Contrat portant sur l'administration du régime de soins de santé de la fonction Publique (ARSSFPC)

Rapport final du surveillant de l'équité

Le 3 décembre 2009

Soumis à : Frank Brunetta, sous-ministre adjoint, Direction générale de la surveillance

Rédigé par : IT/NET

Version PDF 78Ko
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Préface

IT/NET était chargé de mettre en œuvre le processus de surveillance de l'équité à Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom du Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR), concernant le contrat portant sur l'ARSSFPC (dossier n^o 24062-060100)..

Le présent document intitulé « Rapport final du surveillant de l'équité »renferme un résumé des activités et des observations du surveillant de l'équité concernant divers documents et processus qui ont fait partie du processus d'achat mentionné ci-dessus, soit à partir du lancement du besoin jusqu'à la tenue des séances d'information à l'intention des fournisseurs non-retenus faisant suite à l'attribution du contrat. Le document renferme également l'attestation d'assurance relativement à l'équité du processus.

IT/NET aimerait remercier les équipes responsables des achats et de l'évaluation technique de leur collaboration tout au long du processus de surveillance à ce jour. Leur soutien et leur collaboration ont été inestimables.

Table des matières

1. Introduction
2. Besoin relatif au Régime de soins de santé de la fonction publique
3. Attestation d'assurance
4. Méthodologie du surveillant de l'équité
5. Activités et observations du surveillant de l'équité - Demande de renseignements 1 et réunions d'examen après soumissions 5
6. Activités et observations du surveillant de l'équité - Demande de renseignements 2
7. Activités et observations du surveillant de l'équité - Élaboration de la demande de propositions et questions et réponses pendant la période de soumissions
8. Activités et observations du surveillant de l'équité - Évaluation technique
9. Activités et observations du surveillant de l'équité - Évaluation financière et calcul de la note globale
- 9.1 Évaluation financière
- 9.2 Calcul de la note globale
10. Séances d'information à l'intention des fournisseurs non-retenus
11. Documents

1. Introduction

IT/NET a été embauché comme surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement lié au contrat portant sur l'ARSSFP, qui a été attribué par TPSGC à la suite de la demande de soumissions n^o 24062-060100/C. IT/NET est un tiers indépendant dans le cadre de ce marché public.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le surveillant de l'équité, de la première demande de renseignements (DDR) à l'attribution du contrat, en passant par la demande de propositions (DP) et l'évaluation des soumissions.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, la méthodologie appliquée, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes ainsi que tous les aspects du processus d'approvisionnement. Nous avons également bénéficié de l'entière collaboration de tous les intervenants à TPSGC et au Conseil du Trésor (CT).

2. Besoin relatif au Régime de soins de santé de la fonction publique

Le contrat ayant fait l'objet d'une surveillance d'équité porte sur l'adjudication et le traitement des demandes de paiement de soins de santé soumises par les membres du Régime de soins de santé de la fonction publique.

Le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP ou Régime) est un régime de soins de santé privé à l'intention des fonctionnaires et des pensionnés fédéraux, ainsi que de leurs personnes à charge (c.-à-d., les conjoints et les enfants à charge). Le RSSFP compte environ 560 000 membres, dont presque la moitié sont des pensionnés. Près d'un million de Canadiens sont couverts par le RSSFP, incluant les personnes à charge du membre. Dans le cadre de ce Régime, 2 000 000 demandes sont traitées chaque année, ce qui équivaut à plus de 500 M $ de réclamations (données de 2005).

Tous les membres du Régime bénéficient d'une couverture minimale pour les différents types de traitement, c.-à-d, les médicaments, les soins de la vue, les praticiens (p. ex. : les services de laboratoire), les soins dentaires, et d'autres (p. ex. : les services d'ambulance) ainsi que les soins hospitaliers. La couverture universelle finance les traitements additionnels dans ces domaines (en règle générale, en remboursant un pourcentage des coûts et/ou en appliquant des franchises).

Le RSSFP est géré par un tiers entrepreneur (l'administrateur du Régime), qui est responsable de l'adjudication et du traitement des demandes ainsi que de l'émission des paiements aux membres. Voici ce en quoi consiste les activités d'administration de base : valider les renseignements concernant l'admissibilité et interpréter la couverture et les droits d'admissibilité des membres, communiquer les renseignements relatifs à l'admissibilité et à la couverture aux membres, fournir les demandes de règlement et les cartes aux membres, répondre aux questions des membres en ce qui concerne les avantages ou les demandes, traiter les paiements des membres et présenter des rapports d'utilisation, des dossiers ou des renseignements sur les cas en vue des activités de surveillance.

