Plan d'action ministériel pour répondre aux examens des pratiques d'approvisionnement effectués par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement en mai 2010 : Chapitre 2 - Vérification ministérielle des dossiers des fournisseurs pour valider les paiements contractuels

Le Programme de vérification des coûts contractuels est l'un des principaux outils disponible à la direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) permettant de veiller à ce que les paiements de contrats à frais remboursables soient effectués selon les modalités contractuelles. Le Programme a fait l'objet d'un examen, à la suite duquel un plan d'action à jour à été mis en place en vue de son renouvellement. Le plan d'action a été communiqué au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA), et il a été entériné par le BOA dans son dernier rapport. Le Programme de vérification des coûts renouvelé répond pleinement aux préoccupations et aux observations formulées par l'ombudsman de l'approvisionnement à la suite de son examen.

L'ombudsman de l'approvisionnement a affirmé ce qui suit :

« Le Programme de vérification des coûts contractuels de TPSGC pour les contrats à frais remboursables s'avère une bonne pratique et procure des avantages financiers évidents (…). Nous sommes encouragés que la Direction générale des approvisionnements de TPSGC ait approuvé un nouveau plan d'action pour le renouvellement du Programme de vérification des coûts contractuels. »

Le plan d'action de gestion qui suit répond aux recommandations relatives au Plan d'action de la direction générale des approvisionnements pour le renouvellement du Programme de vérification des coûts.

Recommandation 2.66

2.66 Dans le cadre de leurs stratégies d'atténuation du risque lié à la vérification des comptes, les ministères devraient établir une ligne directrice sur la façon et le moment d'utiliser la clause de vérification dans les contrats qui ne relèvent pas du Groupe de la vérification des coûts (GVC), à TPSGC, et qui sont de type « contrat à frais remboursables », en prenant en considération les attentes relatives aux livres comptables des fournisseurs et en gardant en tête le principe d'ouverture vis-à-vis les fournisseurs de services de vérification.

Mesures prises par TPSGC 2.66

Mettre sur pied un groupe de travail interne formé de représentants de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications, de la Direction générale des biens immobiliers, de la Direction générale des finances, de la Direction générale des Approvisionnements, des régions, du Bureau de la traduction et de la Direction générale de la surveillance.

Le groupe de travail sera responsable de passer en revue le nouveau Cadre de travail du Programme de vérification des coûts, mis sur pied par le Groupe de la vérification des coûts (GVC) de la Direction générale des approvisionnements, afin de déterminer quelles pratiques pourraient être intégrées aux activités d'achat internes réalisées dans le cadre des pouvoirs délégués panministériels (Annexe 1) et par les Biens immobiliers (Annexe 2).

Élaborer et mettre en œuvre des lignes directrices quant au moment où il y a lieu d'utiliser la disposition en matière de vérification à l'égard des contrats qui ne sont pas assujettis au Programme de vérification des coûts de la Direction générale des approvisionnements, lorsqu'il s'agit de contrats à frais remboursables.

État 2.66

Bureau de première responsabilité (BPR) : Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications – Services généraux
Délai : Le 30 juillet 2010

BPR : Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications – Direction des services généraux et groupe de travail
Délai : Le 29 octobre 2010

BPR : Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications – Direction des services généraux
Délai : Le 31 décembre 2010

Recommandation 2.108

2.108 Nous sommes encouragés que la Direction générale des approvisionnements de TPSGC ait approuvé un nouveau plan d'action pour le renouvellement du Programme de vérification des coûts contractuels. Le Conseil des directeurs généraux de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC devrait surveiller la mise en œuvre du plan d'action mis à jour et faire rapport régulièrement à la haute direction sur les progrès réalisés.

Mesures prises par TPSGC 2.108

Dans un communiqué diffusé en novembre 2009, le sous-ministre adjoint (SMA) a indiqué que le Conseil des directeurs généraux de la Direction générale des Approvisionnements serait responsable de la surveillance et de la responsabilisation du client des résultats du Programme de vérification des coûts (PVC).

Selon le plan d'action, le GVC doit présenter un rapport trimestriel de ses activités au Conseil, y compris la mise en œuvre du plan d'action du PVC.

Le mandat du Conseil des directeurs généraux a été approuvé par la SMA, Politique matière de programmes, Direction générale des approvisionnements.

État 2.108

État : Terminé, novembre 2009
BPR : Direction générale des approvisionnements – Groupe de la vérification des coûts

État : Terminé, mars 2010
BPR : Direction générale des approvisionnements – Groupe de la vérification des coûts

Recommandation 2.109

2.109 Pour renforcer la transparence et l'effet dissuasif de la vérification des coûts, un rapport sommaire des résultats du Programme de vérification des coûts contractuels devrait être préparé et rendu public.

Mesures prises par TPSGC 2.109

Le GVC produira des rapports trimestriels sur les activités de programme à l'intention du Conseil des directeurs généraux, et produira un rapport annuel résumant les résultats atteints et les leçons apprises. Le Conseil déterminera le contenu final du rapport et décidera s'il y a lieu de la diffuser.

État 2.109

État : En cours
Date cible : Septembre 2010 (décision du Conseil)
BPR : Direction générale des approvisionnements – Groupe de la vérification des coûts