Processus d'acquisition de patrouilleurs semi-hauturiers pour la Garde côtière canadienne (GCC) Lancement de l'appel d'offres modifié

À titre de Surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en cœntreprise (ci-après appelés « surveillant de l'équité ») soumet par la présente son rapport final concernant le lancement de l'appel d'offres concurrentiel modifié visant l'acquisition de patrouilleurs semi-hauturiers, géré par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre du numéro d'appel d'offres F7045-06001/C pour la Garde côtière canadienne. Ce rapport final relate les activités du surveillant de l'équité de façon chronologique, en commençant par l'examen de l'ébauche de la demande de propositions (DP) révisée, jusqu'au débreffage des soumissionnaires non retenus.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre affectation, les méthodes appliquées et les constatations pertinentes relatives aux activités réalisées.

Le Surveillant de l'équité a bénéficié de l'entière collaboration de toutes les parties visées par le projet. Les commentaires et suggestions que nous avons offerts pendant le processus ont été pris en considération.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'avis que le processus d'approvisionnement relatif au lancement de l'appel d'offres modifié pour l'acquisition de patrouilleurs semi-hauturiers pour la Garde côtière canadienne, lequel a fait l'objet d'un suivi par le Surveillant de l'équité, a été exécuté de manière équitable.

Dans ce contexte, l'équité comprend les notions d'ouverture, de concurrence, de transparence, d'intégrité et de responsabilité, y compris la mesure dans laquelle le processus d'approvisionnement est conforme à la stratégie d'approvisionnement approuvée et aux appels d'offres qui en découlent dans le cadre des lois, des règlements et des politiques et procédures gouvernementales et ministérielles applicables.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir à TPSGC des observations et des commentaires indépendants liés à l'équité.

Nos services de surveillance de l'équité comprenaient :

• l'apport de commentaires sur l'équité concernant la DP, y compris les ébauches et les modifications à la version définitive affichée sur le MERX, afin d'améliorer la concurrence et la transparence, ainsi qu'attirer l'attention sur des questions d'équité susceptibles d'être soulevées pendant l'évaluation;
• l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DP et du processus de sélection des entrepreneurs;
• l'observation du débreffage des soumissionnaires non retenus.

Méthodologies, activités et constatations particulières du Surveillant de l'équité

Généralités

La prestation des services du Surveillant de l'équité relatifs au lancement de l'appel d'offres modifié a commencé le 18 décembre 2008. L'appel d'offres « Distribution de l'ébauche des documents visant à recueillir les commentaires de l'industrie » (document 1) a été affiché sur le MERX le 20 février 2009.

La DP (Document 2) a été affichée sur le MERX le 30 mars 2009, pour prendre fin le 5 juin 2009.Quatre propositions ont été reçues. L'attribution du contrat a été annoncée le 2 septembre 2009. Les soumissionnaires non retenus ont été débreffés les 22 et 23 septembre, ainsi que le 1^er octobre 2009.

Activités du Surveillant de l'équité antérieures à l'affichage de la DP

Les 5 et 6 janvier 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a examiné l'ébauche de certaines sections de la DP, y compris l'énoncé technique du besoin (ETB). Il a ensuite formulé des commentaires relatifs à l'équité à l'autorité contractante.

Du 12 janvier au 27 mars 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a observé les réunions de l'autorité contractante et du chargé de projet visant à établir les approches ainsi que les critères d'évaluation et de sélection. Il a en outre examiné les différentes versions des critères d'évaluation et de sélection, les exigences de la proposition financière et d'autres sections de l'ébauche de la DP. De plus, il a formulé des commentaires relatifs à l'équité à l'autorité contractante et des mesures appropriées ont été adoptées.

Activités du Surveillant de l'équité relatives à la DP, telles qu'affichée sur le MERX et ses modifications

La DP a été affichée sur le MERX le 30 mars 2009. Pendant la période d'affichage, jusqu'à la clôture le 5 juin 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a examiné la DP et les questions soumises par les fournisseurs, les réponses préparées par l'équipe du projet et a discuté des aspects relatifs à l'équité avec l'autorité contractante.

Pendant la même période, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a examiné les modifications 1 à 17 à la DP (documents 3 à 19), sous leurs formes d'ébauches ou définitives. Il a ensuite fourni des commentaires relatifs à l'équité en ce qui a trait aux modifications à l'autorité contractante, et des mesures appropriées ont été adoptées.

