Définitions et glossaire

Accélération

exécution des travaux prévus avant la date d'échéance ou augmentation de la portée des travaux afin de terminer ces derniers à la date d'achèvement du contrat.

Analyse des incidences de l'échéancier

méthode d'analyse des retards selon laquelle les incidences des retards particuliers sont décrites au moment où elles se produisent, ce qui permet de déterminer les effets distincts de chaque retard.

Arbitrage

Procédure formelle servant de solution de rechange au recours aux tribunaux lorsque la négociation et la médiation sont vaines. Il s'agit d'un processus consensuel en vertu duquel les deux parties s'entendent sur le choix d'un arbitre et reconnaissent que ce dernier rendra une décision exécutoire.

Atténuation

en ce qui concerne les retards, atténuation signifie réduire au minimum les incidences d'un risque ou d'un retard. Cela ne devrait pas entraîner de coûts supplémentaires importants ou l'application de mesures spéciales, notamment une main-d'œuvre ou des heures de travail supplémentaires. On s'attend à ce que l'entrepreneur (conformément au contrat) atténue les effets des changements et des risques, mais non à ce qu'il assume des coûts supplémentaires à cet égard sans être indemnisé.

Certificat provisoire d'achèvement du projet

fin de tous les travaux de construction nécessaires, à l'exception de quelques travaux mineurs qui restent à exécuter. Il s'agit généralement de la date à laquelle l'obligation de souscrire à une police d'assurance est transférée de l'entrepreneur à TPSGC et de la date à partir de laquelle commence la période de garantie. C'est également à ce moment que les demandes de dédommagement contre un entrepreneur doivent être préparées. Il est donc très important d'assurer un maximum de diligence dans la préparation du certificat, car la découverte ultérieure d'un vice d'exécution caché réduirait considérablement les chances de recouvrer les coûts.

Chemin critique

suite d'activités s'échelonnant du début à la fin d'un projet. La somme de la durée de toutes les activités permet de déterminer la durée totale du projet. Un retard dans l'exercice d'une activité faisant partie du chemin critique entraînera, sans accélérer le déroulement des activités ou modifier l'ordre de celles-ci, une prolongation de la durée totale du projet. C'est ce que l'on nomme « retard critique ».

Conseil de règlement des contrats (CRC)

Organisme de révision indépendant qui tranche les différends en ce qui concerne les demandes d'indemnités au titre des frais supplémentaires adressées par des entrepreneurs.

Conseil de règlement des différends contractuels (CRDC)

Section de la Direction générale de la vérification et de l'examen de TPSGC qui offre des services de règlement des différends et des demandes d'indemnités.

Conseil consultatif de règlement des différends contractuels

Organisme de révision indépendant offrant un processus informel rapide de règlement des différends et des demandes d'indemnités à caractère contractuel.

Date d'achèvement du marché

date à laquelle l'entrepreneur est tenu par le marché de terminer les travaux. L'expression « date d'achèvement » est parfois employée par les entrepreneurs pour désigner la date à laquelle ils prévoient terminer les travaux, date qui peut être antérieure à la date d'achèvement du marché.

Demande de réclamations

Demande écrite formelle (généralement adressée par l'entrepreneur) portant sur une rémunération supplémentaire relativement à un marché. Une demande de réclamation peut être non litigieuse (si elle est réglée hors cours) ou litigieuse (si elle est réglée devant un tribunal).

Demandes de réclamations non litigieuses :

Ces demandes comportent une responsabilité et sont habituellement produites dans le cadre d'une relation contractuelle avec un entrepreneur ou un expert-conseil qui réclame des frais supplémentaires à cause de la condition des sols, d'un retard ou d'une négligence de TPSGC. (Référence : CG6.2). Les modifications apportées à la portée des travaux négociée en vertu des CG du marché peuvent donner lieu à des demandes de réclamations dans certains cas. Autres modifications qui ne sont pas considérées comme des demandes de réclamations au début portent sur la condition imprévue du site, les erreurs et (ou) les omissions dans la conception, l'accélération des travaux ou une substitution importante faite par TPSGC. On soumet les réclamations sous différentes formes; certaines se présentent sous la forme d'une lettre accompagnée d'ann exes pour le calcul des coûts et d'autres, sous la forme de plusieurs volumes reliés et d'annexes détaillées sur l'avancement des travaux, d'analyses de coûts et de rapports de spécialistes, entre autres et habituellement comprennent les suivants :

• Réfutation d'une réclamation
  Réponse écrite formelle donnant suite à une réclamation, comportant des analyses détaillées, réfutant des arguments et (ou) rejetant les réclamations s proposées, le cas échéant.
• Contre-offre
  Document écrit formel permettant de s'opposer à une réclamation, généralement avec des dommages ou des coûts présumés contre le demandeur.
• Évaluation
  Somme déduite du prix forfaitaire d'un marché contre l'entrepreneur, pour des dommages ou des coûts engagés par TPSGC à cause de travaux non terminés, d'un vice d'exécution et (ou) de frais administratifs ou généraux attribuables à des retards imputables à la faute de l'entrepreneur, entre autres.

