Processus concurrentiel d'acquisition pour le projet réaménagement 90 rue Elgin entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC)

Projet réaménagement 90 rue Elgin

En qualité de Surveillant de l'équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l'équité), soumet par les présentes, son rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité (rapport final SE) se rapportant au processus concurrentiel d'acquisition pour le projet réaménagement 90 rue Elgin entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie du projet numéro 5223-2009-1-1. Ce rapport final SE couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité débutant par l'examen à l'état d'ébauche du document de sollicitation demande de qualifications (DDQ) jusqu'à la sélection d'un proposant recommandé à la conclusion de l'évaluation des propositions de conception et de prix.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes appliquées et des constatations pertinentes résultant des activités menées.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus concurrentiel d'acquisition pour le projet réaménagement 90 rue Elgin, a été mené de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité

L'objectif général était de fournir une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.

Nos services de Surveillant de l'équité incluaient :

• la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur les documents demande de qualification (DDQ) et demande de proposition (DDP) à l'état d'ébauche et version finale incluant les addendas, pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité et d'attirer l'attention sur des lacunes potentielles en matière d'équité qui pourraient survenir durant les processus d'évaluation des réponses à la DDQ et la DDP;
• l'observation d'une visite des proposants qualifiés avec escorte sur les lieux du site du réaménagement et une réunion générale des proposants qualifiés;
• la surveillance de la correspondance entre les proposants qualifiés et TPSGC;
• l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DDQ et la DDP pour assurer que les procédures d'évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle prescrites dans la DDQ et la DDP ont été suivies et appliquées de façon  constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• l'observation des comptes rendus auprès des proposants non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda au présent rapport.

Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du SE relatives à l'élaboration de la DDQ

Durant la période du 8 août 2009 au 16 septembre 2009, le Spécialiste Surveillant de l'équité (Spécialiste SE) a examiné la DDQ et les appendices à l'état d'ébauche et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée.

Activités et constatations du SE relatives à la DDQ et les addendas tels que publiés sur MERX

Le 6 octobre 2009, le Spécialiste SE a examiné la DDQ publiée sur MERX (Document 1).

Du 13 octobre 2009 au 18 novembre 2009, le Spécialiste SE a examiné cinq (5) addendas à la DDQ (Documents 2 à 6) à l'état d'ébauche incluant les questions des proposants intéressés et les réponses proposées, a examiné la version finale des addendas publiés sur MERX et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée.

Activités et constatations du SE relatives à la préparation pour l'évaluation des réponses à la DDQ

Le 26 novembre 2009, le Spécialiste SE a examiné un document intitulé « Procédures d'évaluation pour les réponses à la DDQ » (Document 7) et les formulaires d'évaluation (Document 8) et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée.

Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des réponses à la DDQ

Le 30 novembre 2009, le Spécialiste SE a observé la réunion de lancement du comité d'évaluation au cours de laquelle les plans et procédures pour l'évaluation ont été discutés. Les plans et procédures étaient en accord avec la DDQ. A la même réunion, le Spécialiste SE a observé l'évaluation sur consensus des exigences obligatoires.

Durant la période du 25 janvier 2010 au 12 février 2010, le Spécialiste SE a observé l'évaluation sur consensus des exigences cotées par le comité d'évaluation. Il a fourni des observations relatives à l'équité durant le processus d'évaluation qui ont toutes été traitées de façon appropriée.

Le 15 février 2010, le Spécialiste SE a observé une réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle les pointages enregistrés de l'évaluation sur consensus des exigences cotées ont été présentés et les résultats confirmés par le comité.

Activités et constatations du SE relatives à l'élaboration du document de sollicitation demande de propositions (DDP)

Durant la période du 27 novembre 2009 au 14 janvier 2010, le Spécialiste SE a examiné la DDP et les annexes initiales à l'état d'ébauche. Il a fourni aux responsables du projet des observations relatives à l'équité et l'action appropriée a été prise.

Activités et constatations du SE durant l'évaluation et la finalisation des propositions de conception et de prix

Le 23 février 2010, le Spécialiste SE a examiné les lettres qui avaient été envoyées à chacun des proposants qualifiés. Aucun manquement à l'équité n'a été identifié.

Durant la période du 5 mars 2010 au 18 mars 2010, le Spécialiste SE a examiné la version finale de la DDP et les onze annexes jointes (Document 9). Aucun manquement à l'équité n'a été identifié.

Le 10 mars 2010, le Spécialiste SE a observé une visite des lieux du site de l'immeuble Lorne par les proposants qualifiés et la réunion générale des proposants au cours de laquelle la Commission de la capitale nationale et TPSGC ont présenté des exposés et répondu aux questions. Aucun manquement à l'équité n'a été identifié.

Durant la période du 1^er avril 2010 au 18 novembre 2010, il a examiné la correspondance engagée entre les proposants et TPSGC et a observé des réunions des responsables du projet concernant des changements de membres identifiés dans les équipes de proposants, des demandes de proposants pour des réunions confidentielles et des commentaires reçus de proposants sur un accord critique et confidentiel. Toutes les observations relatives à l'équité ont été traitées de façon appropriée.

Durant la période du 6 avril 2010 au 29 novembre 2010, le Spécialiste SE a examiné à l'état d'ébauche et en version finale les addendas  1 à 26 à la DDP (Documents 10 à 35). Cette activité incluait, au besoin, l'examen graduel d'un point de vue d'équité les onze (11) annexes à la DDP, puisque de nouvelles annexes et de nouvelles versions des annexes existantes étaient incorporées dans la DDP par addenda. Des observations relatives à l'équité ont été fournies et traitées de façon appropriée.

