de clôture de la réalisation |
Approbation du document de clôture | Régions
SCN
DGCP
|
Annexe B - Procédure relative au SNGP « allégé »
Les principes de la méthodologie du SNGP s'appliquent à tous les projets, y compris l'utilisation du plan de projet. Toutefois, le nombre de documents variera en fonction d'un certain nombre de facteurs dont le type de projet, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. La procédure relative au SNGP « allégé » définit les processus et les produits livrables simplifiés du Système qui, bien que conformes aux principes du SNGP, s'appliquent aux projets relatifs aux biens et aux locaux dont la valeur ou la superficie est inférieure aux limites obligatoires stipulées dans la Politique relative au Système national de gestion de projet et la présente procédure.
Il faut toujours consulter le site Web du SNGP, notamment les feuilles de route et les instructions techniques, pour élaborer et réaliser des projets dans le cadre de la présente procédure relative au SNGP « allégé ».
Cette procédure s'adresse aux employés de TPSGC qui élaborent et mettent en œuvre des projets financés par le Ministère.
En ce qui a trait aux projets réalisés par les entrepreneurs AFPS (autres formes de prestation de services), les exigences du SNGP font partie intégrante des exigences du contrat, même si les points de vérification et les noms des étapes peuvent être différents. Les projets réalisés par les fournisseurs AFPS sont régis par le contrat de ces derniers et ne sont pas visés par la présente procédure.
Tableau 2. SNGP « allégé » - Projets relatifs aux locaux dont la superficie visée est inférieure à 3 000 m²l (régions) et à 5 000 m²l (SCN et CP)
| Phase du SNGP | Points de vérification du SNGP | Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation |
|---|---|---|
| Étape de début de projet | ||
| Phase de définition | Régions
Approbation de l'énoncé des exigences |
Régions
|
| Secteur de la capitale nationale (SCN) Approbation de l'énoncé des exigences Remarque : Une Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) est requise pour tous les projets d'une valeur totale de plus de 1 M $, incluant la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) et excluant les coûts engagés par le client, le cas échéant. Dans le cas des projets de location de biens immobiliers, le seuil de 1 M $ repose sur la valeur d'approbation du projet de location. |
SCN
Direction générale de la cité parlementaire (DGCP)
Remarque :
|
|
| Étape d'identification de projet | ||
| Phase de lancement |
Approbation du plan préliminaire de projet
Remarque : Les modèles simplifiés sont acceptables. |
Régions
SCN
DGCP
|
| Phase de faisabilité ou d'analyse |
Approbation préliminaire de projet (APP) / Approbation de projet de location (APL)
ECRP, s'il y a lieu (voir la remarque figurant à la phase de définition) |
Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliers , et les dernières restrictions administratives.
Remarque :
|
| Étape de réalisation de projet | ||
|
||
Tableau 3. SNGP « allégé » - Projets relatifs aux biens d'une valeur de moins de 1 M $ (incluant la TPS ou la TVH et excluant les coûts engagés par le client)
| Phase du SNGP | Point de vérification du SNGP | Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation |
|---|---|---|
| Étape de début de projet | ||
| Phase de définition | L'approbation de l'énoncé des exigences est remplacée par la liste des projets recommandés, issue du Plan de gestion des immeubles | Projets de moins de 200 000 $
Projets de plus 200 000 $ mais de moins de 1 M $
Remarque :
|
| Étape d'identification de projet | ||
| Phase de lancement |
Approbation du plan préliminaire de projet |
|
| Phase de faisabilité ou d'analyse |
Approbation préliminaire de projet (APP) |
Remarques :
|
| Étape de réalisation de projet | ||
|
||
Annexe C - Listes de vérification de la conformité au SNGP
LISTE DE VÉRIFICATION POUR LES PROJETS RELATIFS AUX LOCAUX
Étape 1 - Début de projet
Phase de définition
Approbation de l'énoncé des exigences