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Réclamations Litigieuses

Ils sont extrêmement coûteux et très laborieux à préparer et doivent être évités dans toute la mesure du possible en dernier recours, lorsqu'on a épuisé toutes les options de règlement en vertu d'un marché. Ils comprennent habituellement :

• Énoncé de la réclamation :
  Énoncé juridique écrit et formel, déposé par un entrepreneur ou un expert-conseil auprès d'un tribunal fédéral ou provincial qui font souvent intervenir TPSGC comme tiers.
• Énoncé de défense
  Énoncé juridique écrit et formel de défense, déposé auprès d'un tribunal fédéral ou provincial par le défendeur pour donner suite à un énoncé de réclamation.
• Énoncé de défense et contre-offre :
  Énoncé juridique écrit et formel de défense et de contre-offre déposé par TPSGC auprès d'un tribunal de droit fédéral ou autre pour donner suite à un énoncé de réclamation de l'entrepreneur ou l'expert-conseil; l'énoncé de défense est complété par une réclamation (contre-réclamation) à l'endroit de l'entrepreneur pour les dommages-intérêts subis par TPSGC.
• Contre-réclamation :
  Demande présentée par un défendeur contre un tiers.
• Réclamations d'un tiers
  Demande de réclamation présentée par un défendeur contre un tiers qui n'est pas partie à l'action en cause (par exemple un plaignant ou un autre défendeur); ce tiers devient alors une partie à l'action en cause.

Différend

Divergence d'opinion ou impasse, suivant des délibérations visant à permettre à l'entrepreneur et à TPSGC de s'entendre à propos des services à assurer selon la portée des travaux du marché Les différends :

• sont généralement réglés entre les deux parties grâce à des négociations informelles (quoique certains peuvent devenir des réclamations formelles)
• sont gérés par les gestionnaires de projet et les agents de contrat tous les jours et portent généralement sur la portée des travaux, les prix, le calendrier ou l'interprétation des devis;
• sont résolus dans la plupart des cas par des précisions écrites ou en établissant des modification de contrat

Document préparé en prévision d'un litige

Document confidentiel qu'on ne peut pas communiquer à d'autres parties à titre d'information et qui existe expressément pour préparer une affaire à soumettre à un tribunal.

Dommages

sommes qui, conformément à la loi ou au marché, sont versées à titre d'indemnisation pour les pertes subies. On utilise habituellement le terme « dommages » quand l'indemnisation est demandée par TPSGC (conformément à la CG 5.10 Dédommagement pour retard d'achèvement - R2850) lorsque les retards sont attribuables à l'entrepreneur. Le terme « indemnité », pour sa part, sert à établir un mécanisme (conformément à la CG6.2 Changements des conditions du sous-sol) visant à verser à l'entrepreneur les coûts supplémentaires (dommages) qu'il a assumés en raison des retards causés par TPSGC.

Échéancier à jour

échéancier principal (de base) accepté et qui comprend une mise à jour de tous les travaux exécutés. L'échéancier final à jour devrait correspondre au à l'échéancier de l'ouvrage bâti.

Échéancier de base (principal) approuvé

décrit les principales exigences des différentes phases du projet et du déroulement de celles-ci. Il est recommandé qu'un échéancier provisoire pour l'ensemble des travaux soit soumis à l'approbation du gestionnaire de projet. Une fois qu'il a été approuvé par ce dernier, il devient l'échéancier de base ou l'échéancier principal.

Échéancier de l'ouvrage bâti

historique du projet de construction sous forme d'échéance, qui comprend un diagramme dans lequel sont inscrites les dates de début et de fin de chaque activité ayant eu lieu, sans qu'il existe nécessairement un lien logique entre les éléments.

Erreurs et omissions

Les erreurs et omissions qui causent des retards dans les projets de construction peuvent entraîner des coûts supplémentaires, remboursables à l'entrepreneur. TPSGC doit faire preuve de diligence et récupérer les pertes auprès des experts-conseils en conception qui sont responsables des erreurs et des omissions en raison de la négligence qu'ils ont montrée dans l'exécution de leur marché.

