Feuille de route pour les projets de restauration d'un site contaminé

• Introduction
• Phase de définition
• Phase de lancement
• Phase de la faisabilité
• Phase de l'analyse
• Phase de la clôture de l'identification de projet
• Phase de la planification
• Phase de la conception
• Phase de la mise en œuvre du projet
• Phase de la clôture de la réalisation de projet

Introduction

La restauration des sites contaminés et la gestion des risques qui y sont associés sont définies dans le Plan de gestion des sites contaminés du Ministère qui est élaboré puis présenté chaque année au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), conformément aux politiques sur la gestion des sites contaminés et l'environnement relatif aux biens immobiliers du Conseil du Trésor (CT). Les projets sont réalisés pour gérer de manière responsable ces sites dans les limites de l'enveloppe financière de la Stratégie de développement durable (SDD) du Ministère, avec le soutien potentiel (c.-à-d. pour les sites de catégories 1 et 2 du Système national de classification) découlant du Plan d'action des sites contaminés fédéraux (PASCF). Dans le cas des projets non admissibles dans le cadre du PASCF, les fonds sont demandés aux Services de propriétaire-investisseur.

La présente feuille de route vise à assurer une orientation par l'intermédiaire des étapes de début, d'identification et de réalisation de projet, afin d'élaborer et de mettre en œuvre efficacement une stratégie d'assainissement et de gestion des risques pour un site contaminé désigné (p. ex. tel que le définit la politique du CT). Dans le cadre du projet, on aura déjà réalisé les évaluations environnementales de site (c.-à-d. l'évaluation environnementale de site, phases 1, 2 et 3, et les évaluations connexes des risques pour la santé humaine et des risques écologiques, au besoin, qui équivalent aux étapes 1 à 5 de l'Approche en matière de sites contaminés du Groupe de travail sur la gestion des lieux contaminés (GTGLC) et on aura déjà cerné les mesures d'assainissement ou de gestion des risques en guise d'exigence.

Conformément au modèle générique du Système national de gestion de projet (SNGP), la feuille de route préliminaire pour l'assainissement de sites contaminés englobe l'étape de début de projet, l'étape d'identification de projet (lancement, faisabilité, analyse et clôture de l'étape d'identification de projet) et l'étape de la réalisation de projet (planification, conception et clôture de l'étape de réalisation de projet).

On doit obtenir, dans le cadre du projet, les approbations de projet et les approbations de financement. Dans le premier cas, il s'agit de respecter les exigences des politiques et des processus du CT et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), tandis que dans l'autre, il s'agit de faire approuver le financement du projet à l'interne (c.-à-d. par l'intermédiaire des Services de propriétaire-investisseur) ou à l'externe (le secrétariat du PASCF ajoute le projet à la liste des sites prioritaires du PASCF). Les décisions quant au niveau d'approbation de projet approprié (c.-à-d. approbation préliminaire de projet et approbation définitive de projet) sont fondées sur la valeur du projet et sur le résultat de l'Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) et doivent être conformes aux pouvoirs ministériels actuels (voir le barème 2 des pouvoirs des Biens immobiliers).

Les gestionnaires des projets d'assainissement des sites contaminés peuvent également consulter le document intitulé Outils de gestion de projet pour les projets d'assainissement et de gestion des risques liés à des sites contaminés fédéraux (ébauche – mars 2009) élaboré à l'intention des responsables du PASCF dans le cadre du rôle de soutien spécialisé de TPSGC.

Phase de définition

Objectif

Déterminer le projet à l'aide de l'énoncé des exigences

Intrants

1. Plan de gestion des sites contaminés du Ministère
2. Stratégie de développement durable du Ministère
3. Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers

Activités

1. Examiner le Plan de gestion des sites contaminés du Ministère
2. Examiner les priorités du projet et les contraintes liées à l'enveloppe financière
3. Sélectionner le projet
4. Cerner les exigences générales du projet
5. Préparer l'énoncé préliminaire des exigences du projet
6. Réaliser l'Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) (optionel).

