Processus concernant les poursuites contre les entrepreneurs de construction pour le recouvrement des coûts de TPSGC

• Formulaires, modèles et listes de vérification

La Direction générale des biens immobiliers (DGBI) à adopté un processus et un modèle uniformes portant sur les poursuites contre les entrepreneurs de construction pour le recouvrement des coûts de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Ces coûts résultent d'une négligence ou d'un rendement insatisfaisant en ce qui concerne les délais ou la qualité de la part de l'entrepreneur dans le cadre des projets, conformément aux conditions générales Conditions générales 2.2 Interprétation du contrat et Conditions générales 5.10 Dédommagement pour retard d'achèvement ou Conditions générales 1.8 Lois, permis et taxes. Ces coûts comprennent tous les coûts engagés par TPSGC que le ministère n'aurait pas engagés si l'entrepreneur avait accompli tous les travaux du contrat selon les modalités précisées concernant le temps et la qualité. Des poursuites contre les entrepreneurs pour le recouvrement de ces coûts peuvent être nécessaires si l'entrepreneur :

• abandonne les travaux;
• devient insolvable ou commet un acte de faillite;
• a fait cession du contrat sans le consentement requis en vertu du contrat (conformément aux Conditions générales 1.16 Cession);
• fait défaut d'observer ou d'accomplir l'une des dispositions du contrat;
• perd ou cause le dommage des matériaux, l'outillage ou les biens que la TPSGC a fournis conformément aux Conditions générales 4.3 Matériaux, outillage et biens fournis par le Canada ;
• ne parvient pas à terminer les travaux avant la date d'achèvement prescrite lorsqu'aucune prolongation de temps n'a été accordée (conformément aux Conditions générales 1.5 Rigueur des délais et Conditions générales 5.10 Dédommagement pour retard des travaux);
• cause des dommages durant l'exécution des travaux, par exemple, dégât d'eau causé par un tuyau brisé (conformément aux Conditions générales 1.23 Sécurité et protection des travaux et des documents et Conditions générales 4.2 Précaution contre les dommages, les contrefaçons, les incendies et les autres risques);
• retarde l'achèvement, effectue des travaux de construction de piètre qualité, cause des dommages à la propriété, fait preuve de retard dans la correction des travaux non acceptables, etc. (conformément aux Conditions générales 3.13 Garantie et rectification des défectuosités des travaux et Conditions générales 2.2 Interprétation du contrat).

Le processus de négociation entre l'entrepreneur et le gestionnaire de projet constitue encore la méthodologie de choix pour récupérer les coûts de TPSGC. Les entrepreneurs doivent avoir toutes les chances de régler les questions en suspens. En même temps, l'entrepreneur doit être avisé que le Ministère a l'intention de prendre des mesures conformément aux conditions générales pertinentes du contrat. Lorsqu'un avis officiel de défaut ou de différend est envoyé à l'entrepreneur, et lorsqu'un cautionnement d'exécution est en place, la société de cautionnement doit être avisée et prendre part au règlement, d'après les modalités du cautionnement d'exécution (voir - Guide d'introduction aux cautionnements dans les contrats de construction fédéraux  - Partie 2 - Lignes directrices sur la gestion des réclamations en vertu d'un cautionnement). Les poursuites contre les entrepreneurs pour la récupération des coûts de TPSGC sont habituellement le résultat de l'échec d'un processus de négociation où TPSGC n'a pas d'autre choix que de retirer à l'entrepreneur « la totalité » ou « une partie » des travaux et de demander à la société de cautionnement d'achever les travaux. Dans ces cas, le gestionnaire de projet doit réduire au minimum les pertes et les dommages et s'assurer qu'une piste de vérification le démontre entièrement. Dans les cas où la société de cautionnement termine les travaux précisés dans le contrat, elle devient responsable de tous les coûts additionnels engagés par TPSGC découlant du défaut de l'entrepreneur. Lorsqu'il n'y a pas de société de cautionnement qui peut être tenue responsable, comme pour les dommages matériels, TPSGC doit faire preuve de diligence raisonnable pour réparer les dommages et doit être prêt à défendre ses actions devant les tribunaux. Voici les catégories de coûts relatifs à la supervision du déroulement des travaux qui doivent être pris en considération et clairement justifiés :

