Projet fourniture de locaux en location dans le quartier central des affaires de Gatineau (QCA)

En qualité de Surveillant de l'équité Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après identifiées comme le Surveillant de l'équité) soumet par les présentes son rapport final (rapport final SE) concernant le processus concurrentiel du projet pour la fourniture de locaux en location dans le quartier central des affaires de Gatineau, entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par le projet numéro 5225-2-2009-2. Ce rapport final couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité commençant avec un examen de l'ébauche de la sélection des invités à soumissionner (IAS) jusqu'à l'achèvement de l'évaluation des offres irrévocables reçues en réponse à la demande d'offres irrévocables (DOI) et la sélection et recommandation d'un proposant.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes utilisées et des conclusions pertinentes résultant des activités menées.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus d'acquisition pour le projet fourniture de locaux en location dans le quartier central des affaires de Gatineau (QCA) entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) et surveillé par le Surveillant de l'équité, a été mené de façon équitable.

Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel ni influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires se rapportant à l'équité.

Nos services de Surveillant de l'équité incluaient :

• La fourniture de commentaires se rapportant à l'équité sur l'ébauche et la version finale du document sélection des invités à soumissionner (IAS) incluant les addendas pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité ainsi qu'attirer l'attention aux préoccupations possibles d'équité qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
• L'observation de l'évaluation des réponses reçues à l'IAS pour assurer que l'évaluation, les procédures de sélection et la politique ministérielle spécifiées dans l'IAS ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection;
• La fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur la demande d'offre irrévocable incluant les ébauches et addendas envoyés aux proposants qualifiés pour améliorer la clarté, la transparence, la compétitivité et attirer l'attention sur de possibles préoccupations d'équité qui pourraient survenir durant le processus d'évaluation;
• L'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DOI et le processus de sélection du proposant pour assurer la cohérence avec les procédures et les exigences spécifiées dans la DOI; et
• L'observation du débriefing des proposants non retenus, (cette activité prendra place ultérieurement à l'acceptation par la Couronne d'une offre irrévocable et fera l'objet d'un addenda à ce rapport).

Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités du SE relatives à la sélection des invités à soumissionner (IAS) et l'évaluation des réponses (phase 2)

Activités du SE relatives à l'ébauche de l'invitation à soumissionner (IAS)

Durant la période du 25 mai 2009 au 18 juin 2009, le Surveillant de l'équité Spécialiste de la surveillance (Spécialiste SE) a examiné les ébauches de l'IAS et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée.

Activités du SE relatives à l'IAS et les addendas tels qu'affichés sur MERX

Le 7 juillet 2009, le Spécialiste SE a examiné l'invitation à soumissionner (IAS) (document 1) qui avait été affiché sur MERX le 2 juillet 2009.

Du 7 juillet 2009 au 10 septembre 2009, le Spécialiste SE a examiné dix (10) addendas à l'IAS (documents 2 à 11) sous forme d'ébauche incluant les questions des proposants intéressés et les réponses proposées, a examiné les versions finales des addendas affichés sur MERX et a fourni au Directeur du projet des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée.

Le 25 juillet 2009 le Spécialiste SE a observé la conférence des proposants tenue pour les informer du projet et de répondre à leurs questions.

Activités du SE relatives à la préparation pour l'évaluation des réponses à l'IAS

Le 30 juillet 2009, le Spécialiste SE a examiné un document intitulé « Procédures d'évaluation des réponses reçues à l'IAS » et a fourni au Directeur du projet, des observations relatives à l'équité. Le 10 septembre 2009, le Spécialiste SE a examiné la version finale du document (document 12) et les formulaires d'évaluation (pièces jointes au document 12) à être utilisés durant l'évaluation et a fourni des observations relatives à l'équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée.

Le 14 septembre 2009, le Spécialiste SE a observé la réunion de lancement de l'évaluation du comité d'évaluation au cours de laquelle les plans et procédures pour l'évaluation ont été discutés. Les plans et procédures étaient en accord avec l'IAS.

Activités du SE relatives à l'évaluation des réponses à l'IAS

Durant la période du 19 octobre 2009 au 23 octobre 2009, le Spécialiste SE a examiné les ébauches de lettres de clarification et d'autres lettres aux proposants demandant certains renseignements additionnels permis par l' IAS et les réponses reçues des proposants.

Le 30 octobre 2009, le Spécialiste SE a observé l'évaluation avec consensus des exigences obligatoires et des critères cotés effectuée par le comité d'évaluation. Il a fourni des observations relatives à l'équité durant le processus d'évaluation, lesquelles ont toutes été traitées de façon appropriée.

Le 16 novembre 2009, le Spécialiste SE a observé une réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle les résultats de l'évaluation avec consensus du 30 octobre 2009 ont été examinés et finalisés.

Activités du SE relatives à la notification envoyée au proposant non retenu

Le 23 novembre 2009, le Spécialiste SE a examiné la lettre envoyée au proposant qui n'avait pas été retenu lors de la phase de qualification (DDQ). Le 24 novembre 2009, il a examiné une réponse reçue du proposant non retenu demandant un débriefing et la réponse de TPSGC énonçant qu'un débriefing serait fourni après l'acceptation d'une offre irrévocable de location. Aucune préoccupation relative à l'équité n'a été identifiée.

