2011-710 Plan d'action de gestion de TPSGC

• TPSGC travaille avec le Corps canadien des commissionnaires et SNC O&M pour résoudre les problèmes liés à la facturation.

• TPSGC établira des procédures relatives à la détermination des services de sécurité liés aux projets et à la demande de ces services auprès du Corps canadien des commissionnaires.

• TPSGC a confirmé que SNC O&M effectuera une vérification des coûts relatifs à la sécurité, à la conception et à la construction qui ont été engagés en 2009-2010.

• TPSGC travaillera avec SNC O&M pour déterminer la méthode à utiliser et planifier les exigences en matière de vérification.

• Avec l'aide du Bureau de la vérification et de l'évaluation, au besoin, TPSGC examinera de façon exhaustive la vérification effectuée par SNC O&M.

• TPSGC et SNC O&M utiliseront une matrice pour prendre les mesures nécessaires en fonction des conclusions découlant de la vérification.

• TPSGC analysera et examinera les constatations découlant de l'examen et, selon l'importance de ces dernières, il décidera si d'autres examens des trois éléments de coût sont requis.

• Les mesures fondées sur le plan d'action de gestion relatif à la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers ont permis d'améliorer le processus d'examen de la surveillance de la qualité des dossiers de projet. Ces améliorations comprennent notamment un examen des éléments de coût particuliers qui doivent être rapprochés avec les coûts réels.

Mesure prise (avril 2011)

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. TPSGC a avisé SNC O&M que le rapprochement annuel vérifié doit être fondé sur les coûts réels à compter de l'exercice 2011-2012. Le Ministère a également rencontré le vérificateur tiers de SNC O&M afin de lui expliquer ses exigences.

• Chaque année, TPSGC comparera les coûts facturés et les coûts payés aux coûts réels engagés en fonction du rapprochement annuel vérifié (état des coûts) qui a été effectué par un vérificateur tiers.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. Un comité mixte a établi un processus documenté visant les coûts de la main-d'œuvre et les débours relatifs à la gestion de projet. Ce processus a été lancé le 1^er avril 2011 pour l'exercice 2011-2012. Les taux annuels approuvés ont été confirmés en mai et en juin 2011.

• Les taux seront examinés durant la période 4 (juillet) et la période 8 (novembre).

• Les mesures fondées sur le plan d'action de gestion relatif à la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers ont donné lieu à un nouveau processus, comme il est indiqué ci-dessus. On procède actuellement à la documentation officielle de ce dernier.

Août 2011

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. Des modifications sont actuellement apportées au SGAFPS afin qu'il permette de déterminer les projets qui ne sont pas liés à la construction ou à la conception.

• TPSGC évalue le besoin d'apporter d'autres modifications au SGAFPS afin qu'il permette d'établir des rapports détaillés et comparables. Le Ministère évalue également le besoin de mettre en place des mesures d'atténuation des risques, au cas où les modifications apportées au système ne seraient pas rentables.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. Les modifications relatives au processus d'examen de la surveillance de la qualité et la demande de vérification des coûts ont été exécutées.

Directeur, DCGSAFPS

• TPSGC continuera de surveiller les rapports détaillés sur la facturation des projets (RDFP) mensuels afin de valider leur exactitude et de rajuster les paiements en fonction des constatations.

• Chaque trimestre, le processus d'examen de la surveillance de la qualité cible un échantillon de dossiers de projet qui seront évalués afin de s'assurer qu'ils comprennent les documents appropriés.

• Chaque année, les vérifications des coûts permettront de valider le montant total des paiements reçus pour chaque portefeuille, conformément aux modalités du contrat.

• De plus, chaque année, TPSGC validera l'état des dépenses réelles engagées, conformément à la vérification financière effectuée par un vérificateur tiers.

• TPSGC a utilisé les frais liés aux projets de l'exercice précédent comme base de référence pour analyser les tendances et valider les taux proposés pour l'exercice 2011-2012. Les taux sont fondés sur le volume annuel des travaux estimé et le plan proposé en matière de ressources humaines, par portefeuille, pour l'exercice en cours.

