Annexe A – Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers

• Avis au lecteur
• 1. Introduction
• 2. Environnement de contrôle de TPSGC pertinent au CIRF
• 3. Évaluation du système de CIRF de TPSGC
• 4. Résultats de l’évaluation de TPSGC
• 5. Plan d’action de TPSGC

Avis au lecteur

Depuis l’entrée en vigueur, le 1^er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer les mesures qu’ils ont prises afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, il est attendu que les ministères mènent des évaluations annuelles de leur système de CIRF, établissent des plans d’action pour apporter les modifications qui s’imposent et joignent à leur Déclaration de responsabilité de la directionun résumé des résultats de l’évaluation et du (des) plan(s) d’action.

Un système efficace de CIRF vise à obtenir des états financiers fiables et à fournir l’assurance que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Un système efficace de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable. Les contrôles sont équilibrés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer. Il s’agit d’un processus continu qui vise à déterminer les principaux risques, à évaluer l’efficacité des contrôles clés connexes, à effectuer les modifications requises et à surveiller le système à l’appui de l’amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations ministérielles varieront d’une organisation à l’autre, en fonction des risques et compte tenu des situations qui leur sont propres.

1. Introduction

Le présent document fait partie intégrante de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l’exercice qui a pris fin le 31 mars 2012. C’est la troisième année que cette annexe est produite. Elle résume les mesures prises du 1^er avril 2011 au 31 mars 2012 afin de mettre en œuvre et de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) au sein du Ministère. Plus particulièrement, elle couvre les évaluations menées, y compris les progrès, les résultats et les plans d’action connexes ainsi que les principales données financières et opérationnelles permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au Ministère.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

En tant que fournisseur de services communs, TPSGC offre des services et des programmes de première qualité adaptés aux besoins des organisations fédérales et assure une saine intendance au nom de la population canadienne. En tant que principal fournisseur de services du gouvernement fédéral, TPSGC agit à titre de banquier principal, comptable, acheteur central, spécialiste linguistique et gestionnaire des biens immobiliers.

De plus amples renseignements au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme de TPSGC se trouvent à la note 1 des états financiers consolidés ainsi qu’au Rapport ministériel sur le rendement (RMR) - états financiers ministériels consolidés de 2011-2012 et au Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2012-2013.

1.2 Contexte de TPSGC

Des renseignements sur le contexte de TPSGC sont fournis aux Rapport ministériel sur le rendement (RMR) - états financiers ministériels consolidés (non vérifiés) de TPSGC pour l’exercice 2011-2012, auxquels est jointe cette annexe, ainsi qu’au RMR, au RPP et dans les Comptes publics du Canada.

1.2.1 Contexte financier

Voici certaines données financières importantes pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2012 :

• Les dépenses totales en 2011-2012 s’élèvent à 5,2 milliards de dollars, dont 1,2 milliard en salaires et en dépenses connexes, 1,0 milliard en réparations et en entretien ainsi que 1,0 milliard en coûts de location;
• Les recettes totales en 2011-2012 s’élèvent à 2,8 milliards de dollars, dont 1,3 milliard provenant de la vente de biens et de produits d’information et 0,9 milliard provenant des recettes de location;
• Les actifs totaux du Ministère d’une valeur de 6,3 milliards de dollars comprennent des immobilisations corporelles de 5,5 milliard.

1.2.2 Contexte opérationnel

Voici certaines données opérationnelles importantes :

• En tant que receveur général du Canada, TPSGC traite des mouvements de trésorerie représentant plus de 2 billions de dollars par année;
• TPSGC est composé de douze directions générales qui gèrent neuf activités de programme et emploi plus de 12 600 employés travaillant dans le secteur de la capitale nationale (SCN) ainsi que dans les bureaux à Halifax, Montréal, Toronto, Edmonton, Vancouver et d’autres lieux à travers les régions;
• Les finances sont centralisées à TPSGC. Les employés du groupe des finances travaillent dans les douze directions générales au sein du SCN, dans les cinq bureaux régionaux et au sein de l’organisme de service spécial;
• TPSGC engage, en tant qu’acheteur pour le gouvernement, plus de 14 milliards de dollars par année;
• Les états financiers de chacun des cinq fonds renouvelables actifs¹ de TPSGC sont soumis à une vérification annuelle et des opinions sans réserve ont été émises par les vérificateurs externes;
• Le principal système financier utilisé par TPSGC est SIGMA, un logiciel SAP. Il est alimenté par neuf systèmes-sources ministériels qui transmettent des renseignements financiers à SIGMA.