Un seul contrat a été conclu à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour des services d'administration du Régime. Ce contrat vise l'ensemble des services et activités pour une période de cinq ans, et pourra être prolongé pour des périodes de trois ans, de deux ans ou d'un an chacune.

TPSGC était l'autorité contractante, tandis que le CT était le responsable technique.

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3. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l'ARSSFP :

Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été réalisé conformément à la demande de soumissions connexe et le processus a été exécuté de façon équitable, ouverte, concurrentielle et transparente.

______________________
Dennis Martel, gestionnaire de compte

______________________
Jim Jones, surveillant de l'équité

4. Méthodologie du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité est un tiers indépendant dont le rôle était d'observer le processus d'approvisionnement portant sur le RSSFP, de communiquer les commentaires sur les questions d'équité au BAPGR et d'attester de l'équité globale du processus d'approvisionnement observé.

Dans ce contexte, l'équité englobe les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence, d'intégrité et de responsabilité, y compris la mesure dans laquelle le processus respecte la stratégie d'approvisionnement approuvée et la demande de soumissions subséquente dans le cadre des lois, des règlements, ainsi que des politiques et des procédures gouvernementales et ministérielles applicables.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissances des documents pertinents d'invitation à soumissionner, observé les activités précédant l'établissement de la demande de soumissions (c.-à-d., les DDR et les réunions d'examen après soumissions). De plus, nous avons examiné toutes les réponses à la DDR et les présentations des fournisseurs, observé les activités durant la demande de soumissions (c.-à-d., élaboration des ébauches de la DP, publication de la DP, fourniture des réponses de l'État aux questions des fournisseurs et diffusion des modifications subséquentes à la DP), examiné toutes les questions reçues des fournisseurs, observé le processus d'évaluation des propositions (c.-à-d., l'évaluation technique de concertation) et examiné les résultats des évaluations techniques et financières, en faisant part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et au responsable technique, tout en veillant à ce que les réponses soient raisonnables et appropriées, selon le cas.

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5. Activités et observation du surveillant de l'équité - Demande de renseignements 1 et réunions d'examen après soumissions

La DDR 1 a été affichée sur le MERX le 5 mars 2007, et les réponses de l'industrie étaient demandées au plus tard le 2 avril 2007. À la demande des fournisseurs, la date de clôture a été reportée au 16 avril 2007.

La DDR comprenant l'Énoncé des travaux initial, un ensemble de données historiques et volumétriques, un cadre d'évaluation de même qu'une série de questions sollicitant l'avis de l'industrie sur les pratiques actuelles ainsi que sur les orientations et approches éventuelles à l'étude.

On a reçu au total 13 questions. Les réponses ont été affichées sur le MERX à cinq moments différents au cours de la période de soumissions. Les questions ont donné lieu à deux changements à la DDR. Ces changements concernaient la prolongation de la date de clôture.

Au total, 24 trousses de DDR ont été demandées et 8 fournisseurs ont rédigé une réponse. Compte tenu des réponses à la DDR, l'autorité contractante et le responsable technique ont élaboré des demandes de précisions pour chacun des répondants, leur demandant d'y répondre au cours de la réunion d'examen après soumissions.

Conformément aux modalités de la DDR, les répondants ont eu la possibilité de participer à une réunion d'examen après soumissions afin de développer leurs réponses à la DDR et de répondre aux demandes de précisions de l'autorité contractante et du responsable technique.

Sept répondants ont demandé la tenue d'une réunion d'examen après soumissions, et ils y ont tous eu droit. Les invitations pour les réunions d'examen après soumissions, qui ont eu lieu du 22 mai 2007 au 4 juin 2007, ont été publiées le 19 avril 2007. L'autorité contractante, le responsable technique et le surveillant de l'équité ont assisté à toutes les réunions d'examen après soumissions.

Le surveillant de l'équité a examiné la DDR (ainsi que l'ébauche de la DP, l'Énoncé des besoins et les critères d'évaluation joints en annexe), les demandes de précision, les lignes directrices concernant la réunion d'examen après soumissions, les réponses des fournisseurs à la DDR, les présentations et les réponses des fournisseurs aux demandes de précisions. Puis, il a fait part des points initiaux relatifs à l'équité à l'autorité contractante. Tous les points ont été traités de façon satisfaisante.