Date :
Approuvé par5 :
Évaluation de la complexité et des risques des projets
Date :
Étape 2 - Identification de projet
Phase de lancement
Approbation du plan préliminaire de projet
Date :
Approuvé par :
Phase de faisabilité
Approbation du rapport de faisabilité
Date :
Approuvé par :
Préparation de l'arrêté de projet
Date :
Approuvé par :
Phase d'analyse
Examen par le centre d'expertise, les Services de propriétaire-investisseur et l'analyste
Date :
Approuvé par :
Établissement du rapport d'analyse des investissements (RAI)
Date :
Approuvé par :
Évaluation de la complexité et des risques des projets
Date :
Approbation de projet de location (APL)
Date :
Approuvé par : Conseil d'investissement des biens immobiliers (CIBI)
Liste de vérification pour les projets relatifs aux biens
Étape 1 - Début de projet
Phase de définition
Approbation de l'énoncé des exigences
Date :
Approuvé par6 :
Évaluation de la complexité et des risques des projets
Date :
Étape 2 - Identification de projet
Phase de lancement
Approbation du plan préliminaire de projet
Date :
Approuvé par :
Phase de faisabilité
Approbation du rapport de faisabilité
Date :
Approuvé par :
Phase d'analyse
Rapport du Comité consultatif sur l'examen de projets7
Date :
Approuvé par :
Établissement du rapport d'analyse des investissements (RAI)
Date :
Approuvé par :
Évaluation de la complexité et des risques des projets
Date :
Approbation préliminaire de projet (APP)
Date :
Approuvé par : CIBI
Étape 3 - Réalisation de projet
Phase de planification
Approbation du plan de gestion de projet
Date :
Approuvé par :
Phase de conception
Rapport du Comité consultatif sur l'examen de projets
Date :
Approuvé par :
Évaluation de la complexité et des risques des projets
Date :
Approbation définitive de projet (ADP)
Date :
Approuvé par : Conseil d'investissement des biens immobiliers (CIBI)
Annexe D - Procédure relative au SNGP - Projets financés par d'autres ministères (AM)
1. Contexte
La présente directive doit être mise en œuvre de pair avec la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP).
2. Portée
La présente procédure s'applique aux projets immobiliers de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, qui sont par conséquent responsables des approbations de projet. Les pratiques relatives au SNGP doivent être mises en application conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client. Pour les projets de moins de 1 M $, des modèles simplifiés de l'arrêté et du plan du projet, conformes aux principes du SNGP, peuvent être utilisés selon ce qui est défini par chaque région.
3. Définitions
- Arrêté de projet
- Dans le cadre du SNGP, un arrêté de projet représente une entente globale conclue entre le ministère client et TPSGC en vue d'établir le cadre de mise en œuvre d'un projet immobilier. L'arrêté de projet a pour but d'obtenir l'accord du client et de TPSGC sur les principaux paramètres du projet (portée, délais et coûts) et de confirmer l'engagement du client à affecter son financement et les ressources de TPSGC à l'élaboration et à la réalisation du projet défini. Pour les projets financés par d'autres ministères, il doit être utilisé conjointement avec la convention particulière de services (CPS).
- Chef de projet (client)
- Le chef de projet est chargé de déterminer les exigences du projet (portée) et d'assurer le financement et le leadership général du projet. Il est le principal point de liaison entre le ministère client et l'équipe de projet. Du point de vue du financement, l'autre ministère demeure le chef de projet pendant toute la durée du projet, comme il est défini dans la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor.
- Convention particulière de services (CPS)
- Une CPS est une entente entre la DGBI et un organisme client qui définit la portée des travaux à réaliser, les modalités de prestation de services et la formule de facturation/paiement. La CPS est négociée par le représentant de l'autre ministère et le fournisseur de services de la DGBI qui sont mandatés à cet effet.