Activités du SE relatives à la demande d'offres irrévocables (DOI) et l'évaluation des offres (phase 3)

Activités du SE relatives aux demandes d'offres irrévocables (DOI)

Le 23 novembre 2009, le Spécialiste SE a examiné les deux demandes d'offres irrévocables (document 14) envoyées aux deux proposants qualifiés. Les deux invitations (DOI) qui étaient identiques sauf pour identifier des renseignements se rapportant au proposant spécifique, incluaient l'addenda No. 1 (document 15) à la DOI. L'addenda était constitué des annexes révisées C, D et G dont les versions originales faisaient partie de l'invitation à soumissionner (DDQ). Les observations relatives à l'équité ont été fournies au Directeur du projet et les mesures appropriées ont été prises.

Le 25 novembre 2009, le Spécialiste SE a examiné une DOI révisée à être envoyée à un proposant qui modifiait l'information identifiant le proposant. Aucune préoccupation relative à l'équité n'a été identifiée.

Durant la période du 26 novembre 2009 au 17 décembre  2009, le Spécialiste SE a examiné les ébauches et versions finales des addendas 2 à 8 (documents 16 à 22). Les observations applicables relatives à l'équité ont été fournies au Directeur du projet. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée.

Activités du SE relatives à l'évaluation des offres irrévocables

Le 4 janvier 2010, le Spécialiste SE a observé la réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle les exigences obligatoires ont été évaluées, un consensus établi sur chacune et une sélection a été faite pour la recommandation d'un proposant à la condition de satisfaire aux exigences relatives à la sécurité. Il n'y avait aucun critère coté. Aucune préoccupation d'équité n'a été identifiée.

Le 7 janvier 2010, le Spécialiste SE a reçu une notification à l'effet que les exigences relatives à la sécurité avaient été satisfaites.

Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés dans le rapport ci-joint. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet quartier central des affaires de Gatineau.

Sommaire du tableau

Les documents suivants sont identifiés dans le rapport ci-joint. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau responsable du projet quartier central des affaires de Gatineau.

Nº	Document	Renseignements supplémentaires
1	Sélection des invités à soumissionner	2 juillet 2009
2	Addenda No. 1	9 juillet 2009
3	Addenda No. 2	13 juillet 2009
4	Addenda No. 3	29 juillet 2009
5	Addenda No. 4	31 juillet 2009
6	Addenda No. 5	7 août 2009
7	Addenda No. 6	11 août 2009
8	Addenda No. 7	25 août 2009
9	Addenda No. 8	27 août 2009
10	Addenda No. 9	2 septembre 2009
11	Addenda No. 10	10 septembre 2009
12	Procédures d'évaluation pour les réponses à l'IAS	10 septembre 2009
13	Relevés des procédures d'évaluation	10 septembre 2009
14	Lettres DOI (une à chaque soumissionnaire qualifié)	20 novembre 2009
15	Addenda No. 1 à la DOI	20 novembre 2009
16	Addenda No. 2 à la DOI	26 novembre 2009
17	Addenda No. 3 à la DOI	30 novembre 2009
18	Addenda No. 4 à la DOI	7 décembre 2009
19	Addenda No. 5 à la DOI	9 décembre 2009
20	Addenda No. 6 à la DOI	11 décembre 2009
21	Addenda No. 7 à la DOI	14 décembre 2009
22	Addenda No. 8 à la DOI	17 décembre 2009

Addenda au rapport final du Surveillant de l'équité daté du 22 mars 2010, concernant le projet de fourniture de locaux en location dans le quartier central des affaires de Gatineau

Cet addenda au rapport final du Surveillant de l'équité couvre l'octroi du contrat ainsi que l'offre de tenir une séance d'information (débriefing) auprès du proposant non qualifié pour l'étape de la Demande d'offre irrévocable. Ce qui suit devrait être ajouté au rapport final comme la dernière section après la section titrée « Activités du SE relatives à l'évaluation des offres irrévocables » :

Activités du SE relatives aux séances d'information (débriefings)

En conformité avec les dispositions de la IAS et tel que noté ci­-dessus, il a été établi que deux proposants étaient qualifiés pour soumettre des propositions lors de l'étape de la Demande d'offre irrévocable (DOI) et ont été invités à le faire. Un contrat a été octroyé au proposant retenu. Le Spécialiste de la surveillance a révisé une offre pour la tenue d'une séance d'information (débriefing) contenue dans un courriel le 26 mai 2010 au proposant non qualifié pour l'étape de la DOI. Le proposant n'a pas répondu à l'offre pour une séance d'information (débriefing). Le Spécialiste de la surveillance fut satisfait que l'offre de tenir une séance d'information (débriefing) avait démontré que la Couronne avait adressé ce sujet de façon équitable. L'autre proposant non qualifié n'a pas demandé la tenue d'une séance d'information (débriefing).

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que l'offre de tenir une séance d'information (débriefing) avait démontré que la Couronne avait adressé ce sujet de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité

Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Date : le 23 juin 2010