2010-715 Plan d'action de gestion de TPSGC

2.20 Nous recommandons que TPSGC continue à répondre à toutes les préoccupations qui demeurent en suspens dans le rapport du BAPGR.

Le 18 juillet 2007, le BAPGR de TPSGC a publié un rapport dans lequel il déterminait s'il y avait suffisamment de contrôles et de cadres en place au sein de la DGBI de TPSGC pour permettre à cette dernière de s'acquitter des responsabilités qui lui incombent en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Dans son rapport, le BAPGR recommandait à TPSGC de clarifier le problème lié à la main-d'œuvre responsable de la gestion de projets et faisait part des préoccupations suivantes :

• Il n'est pas clair si la main-d'œuvre responsable de la gestion de projets est rémunérée selon un coût fixe ou si une estimation de son coût est faite, conformément aux contrats de SNC.
• L'état financier annuel vérifié (l'« état financier ») relativement aux coûts réels engagés par SNC n'a jamais été fourni, car l'état financier est fondé sur les états de coûts facturés par SNC et non sur les coûts réels engagés par l'entreprise.

2.21 TPSGC a assuré un suivi proactif des redressements après vérification qui figuraient dans les vérifications des coûts financiers réalisées par Services de vérification Canada (SVC). Nous sommes conscients que TPSGC a intégré la réalisation des redressements après vérification à ses plans d'action de gestion.

2.22 Nous avons constaté que, depuis le début des contrats de SNC, TPSGC a demandé que des vérifications des coûts financiers soient effectuées à l'égard de trois portefeuilles régionaux. Nous avons constaté également que TPSGC a récemment entrepris la vérification des coûts de huit portefeuilles régionaux. Nous avons donc recommandé à TPSGC de préparer une stratégie de vérification des coûts afin d'assurer un suivi plus fréquent et plus régulier de l'administration des contrats de SNC. TPSGC a accepté cette recommandation.

2.24 Nous recommandons que TPSGC établisse une norme s'appliquant à la fois aux documents à conserver dans les dossiers de projets et au niveau de détail requis pour garantir que toutes les propositions de coûts que soumet SNC contiennent suffisamment de renseignements à l'appui. De cette manière, SNC atteindra le niveau de détail requis pour ses dossiers et fournira à TPSGC des renseignements suffisamment détaillés en vue des évaluations ou des autorisations ultérieures.

2.25 Nous recommandons que TPSGC :

1. effectue un examen de tous ses dossiers afin d'y relever tout autre service de nettoyage supplémentaire que SNC pourrait avoir fourni en vertu d'un de ses contrats;

2. étermine si les coûts associés ont été calculés conformément aux modalités de l'entente contractuelle conclue entre SNC et le sous-traitant spécialisé en nettoyage;

3. détermine les prochaines étapes, s'il y a lieu, y compris toute demande de recouvrement.

2.26 Tel que décrit au chapitre 1 du présent rapport, nous n'avons pas été en mesure de confirmer les dates précises auxquelles les sous-traitants ont effectué les travaux liés à l'une ou l'autre des opérations. SNC affirme que ses contrats ne stipulent pas qu'il doit tenir un registre des dates auxquelles les sous-traitants étaient sur place pour réaliser des travaux dans le cadre de projets particuliers. Nous recommandons que TPSGC se penche sur la question et qu'il détermine les procédures et les documents nécessaires au suivi des dates et des lieux de l'exécution des travaux, ainsi que les documents et le processus que SNC devrait adopter et mettre à jour.

2.27 Nous recommandons que TPSGC :

1. examine ses dossiers afin d'évaluer l'étendue des services de nettoyage supplémentaire rendus depuis le début des contrats de SNC, et d'évaluer de ce fait l'étendue des écarts relatifs aux frais de gestion;

2. vérifie si d'autres services fournis en tant que services de réalisation de projet devraient être considérés comme des services de gestion immobilière;

3. détermine les prochaines étapes, dont la résolution de tout écart.