• Pour les exercices à venir, TPSGC tiendra également compte de l'état annuel vérifié de SNC O&M pour effectuer une analyse liée à l'établissement des taux des exercices ultérieurs.

• TPSGC évaluera la politique d'approvisionnement de SNC O&M lorsque des modifications y seront apportées afin de s'assurer qu'elle est toujours conforme au contrat en ce qui concerne la gestion des contrats de sous-traitance.

• TPSGC a indiqué à SNC O&M qu'elle doit l'aviser de toute modification apportée à sa politique d'approvisionnement.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. TPSGC a modifié le processus d'examen trimestriel de la surveillance de la qualité des dossiers de projet en ce qui concerne la gestion des sous-traitants afin de s'assurer que les dossiers de projet permettent de démontrer la conformité avec le processus d'approvisionnement décrit dans l'énoncé des travaux du contrat.

• TPSGC évaluera les rapports de gestion des fournisseurs de SNC O&M en 2011-2012 ainsi que lorsque des modifications y seront apportées afin de s'assurer que ces rapports constituent toujours un outil utile pour démontrer la conformité avec le processus d'approvisionnement.

• TPSGC indiquera à SNC O&M que des copies du rapport de gestion des fournisseurs doivent figurer dans le dossier de projet lorsque l'appel d'offres ne permet pas de démontrer qu'il est conforme à la politique d'approvisionnement.

• Les mesures fondées sur le plan d'action de gestion relatif à la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers ont donné lieu à l'élaboration et à la communication de l'exigence selon laquelle les dossiers de projet doivent contenir une justification et une documentation suffisantes en ce qui concerne les autorisations de modification.

• TPSGC normalisera le processus de documentation et d'approbation relatif aux autorisations de modification afin de garantir une uniformité dans l'ensemble des portefeuilles.

• TPSGC continuera de valider les RDFP mensuels afin de garantir leur exactitude et de rajuster les paiements en fonction des constatations.

• Chaque année, TPSGC générera des rapports afin de surveiller l'analyse des tendances des autorisations de modification et de cibler les problèmes systémiques liés aux portefeuilles ou au processus relatif aux autorisations de modification.

Directeur, DCGSAFPS

• Voir les mesures ci-dessus.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. TPSGC a modifié la liste de vérification du processus d'examen de la surveillance de la qualité des dossiers de projet afin de garantir qu'ils contiennent la documentation minimale requise.

• SNC O&M a créé une liste de vérification des archives afin de garantir que la documentation est conservée dans les dossiers.

• Par l'intermédiaire du comité mixte sur les services de réalisation de projets, TPSGC et SNC O&M examineront les exigences relatives à la documentation minimale, au besoin, et toute modification sera annoncée dans un communiqué à l'intention de tous les employés de TPSGC et de SNC O&M qui participent à la gestion des contrats AFPS.

• Chaque trimestre, le processus d'examen de la surveillance de la qualité cible un échantillon de dossiers de projet qui seront évalués afin de s'assurer qu'ils comprennent les documents appropriés.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. TPSGC travaille avec SNC O&M pour simplifier les exigences opérationnelles liées aux AFPS afin de veiller à ce que les documents tels que le Rapport d'analyse des investissements, les factures de projet et les documents liés à l'établissement de rapports soient uniformes, qu'ils contiennent suffisamment de détails sur les éléments de coût et qu'ils puissent être interdépendants. Cela permettra d'améliorer l'analyse et l'établissement de rapports.

• TPSGC continuera de valider les RDFP mensuels afin de garantir leur exactitude et de rajuster les paiements en fonction des constatations.

• Le processus d'examen de la surveillance de la qualité ciblera un échantillon de dossiers de projet qui seront évalués afin de s'assurer que les projets sont harmonisés avec les éléments de coût énoncés dans le contrat et que les coûts sont indiqués de façon appropriée.

• Chaque année, TPSGC validera les éléments de coût par rapport aux dépenses engagées, conformément à l'attestation financière fournie par un vérificateur tiers.

• Dans le cadre des exercices de rapprochement, TPSGC évaluera les éléments de coût afin de s'assurer qu'ils répondent toujours aux besoins de l'établissement de rapports et de la surveillance.