1.3 Ententes de services conclues avec d’autres organisations gouvernementales et pertinentes aux états financiers

TPSGC a recours aux services d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont présentées aux états financiers. Par exemple :

• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour déterminer les montants à verser dans le cadre des régimes d’avantages sociaux des employés et pour calculer les charges à payer et les provisions, notamment la charge accumulée des indemnités de départ;
• Ressources humaines et Développement des compétences Canada fournit au Ministère la protection d’indemnisation des accidents de travail;
• Le ministère de la Justice fournit à TPSGC des services juridiques ainsi que les renseignements nécessaires à la création de la note aux états financiers sur le passif éventuel et ceux à inclure dans les Comptes publics;
• Services partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 dans le but de regrouper, de simplifier et d’améliorer la prestation des services liés à l’infrastructure de la technologie de l’information (TI) en particulier les services de courriel, de centres de données et de réseaux pour 43 ministères et organismes fédéraux. Depuis le 4 août 2011, la responsabilité des services de courriel, de centres de données et de réseaux, y compris les ressources connexes, a été transférée de TPSGC vers SPC. L’administration et la prestation de ces services ont été partagées durant la période de transition de 2011-2012, alors que SPC était mis sur pied.

La Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération gère les cinq systèmes financiers centraux suivants qui alimentent SIGMA : le Système normalisé des paiements, le Système bancaire du gouvernement, le Système régional de paye, le Grand livre du système de paye et le Grand livre général du receveur général. Bien que TPSGC gère les systèmes de paye et du receveur général pour l’ensemble du gouvernement, ceux-ci ne sont pas inclus dans la portée du CIRF de TPSGC. Néanmoins, le Ministère dépend de ces systèmes pour produire ses états financiers à l’instar des autres ministères.

En tant que gestionnaire immobilier, TPSGC fournit des services de gestion des locaux à d’autres organisations gouvernementales.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2011-12

Suite à la création de SPC, TPSGC a transféré à SPC le contrôle et la supervision des domaines opérationnels liés aux services de courriel, de réseaux et de centres de données. Bien que les services partagés communs aient été transférés à SPC, le dirigeant principal de l’information du Ministère est responsable de la prestation des services internes de TI demeurant à TPSGC. Des biens ministériels d’une valeur totale de 39,7 millions de dollars ont été transférés à ce nouveau ministère, dont 34,8 millions en immobilisations corporelles.

2. Environnement de contrôle de TPSGC pertinent au CIRF

TPSGC reconnaît l’importance du leadership que doit exercer la haute direction en s’assurant que chacun des employés comprenne son rôle à l’égard du maintien d’un système efficace de CIRF et que tous disposent des outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités de façon efficace. La priorité de TPSGC consiste à s’assurer que les risques sont gérés au moyen d’un environnement de contrôle souple et fondé sur le risque qui favorise l’amélioration continue et l’innovation.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

Les comités et les postes clés suivants sont responsables du maintien, de la revue et de la communication de l’efficacité du système de CIRF ministériel :

Cadres supérieurs du Ministère

Les cadres supérieurs du Ministère responsables de la réalisation de programme sont chargés d’assurer le maintien et l’examen de l’efficacité des contrôles internes des activités de leur programme faisant partie du cadre de CIRF.

Comité de gestion du sous-ministre (CGSM)

En tant qu’organisme décisionnel central de TPSGC, le CGSM examine, approuve et surveille le profil de risques de l’organisation et le système de contrôle interne ministériel, ce qui comprend la surveillance des progrès réalisés relativement à la mise en œuvre du système de CIRF.

Comité de gestion financière (CGF)

Présidé par le dirigeant principal des finances, le CGF fournit des conseils et des recommandations au sous-ministre et au sous-ministre délégué sur les questions liées à la gestion financière. Le CGF planifie, évalue et priorise les exigences ministérielles afin d’assurer la continuité de la gestion financière tout en veillant à ce que le processus de prise de décisions opérationnelles repose sur des principes de saine gestion financière.

Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

Le CVE fournit des conseils objectifs et des recommandations au sous-ministre concernant le caractère suffisant, la qualité des assurances et les résultats fournis à l’égard de la pertinence et du fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère (y compris les systèmes de reddition des comptes et de vérification). À l’aide d’une approche fondée sur le risque, le CVE revoit et fournit des conseils sur la surveillance des principaux secteurs de gestion ministérielle, des processus de contrôle et de reddition de comptes, y compris l’établissement de rapports. Il est composé du sous-ministre (président), du sous-ministre délégué et de trois membres externes à l’administration publique fédérale, dont un de ces membres agissant à titre de vice-président. Le CVE examine annuellement la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF, en parallèle avec l’examen des états financiers ministériels afin de conseiller le sous-ministre sur toute question importante.

Comité directeur du contrôle interne en matière de rapports financiers

Le mandat du comité directeur est de veiller à ce que les enjeux soulevés par les directions générales de TPSGC durant les phases de la mise en œuvre du CIRF soient dûment pris en considération. Le comité directeur surveille la qualité et le caractère opportun de la mise en œuvre du CIRF et oriente l’équipe chargée du CIRF. Le comité est formé de représentants de toute la haute direction du Ministère.