La DP a pris fin le 5 juin 2009.

Les activités du Surveillant de l'équité relatives à l'évaluation des propositions

Le 10 juin 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a observé les séances d'orientation de l'évaluation fournies aux deux équipes d'évaluation technique, y compris les discussions concernant le processus devant être utilisé par les équipes. Il y avait deux équipes d'évaluation technique : Coque et Mécanique. L'équipe Coque a évalué les exigences fondées sur la coque, et l'équipe Mécanique a évalué celles fondées sur les aspects mécaniques. Les critères d'évaluation étaient limités aux exigences obligatoires. L'appel d'offres ne comprenait aucune exigence cotée.

Entre le 10 et le 12 juin 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a observé l'évaluation consensuelle des réponses aux exigences obligatoire pour les quatre soumissions. L'évaluation a été réalisée simultanément dans des salles distinctes. Le spécialiste des achats du surveillant de l'équité s'est déplacé d'une salle à l'autre, afin d'observer les équipes ayant des discussions consensuelles.

Le 24 juin 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a rencontré l'autorité contractante et a examiné les résultats initiaux de l'évaluation des exigences contractuelles.

Le 14 juillet 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a été informé par l'autorité contractante que les calculs utilisés pour obtenir le prix évalué de l'évaluation financière ont été vérifiés individuellement par des membres de l'équipe d'acquisition des patrouilleurs semi-hauturiers de TPSGC ainsi que par un spécialiste de l'approvisionnement extérieur à l'équipe.

Le 15 juillet 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a examiné les processus suivis et les résultats de l'évaluation des propositions relatives aux retombées industrielles et régionales (RIR)  avec le chef de l'équipe d'évaluation des RIR.

Les activités du Surveillant de l'équité relatives au débreffage des soumissionnaires non retenus

Le 22 septembre 2009, et le 1^er octobre 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a observé le débreffage de deux soumissionnaires non retenus. Les débreffages étaient ouverts et transparents. Le 23 septembre 2009, le spécialiste en acquisition du Surveillant de l'équité a examiné un débreffage écrit du troisième soumissionnaire non retenu. Le débreffage écrit, était ouvert et transparent.

Bruce Maynard
Surveillant de l'équité (chef d'équipe)

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence

Les documents cités ci-dessous font l'objet d'une numérotation dans le cadre du présent rapport. Sauf avis contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet d'acquisition des patrouilleurs semi-hauturiers.

Sommaire du tableau

Table of les documents cités ci-dessous font l'objet d'une numérotation dans le cadre du présent rapport. Sauf avis contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet d'acquisition des patrouilleurs semi-hauturiers.

Nº	Document	Renseignements supplémentaires
1	Distribution de l'ébauche des documents visant à recueillir les commentaires de l'industrie	Diffusée sur le MERX le 20 février 2009
2	Demande de propositions	Diffusée sur le MERX le 30 mars 2009
3	Modification 1 à la DP	Diffusée sur le MERX le 8 avril 2009
4	Modification 2 à la DP	Diffusée sur le MERX le 9 avril 2009
5	Modification 3 à la DP	Diffusée sur le MERX le 16 avril 2009
6	Modification 4 à la DP	Diffusée sur le MERX le 22 avril 2009
7	Modification 5 à la DP	Diffusée sur le MERX le 24 avril 2009
8	Modification 6 à la DP	Diffusée sur le MERX le 24 avril 2009
9	Modification 7 à la DP	Diffusée sur le MERX le 30 avril 2009
10	Modification 8 à la DP	Diffusée sur le MERX le 5 mai 2009
11	Modifications 9 à la DP	Diffusée sur le MERX le 7 mai 2009
12	Modifications 10 à la DP	Diffusée sur le MERX le 12 mai 2009
13	Modifications 11 à la DP	Diffusée sur le MERX le 20 mai 2009
14	Modifications 12 à la DP	Diffusée sur le MERX le 21 mai 2009
15	Modifications 13 à la DP	Diffusée sur le MERX le 25 mai 2009
16	Modifications 14 à la DP	Diffusée sur le MERX le 26 mai 2009
17	Modifications 15 à la DP	Diffusée sur le MERX le 28 mai 2009
18	Modifications 16 à la DP	Diffusée sur le MERX le 1er juin 2009
19	Modifications 17 à la DP	Diffusée sur le MERX le 1er juin 2009