• Erreur : se produit lorsqu'il faut apporter une modification aux travaux précisés dans les documents contractuels en raison d'une conception inadéquate, après que des coûts ont été engagés pour l'obtention de matériaux ou pour l'exercice d'activités de construction. Si aucun coût n'a été engagé avant qu'on se soit rendu compte de l'erreur, la modification est considérée comme une omission.
• Omission : matériaux ou activités de construction supplémentaires nécessaires à l'entrepreneur pour terminer les travaux en raison d'un manque d'information dans les documents contractuels. Cela comprend également les modifications apportées à la conception ou à la portée des travaux avant que des coûts n'aient été engagés. Lorsqu'ils sont effectués, ces travaux permettent de terminer le plan initial, pour lequel le propriétaire aurait payé si l'omission n'avait pas été commise.

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Évènement de risque

évènement ou cause d'un retard dont les risques et la responsabilité sont assumés par TPSGC ou l'entrepreneur, conformément au contrat.

Frais généraux d'entreprise

frais accessoires liés au fonctionnement de l'ensemble de l'entreprise dirigée par l'entrepreneur et qui comprennent les coûts indirects qui ne peuvent pas être affectés directement aux travaux qui sont exécutés. Ces frais sont différents des coûts directs qui constituent les coûts de production. Il s'agit des frais d'administration.

Incidences

effet qu'un changement a sur une activité ou effet qu'un changement apporté à une activité a sur une autre activité.

Indemnité

recouvrement ou versement de fonds pour des travaux exécutés ou du temps investi, qu'il s'agisse d'évaluations, de pertes et/ou de dépenses ou de dommages.

Intervention d'un tiers neutre

Processus dans le cadre duquel l'une des deux parties ou les deux à la fois peuvent faire appel à un expert indépendant dans le domaine du litige en cause, afin d'obtenir une évaluation neutre des causes du différend.

Marché

Un marché exécutoire en vertu de la loi est un accord délibéré (comportant une intention de créer des relations en vertu des lois), constituée de l'acceptation inconditionnelle d'une offre (offre d'acceptation) comportant un ensemble de conditions assez précises (certitude des termes) et conclue entre deux ou plusieurs parties compétentes (capacité), en plus de porter sur une contrepartie de part et d'autre (contrepartie); les deux parties s'engagent volontairement à exercer des activités licites (caractère licite de l'objet du contrat).

Médiation

Processus volontaire faisant intervenir un tiers neutre et impartial, sélectionné par les deux parties à l'interne ou à l'extérieur pour assister le processus de négociation.

Modification

écart - toute différence entre le contenu des travaux prévus au marché ayant été exécutés et le contenu des travaux décrits dans les documents contractuels comme devant être ou ayant dû être exécutés. Une modification peut ou non donner le droit de prolonger le délai et/ou de verser un paiement supplémentaire. Habituellement, ces changements sont apportés au moyen de la diffusion d'un Avis de modification proposée (AMP), qui peut donner lieu à une Autorisation de modification (AM).

Négociation

Discussion volontaire, non arbitrale et informelle entre l'entrepreneur et TPSGC, pour établir leurs intérêts communs afin de s'entendre sur une solution satisfaisante de part et d'autre.

Perturbation

entrave ou obstacle au cours normal des travaux exécutés par l'entrepreneur ou interruption de ceux-ci, ce qui mène à une efficacité ou à une productivité plus faible que celle qui devrait être obtenue. Une perturbation n'entraîne pas nécessairement un retard dans l'exécution des travaux. Toutefois, si la perturbation est causée par TPSGC et entraîne un retard dans l'exécution des travaux, l'entrepreneur peut être admissible à une prolongation du délai ou à une indemnité supplémentaire.

Privilège de l'avocat et du client

Renseignements confidentiels entre l'avocat et son client et qu'on ne peut pas divulguer.

Processus de règlement des différends

voici la définition de différend qui figure dans la GC8 Règlement des différends des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) : « On entend par « différend » les conflits se rapportant à toute question définie par l'entrepreneur (et/ou TPSGC) dans l'avis soumis au Canada conformément au 2^ième paragraphe des CG8.3 « Avis de Différend », y compris les affirmations de l'entrepreneur au titre de ce différend et toutes les contre-affirmations de l'État... ». Le processus de règlement des différends est décrit dans les conditions susmentionnées. S'il faut avoir recours à la médiation dans le cadre du processus, veuillez consulter la sectionRèglement des différends-règles sur la médiation des CCUA CG8.10 « Règles sur la médiation et les disputes » pour les projets entre $100,000 et $5,000,000 et CG 8.8 « Règles sur la médiation et les disputes » pour les projets de plus de $5,000,000.