Conseil de gestion des investissements (CGI)

Le CGI, présidé par le sous-ministre, est responsable du plan quinquennal d’investissement intégré. Il veille à rendre des comptes, à la mise à jour du plan et à s’assurer que le plan réponde de façon continue aux priorités gouvernementales et ministérielles. En outre, le CGI s’occupe de la gestion stratégique des investissements majeurs qui nécessitent l’approbation du sous- ministre et s’assure que le plan demeure abordable.

Directeur, Gestion de la qualité et des risques

Le directeur, Gestion de la qualité et des risques, dirige le centre d’expertise en gestion de la qualité et des risques et fournit des conseils d’expert et une assurance affirmative annuelle sur laquelle se fie le sous -ministre , le sous-ministre délégué, la direction générale des services ministériels et politiques stratégiques, le directeur général, secteur de la politique et planification stratégiques, ainsi que d’autres membres de l’équipe de la haute direction et de la gestion de TPSGC à l’échelle nationale.

Dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (DPVE)

Le mandat du DPVE consiste à fournir une évaluation indépendante et objective de l’efficacité et du caractère adéquat des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein du Ministère. Le DPVE relève directement du sous-ministre en ce qui a trait à l’aide, au soutien et à la reddition de comptes dans la direction de la fonction de vérification interne. Il relève également du CVE en matière d’orientation stratégique et de reddition de comptes.

Dirigeant principal des finances (DPF)

Le DPF relève du sous-ministre et l’appuie. Il fournit un leadership concernant la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système efficace et intégré de CIRF, incluant l’évaluation annuelle.

Sous­ministre

À titre d’administrateur des comptes, le sous-ministre assume la responsabilité générale et le leadership des mesures instaurées en vue de maintenir l’efficacité du système de contrôle interne.

Sous-ministre adjoint, Direction générale de la surveillance

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la surveillance exerce une surveillance de la gérance, de l’intégrité, de la responsabilité et de la transparence à l’égard de l’utilisation des fonds publics afin d’aider le sous-ministre à s’acquitter de ses responsabilités en tant qu’administrateur des comptes.

2.2 Principales mesures prises par TPSGC

L’environnement de contrôle de TPSGC prévoit un ensemble de mesures visant à permettre aux employés du Ministère de gérer les risques au moyen d’une sensibilisation accrue, de connaissances appropriées et d’outils pertinents ainsi que du perfectionnement de leurs compétences. Chaque année, le Ministère alloue des ressources pour s’assurer de la mise en œuvre d’un système efficace de CIRF, comme l’exige la Politique sur le contrôle interne.

Voici certains des principaux éléments de l’environnement de contrôle en place à TPSGC :

• L’énoncé des valeurs de TPSGC;
• La Direction de l’éthique, notamment une ligne d’aide en éthique, fournit aux employés des conseils sur la résolution de dilemmes éthiques ou sur la divulgation en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles;
• Le Cadre de gestion financière (CGF) établit les normes et les attentes en matière de saine gestion financière et de contrôle dans l’ensemble du Ministère, en conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques, le Cadre des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor et les instruments de politique connexes. Le CGF définit aussi les rôles et responsabilités en matière de gestion financière;
• La Direction de la gestion de la qualité et des risques offre un point de contact central en ce qui a trait à la prestation de conseils relatifs à la gestion des risques, à l’élaboration et à la mise à jour de la  politique sur la gestion des risques, aux outils et à la formation, à la surveillance de la mise en œuvre du Cadre de gestion intégrée des risques et de la politique connexe ainsi qu’à l’établissement de rapports sur ces sujets;
• Le Bureau de la vérification et de l’évaluation est un fournisseur clé de services d’assurance à l’appui de la fonction de surveillance exercée par le sous-ministre, le Conseil du Trésor et le Bureau du contrôleur général. Il fournit de façon indépendante des renseignements afin de permettre une prise de décisions quant à l’efficacité et à la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance par le biais de sa fonction de vérification interne. De la même façon, il fournit des renseignements quant à la pertinence, au rendement et à la rentabilité des programmes, des politiques et des initiatives (fonction d’évaluation).
• La direction des Politiques, surveillance et contrôles en gestion financière est l’organisme en chef supportant le dirigeant principal des finances et le sous-ministre en matière de redditions de comptes sur l’atteinte des objectifs du Ministère à l’égard des contrôles et d’une saine gestion financière fondés sur le risque. Sous cette direction, le groupe de contrôle interne se consacre au renforcement du contrôle interne en matière de rapports financiers;
• La Politique ministérielle de gestion intégrée des risques, mise à jour en novembre 2010, stipule que TPSGC « intègre des pratiques et des processus de gestion des risques dans la planification des activités, la prise de décisions et les processus opérationnels, afin de bien gérer les coûts de programme, de maximiser les possibilités, de remplir son mandat et d'atteindre les objectifs généraux du gouvernement. »;
• L’adoption de SIGMA, un logiciel SAP, comme système ministériel intégré de gestion financière. Le Ministère poursuit la mise en oeuvre d’outils de gestion financière intégrés et normalisés;
• Des ententes de rendement annuelles et des plans d’apprentissage pour chaque employé;
• Un instrument de délégation des pouvoirs entièrement opérationnel mis à jour annuellement.