• Coûts salariaux internes de TPSGC : Doivent reposer sur les Tableaux des taux horaires facturables publiés par les Finances et les Services ministériels, moins les provisions pour les ententes non conclues et moins les allocations pour les autres frais divers. Comme TPSGC est un organisme sans but lucratif, il se doit d'éviter des termes tels que « majoration » et « marge de profit ». Bref, il ne doit pas utiliser de termes qui laisseraient croire que TPSGC essaie de récupérer une perte de « profits ». Les coûts salariaux devraient comprendre le temps supplémentaire additionnel, le temps passé à engager d'autres gens pour compléter les travaux, à leur montrer la façon de travailler et à suivre de près les travaux. Pour que les coûts salariaux soient justifiés dans une évaluation, les tâches précises ont été réalisées doivent être précisées, notamment, dans les feuilles de temps supplémentaire, dans les journaux personnels et les journaux de projet et clairement liées au retard ou au défaut de l'entrepreneur.
• Frais divers internes précis : Ces frais doivent être consignés séparément pour le projet en question et peuvent comprendre les frais de voyage, d'hébergement, d'impression, de photos et de rapports, les frais liés à l'équipement, les frais de bureau de chantier, d'approvisionnement, etc. Ces frais doivent tous avoir un rapport direct avec l'achèvement ou la rectification d'un projet. Ces frais n'auraient pas été engagés si le projet avait été achevé comme prévu. Il est à noter que les frais généraux et les frais administratifs quotidiens (p. ex. frais relatifs au chauffage, à l'éclairage et à l'énergie, aux téléphones, aux ordinateurs et aux photocopieurs) engagés par TPSGC pour gérer ses programmes de travail ne devraient pas être facturés.
• Frais externes d'autres entrepreneurs/experts-conseils, y compris les frais totaux, les honoraires et les débours.
• Coûts engagés par le client en raison du fait que le projet n'a pas été achevé à la satisfaction du client. Ceux-ci peuvent comprendre la fourniture de locaux de rechange, la perte de programmes, les heures supplémentaires des employés, le besoin d'employés additionnels, le temps d'attente, les frais supplémentaires de déménagement, etc.
• Autres frais précis connexes : Cette catégorie comprend, entre autres, les heures et les frais consacrés à la renégociation d'un contrat de location expiré et les frais engagés à la suite d'un retard ou à une incapacité d'utiliser les locaux ou l'installation, dommage matériel aux biens personnels (p. ex. les souliers d'un locataire sont endommagés par de l'eau, résultat d'un incendie ou d'une inondation dans un édifice).

Dans le cas de poursuites pour la récupération de coûts salariaux et d'autres frais divers réclamés aux entrepreneurs par TPSGC, ces coûts doivent être justifiés pleinement comme des coûts que le Ministère n'aurait pas engagés si l'entrepreneur avait terminé les travaux à la satisfaction de TPSGC.

Les frais de TPSGC doivent résulter précisément d'une négligence ou d'un rendement insatisfaisant de l'entrepreneur en ce qui concerne les délais ou la qualité dans le cadre du marché.