• TPSGC continuera de valider les rapports détaillés de la facturation de projets (RDFP) de façon mensuelle, afin de garantir leur exactitude et de rajuster, au préalable, les paiements en fonction des constatations. Cet exercice sera aussi inclut dans les évaluations régulières du Contrôle de la qualité. Les erreurs liées à la facturation seront identifiées. Celles-ci pourraient avoir une répercussion sur le rendement, et possiblement les honoraires.

• TPSGC continuera de surveiller l'exactitude des dépenses déclarées dans le SGAFPS.

• TPSGC a fait part de son opinion, selon laquelle SNC O&M doit respecter les processus d'approvisionnement et d'approbation fondés sur les coûts combinés plutôt que sur la valeur d'un seul projet.

Mesure prise (août 2011)

• La présente recommandation a été appliquée dans le cadre de la mesure précédente qui porte sur les vérifications de la qualité des données.
• Si des modifications sont apportées aux exigences opérationnelles, TPSGC évaluera les exigences en matière d'établissement de rapports et les communiquera à SNC O&M.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. Plus de 500 employés de TPSGC et de SNC O&M ont suivi une formation sur les nouvelles procédures en place, laquelle formation comprenait des lignes directrices sur les coûts de construction et de conception acceptables.

• TPSGC élabore actuellement un plan de formation exhaustif pour tous les employés qui participent à la prestation de services dans le cadre de contrats AFPS.

• TPSGC continuera de surveiller les RDFP mensuels afin de valider leur exactitude et de rajuster les paiements en fonction des constatations.

• Chaque trimestre, dans le cadre du processus d'examen de la surveillance de la qualité amélioré, on examinera les dossiers de projet et déterminera les écarts par rapport aux coûts de construction et de conception acceptables, y compris les frais.

• TPSGC cherche à mener d'autres consultations au sujet du recouvrement des coûts.

• Voir les mesures ci-dessus.

• Chaque trimestre, le processus d'examen de la surveillance de la qualité ciblera un échantillon de dossiers de projet qui seront évalués afin de s'assurer qu'ils permettent de démontrer la conformité avec le processus d'approvisionnement décrit dans l'énoncé des travaux du contrat.

• TPSGC a rencontré le vérificateur tiers de SNC O&M afin de lui expliquer ses exigences.

• TPSGC et SNC O&M établiront conjointement des lignes directrices sur la documentation minimale et les renseignements que doivent contenir les dossiers comprenant des pièces justificatives.

• TPSGC modifiera le Rapport d'analyse des investissements afin qu'il comprenne la détermination des spécialistes et de tout autre employé. Ce rapport est approuvé par TPSGC avant le début des projets.

Août 2011

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions, a permis de donner suite à la présente recommandation. Les coûts de mise en service seront estimés sous forme de taux et rapprochés à la fin de l'exercice.

• Des améliorations ont été apportées au processus d'examen de la surveillance de la qualité afin de confirmer que les coûts estimés de projet, y compris les coûts de mise en service, correspondent aux coûts réels engagés.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions par PricewaterhouseCoopers, a permis de donner suite à la présente recommandation. Un comité mixte a établi un processus documenté visant les coûts de la main-d'œuvre et les débours relatifs à la gestion de projet, ce qui comprend les services aux locataires et les projets dirigés par des locataires directs.

• Le plan d'action de gestion, fondé sur les recommandations découlant de la vérification antérieure de sept transactions, a permis de donner suite à la présente recommandation. Un communiqué sera publié; celui-ci établira les paramètres des conditions qui justifieront la modification de la catégorie de coût des projets, ainsi que le processus à suivre.

• Dans le cadre des processus stratégiques annuels liés à la gestion des portefeuilles, les rapports sur l'état des immeubles et les plans de gestion des immeubles doivent faire référence aux études et aux projets connexes. Le SGAFPS comprend une zone indiquant la source du projet. Le système de gestion des projets de SNC O&M comprend également toutes les études liées à un bien, lesquelles sont facilement accessibles.

• TPSGC demandera à SNC O&M d'évaluer l'incidence et la faisabilité des modifications à apporter au système afin d'enlever la mise à jour automatique.