3. Évaluation du système de CIRF de TPSGC

3.1 Méthode d’évaluation

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, un système de CIRF efficace vise à fournir une assurance raisonnable que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont tenus adéquatement;
• les actifs sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

À la lumière d’une évaluation de l’état de préparation à la vérification menée par un tiers indépendant, TPSGC travaille à officialiser son système de CIRF. Pour ce faire, il faut notamment évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle du système de CIRF du Ministère et s’assurer qu’un plan de surveillance continue est mis en place et mène à l’amélioration continue du système de CIRF.

L’efficacité de la conception signifie qu’il faut s’assurer que les principaux points de contrôle sont définis, consignés, mis en place et adaptés aux risques qu’ils visent à atténuer et que tous les correctifs nécessaires y sont apportés. Ceci inclut le mappage des principaux processus et systèmes de TI avec les principaux comptes, par emplacement, le cas échéant.

L’efficacité opérationnelle signifie que l’application des principaux contrôles fait l’objet d’essais au cours d’une période déterminée et que tous les correctifs y sont apportés.

Ces essais visent tous les contrôles clés incluent dans la portée, y compris les contrôles au niveau de l’entité (CNE), les contrôles généraux liés à la technologie de l’information (CGTI) et les contrôles liés aux processus opérationnels.

La surveillance continue permet d’identifier les contrôles clés qui doivent être surveillés, mis à jour et évalués de façon continue ou périodique. La surveillance est effectuée sur une base périodique en fonction du niveau de risques associé aux CNE, aux processus opérationnels et aux systèmes de TI et comprend des mesures correctives en temps opportun.

Depuis 2010-2011, TPSGC simplifie sa documentation et ses essais sur l’efficacité de la conception en élaborant des activités liées aux contrôles clés normalisés pour les processus opérationnels communs (par l’approche du modèle normalisé). Les contrôles clés normalisés seront appliqués de manière uniforme à l’échelle du Ministère et harmonisés avec d’autres politiques et initiatives en cours, comme l’Initiative sur les processus opérationnels communs en gestion financière du Conseil du Trésor et le Cadre de gestion financière du Ministère. L’approche de modèle normalisé est en élaboration et sera mise à l’essai sur des processus opérationnels décentralisés importants au moyen des étapes suivantes :

1. Détermination et consignation des activités liées aux contrôles clés normalisés d’un processus opérationnel;
2. Mesure des activités de contrôle au sein des directions générales et des régions, en fonction des contrôles clés normalisés;
3. Détermination des aspects nécessitant des mesures correctives et élaboration des recommandations aux directions générales et aux régions.

Avec cette approche, la mise en œuvre du CIRF devrait progresser de manière plus efficiente en éliminant le besoin de consigner les activités de contrôle actuelles pour tous les processus opérationnels et de chacune des directions et régions. Elle permet également de concentrer les efforts sur l’harmonisation avec les contrôles clés normalisés. L’approche pourrait être modifiée ou élargie, au fur et à mesure que TPSGC élabore ses modèles normalisés et entreprend des évaluations au sein des directions générales et des régions en fonction des modèles normalisés.

3.2 PWGSC's Assessment Scope

Le Ministère utilise un cadre de maturité du CIRF menant à une vue commune et objective de la solidité des contrôles à TPSGC. Comme illustré ci-dessous, le cadre de maturité du CIRF indique la situation actuelle du Ministère et la situation à atteindre pour obtenir un système efficace de CIRF.

Pour atteindre ses objectifs, le Ministère a l’intention d’avancer du niveau actuel « normalisé » au niveau « Surveillé » du cadre de maturité du CIRF.

Dans le but de maintenir un système efficace de CIRF, en plus des CNE et des CGTI, TPSGC a ciblé six principaux processus opérationnels qui seront évalués en prenant en considération les comptes importants relatifs aux états financiers ministériels, l’importance relative et les risques :

• Paye;
• Approvisionnement, comptes créditeurs et paiements;
• De la vente au règlement;
• Immobilisations corporelles et contrats de location-acquisition
• Rapports financiers;
• Autres postes importants dans les états financiers (p. ex. obligations contractuelles).