Extrants

• Énoncé des exigences

Produits livrables

• Énoncé des exigences
• ECRP (optionel)

Point de vérification

Approbation de l'énoncé des exigences (AEE)

Phase de lancement

Objectif

Élaborer le plan préliminaire de projet (PPP) et obtenir le financement de démarrage

Intrants

1. Liste de l'Inventaire des sites contaminés fédéraux (ISCF)
2. Plan de gestion des sites contaminés
3. Conseils sur la SDD/le PASCF
4. Conseils ministériels internes (p. ex. rédiger les pratiques exemplaires pour la gestion des risques associés aux sites contaminés)
5. Résultats du Programme de sondage détaillé (Étape 5 de l'Approche fédérale en matière de sites contaminés du GTGSC, y compris les rapports d'examen du site et d'évaluation des risques, s'ils ont été rédigés), et la note/le rang attribué selon le Système national de classification pour les sites contaminés)

Activités

1. Effectuer/revoir l'analyse des besoins
2. Déterminer le projet potentiel et les paramètres préliminaires du projet
3. Déterminer la structure des dossiers du projet
4. Déterminer la ou les sources de financement potentielles
5. Déterminer l'équipe de projet initiale
6. Élaborer l'arrêté de projet préliminaire

Extrants

1. Plan préliminaire du projet
2. Équipe de projet préliminaire
3. Demande de financement (ajout à la liste des sites prioritaires du PASCF ou demande à l'intention du bureau régional des Services de propriétaire-investisseur)
4. Ébauche de l'arrêté de projet
5. Structure des dossiers du projet

Produit livrable

• Plan préliminaire du projet (PPP)

Point de vérification

Approbation du Plan préliminaire de (APPP) avec le financement de démarrage approuvé

Phase de la faisabilité

Objectif

Cerner les options pour le Plan d'assainissement/Plan de gestion des risques (PA/PGR) préliminaire

Intrants

• Voir extrants de la phase de lancement

Activités

1. Étape 7 (si elle n'est pas déjà terminée) de l'Approche fédérale en matière de sites contaminés du GTGSC, y compris un examen détaillé de l'information de base pour confirmer le modèle conceptuel du site et formuler des besoins détaillés pour le projet.
2. Amorcer toutes les activités nécessaires en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (LCEE), si elles ne sont pas déjà en cours.
3. Déterminer les intervenants et établir les critères d'évaluation et la pondération connexe pour les options afin de répondre aux exigences du PA/PGR préliminaire (il faudrait inclure les risques liés au projet).
4. Déterminer les options préliminaires relatives au PA/PGR.
5. Mettre à jour les paramètres principaux du plan préliminaire du projet.

Extrants

• Plan préliminaire de projet révisé pour inclure les options préliminaires relatives au PA/PGR (équivaut au rapport de faisabilité)

Produit livrable

• Plan préliminaire de projet révisé avec PA/PGR (équivaut au rapport de faisabilité)

Point de vérification

Approbation du rapport de faisabilité (ARF) (équivaut au Plan préliminaire de projet approuvé avec PA/PGR préliminaire recommandé)

Phase de l'analyse

Objectif

Analyse détaillée du PA/PGR préliminaire souhaité pour élaborer une estimation indicative des coûts

Intrants

• Voir extrants de la phase de faisabilité

Activités

1. Mettre à jour toutes les activités nécessaires en vertu de la LCEE.
2. Élaborer de façon détaillée les options relatives au PA/PGR à la lumière des critères d'évaluation confirmés et du rapport de faisabilité approuvé.
3. Déterminer l'approche préliminaire relative au PA/PGR.
4. Élaborer une estimation indicative pour les options souhaitées relatives au PA/PGR.
5. Effectuer une évaluation des options relatives au PA/PGR pour identifier la solution recommandée.
6. Mettre à jour l'arrêté de projet.
7. Réaliser une ECRP ou mettre celle-ci à jour (pour les projets de plus de 1 M$).

Extrants

• PA/PGR détaillé avec estimation indicative des coûts
• Arrêté de projet signé
• ECRP achevée (pour les projets de plus de 1 M$)

Produits livrables

• PA/PGR détaillé recommandé (équivaut au Rapport d'analyse des investissements)
• Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP)

Point de vérification

PA/PGR détaillé approuvé à l'intérieur de l'organisation menant à l'approbation préliminaire de projet (APP) (le niveau d'approbation est fonction de la valeur du projet et du résultat de l'ECRP et est conforme aux pouvoirs ministériels)

Phase de la clôture de l'identification de projet

Objectif

Confirmer le Plan préliminaire du projet révisé, y compris le PA/PGR préliminaire recommandé avec estimation indicative des coûts.

