Types et qualité des réclamations

Types

Les demandes de réclamations peuvent être non litigieuses ou litigieuses; elles appartiennent généralement aux catégories suivantes :

• indemnités supplémentaires visant à recouvrer les suppléments de coûts engagés par l'entrepreneur pour différentes raisons, par exemple un ordre de modification ou un retard
• changement des conditions du sous-sol
• dommages-intérêts attribuables à la négligence de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
• causes diverses

Secteurs dans lesquels on présente des réclamations

Des réclamations dans la construction d'ouvrages civils :

Les marchés de construction d'ouvrages civils portent généralement sur des chemins, des ponts et des ouvrages à caractère maritime. Ils sont généralement réalisés par un entrepreneur principal, qui fait appel, dans une moindre mesure, à des sous-traitants. Les réclamations ne comprennent normalement que les frais supplémentaires de l'entrepreneur principal. Elles se fondent généralement sur le changement des conditions du sous-sol ou par des intempéries anormalement sévères.

Des réclamations portant sur la construction d'immeubles :

Les marchés relatifs à la construction d'immeubles portent généralement sur les nouveaux immeubles de bureaux ou les travaux de rénovation apportés à des immeubles de bureaux existants. L'entrepreneur général exerce généralement une fonction de gestion et confie une grande part des travaux à des sous-traitants. Les réclamations portent normalement sur les frais supplémentaires engagés par l'entrepreneur principal et par les nombreux sous-traitants. Il est difficile et coûteux d'évaluer ces demandes : cette évaluation doit être confiée à des employés de TPSGC et à des experts-conseils possédant l'expérience de la construction et connaissant parfaitement les méthodes de construction, l'établissement des échéanciers et l'estimation des coûts.

Des réclamations des experts-conseils :

Parfois, elles sont attribuables à des exigences excessives des clients ou à des changements se rapportant au site. Les experts-conseils réclament alors une rémunération supplémentaire. Généralement, elles sont analysées et négociées selon les mêmes modalités que les demandes de réclamations des entrepreneurs.

Qualité des réclamations

Des réclamations inadmissibles :

Plusieurs facteurs peuvent amener l'entrepreneur à engager des frais supplémentaires, qu'on ne peut pas accepter dans le calcul d'un règlement supplémentaire en vertu des conditions du marché.

Retard dans l'attribution du marché :

Si le délai d'attribution du marché est arrivé à expiration (tel que décrit dans le marché), l'entrepreneur a le droit de refuser de conclure le marché. Par conséquent, le marché ne prévoit pas de paiement supplémentaire au titre d'un retard dans l'attribution du marché. (Remarque : Si nous tardons à attribuer le marché, nous devons verser au dossier un avis de l'entrepreneur déclarant qu'il ne réclamera pas d'indemnités supplémentaires du fait de ce retard.)

Erreurs dans la soumission :

Si l'entrepreneur a commis une erreur dans sa soumission, il peut demander de retirer son offre sans pénalité. S'il n'y a pas d'erreur démontrable dans l'offre et que l'entrepreneur refuse de conclure le marché, il doit alors renoncer à sa garantie de soumission. Lorsque le marché a été attribué, l'entrepreneur doit supporter les frais de ses erreurs.

Refus des sous-traitants de conclure des marchés de sous-traitance aux prix soumis à l'origine :

L'entrepreneur doit supporter tous les frais supplémentaires de cette nature. (Dans certaines régions, les corps de métier inférieurs doivent désormais déposer avec leur offre une garantie de soumission conformément aux règles locales sur le dépôt des propositions. Dans ce cas, l'entrepreneur général retenu est le responsable de l'obligation. Cette règle devrait être utile, du moins pour les principaux corps de métier qui font appel à des bureaux pour le dépôt des propositions. Dans le cas contraire, l'entrepreneur général a toujours la possibilité d'en faire la demande aux sous-traitants qu'il retient).

Conflits du travail et intempéries :

L'entrepreneur doit supporter les frais entraînés par des conflits du travail et par des intempéries, sauf si TPSGC a retardé l'entrepreneur et que, par la suite, ce dernier doit supporter des frais en raison des intempéries ou de la main-d'oeuvre supplémentaire; il a alors le droit de réclamer des frais supplémentaires dans une réclamation justifiée par un retard. Toutefois, par le passé, les tribunaux ont attribué des frais supplémentaires aux entrepreneurs dans les cas où les intempéries ont été exceptionnelles.

Indexation des coûts :

L'entrepreneur doit supporter les frais d'indexation, sauf si TPSGC a retardé les travaux; dans ce cas, le Ministère doit prendre la responsabilité des frais de retard, qui peuvent comprendre des frais d'indexation.

Changements apportés aux règlements municipaux ou aux lois provinciales :

L'entrepreneur doit supporter tous les frais supplémentaires attribuables à ces changements. De même, si une modification des règlements ou des lois permet à l'entrepreneur de réaliser des économies, c'est lui qui en profite. (Remarque : Le marché type de construction prévoit que l'entrepreneur doit être indemnisé pour les hausses de coûts attribuables à des changements apportés aux lois sur la taxe de vente au détail des provinces).

Demande de réclamations justifiées de manière satisfaisante :

On peut généralement régler assez rapidement les demandes de réclamations accompagnées de pièces justificatives satisfaisantes et déposées en vertu des conditions du marché. Toutefois, les demandes de réclamations complexes peuvent demander beaucoup de temps. Dans ces cas, on peut souvent négocier le règlement des différents éléments de la demande, ce qui permet d'effectuer des paiements partiels progressifs. On doit faire appel à cette technique dans les cas où cela est possible, afin de régler les demandes de réclamations le plus rapidement possible. Si le montant demandé est équitable et raisonnable, il n'y aucune raison de ne pas le régler intégralement. Or, généralement, certains éléments d'une demande de réclamation peuvent nécessiter beaucoup de discussions quant à leur validité. Dans les cas des réclamations valides qui ne peuvent pas être résolues au niveau du gestionnaire de projet et de l'agent de contrat, ils sont référées au représentant régional des réclamations (régions) ou l'Unité de prévention et de gestion des réclamations (RCN). Si la réclamation n'est pas résolue à ce niveau, une équipe chargée de résolution des réclamations peut être établie pour négocier le règlement final.

Demandes de réclamations mal justifiées :

Parfois, des entrepreneurs compétents, qui peuvent justifier des réclamations par des motifs rigoureux, mais qui n'ont pas l'expérience voulue pour soumettre les pièces justificatives nécessaires, peuvent déposer des réclamations mal justifiées. Dans ces cas, TPSGC doit être juste et raisonnable et leur donner l'occasion de déposer de plus amples renseignements pour permettre de bien évaluer leurs réclamations. Généralement, on peut ainsi régler les réclamations assez rapidement. Par contre, la plupart des réclamations mal justifiées s'expliquent par le fait que dans le meilleur des cas, elles sont faibles ou injustifiées. L'entrepreneur peut produire un volume considérable de documents pour tâcher de justifier sa demande, et ainsi dissimuler à peine les faits véritables du dossier. Ces cas sont extrêmement difficiles à résoudre. Ils se produisent souvent sur les marchés qui ont été attribués aux prix concurrentiels très faibles ou dans les cas où l'entrepreneur manque des compétences ou l'expérience exigées.