À la fin de l’exercice 2011-2012, le Ministère avait achevé la consignation et l’évaluation de l’efficacité de la conception des contrôles du processus de l’approvisionnement, comptes créditeurs et paiements des principales directions générales, de même que du processus de la vente au règlement de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) et du Bureau de la traduction, conformément à son plan. De plus, TPSGC a terminé les modèles normalisés des processus de la paye et de l’approvisionnement, comptes créditeurs et paiements. Suite à son évaluation des risques, le Ministère a continué de mettre l’accent, en 2011-2012, sur la consignation, les essais sur l’efficacité de la conception et les essais sur l’efficacité opérationnelle des processus opérationnels, en fonction des étapes suivantes :

• Recueil des renseignements relatifs aux processus et à l’emplacement, aux risques et aux contrôles associés au CIRF et des renseignements relatifs aux politiques et aux procédures pertinentes;
• Mappage des processus clés en cernant et en consignant les principaux risques et points de contrôle selon la probabilité et l’incidence de la matérialisation de ces risques sur les états financiers;
• Mise à l’essai des contrôles clés et identification de toute mesure corrective requise.

En 2011-2012, des essais sur l’efficacité opérationnelle des CGTI de SIGMA et des systèmes sources ciblés dans le modèle de continuité ont été réalisés. Des essais sur l’efficacité opérationnelle des CNE ont aussi été réalisés en 2011-2012.

Le tableau 1 présente un aperçu des plans de TPSGC et des progrès réalisés par le Ministère.

Tableau 1

Aperçu des progrès généraux réalisés et des plans pour les prochains exercices

	Achèvement			Début
	Consignation	Efficacité de la conception	Efficacité opérationnelle	Surveillance continue
Contrôles au niveau des entités*	Achevé	Achevé	Achevé	2012-13
Approvisionnement, comptes créditeurs et paiements
Secteur de la capitale nationale (SCN)**	Achevé	Achevé	2012-13	2013-14
Régions***(modèle normalisé)	Achevé	2012-13	2012-13	2013-14
De la vente au règlement
SCN	Achevé	Achevé	2012-13	2013-14
Paye
SCN	Achevé	Achevé	2012-13	2013-14
Régions (modèle normalisé)	Achevé	2012-13	2012-13	2013-14
Immobilisations corporelles et contrats de location‑acquisition
SCN	Achevé	2012-13	2013-14	2013-14
Régions	2012-13	2012-13	2013-14	2013-14
Contrôles généraux liés à la TI	Achevé	Achevé	Achevé	2012-13
Rapports financiers	2012-13	2012-13	2013-14	2013-14
Autres postes importants dans les états financiers	2012-13	2012-13	2013-14	2013-14

• * Les contrôles au niveau de l’entité sont de façon générale de haut niveau et font référence aux contrôles et pratiques en place qui s’applique à travers le Ministère, tels que le code de déontologie, le processus de gouvernance, le processus d’évaluation du risque et le processus de gestion du changement. [Retourner 1]
• ** SCN : Documents précis élaborés pour les principales directions générales incluent dans la portée. [Retourner 2]
• *** Utilisation d’un modèle normalisé pour cinq régions (Atlantique, Québec, Ontario, Ouest et Pacifique) [Retourner 3]

4. Résultats de l’évaluation de TPSGC

TPSGC continue de réaliser des progrès relativement au développement et à l’implantation de mesures correctives qui renforcent davantage son CIRF en corrigeant les faiblesses de conception et/ou d’efficacité opérationnelle décelées durant les essais. Des mesures correctives sont apportées aux processus suivants : la paye, les immobilisations corporelles et les contrats de location-acquisition, les autres postes importants dans les états financiers ainsi que l’approvisionnement, comptes créditeurs et paiements. La progression de ces mesures correctives ajoute à l’effort global de la mise en œuvre d’un cadre de CIRF solide à TPSGC, tel que résumé de la section 5.1.

Le Ministère a également pris en considération les enjeux soulevés par les vérifications effectuées par le Bureau du vérificateur général (BVG), des vérificateurs externes et la vérification interne du Ministère. Globalement, les observations soulevées par le Bureau de la vérification et de l’évaluation et le BVG, incluant la vérification sur les comptes publics, ont été traitées. Les états financiers des fonds renouvelables ont été vérifiés et les vérificateurs externes ont émis des opinions sans réserve.

Les tableau 2 et tableau 3 de la section 5.1 résument les principaux résultats de l’évaluation découlant des essais sur l’efficacité de la conception et des essais sur l’efficacité opérationnelle menés par TPSGC, en 2011-2012.

4.1  Efficacité de la conception des contrôles clés

Dans le cadre des essais sur l’efficacité de la conception, TPSGC a consigné les processus, les risques et les contrôles clés en utilisant la documentation existante, dans la mesure du possible. Des essais ont été effectués pour s’assurer que ce qui a été consigné reflétait la pratique courante. Une évaluation a été réalisée afin de s’assurer que les contrôles clés sont adaptés aux risques qu’ils visent à atténuer.