Intrants

• Voir extrants de la phase de l'analyse

Activités

1. Procéder à la clôture administrative pour l'identification du projet.
2. Mettre à jour l'entrée dans l'Inventaire des sites contaminés fédéraux et le Plan de gestion des sites contaminés.
3. Préparer la demande de financement à l'intention du bureau régional des Services de propriétaire-investisseur ou celle relative au PASCF à la lumière de l'estimation indicative des coûts.
4. Mettre à jour le Plan préliminaire de projet avec le PA/PGR (y compris l'estimation indicative des coûts).
5. Remplir le Document de clôture de l'identification (DCI)
6. Si le projet est annulé, en déterminer la raison en prévision d'enquêtes futures.

Extrants

1. Plan préliminaire de projet révisé avec le PA/PGR (y compris l'estimation indicative des coûts)
2. Demande de financement à l'intention du bureau régional des Services de propriétaire-investisseur ou celle relative au PASCF
3. Information mise à jour pour la base de données ministérielle des sites contaminés (influe sur le Programme de mise en œuvre de la SDD, l'Inventaire des sites contaminés fédéraux et le Plan de gestion des sites contaminés)
4. Document de clôture de l'identification (DCI) achevé

Produit livrable

Document de clôture de l'identification (DCI)

Phase de la planification

Objectif

Obtenir l'approbation du Plan de réalisation du projet d'assainissement/Plan de gestion des risques (PA/PGR)

Intrants

1. Document de clôture de l'identification
2. Évaluation environnementale de site de base, évaluation des risques pour la santé humaine et rapports d'évaluation des risques environnementaux
3. PA/PGR détaillé
4. Plan préliminaire de projet révisé avec PA/PGR
5. Financement par le bureau régional des Services de propriétaire-investisseur ou financement dans le cadre du PASCF
6. Arrêté de projet
7. Équipe de projet initiale
8. Structure initiale des dossiers du projet
9. ECRP initiale
10. Demande de financement à l'intention des Services de propriétaire-investisseur ou celle relative au PASCF

Activités

1. Préparer l'énoncé des travaux pour retenir les services d'un consultant compétent qui participera à l'élaboration des spécifications (en fonction de l'ampleur du projet).
2. Effectuer une analyse des écarts et confirmer la pertinence du PA/PGR s'il n'a pas déjà été mis à contribution.
3. Mettre à jour l'arrêté de projet, élaborer le plan de réalisation du projet d'assainissement/plan de gestion des risques (à partir du Plan préliminaire de projet révisé, avec le PA/PGR, et la structure initiale des dossiers du projet).
4. Déterminer les plans de soutien à élaborer en tenant compte de l'ampleur du projet.
5. Cerner les ressources internes et externes qui participeront aux études techniques détaillées ainsi que les besoins en matière d'experts-conseils principaux.
6. Confirmer le financement.

Extrants

1. Énoncé des travaux pour retenir les services d'un expert-conseil compétent pour la réalisation des études techniques détaillées
2. Arrêté de projet révisé et plan de réalisation du projet d'assainissement/plan de gestion des risques
3. Liste des plans de soutien à élaborer (p. ex. le plan d'approvisionnement)
4. Financement approuvé

Produit livrable

• Plan de réalisation du projet d'assainissement/plan de gestion des risques (équivaut au Plan de gestion de projet)

Point de vérification

Approbation du Plan de réalisation du projet d'assainissement/plan de gestion des risques confirmée avec financement (équivaut à l'approbation du Plan de gestion de projet)

Phase de la conception

Objectif

Obtenir l'approbation définitive de projet pour passer à la mise en œuvre du projet

Intrants

• Extrants de la phase de planification et ECRP initiale

Activités

1. Retenir les services d'un expert-conseil principal (en fonction de l'ampleur du projet).
2. Élaborer, examiner et approuver les spécifications détaillées et la demande de proposition visant à retenir les services d'un entrepreneur compétent.
3. Élaborer, examiner et approuver les ensembles des travaux détaillés pour définir la structure de répartition des travaux.
4. Élaborer, examiner et approuver les plans de soutien détaillés préparés par l'expert-conseil principal.
5. Élaborer l'estimation des coûts fondée.
6. Élaborer les rapports d'étape relatifs au projet et l'outil intégré de contrôle des changements relatif à la mise en œuvre du projet.
7. Effectuer toutes les activités nécessaires en vertu de la LCEE.
8. Modifier l'ECRP au besoin.

