Différents mécanismes de règlement des différends (réclamations)

Généralités

Le règlement des réclamations et des différends comprend tous les processus permettant de résoudre les conflits, que ce soit par consensus ou par décision arbitrale, grâce à la consultation ou à la négociation, ou encore en faisant appel aux tribunaux. Bien qu'il soit préférable de laisser aux tribunaux le soin de résoudre certains différends (demandes de réclamations), les parties en cause peuvent aussi tâcher de résoudre certains elles-mêmes ou en faisant appel à un tiers. Si ces méthodes sont vaines, on peut aussi faire appel à l'arbitrage non obligatoire et obligatoire, comme solution de rechange pour remplacer la sentence arbitrale. Le ministère de la Justice, le Conseil du Trésor, l'Association canadienne de la construction, les autres associations professionnelles, différentes sociétés de droit et les tribunaux eux-mêmes continuent tous d'encourager à faire plus massivement appel aux autres mécanismes de règlement des différends et des demandes de réclamations, plutôt que de recourir aux tribunaux.

Règlement des différends (RD) (demandes de réclamations)

Le RD s'entend de l'éventail complet des mécanismes de règlement des différends (demandes de réclamations), qui comprend la négociation, la médiation, l'arbitrage non obligatoire et obligatoire et le recours aux tribunaux.

Gestion des Conflits et Mode Alternatif des Règlements de Conflits

Sous la Direction Générale de la Surveillance de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), la Gestion des conflits et le groupe des règlements des différends offrent une gamme d'options afin de régler les conflits et de résoudre les différends - que ce soit en donnant des conseils ou en enseignant la gestion des conflits, afin de faciliter les processus volontaires pour le règlement des différends.

Négociation

Discussion volontaire, non arbitrale et informelle entre l'entrepreneur et TPSGC pour établir les intérêts communs afin d'apporter aux différends une solution satisfaisante de part et d'autre. On ne doit négliger aucun effort pour obtenir un règlement grâce à la négociation. Bien qu'on doive consacrer beaucoup de temps et de travail à la négociation du règlement d'une réclamation, il n'empêche qu'ils sont nettement inférieurs au temps et au travail qu'on doit consacrer pour préparer et présenter correctement une affaire à un médiateur, à un arbitre ou à un tribunal.

Médiation

Il s'agit d'une négociation « assistée ». Ce processus volontaire fait intervenir un tiers neutre et impartial, dont le choix donne satisfaction aux deux parties et qui est sélectionné à l'interne ou à l'extérieur. Le médiateur collabore à la structuration de la négociation, au maintien des circuits de communication, à la définition des questions et aux précisions à y apporter, à l'aide à offrir aux parties pour exprimer leurs besoins et pour susciter d'autres idées visant à résoudre le différend (de réclamations). Le médiateur aide en fait les parties qui ont un différend à s'entendre sur une solution satisfaisante de part et d'autre pour régler les questions en cause. Il n'a pas de pouvoir de décision et ne peut imposer une solution aux parties. La médiation peut se présenter sous la forme d'une réunion ou d'une série de réunions formelles avec le médiateur qui « fait la navette » entre les parties, ou encore d'une série de conversations informelles avec l'aide du médiateur. On considère que l'information échangée pendant le processus l'est « sous toute réserve » afin de résoudre les négociations; les parties ou leurs représentants doivent donc considérer cette information comme confidentielle, sauf dans les cas prévus par les lois, par exemple la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Arbitrage

Procédure prévue par la loi et utilisée comme solution de rechange afin d'éviter d'avoir recours aux tribunaux, lorsque les négociations et les médiations sont vaines. Dans le cadre de cette procédure, instituée en vertu de la Loi sur l'arbitrage commercial, les parties qui ont un différend nomment un ou plusieurs arbitres pour examiner la preuve et les arguments des deux parties et pour rendre une décision, appelée « sentence arbitrale », qui est obligatoire pour elles. Dans les marchés immobiliers, on ne doit pas faire appel au processus de l'arbitrage pour les différends (réclamations) portant sur les marchés de construction de moins de 25 000 $ ou de plus de 250 000 $ sans l'approbation d'un comité supérieur, par exemple le sous-comité du Comité des litiges.