Rôles et responsabilités dans les poursuites

Gestionnaire de projet

• Indiquer tous les enjeux donnant lieu à la poursuite contre l'entrepreneur dans une même liste et la faire signer par l'expert-conseil. Montrer la liste à l'entrepreneur et le faire signer (si possible). Reproduire, dans le document portant sur l'inspection, une clause de dénégation de responsabilité, selon laquelle la liste est complète uniquement au moment de l'inspection. Inclure une déclaration en vertu de laquelle l'entrepreneur garde la responsabilité des autres enjeux qui peuvent devenir apparents pendant les inspections des matériaux et du rendement futures. Justifier cette liste par des vidéos ou des photos des lieux dans les cas problématiques.
• S'assurer que l'on conserve des sommes suffisantes (le cas échéant) pour faire corriger ces enjeux par la caution ou par un autre entrepreneur, si cela se révèle nécessaire.
• Revoir la liste des enjeux avec l'expert-conseil et établir un calendrier raisonnable pour le début et la fin des travaux de correction.
• Contacter la haute gestion, l'UPGR, l'agent de négociation des contrats et les services juridiques afin de mettre sur pied conjointement une équipe d'examen des réclamations et d'élaborer la stratégie contractuelle et transmettre l'avis à l'entrepreneur par envoi recommandé accompagné d'une carte AR, avec référence aux Conditions générales 2.2 et 5.10. On doit transmettre des copies de cet avis aux membres de l'équipe, à l'expert-conseil et à la caution (le cas échéant).
• Inspecter les lieux des travaux le lendemain de la date fixée pour la mesure corrective et enregistrer tous les autres enjeux en suspens et à corriger. Il faut de nouveau prendre des photos/vidéos des lieux pour répondre à tous les besoins éventuels.
• Si toutes les mesures correctives ne sont pas terminées, indiquer les questions en suspens en fournissant suffisamment de détails pour que d'autres entrepreneurs puissent faire des propositions de prix (dans le cas où la société de cautionnement n'est pas responsable) et préparer un ordre de modification de crédit (si possible) pour approbation par les SAMI. Élaborer, en collaboration avec les SAMI, une stratégie d'attribution de contrat pour l'achèvement des travaux.
• Établir immédiatement un formulaire de Rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur.
• Tenir des relevés exacts précisant tous les frais supplémentaires engagés par TPSGC pour régler les enjeux.
• Tenir à jour les membres de l'équipe.

Agent de négociation des contrats

• Demander l'approbation des Services juridiques, aider la DGBI à préparer la lettre d'« avis » à signer par la DGBI et rédiger la note d'information décrivant les circonstances et les conséquences. La lettre d'avis doit clairement :
  • indiquer les circonstances et les enjeux pour lesquels on intente la poursuite ;
  • donner à l'entrepreneur une date raisonnable finale pour l'achèvement des travaux nécessaire pour régler les enjeux, et faire parvenir une copie à la société de cautionnement ;
  • aviser l'entrepreneur que la TPSGC fera l'inspection des lieux des travaux le lendemain de la date fixée pour la mesure corrective ;
  • aviser l'entrepreneur que si toutes les mesures correctives ne sont pas achevées, TPSGC prendra les mesures nécessaires pour lui retirer la totalité ou une partie des travaux et les faire terminer par la caution ou un autre entrepreneur ;
  • aviser l'entrepreneur qu'il sera tenu de payer à TPSGC, selon les modalités du contrat, la totalité des pertes et des dommages que TPSGC aura subis en raison du défaut de l'entrepreneur d'achever les travaux ou de traiter les enjeux.
• Préparer une deuxième lettre à signer par le directeur des SAMI/DR pour faire savoir officiellement à l'entrepreneur que TPSGC reprend la totalité ou une partie des travaux, selon les modalités du contrat, et qu'il la fera terminer par la caution ou une autreentreprise. L'avis doit indiquer que les travaux seront complétés par d'autres, ils seront évalués et la Couronne se réserve le droit d'utiliser, si nécessaire, la garantie contractuelle ou un cautionnement. Cette lettre doit également faire de nouveau état des responsabilités de l'entrepreneur à l'égard de TPSGC. On doit en transmettre des copies conformes à l'équipe de projet, à l'UPGR, au gestionnaire des activités, à l'expert-conseil et à la caution (le cas échéant).
• Le Gestionnaire de Projet devra consulter la DAMI afin de déterminer la meilleure façon de procéder. Il est probable que pour les anomalies secondaires TPSGC ne demanderait pas que la caution prenne le contrôle mais plutôt les aviserait que les travaux seront complétés par l'attribution d'un nouveau contrat.
• Suivant l'approbation du directeur des SAMI/DR, contacter les responsables du système MERX et, le cas échéant, les représentants du système SELECT, et suspendre les privilèges de l'entrepreneur en ce qui concerne sa participation à d'autres marchés pour une période définie (conformément à la politique du système SELECT). Compléter le FRERE (PWSGC-TPSGC 2913 PDF 198K o) (Aide avec les médias substituts).
• Le montant estimatif à consacrer à la correction de toutes les défectuosités et terminer le reste des travaux sera évalué sur le certificat provisoire.
• Attribuer, conjointement avec le gestionnaire de projet, un nouveau contrat, sous la forme d'un ordre de travaux, d'un contrat de travaux secondaires ou d'un contrat type de construction (selon les risques, la complexité et la valeur en dollars), en utilisant le financement apporté par l'ordre de modification de crédit.
• Lorsque les travaux sont terminés, aviser le gestionnaire de projet de verser à l'entrepreneur sélectionné à l'origine le solde des sommes prévues au contrat (moins les sommes à prélever éventuellement pour les coûts à engager par TPSGC pour terminer les travaux).