 Les travaux réalisés jusqu’en 2011-2012 ont permis d’identifier des mesures correctives potentielles concernant les processus suivants : approvisionnement, comptes créditeurs et paiements, de la vente au règlement et la paye. Les constatations ont été communiqués à l’interne et au 31 mars 2012, la mise au point des mesures correctives est amorcée. Elles seront incluses dans l’annexe A du prochain exercice, le cas échéant.

En outre, le plan de mesures correctives liées aux CGTI de TPSGC, élaboré en 2010-2011, a été mis en œuvre en 2011-2012. Ces mesures comprennent l’adoption de procédures sur les contrôles de sécurité et les essais d’acceptation par l’utilisateur.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Les essais sur l’efficacité opérationnelle concernant les CNE et les CGTI liés à SIGMA et aux systèmes sources ciblés dans le modèle de continuité sont terminés. Les essais sur l’efficacité opérationnelle des CNE ont révélés de possibles lacunes mineures. Ces lacunes potentielles ont été communiquées et sont en voie d’être confirmées par les responsables des processus au 31 mars 2012; elles seront incluses dans l’annexe A du prochain exercice, le cas échéant. Les essais sur l’efficacité opérationnelle des CGTI de SIGMA et de ses systèmes-sources ciblés n’ont pas révélés d’enjeu important et le résultat global est satisfaisant étant donné que les essais sur l’efficacité opérationnelle relatifs aux CGTI ont été réalisés pour la première fois. Les mesures correctives font l’objet d’une surveillance afin d’assurer leur mise en œuvre.

Les essais sur l’efficacité opérationnelle portant sur les processus opérationnels tirent profit du processus de vérification des comptes national et des activités de vérification interne (voir les détails ci-dessous). Les essais permettent de s’assurer que les contrôles clés fonctionnent comme prévu au fil du temps et que les mesures correctives déjà identifiées sont appliquées.

Vérification des comptes

La vérification des comptes offre une assurance raisonnable relative à l’efficacité du processus de certification en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. TPSGC a élaboré un cadre national de vérification des comptes, selon lequel les opérations de paiement font l’objet d’un processus d’assurance de la qualité fondé sur le risque, sauf pour certaines catégories de dépenses préétablies comme la paye et d’autres opérations vérifiées au préalable par les services financiers. Les résultats de la vérification des comptes sont communiqués à la haute direction chaque trimestre.

Vérifications réalisées par le Bureau de la vérification et de l’évaluation

Le Bureau de la vérification et de l’évaluation, fournisseur principal d’assurance à l’appui de la fonction de surveillance exercée par le sous-ministre, le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du contrôleur général, fournit de façon indépendante des renseignements qui permet la prise de décisions concernant l’efficacité et la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, par l’entremise de sa fonction de vérification interne. En 2011-2012, les efforts de mise en œuvre du CIRF ont permis de tirer profit des travaux menés par la vérification interne relativement à la gestion des biens saisis et à la paye. Au fur et à mesure que les essais sur l’efficacité opérationnelle progresseront, on augmentera l’utilisation des travaux de vérification interne liés au CIRF.

5. Plan d’action de TPSGC

5.1 Progrès réalisés en 2011-2012

Dans l’ensemble, TPSGC a respecté ses engagements pour 2011-2012 tels que décrits au plan d’action de 2010-2011 (voir le tableau 2 et tableau 3 ci-dessous pour obtenir des détails). Le Ministère respecte ses plans d’action et continue de réaliser des progrès importants relativement à l’évaluation et à l’amélioration de ses contrôles clés. Conformément au plan d’action du dernier exercice, TPSGC a terminé toutes les évaluations de l’efficacité de la conception pour lesquelles des progrès importants avaient été réalisés jusqu’au 31 mars 2011, a entrepris une évaluation de l’efficacité de la conception du sous-processus visant la préparation des états financiers ministériels et a terminé les évaluations de l’efficacité de la conception du processus de la vente au règlement du Bureau de la traduction et de la DGBI. Le tableau suivant illustre comment TPSGC a surpassé les travaux prévus au plan d’action du dernier exercice.

Le Ministère continue de mettre l’accent sur la consignation et les essais sur l’efficacité de la conception des processus opérationnels. Les progrès réalisés par TPSGC jusqu’à la fin de 2011-2012 sont résumés dans le tableau qui suit.