- Gestionnaire de projet (TPSGC)
- Dans la procédure, le terme « gestionnaire de projet » est utilisé pour renvoyer à la fonction exercée par TPSGC dans le cadre du projet, même lorsqu'il choisit de nommer un chef de projet, ou un autre employé, pour appuyer la prestation du service de TPSGC au ministère client.
- Plan de gestion de projet
- Le plan de gestion de projet (utilisé conjointement avec l'arrêté de projet) est le mécanisme principal dont se sert le gestionnaire de projet de TPSGC pour établir officiellement les buts et objectifs du projet et pour documenter, à toutes les étapes du projet, les principaux paramètres fonctionnels, techniques et administratifs de celui-ci dans le SNGP.
- Projet
- Un projet est une réalisation définie ayant un début et une fin, et qui vise l'obtention d'un produit ou d'un résultat unique.
- Projets immobiliers
- Toutes les acquisitions de biens, y compris la conclusion de baux, l'aménagement de locaux ainsi que les travaux de construction et de rénovation relatifs à un ouvrage bâti (immeuble, pont, barrage, route, etc.).
- Système national de gestion de projet (SNGP)
- Le SNGP prescrit les exigences minimales de TPSGC à respecter au cours du cycle de vie d'un projet. Il est appuyé par un site Web complet, qui fait état des pratiques et procédures connexes et fournit des modèles et des instructions techniques.
4. Rôles et responsabilités
Autre ministère
- Il remplit la fonction de chef de projet et est chargé d'obtenir les approbations de projet appropriées (APP, APL et ADP), et de financer le projet.
- Conformément à sa propre gouvernance ministérielle, l'autre ministère est chargé des activités qui sont réalisées et qui correspondent à celles des étapes de début et d'identification de projet du SNGP afin de définir clairement la portée, le financement et le calendrier. L'aide de TPSGC peut être demandée dans le cadre de ces activités, notamment pour approuver toute modification majeure à la portée, au calendrier ou au budget du projet.
Direction générale des biens immobiliers, TPSGC
- Elle assume la fonction de gestionnaire de projet et participe à l'étape d'identification de projet (au besoin).
- Elle est responsable de la réalisation des travaux prévus, conformément à la CPS et à l'arrêté de projet convenus avec l'autre ministère demandeur.
- Elle agit comme principal point de contact avec le chef de projet du client.
- Elle assure la gestion quotidienne du projet, notamment celle des membres de l'équipe de projet.
- Conformément aux pouvoirs ministériels qui lui sont délégués, elle approuve les paiements relatifs au projet pour les services contractuels externes, exécute le processus d'assurance de la qualité et accepte les travaux prévus au contrat.
- Elle informe le chef de projet de l'autre ministère client de tout problème ou changement afin d'obtenir son approbation dans l'éventualité où la portée doit être modifiée.
Remarque : La Direction générale des biens immobiliers, TPSGC, fournit des services à d'autres ministères dans le cadre d'ententes en tant qu'organisation de services communs et, par conséquent, n'est pas autorisée à financer des réclamations ni des responsabilités (Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État du Conseil du Trésor, septembre 2003). La participation de TPSGC dans un tel processus ne dégage pas le ministère client de ses responsabilités financières. Autrement dit, c'est au client, et à non TPSGC, qu'il incombe de financer tous les coûts associés au projet. Selon la Politique du Conseil du Trésor, toutes les responsabilités découlant des activités de passation de marchés relèvent du ministère demandeur.
5. Procédure
En ce qui a trait aux projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être appliquées conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client. Pour élaborer et réaliser des projets dans le cadre de la présente procédure, il faudrait consulter les procédures ci-dessous conjointement avec les modèles de produits livrables et les conseils techniques sur les domaines de connaissances qu'on trouve sur le site Web du SNGP.