Extrants

1. Spécifications détaillées et estimation des coûts fondée (estimation préalable à l'appel d'offres)
2. Structure de répartition des travaux indiquant le calendrier détaillé, les mouvements de trésorerie et les principaux produits livrables
3. Demande de proposition pour retenir les services d'entrepreneurs compétents
4. Plans de soutien détaillés (p. ex. rapports d'étape propres au projet et contrôle intégré des changements au cours de la mise en œuvre du projet)
5. Évaluation environnementale mise à jour, au besoin
6. ECRP mise à jour

Produits livrables

• Document d'approbation (équivaut à la demande de financement approuvée et aux approbations de projet requise)
• Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) confirmée ou mise à jour

Point de vérification

Approbation définitive de projet (ADP)

Phase de la mise en œuvre du projet

Objectif

Mettre en œuvre le plan de réalisation du projet d'assainissement/plan de gestion des risques en vue d'obtenir un certificat d'achèvement substantiel (provisoire) approuvé.

Intrants

1. Extrants de la phase de conception
2. Plan de réalisation du projet d'assainissement/plan de gestion des risques

Activités

1. Demande de soumissions, reconfirmation avec source de financement pour l'estimation des coûts associée à l'appel d'offres souhaité et obtention des services d'un entrepreneur spécialisé dans l'assainissement des sites
2. Mise en œuvre des spécifications de l'appel d'offres
3. Contrôle des travaux du projet (c.-à-d. contrôle de l'état d'avancement et rapports d'étape)
4. Surveillance de la mise en œuvre et approbation des autorisations de modification, au besoin
5. Approbation des ouvrages bâtis
6. Achèvement des activités nécessaires en vertu de la LCEE

Extrants

1. Spécifications de l'appel d'offres
2. Attribution du contrat de construction
3. Plan de réalisation du projet d'assainissement/plan de gestion des risques mis à jour (au besoin)
4. Certificat(s) d'achèvement substantiel
5. Documentation sur l'ouvrage fini
6. Rapports d'étape et autorisations de modification
7. Rapport sur le PA/PGR
8. Document portant sur la fermeture du site

Produit livrable

• Transfert du produit livrable (Certificat(s) d'achèvement substantiel (provisoire))

Points de vérification

Approbation du transfert (Certificat(s) d'achèvement substantielapprouvé(s))

Approbation du document portant sur la fermeture du site

Phase de clôture de la réalisation de projet

Objectif

Procéder à la clôture administrative du projet, y compris la conservation et la diffusion des dossiers appropriés

Intrants

• Extrants de la phase de mise en œuvre

Activités

1. Émettre le certificat d'achèvement (définitif).
2. Effectuer les activités de garantie.
3. Apporter les dernières modifications au plan de réalisation du projet d'assainissement/gestion des risques (au besoin).
4. Procéder à la clôture administrative du contrat.
5. Préparer le dossier sur l'état du site.
6. Effectuer les examens de rendement postérieurs au projet (consultant, entrepreneur).
7. Achever les leçons apprises et les suggestions d'amélioration.
8. Procéder à la fermeture des dossiers, y compris le contrôle des documents et la conservation des dossiers appropriés
9. Remplir l'outil de fermeture de projet du PASCF.
10. Remplir l'outil de fermeture des sites du PASCF.

Extrants

1. Certificat d'achèvement (définitif)
2. Documents d'archives définitifs, y compris l'outil de fermeture des sites du PASCF rempli
3. Document sur les leçons apprises
4. Plan de projet avec paramètres mis à jour (i.e. plan de projet conforme à l'exécution)

Produit livrable

• Document de clôture (DC)

Points de vérification

Approbation du document de clôture