6. Activités et observations du surveillant de l'équité - Demande de renseignements 2

La DDR 2 a été affichée sur le MERX le 9 mai 2008, et les réponses de l'industrie étaient demandées au plus tard le 2 juin 2008.

À la suite de la DDR 1, on a apporté d'importantes modifications au dossier de la DDR, particulièrement sur le plan description du travail, qui portait notamment sur les exigences liées à l'adhésion préalable et aux cartes-médicaments, et fournissait de plus amples renseignements sur la gestion de l'information, les modalités financières et les modalités de paiement, les exigences de l'évaluation technique et financière ainsi que les exigences relatives au contenu de la proposition.

Pendant la période de réponse à la DDR, on n'a reçu aucune question ni de demande de prolongation de la date de clôture de la part des fournisseurs.

Au total, 15 dossiers de la DDR ont été demandés, et quatre fournisseurs ont rédigé une réponse à la DDR. Aucune réunion d'examen après soumission n'a été prévue ou tenue avec les répondants.

Le surveillant de l'équité a examiné la DDR (ainsi que l'ébauche de la DP, l'Énoncé des besoins et les critères d'évaluation joints en annexe) et les réponses des fournisseurs à la DDR. Puis, il a fait part des points initiaux relatifs à l'équité à l'autorité contractante. Tous les points ont été traités de façon satisfaisante.

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7. Activités et observations du surveillant de l'équité - Élaboration de la demande de propositions et questions et réponses pendant la période de soumissions

La DP a été affichée sur le MERX le 8 décembre 2008, et sa date de clôture était le 6 février 2009. En réponse aux demandes des fournisseurs, la date de clôture a été reportée au 2 mars 2009.

On a reçu au total 122 questions, et les réponses ont été publiées dans le cadre de 15 diffusions distinctes pendant la période de soumissions. Toutes les questions et réponses ont été affichées sur le MERX.

Les questions ont donné lieu à un total de 44 modifications à la DP pour que son contenu corresponde aux réponses fournies.

Un certain nombre de points relatifs à l'équité provenant des réponses à la DDR (sections précédentes) ont été soulevés. Ils ont fait l'objet d'une discussion avec l'autorité contractante et le responsable technique. Tous les points ont été traités de façon satisfaisante avant la diffusion de la DP.

Pour faire suite à une préoccupation soulevée par un fournisseur selon laquelle la période de démarrage était trop courte, et qui faisait état de projets semblables axés sur les soins de santé, l'autorité contractante et le responsable technique ont procédé à un examen. Ces derniers ont remarqué des différences fondamentales entre les projets cités et le besoin portant sur le RSSFP. Aucun problème d'équité n'a été relevé.

8. Activités et observations du surveillant de l'équité - Évaluation technique

8.1 État de préparation en vue de l'évaluation

Une séance de préparation à l'intention des évaluateurs et une réunion de lancement de l'évaluation ont été tenues avec les membres de l'équipe d'évaluation technique. Les membres de l'équipe d'évaluation technique ont tous participé aux deux séances. On a fait un compte rendu des séances à l'évaluateur ayant été remplacé avant l'évaluation.

On a remis des copies à jour de la DP aux évaluateurs (c.-à-d., l'ajout de toutes les modifications de la DP découlant des questions et réponses pendant la période de soumissions).

Les feuilles de pointage de l'évaluation technique ont été vérifiées et remises aux évaluateurs. L'autorité contractante a remarqué qu'il y avait une divergence dans les critères d'évaluation technique. Celle-ci a été corrigée, puis communiquée à tous les fournisseurs avant le début de l'évaluation des soumissions.

8.2 Évaluation technique de concertation

Trois sous-équipes ont réalisé l'évaluation de concertation. Chacune d'elles était chargée d'évaluer toutes les propositions en fonction des critères d'évaluation techniques leur ayant été attribuées à la réunion de lancement de l'évaluation.

Du 12 mars 2009 au 22 juin 2009, un total de 24 réunions de concertation de sous-équipe ont eu lieu.

Tous les membres des sous-équipes de l'évaluation technique ont participé aux réunions de concertation de leur sous-équipe respective.

Les discussions dans le cadre de l'évaluation, auxquelles ont participé tous les membres, se sont déroulées ouvertement. Les membres avaient eu suffisamment de temps pour établir un consensus.

Le consensus relatif à toutes les notes a été atteint.

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8.3 Précisions concernant les soumissions

Au cours de l'évaluation technique, on a relevé certains éléments nécessitant des précisions avant l'attribution définitive des notes. Tous ces éléments découlaient des décisions prises par consensus.