Tableau 2

Progrès réalisés par rapport au plan d’action

Processus	Plan d’action de TPSGC pour 2011-2012	Progrès réalisés en 2011-2012 par rapport au plan d’action	Évaluation par rapport au plan d’action de 2011-2012
Approvisionnement, comptes créditeurs et paiements	Terminer tous les essais sur l’efficacité de la conception et entamer les plans des mesures correctives à la DGBI	Au cours de l’exercice 2011-2012, TPSGC a achevé tous les essais sur l’efficacité de la conception; les résultats ont été communiqués afin d’élaborer des plans d’action comprenant des mesures correctives.	Achevé
	Terminer l’élaboration du modèle normalisé	TPSGC a terminé le modèle normalisé en 2011-2012. Les évaluations fondées sur le modèle seront entreprises en 2012-2013.	Achevé
	Terminer tous les essais sur l’efficacité de la conception et entamer les plans des mesures correctives liées aux contrôles des applications dans SIGMA en ce qui a trait au processus approvisionnement, comptes créditeurs et paiements	Au cours de l’exercice 2011-2012, TPSGC a terminé la consignation et les essais sur l’efficacité de la conception liés aux contrôles des applications dans SIGMA en ce qui a trait au processus approvisionnement, comptes créditeurs et paiements; les résultats ont été communiqués.	Achevé
Vente au règlement	Terminer tous les essais sur l’efficacité de la conception et entamer les plans des mesures correctives à la DGBI	Au cours de l’exercice 2011-2012, TPSGC a achevé tous les essais sur l’efficacité de la conception; les résultats ont été communiqués afin d’élaborer des plans d’action comprenant des mesures correctives.	Achevé
	Entamer la consignation, les essais sur l’efficacité de la conception et la prise de mesures correctives pour le Bureau de la traduction	TPSGC a terminé la consignation et les essais sur l’efficacité de la conception en 2011-2012; les résultats ont été communiqués afin d’élaborer des plans d’action comprenant des mesures correctives.	Achevé
Paye	Terminer l’élaboration du modèle normalisé	TPSGC a terminé le modèle normalisé en 2011-2012. Les évaluations fondées sur le modèle seront entreprises en 2012-2013.	Achevé
Immobilisations corporelles et contrats de location-acquisition	Terminer tous les essais sur l’efficacité de la conception et entamer les plans des mesures correctives à la DGBI, à la DGCP, à la DGSIT et à la DGF	Au cours de l’exercice 2011-2012, TPSGC a terminé les essais sur l’efficacité de la conception; les résultats ont été communiqués.	Progrès importants
	Terminer tous les essais sur l’efficacité de la conception et entamer les plans des mesures correctives liés aux contrôles des applications dans SIGMA concernant les immobilisations corporelles et les contrats de location-acquisition	Au cours de l’exercice 2011-2012, TPSGC a terminé la consignation et les essais sur l’efficacité de la conception liés aux contrôles des applications de SIGMA concernant les immobilisations corporelles et les contrats de location-acquisition; les résultats ont été communiqués.	Progrès importants
	Originalement prévu pour 2012‑2013, débuté plus tôt	En 2011-2012, TPSGC a entrepris l’élaboration d’un modèle normalisé.	Débuté plus tôt que prévu
Préparation des états financiers ministériels	Entreprendre la consignation et les essais sur l’efficacité de la conception	TPSGC a entrepris la consignation et les essais sur l’efficacité de la conception en 2011-2012.	Achevé

Directions générales ou régions : DGBI – Direction générale des biens immobiliers; DGSIT – Direction générale des services d’infotechnologie; DGCP – Direction générale de la Cité parlementaire; DGF – Direction générale des finances

Le tableau suivant présente les principales mesures correctives appliquées en 2011-2012 ou en cours de mise en œuvre :

Tableau 3

État d’avancement des mesures correctives

Processus	Mesures correctives	État d’avancement
Contrôles au niveau des entités	Combler les lacunes en matière de communication, notamment en ce qui concerne les renseignements manquants ou désuets sur les sites Internet et intranet du Ministère.	Achevé
Paye	Établir des activités de surveillance interne Élaborer des procédures plus rigoureuses relativement à la vérification des transactions Élaborer des procédures plus rigoureuses relativement à la vérification de la délégation des pouvoirs	Progrès importants Commencé Commencé
Approvisionnement, comptes créditeurs et paiements	Élaborer des procédures visant la création de fichiers fournisseurs ou la  modification aux fichiers des comptes fournisseurs	Achevé
Immobilisations corporelles et contrats de location-acquisition	Élaborer les documents nécessaires à l’analyse des baux	Achevé
Autres postes importants dans les états financiers	Renforcer l’approche du traitement des écritures de journal	Progrès importants

De plus, TPSGC a réalisé, conformément aux travaux prévus au plan d’action de 2011-2012, des progrès importants sur ce qui suit :