Les projets, comme l'indique la portée de la présente procédure, doivent respecter, au minimum, les procédures suivantes lorsque des accords sont conclus et que des projets financés par d'autres ministères sont réalisés. Pour les projets de moins de 1 M $, des modèles simplifiés de l'arrêté et du plan du projet, conformes aux principes du SNGP, peuvent être utilisés selon ce qui est défini par chaque région :
1. Préparation d'une convention particulière de services (CPS) et d'un arrêté de projet
- Avant le commencement des travaux, le client et le gestionnaire de projet de TPSGC doivent signer une CPS et élaborer un arrêté de projet afin de confirmer les objectifs, la portée, le calendrier et le financement du projet ainsi qu'établir leurs rôles et responsabilités respectifs en ce qui a trait à la réalisation du projet.
Remarque : La CPS et l'arrêté de projet devraient être examinés avec le gestionnaire principal de projet responsable.
- Le représentant autorisé du ministère client et le fournisseur de services de la DGBI doivent signer la CPS et l'arrêté de projet afin de confirmer l'engagement du client en matière de financement (veuillez consulter le site intranet sur la délégation des pouvoirs).
- L'arrêté de projet doit être joint à la CPS afin de confirmer que le client s'engage à affecter son financement et les ressources de TPSGC à l'élaboration et à la réalisation du projet défini. L'arrêté de projet est également destiné à confirmer la compréhension et l'entente relatives aux objectifs du projet, aux principes directeurs, aux rôles et aux responsabilités ainsi qu'aux processus de résolution des différends.
- Avant de conclure la CPS et d'achever l'arrêté de projet, la portée et les objectifs du projet en matière de financement et de calendrier doivent être examinés et confirmés par le gestionnaire de projet. Une liste de vérification des exigences se trouve à l'Appendice A : Liste de vérification - Convention particulière de services (CPS) et arrêté de projet.
2. Préparation du plan de gestion de projet
- Le gestionnaire de projet de TPSGC examinera les décisions et les plans antérieurs du client pour comprendre les exigences du projet et confirmer que ce dernier, tel qu'il a été confié à TPSGC par un autre ministère, peut être conformément aux buts et aux objectifs du projet ou aux exigences relatives à l'approbation préliminaire de projet (APP), à l'approbation de projet de location (APL) ou à l'approbation définitive de projet (ADP) pertinente obtenue par le client.
- Le gestionnaire de projet de TPSGC préparera le plan de gestion de projet ayant trait aux travaux devant être réalisés par TPSGC, y compris ceux devant être réalisés par tous les fournisseurs internes et externes de biens et de services.
- Le gestionnaire de projet de TPSGC mettra à jour le plan de gestion de projet à mesure que celui-ci avancera et que des décisions seront prises.
3. Réalisation du projet
- La portée du projet doit être réalisée, tel qu'il a été demandé, conformément à la portée du projet établie dans la CPS et l'arrêté de projet, ainsi qu'à toutes les procédures de passation de marchés pertinentes (se reporter aux domaines de connaissances « Gestion des approvisionnements » et « Gestion des réclamations » du SNGP). Le gestionnaire de projet doit veiller à ce que le projet fasse l'objet d'un examen afin d'en confirmer la qualité et l'exactitude (se reporter au domaine de connaissances « Gestion de la qualité » du SNGP).
4. Clôture du projet
- Les leçons apprises dans le cadre de la phase de clôture du SNGP doivent être consignées et transmises au représentant régional de l'équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP.
- Le plan de gestion de projet doit être préparé en vue d'étayer le dossier de l'évaluation globale du projet achevé. Il doit comprendre notamment des rapports d'évaluation et les leçons apprises.
- Le gestionnaire de projet devra s'assurer que le projet est clos sur le plan administratif et que toutes les activités de gestion du contrat sont achevées.
- Recueillir les commentaires du client.
6. Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements concernant la présente procédure doivent être adressées au directeur, Conseils et Pratiques (Exécution de projets).
Annexe D - Appendice A - Liste de vérification de la Convention particulière de services (CPS) et de l'arrêté de projet
La présente liste de vérification doit être remplie par le gestionnaire de projet avant la conclusion d'une CPS, afin de confirmer la compréhension de la portée des travaux du projet. Il faut conserver la liste de vérification dûment remplie dans les dossiers du projet.
