Programme renouvellement de l'authentification électronique Demande de proposition 1 (DDP 1)

Programme renouvellement de l’authentification électronique

En qualité de Surveillant de l’équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignés le Surveillant de l’équité) soumet son rapport final de l’entrepreneur Surveillant de l’équité DDP 1 (SE DDP 1 rapport final) se rapportant à la Demande de proposition 1 (DDP 1) du processus concurrentiel d’acquisition pour le programme renouvellement de l’authentification électronique mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la sollicitation numéro EN869-102781/B. Ce rapport final SE DDP 1 couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l’équité débutant par un examen de la Demande de renseignements (DDR) incluant l’ébauche de la DDP 1, jusqu’à la conclusion de l’évaluation des soumissions reçues.

Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité

Le Surveillant de l’équité est d’avis que la Demande de proposition et les phases d’évaluation pour la DDP 1 ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l’équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d’ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l’équité

L’objectif global était de fournir à TPSGC des observations et des commentaires indépendants relatifs à l’équité.

Nos services de surveillance de l’équité comprenaient :

• la formulation d’observations relatives à l’équité sur les consultations auprès de l’industrie et la Demande de renseignements (DDR);
• la formulation d’observations relatives à l’équité sur le document DDP en versions ébauche et finale incluant les modifications, dans le but d’en améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité tout en signalant les lacunes potentielles en matière d’équité qui pourraient survenir durant le processus d’évaluation;
• l’observation de l’évaluation des réponses reçues suite à la DDP dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle prescrites dans la DDP ont été suivies et appliquées de manière uniforme durant le processus d’évaluation et de sélection; et
• l’observation du compte rendu communiqué aux soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un ajout au présent rapport).

Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité durant le processus de l’Invitation à soumissionner

Activités du SE relatives à l’élaboration de la Demande de proposition (DDP) pour la DDP 1

Activités du SE relatives aux séances de consultation auprès de l’industrie et la Demande de renseignements (DDR) affichée sur MERX

Les 12 et 13 novembre 2009 le Spécialiste Surveillant de l’équité (Spécialiste SE) a observé les séances de consultation auprès de l’industrie. La première séance de consultation auprès de l’industrie incluait une séance initiale le 12  novembre avec tous les fournisseurs intéressés et, au cours de laquelle les officiels de la Couronne ont présenté une vue d’ensemble du programme renouvellement de l’authentification électronique. Les 12 et 13 novembre 2009, des rencontres individuelles ont été tenues avec les soumissionnaires qui en avaient fait la demande. Le Spécialiste SE a examiné le matériel à être présenté à l’industrie et a observé la séance initiale et les rencontres individuelles. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 16 novembre 2009 au 4 décembre 2009, le Spécialiste SE a examiné et a formulé à l’autorité contractante des observations relatives à l’équité sur des ébauches de la DDR et la DDP. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les officiels du projet. La DDR incluant une DDP provisoire a été affichée sur MERX  le 19  novembre 2009 (Document 1). La modification 1 à la DDR a été émise le 23  novembre 2009 (Document 2) pour prolonger la date de clôture au 4 décembre 2009.

Activités du SE relatives à l’élaboration de la DDP 1 telle qu’affichée sur MERX incluant les modifications s’y rattachant

Durant la période du 4 décembre 2009 au 28 décembre 2009, le Spécialiste SE a examiné les réponses suite à la DDR et des ébauches de la DDP et a formulé à l’autorité contractante des observations relatives à l’équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les officiels du projet. La DDP a été affichée sur MERX le 29 décembre 2009 (Document 3).

Durant la période du 29 décembre 2009 au 22 février 2010, le Spécialiste SE a examiné les questions soumises par les fournisseurs et les réponses préparées par l’équipe du projet ainsi que les modifications 1 à 7 à la DDP (Documents 4 à 10) sous forme d’ébauche et finale. Conséquemment à ces examens, des observations relatives à l’équité ont été formulées à l’autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises par les officiels du projet. La date de clôture des  soumissions était le 22 février 2010.

Activités du SE relatives à la phase d’évaluation de la DDP 1

Durant la période du 2 mars 2010 au 27 janvier 2011, le Spécialiste SE a observé l’examen des réponses aux questions de clarification et la réunion de l’équipe d’évaluation servant à établir un consensus sur l’évaluation des exigences techniques. Un soumissionnaire recommandé a été identifié, cependant le projet a été mis en suspens en attente de l’approbation et du financement requis. Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés et les mesures appropriées ont été prises par les officiels du projet.

Peter Woods
Chef d’équipe Surveillant de l’équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d’indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau  du programme renouvellement de l’authentification électronique.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Renseignements additionnels
1	DDR et DDP provisoire	Affichées sur MERX 19 novembre 2009
2	Modification 1 à la DDR	Affichée sur MERX 23 novembre 2009
3	DDP	Affichée sur MERX 29 décembre 2009
4	Modification 1 à la DDP	Affichée sur MERX 11 janvier 2010
5	Modification 2 à la DDP	Affichée sur MERX 22 janvier 2010
6	Modification 3 à la DDP	Affichée sur MERX 26 janvier 2010
7	Modification 4 à la DDP	Affichée sur MERX 26 janvier 2010
8	Modification 5 à la DDP	Affichée sur MERX 1er février 2010
9	Modification 6 à la DDP	Affichée sur MERX 5 février 2010
10	Modification 7 à la DDP	Affichée sur MERX 8 février 2010

Ajout au rapport final du Surveillant de l’équité daté du 16 août 2011  concernant le projet d’acquisition pour le programme renouvellement de l’authentification électronique Demande de proposition 1 (DDP 1)

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l’équité a été préparé subséquemment à la décision d’annuler l’invitation à soumissionner. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités du SE relatives à la phase d’évaluation de la DDP 1 » :

« Activités du SE relatives aux comptes rendus

Le 29 juin 2011, la Couronne a avisé les soumissionnaires que l’invitation à soumissionner avait été annulée et a offert de fournir des comptes rendus. Le Surveillant de l’équité  a été avisé le 16 août 2011, qu’aucun compte rendu n’avait été demandé.

Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité

Le Surveillant de l’équité est d’avis que l’offre de fournir des comptes rendus a respecté les engagements de la Couronne par rapport à l’équité. Dans ce contexte, l’équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d’ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »

Peter Woods
Chef d’équipe Surveillant de l’équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Date : 16 août 2011