Acquisition de services de courtage en location bail
Rapport Final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité
Le 17 juin 2010
Soumis à : Kristine Stolarik, agent principal de gestion des risques
Préparé par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en cœntreprise
En qualité de Surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées selon le terme Surveillant de l'équité) soumet par les présentes son rapport final (rapport final SE) concernant le processus concurrentiel d'acquisition de services de courtage en location bail entrepris pour Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada par voie de l'invitation numéro EP157-090894/A. Ce rapport final couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité débutant par un examen d'une ébauche d'une demande de proposition (DDP) en octobre 2009 jusqu'à la conclusion de l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire recommandé.
Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes utilisées et des constatations pertinentes résultant des activités menées.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus d'acquisition pour le projet de services de courtage en location bail, entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) et surveillé par le Surveillant de l'équité a été mené de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.
Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité
L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.
Nos services de Surveillant de l'équité incluaient :
- La fourniture de commentaires se rapportant au document Demande de proposition (DDP) sous forme d'ébauche et version finale incluant les amendements pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité ainsi qu'attirer l'attention sur des préoccupations possibles d'équité qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
- L'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DDP pour assurer que l'évaluation et les procédures de sélection spécifiées dans la DDP et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection;
- L'observation des séances d'information (débriefings) tenues auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda à ce rapport).
Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Il est noté qu'une lettre d'intérêt avec une ébauche d'un énoncé de travail et une ébauche d'un format de présentation des prix avaient été affichées sur MERX le 4 février 2009 avant le début des services du Surveillant de l'équité.
Activités du SE relatives à l'élaboration de la DDP telle qu'affichée sur MERX
Durant la période du 12 octobre 2009 au 9 mars 2010, le Spécialiste de la surveillance (Spécialiste SE) a examiné et fourni à l'autorité contractante des observations relatives à l'équité sur les ébauches de la DDP. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet. La DDP (Document 1) a été affichée sur MERX le 9 mars 2010.
Activités du SE relatives aux amendements à la DDP affichés sur MERX
Durant la période du 9 mars 2010 au 6 avril 2010, le Spécialiste de la surveillance a examiné les amendements 1 à 3 à la DDP (Documents 2 à 4) avant l'affichage sur MERX et a fourni à l'autorité contractante des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet. La DDP a pris fin le 26 avril 2010.
Activités du SE relatives à l'évaluation des soumissions reçues
Le 30 avril 2010, le Spécialiste SE a examiné la documentation relative au processus d'évaluation du projet incluant un document titré « Grille d'évaluation et feuilles de pointage individuel » (Document 5) et un document titré « Lignes directrices pour l'équipe d'évaluation » (Document 6).
Le 3 mai 2010, le Spécialiste SE a observé la réunion du lancement de l'évaluation. Le 4 mai 2010, le Spécialiste de la surveillance a observé une réunion de l'équipe d'évaluation au cours de laquelle, la nécessité de clarifier certaines exigences obligatoires a été discutée et convenue. Le Spécialiste SE a révisé les questions de clarification. Toutes les observations relatives à l'équité ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet.
Le 18 mai 2010 et le 31 mai 2010, le Spécialiste SE a observé les discussions avec consensus sur les exigences obligatoires et cotées. Toutes les observations relatives à l'équité ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet.
Le 10 juin 2010, afin d'assurer la constance avec la DDP, le Spécialiste SE a observé l'enregistrement des pointages de l'évaluation et a révisé les résultats de l'évaluation financière et le processus de sélection pour le soumissionnaire recommandé. Aucune observations relative à l'équité n'a été exprimée.
Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le rapport ci-joint. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet Acquisition de services de courtage en location bail.
Sommaire du tableau
Les documents suivants sont identifiés dans le rapport ci-joint. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet quartier central des affaires de Gatineau.| Nº | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 1 | DDP | Affichée sur MERX le 9 mars 2010 |
| 2 | Amendement 1 à la DDP | Affichée sur MERX le 1er avril 2010 |
| 3 | Amendement 2 à la DDP | Affichée sur MERX le 15 avril 2010 |
| 4 | Amendement 3 à la DDP | Affichée sur MERX le 16 avril 2010 |
| 5 | Grille d'évaluation et feuille de pointage individuel | Datées du 8 février 2010 |
| 6 | Lignes directrices équipe d'évaluation | Datées du 22 mars 2010 |
Addenda au rapport final du Surveillant de l'équité daté du 17 juin 2010 concernant le projet d'acquisition de services de courtage en location bail
Cet addenda au rapport final du Surveillant de l'équité a été rédigé ultérieurement à l'octroi d'un contrat au soumissionnaire retenu et couvre les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus qui avaient répondu à la DDP. Ce qui suit devrait être ajouté au rapport final comme la dernière section après la section titrée « Activités du SE relatives à l'évaluation des soumissions reçues » :
Activités du SE relatives aux comptes rendus
Le 9 juillet 2010, le Spécialiste SE a révisé les lettres envoyées aux deux soumissionnaires non retenus les informant de l'octroi du contrat et les résultats de la compétition. Chaque lettre fournissait un compte rendu écrit sur les résultats de l'évaluation de la proposition du soumissionnaire. Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité concernant les lettres.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que les comptes rendus ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, libre de favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.
Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Date : le 19 juillet 2010
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