Approbations du client
Légende :
[ ] : Zone de case à cocher
Niveau d'approbation le plus élevé obtenu pour le projet
- [ ] APP
Date : ____________ Montant : ____________ - [ ] ADP
Date : ____________ Montant : ____________ - [ ] Autre
Date : ____________ Montant : ____________
Définition de la portée du projet
- [ ] Objectifs clairs établis pour le projet
- [ ] Objectifs clairs établis pour le rôle de la DGBI dans le cadre du projet
- [ ] Rôles et responsabilités clairement établis pour toutes les parties visées
- [ ] Les objectifs et les exigences du projet fournissent assez de détails pour permettre la préparation d'instructions appropriées pour l'élaboration du projet, c'est-à-dire que le ministère client a suffisamment précisé la portée des travaux pour assurer une définition adéquate des objectifs liés à la portée, au calendrier et aux coûts du projet.
- [ ] Les objectifs liés aux coûts du projet ont été examinés, et des ressources adéquates sont prévues dans le cadre du financement du projet énoncé dans la CPS et l'arrêté de projet.
- [ ] Les objectifs liés au calendrier et aux échéanciers du projet ont été examinés et jugés adéquats par rapport aux objectifs convenus dans le cadre de la CPS et de l'arrêté de projet.
Ressources de la DGBI nécessaires à la réalisation du projet
- [ ] Les ressources de projet de la DGBI, qui ont été examinées et confirmées, sont suffisantes pour atteindre les objectifs du projet, y compris :
- le financement pour les ressources de la DGBI établi dans la CPS;
- les ressources de la DGBI disponibles.
- [ ] Les ententes contractuelles nécessaires à la réalisation du projet confirmé seront disponibles pour atteindre les objectifs du projet.
Gestionnaire de projet : ____________
Date de signature : ____________
1 L'APL porte sur la valeur actualisée nette des coûts de location nets couvrant la durée fixe du bail et de tous les coûts discrétionnaires ponctuels (en dollars courants) que TPSGC prévoit engager pour inclure l'immeuble dans son parc immobilier. (Retour au 1)
2 Toutes les demandes présentées au Conseil d'investissement des biens immobiliers (CIBI) et aux conseils régionaux de gestion des investissements (CRGI) doivent être conformes aux exigences du Système national de gestion de projet (SNGP). Cela est désormais conditionnel à l'approbation des projets. Pour assurer la conformité à l'APP et à l'ADP (l'APL dans le cas des projets relatifs aux locaux), une liste de vérification (voir l'Annexe C - Listes de vérification de la conformité au SNGP) peut être soumise dans un document distinct ou être intégrée directement au calendrier de présentation des RAI. (Retour au 2)
3 Si le gestionnaire immobilier assume les fonctions de chef de projet, le gestionnaire immobilier doit accorder l'approbation de projet de location confirmée. (Retour au 3)
4 Toutes les demandes présentées au Conseil d'investissement des biens immobiliers (CIBI) et aux conseils régionaux de gestion des investissements (CRGI) doivent être conformes aux exigences du Système national de gestion de projet (SNGP). Cela est désormais conditionnel à l'approbation des projets. Pour assurer la conformité à l'APP et à l'ADP (l'APL dans le cas des projets relatifs aux locaux), une liste de vérification (voir l'Annexe C - Listes de vérification de la conformité au SNGP) peut être soumise dans un document distinct ou être intégrée directement au calendrier de présentation des rapports d'analyse des investissements. (Retour au 4)
5 Veuillez consulter l'Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP pour connaître les responsables ayant un pouvoir d'approbation. (Retour au 5)
6 Veuillez consulter l'Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP pour connaître les responsables ayant un pouvoir d'approbation. (Retour au 6)
7 Le rapport est approuvé par le président du Comité consultatif sur l'examen de projets. (Retour au 7)