Le 20 mai 2010, le Spécialiste SE a observé les présentations préliminaires de conception par les proposants qualifiés au Comité consultatif  de l'urbanisme, du design et de l'immobilier (CCUDI) de la CCN. Le 14 juin 2010, il a examiné des extraits du procès verbal du CCUDI (joints à l'addenda 8) qui fournissaient une rétroaction détaillée aux proposants qualifiés sur leur propositions respectives préliminaires de conception. Aucun manquement à l'équité n'a été identifié.

Le 6 août 2010, le Spécialiste SE a observé les présentations de conception par les proposants qualifiés  au Comité consultatif  de l'urbanisme, du design et de l'immobilier (CCUDI) de la CCN et  les observations du CCUDI fournies à chaque proposant. Aucun manquement à l'équité n'a été identifié.

Le 26 novembre 2010, le Spécialiste SE a observé l'évaluation sur consensus des propositions de conception par le comité d'évaluation et l'application de l'exigence minimum de pointage. Il a fourni des observations relatives à l'équité durant le processus d'évaluation, lesquelles ont été traitées de façon appropriée.

Le 26 novembre 2010 il a aussi examiné les ébauches de lettres préparées pour être envoyées aux proposants qualifiés après l'ouverture des propositions de prix le 30 novembre 2010 et le classement des proposants qualifiés. Aucun manquement à l'équité n'a été identifié.

Le 6 décembre 2010, le Spécialiste SE a reçu la confirmation que toutes les exigences de la proposition de la soumission de prix avaient été rencontrées par le proposant offrant le prix le plus bas et le proposant, conformément aux conditions de sélection stipulées dans la DDP, était le proposant recommandé.

Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité Services Inc.

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés  par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet réaménagement 90 rue Elgin.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant est identifié  par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet réaménagement 90 rue Elgin.

Nº	Document	Information additionnelle
1	Demande de qualifications	1 octobre 2009
2	Addenda no.1	9 octobre 2009
3	Addenda no.2	29 octobre 2009
4	Addenda no.3	9 novembre 2009
5	Addenda no.4	9 novembre 2009
6	Addenda no.5	18 novembre 2009
7	Procédures d'évaluation des réponses à la DDQ	25 novembre 2009
8	Procédures d'évaluation des pièces jointes	25 novembre 2009
9	Demande de propositions (DDP)	envoyée aux proposants qualifiés le 1 mars 2010
10	Addenda 1 à la DDP	8 avril 2010
11	Addenda 2 à la DDP	16 avril 2010
12	Addenda 3 à la DDP	7 mai 2010
13	Addenda 4 à la DDP	7 mai 2010
14	Addenda 5 à la DDP	14 mai 2010
15	Addenda 6 à la DDP	1 juin 2010
16	Addenda 7 à la DDP	8 juin 2010
17	Addenda 8 à la DDP	10 juin 2010
18	Addenda 9 à la DDP	16 juin 2010
19	Addenda 10 à la DDP	16 juin 2010
20	Addenda 11 à la DDP	11juin 2010
21	Addenda 12 à la DDP	7 juillet 2010
22	Addenda 13 à la DDP	15 juillet 2010
23	Addenda 14 à la DDP	21 juillet 2010
24	Addenda 15 à la DDP	23 juillet 2010
25	Addenda 16 à la DDP	23 juillet 2010
26	Addenda 17 à la DDP	23 juillet 2010
27	Addenda 18 à la DDP	29 juillet 2010
28	Addenda 19 à la DDP	3 septembre 2010
29	Addenda 20 à la DDP	7 septembre 2010
30	Addenda 21 à la DDP	24 septembre 2010
31	Addenda 22 à la DDP	15 octobre 2010
32	Addenda 23 à la DDP	15 octobre 2010
33	Addenda 24 à la DDP	3 novembre 2010
34	Addenda 25 à la DDP	17 novembre 2010
35	Addenda 26 à la DDP	29 novembre 2010

Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté du 16 décembre 2010, concernant le projet de réaménagement 90 rue Elgin

Cet addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité a été préparé ultérieurement à l'attribution d'un contrat le 21 mars 2011, à un proposant retenu et couvre le compte rendu auprès des proposants non retenus qui avaient répondu à la DDQ. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités et constatations du SE durant l'évaluation et la finalisation des propositions de conception et de prix » :

Activités du SE relatives aux comptes rendus

Le 29 avril 2011, le Spécialiste SE a examiné la documentation relative au compte rendu qui avait été présenté à un proposant non retenu qui avait répondu à la DDQ, mais qui n'avait pas satisfait aux exigences de qualification pour la phase de la DDP et avait demandé un compte rendu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Le même jour, le Spécialiste SE a examiné une documentation relative aux comptes rendus qui avait été préparée dans l'anticipation de recevoir d'autres demandes de comptes rendus de proposants non retenus. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Aucun compte rendu additionnel n'a été demandé. Le Spécialiste SE fut satisfait que la Couronne avait rempli son obligation par rapport aux comptes rendus.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que l'activité relative aux comptes rendus et autres actions prises subséquemment à l'attribution du contrat ont été menées de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

Bruce Maynard
Chef d'équipe 
Surveillant de l'équité Services Inc.

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy

Date : le 6 mai 2011