Tous les éléments nécessitant des éclaircissements ont été notés sur les feuilles de pointage de l'évaluation technique.

On a répondu à toutes les demandes de précisions des sous-équipes. Celles-ci ont considéré et traité toutes les constatations.

8.4 Surveillance des évaluations

Les représentants de l'autorité contractante et du responsable technique ont surveillé l'évaluation technique des propositions, mais n'y ont pas participé.

Des réunions de surveillance ont également eu lieu en plus des réunions de concertation. Celles-ci ont permis de déterminer et d'analyser des problèmes que les équipes d'évaluation pourraient réexaminer. Ces problèmes ont été soulevés au cours des réunions d'évaluation subséquentes. Tous les problèmes de surveillance ont été considérés et traités par les sous-équipes d'évaluation.

Les points relatifs à l'équité indiqués par le surveillant de l'équité et d'autres ont été traités dans le cadre des réunions de surveillance.

8.5 Notes finales de l'évaluation technique et détermination de la conformité

Le cumul des résultats de l'évaluation technique a été calculé de façon exacte, au moyen de feuilles de notation consolidées. Il en a été de même pour déterminer la conformité technique.

9. Activités et observations du surveillant de l'équité - Évaluation financière et calcul de la note globale

9.1 Évaluation financière

Puisque le principal représentant de l'autorité contractante (c.-à-d., l'agent de négociation des contrats) a observé et a surveillé l'évaluation technique, l'évaluation financière a été effectuée par des agents de négociation des contrats ne participant pas au processus contractuel portant sur le RSSFP

Les propositions financières pour toutes les propositions conformes sur le plan technique ont été évaluées. Tous les calculs financiers ont été examinés. Il a été confirmé que toutes les exigences de la proposition financière ont été satisfaites.

Selon l'examen des propositions de prix du surveillant de l'équité, les écarts de prix dans l'ensemble des soumissions ne sont pas importants. Aucun problème d'équité n'a été relevé dans le cadre de l'évaluation financière.

9.2 Calcul de la note globale

Le total des résultats de l'évaluation technique et de l'évaluation financière ainsi que les calculs permettant de déterminer le soumissionnaire dont la proposition a reçu la note la plus élevée ont été examinés.

10. Séances d'information À L'intention des fournisseurs non-retenus

Trois soumissionnaires ont demandé la tenue d'une séance d'information. Ils y ont tous eu droit. Ces séances ont eu lieu le 8 octobre 2009, le 18 novembre 2009 et le 20 novembre 2009 respectivement.

Aucun problème d'équité n'a été relevé.

11. Documents

Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Sommaire du tableau

N^o	Nom du document	Détails
1	Demande de renseignements 1	Affichée sur le MERX le 5 mars 2007
2	Modification n^o 001	Affichée sur le MERX le 6 mars 2007
3	Modification n^o 002	Affichée sur le MERX le 27 mars 2007
4	Modification n^o 003	Affichée sur le MERX le 30 mars 2007
5	Modification n^o 004	Affichée sur le MERX le 2 avril 2007
6	Modification n^o 005	Affichée sur le MERX le 12 avril 2007
7	Demande de renseignements 2	Affichée sur le MERX le 9 mai 2008
8	Demande de propositions	Affichée sur le MERX le 5 décembre 2008
9	Modification n^o 001	Affichée sur le MERX le 6 décembre 2008
10	Modification n^o 002	Affichée sur le MERX le 23 décembre 2008
11	Modification n^o 003	Affichée sur le MERX le 30 décembre 2008
12	Modification n^o 004	Affichée sur le MERX le 8 janvier 2009
13	Modification n^o 005	Affichée sur le MERX le 8 janvier 2009
14	Modification n^o 006	Affichée sur le MERX le 12 janvier 2009
15	Modification n^o 007	Affichage dans le MERX le 22 janvier 2009
16	Modification n^o 008	Affichée sur le MERX le 23 janvier 2009
17	Modification n^o 009	Affichée sur le MERX le 27 janvier 2009
18	Modification n^o 010	Affichée sur le MERX le 4 février 2009
19	Modification n^o 011	Affichée sur le MERX le 10 février 2009
20	Modification n^o 012	Affichée sur le MERX le 10 février 2009
21	Modification n^o 013	Affichée sur le MERX le 19 février 2009
22	Modification n^o 014	Affichée sur le MERX le 20 février 2009
23	Modification n^o 015	Affichée sur le MERX le 24 février 2009