• Examen et mise à jour, le cas échéant, de la documentation du Ministère sur les CNE et poursuite de la prise de mesures correctives cernées au cours des essais précédents sur l’efficacité de la conception. Le Ministère a été au-delà du plan d’action en achevant les essais sur l’efficacité opérationnelle;
• Entreprise de l’élaboration d’un modèle de continuité des processus opérationnels énonçant :
  • une stratégie annuelle pour définir la portée des travaux et l’évaluation des risques aux fins du CIRF, incluant l’examen périodique des critères utilisés dans l’évaluation des risques;
  • un programme de surveillance fondé sur le risque qui décrit en détail la stratégie de mise à jour de la documentation du CIRF, qui donne un aperçu du type, de la portée et de la fréquence des essais à mener sur le système de CIRF et qui définit les exigences en matière d’approbation des constatations et des plans d’action aux fins de la prise de mesures correctives en temps opportun;
  • les rôles et les responsabilités des groupes associés au système de CIRF, notamment l’unité de TPSGC dédiée au renforcement du CIRF, le personnel des directions générales et des régions du Ministère, les cadres supérieurs et la vérification interne;
• Achèvement de l’ébauche d’un modèle de continuité fondé sur le risque relativement aux CNE qui fournit un aperçu de l’approche (CNE visés et fréquence) aux fins d’une mise à jour et d’une surveillance continue de l’efficacité des CNE clés à TPSGC;
• Réalisation des essais sur l’efficacité opérationnelle, conformément au modèle de continuité pour les CGTI, de même que la réévaluation des systèmes pour lesquels des mesures correctives ont été prises.

5.2 Plan d’action pour les prochains exercices

TPSGC continuera de tirer parti des progrès réalisés jusqu’à présent et demeure déterminé à atteindre le niveau « Surveillé » du cadre de maturité du CIRF, tout en s’assurant que les contrôles demeurent équilibrés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer. Les plans du Ministère sont fondés sur les ressources et l’environnement de contrôle actuels. Tout changement important à l’un de ces aspects pourrait avoir une incidence sur les plans de TPSGC et nécessiter des modifications en conséquence. Ces plans seront mis à jour annuellement.

D’ici la fin de 2012-2013, TPSGC prévoit faire ce qui suit :

• Terminer la consignation et les essais sur l’efficacité de la conception concernant l’établissement de rapports financiers, les autres postes importants dans les états financiers ainsi que les immobilisations corporelles et les contrats de location-acquisition;
• Élaborer une approche et une méthode pour mener des évaluations à l’aide des modèles normalisés;
• Terminer les évaluations à l’aide du modèle normalisé pour ce qui suit :
  • Approvisionnement, comptes créditeurs et paiements – au sein de deux directions générales dans le SCN et d’une région;
  • Paye – les régions;
• Terminer l’élaboration du modèle normalisé des immobilisations corporelles et contrats de location-acquisition;
• Entamer ou augmenter l’étendue des essais fondés sur le risque sur l’efficacité opérationnelle des contrôles clés pour les éléments suivants :
  • paye (SCN et une région);
  • approvisionnement, comptes créditeurs et paiements (SCN et une région);
  • de la vente au règlement (SCN);
  • immobilisations corporelles et contrats de location-acquisition;
• Mettre à jour la portée et l’évaluation des risques du CIRF du Ministère et, selon les résultats obtenus, modifier les activités de CIRF futures, au besoin;
• Maintenir la surveillance des CGTI, comme prévu au modèle de continuité, et réévaluer les systèmes pour lesquels des mesures correctives ont été prises;
• Terminer l’identification des lacunes à la suite des essais sur l’efficacité opérationnelle des CNE, terminer le modèle de continuité et entreprendre la surveillance continue des CNE en fonction du modèle de continuité;
• Poursuivre la prise des mesures correctives nécessaires cernées lors des travaux achevés en 2011-2012.

Exercices à venir :

Après 2012-2013, TPSGC continuera d’élaborer, de mettre en œuvre et de parfaire l’approche du modèle normalisé, y compris les évaluations à l’aide du modèle normalisé dans le SCN et les régions. Le Ministère achèvera sa consignation et ses essais sur l’efficacité de la conception, conformément à son plan d’action mis-à-jour, et continuera les essais sur l’efficacité opérationnelle des contrôles clés, conformément au modèle de continuité.

Par ailleurs, TPSGC a cerné la nécessité de développer une application de gestion de la gouvernance, des risques et de la conformité. La feuille de route et le cadre élaborés serviront de fondement à sa mise en œuvre au cours des prochaines années.

Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, le Ministère améliorera son modèle de continuité, continuera d’analyser les principales lacunes et de mettre en œuvre les mesures correctives pour s’assurer de demeurer pleinement conforme à la Politique sur le contrôle interne relativement aux CIRF.

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1. Au cours de l’année, le fonds renouvelable des Services communs de télécommunications et d’informatique a été transféré à Services partagés Canada, amenant le nombre de fonds renouvelables actifs de TPSGC de six à cinq. [retourner]