Activités de gestion de projet pour les poursuites de TPSGC contre des entrepreneurs de construction

• Traiter l'entrepreneur d'une manière juste et équitable. Le système judiciaire cherche à prouver que TPSGC a fourni à l'entrepreneur toutes les possibilités de rectifier les situations en question.
• S'investir activement dès le début d'une réclamation/demande reconventionnelle au lieu de réagir après avoir reçu une déclaration officielle (litige).
• Établir des réseaux avec l'expert-conseil, le client, l'UPGR, les SAMI, les Services juridiques, les Opérations d'affaires, etc.
• Mettre à profit l'expérience de plusieurs groupes de soutien. Envisager la nécessité d'obtenir des experts-conseils dans des domaines comme la planification et l'établissement de calendriers pour la production des plans tels que construit, la logique, les rapports d'incidence et des conseils (le cas échéant) pour la justification de la position TPSGC.
• Ne pas utiliser les techniques de simplification pour le règlement de poursuites. Il faut suivre le processus contractuel, même s'il est bureaucratique. (requis comme élément de preuve).
• Étudier les documents contractuels avec l'aide de l'UPGR, des SAMI et des Services juridiques pour déterminer les clauses précises du marché liées à la poursuite et préparer les stratégies contractuelles pour la résolution des descendances légitimes.
• Établir les stratégies de communication. Le gestionnaire de projet doit être le représentant exclusif auprès de l'entrepreneur et obtenir le soutien de l'UPGR, des SAMI et des Services juridiques (les experts dans la formulation des lettres d'avis à l'entrepreneur ou à la société de cautionnement). La société de cautionnement doit être avisée de tout différend et défaut de l'entrepreneur au moment où ils se produisent et on doit lui demander d'achever le marché quand les travaux sont retirés à l'entrepreneur.
• Établir un compte distinct, des documents et un cadre d'établissement de rapports pour gérer, surveiller et corroborer les coûts recouvrables (les systèmes centraux ne sont pas conçus pour les poursuites).
• Tenir le client et les cadres supérieurs informés fréquemment.
• Informer les clients, les locataires commerciaux et les personnes (le cas échéant) concernant les types d'informations/de dossiers dont on aura besoin pour justifier les éléments de la poursuite en ce qui a trait à leurs pertes et à leurs dommages.
• Établir et tenir à jour un dossier chronologique des communications avec l'entrepreneur.
• Tenir à jour les documents, les procès-verbaux, les photos et les dossiers pour justifier tous les éléments de la poursuite.

Formulaires, modèles et listes de vérification

• Liste de vérification des documents requis pour les poursuites contre les entrepreneurs en construction