Prolongation de délai

• Objectif : une prolongation de délai sert uniquement à dégager l'entrepreneur de la responsabilité en matière de dédommagement pour retard d'exécution (conformément à la CG5.10) pour toute période précédant la date reportée pour l'achèvement du marché. Elle fournit également aux deux parties au marché une nouvelle date pour la fin des travaux lorsqu'un retard s'est produit. La société de cautionnement doit consentir à la prolongation de délai et les assureurs doivent garantir qu'ils prolongeront la période de la couverture d'assurance.
• Admissibilité : une demande de prolongation de délai devrait être présentée et traitée à peu près au même moment où se produit le retard à l'origine de la demande. L'entrepreneur peut se voir accorder une prolongation de délai dans le cas de retards pour lesquels TPSGC assume les risques et la responsabilité.
• Marche à suivre pour accorder une prolongation de délai : l'échéancier à jour devrait constituer le principal outil servant à déterminer la durée de la prolongation de délai. (L'échéancier à jour correspond au à l'échéancier principal ayant été entièrement mis à jour immédiatement avant que ne surviennent les retards causés par TPSGC.)

Réclamation totale

l'entrepreneur demande à être indemnisé pour un ensemble de faits ou de retards attribuables à TPSGC, mais n'est pas en mesure d'établir un lien direct entre les pertes subies et les faits ou retards particuliers attribuables à TPSGC. Ces demandes sont généralement reçues après la fin du projet et sont très difficiles à justifier et à contester.

Règlement des réclamations (RR) et règlement extrajudiciaire des réclamations (RER)

Le terme « RR » sert à définir l'éventail complet des mécanismes de règlement des réclamations, y compris le recours aux tribunaux. Le terme « RER » sert à définir tous les mécanismes différents du recours aux tribunaux, notamment la négociation, la médiation et l'arbitrage.

Retard

Définition de retard : le fait de se produire après le moment fixé.

• Quantification du retard : le temps perdu en raison de l'incapacité d'agir.
• Retard causé par TPSGC : fait, incident ou action attribuable à TPSGC et qui entraîne, pour l'entrepreneur, un retard dans l'exécution d'une partie ou de la totalité des travaux. Les retards dans la progression des travaux causés par TPSGC peuvent ou non entraîner le report de la date d'achèvement du marché. Les retards causés par TPSGC sont habituellement justifiables et donnent droit à une indemnité.
• Retard causé par l'entrepreneur : fait, incident ou action attribuable à l'entrepreneur qui entraîne un retard dans l'exécution d'une partie ou de la totalité des travaux. Ces retards peuvent entraver la progression des travaux sans que la date d'achèvement du marché soit reportée ou entraîner le report de celle-ci (l'entrepreneur est entièrement responsable de ce report). Les retards causés par l'entrepreneur sont habituellement non justifiables et ne donnent pas droit à une indemnité.
• Retard dû à un cas de force majeure : retard qui ne peut être attribué à l'une ou l'autre des parties au marché. Il se définit comme étant des circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté d'une partie, circonstances qu'elle ne pouvait pas raisonnablement empêcher de se produire avant la conclusion du marché et dont elle ne peut raisonnablement contrôler. Après avoir donné un avis à cet égard, une partie qui se voit empêchée de remplir ses obligations en raison d'un cas de force majeure est soustraite de ses obligations aussi longtemps que celui-ci l'en empêche. L'entrepreneur est alors admissible à une prolongation de délai ainsi qu'à un remboursement des coûts supplémentaires. Les retards dus à un cas de force majeure sont habituellement justifiables et donnent parfois droit à une inde mnité. Dans certains cas, une situation relative à un sous-traitant en défaut peut être traitée comme un cas de force majeure si l'entrepreneur démontre qu'il s'agissait vraiment d'une situation imprévisible, qu'il a fait tout ce qui était en son pouvoir pour gérer la situation, mais en vain.

Retards simultanés

deux retards ou plus se produisant au même moment, l'un étant attribuable à TPSGC et l'autre, à l'entrepreneur, dont les incidences se font ressentir en même temps.

Sous toutes réserves

Mention visant à faire savoir que l'information divulguée afin de résoudre un différend ne peut pas être utilisée contre la partie émettrice.