Programme renouvellement de l'authentification électronique Demande de proposition 3 (DDP 3)

Programme renouvellement de l’authentification électronique

En qualité de Surveillant de l’équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l’équité) soumet son rapport final de l’entrepreneur Surveillant de l’équité Demande de proposition 3  (rapport final SE) se rapportant à la Demande de proposition 3 (DDP 3) du processus concurrentiel d’acquisition pour le programme renouvellement de l’authentification électronique entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la sollicitation numéro EN869-111909/D. Ce rapport final couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l’équité, débutant avec l’observation des séances de consultation auprès de l’industrie, jusqu’à la conclusion de l’évaluation des réponses reçues suite à la DDP 3.

Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité

Le Surveillant de l’équité est d’avis que les phases demande de proposition et  d’évaluation pour la DDP 3 ont été menées de manière équitable. Dans ce contexte, l’équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d’ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l’équité

L’objectif global était de fournir à TPSGC des observations et des commentaires indépendants relatifs à l’équité.

Nos services de surveillance de l’équité comprenaient :

• la formulation de remarques relatives à l’équité sur les consultations auprès de l’industrie et la Demande de renseignements (DDR);
• la formulation de remarques relatives à l’équité sur le document DDP en versions ébauche et finale incluant les modifications dans le but d’en améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité tout en signalant les lacunes potentielles en matière d’équité qui pourraient survenir durant le processus d’évaluation;
• l’observation de l’évaluation des réponses reçues suite à la DDP dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle prescrites dans la DDP ont été suivies et appliquées de manière uniforme durant le processus d’évaluation et de sélection; et
• l’observation du compte rendu communiqué aux soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un addenda au présent rapport.)

Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité durant le processus de l’invitation à soumissionner

Activités du SE relatives à l’élaboration de la Demande de proposition (DDP) pour la DDP 3

Activités du SE relatives aux séances de consultation auprès de l’industrie et la Demande de renseignements (DDR) affichée sur MERX

Pendant la période du 3 septembre 2010 au 12 janvier 2011, le Spécialiste Surveillant de l’équité (Spécialiste SE) a examiné la planification pour les séances de consultation auprès de l’industrie. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les premières séances de consultation auprès de l’industrie incluait une séance initiale le 20 octobre 2010 avec tous les fournisseurs intéressés et au cours de laquelle les officiels de la Couronne ont présenté une vue d’ensemble du programme renouvellement de l’authentification électronique. Les 20 et 21  octobre 2010, des rencontres individuelles ont été tenues avec les soumissionnaires qui en avaient fait la demande. Le spécialiste SE a examiné le matériel à être présenté à l’industrie et a observé un exemple représentatif des rencontres individuelles. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Une DDR a été affichée sur MERX le 17 décembre 2010 (Document 1) qui incluait une DDP 3  provisoire, des renseignements complémentaires détaillés relatifs à la DDP 3 et des questions détaillées cherchant à obtenir de l’industrie un apport ou des changements qui pourraient améliorer la DDP 3 et augmenteraient ainsi la probabilité d’un processus de sollicitation fructueux. Le Spécialiste SE a examiné la documentation incluse dans la DDR et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le Spécialiste SE a examiné la documentation à être présentée par la Couronne lors d’une deuxième série de séances de consultation et a observé les rencontres individuelles tenues le 12 janvier 2011 qui avaient pour but de recevoir de la rétroaction sur la DDP 3 provisoire. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Activités du SE relatives à l’élaboration de la DDP 3 telle qu’affichée sur MERX incluant les modifications s’y rattachant

Le Spécialiste SE a examiné des versions à l’état d’ébauche de la DDP 3 au moment d’être finalisée par suite de la DDR et des consultations auprès de l’industrie et a formalisé à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet. La DDP a été affichée sur MERX le 7 avril 2011 (Document 2).

Pendant la période du 7 avril 2011 au 28 juin 2011, le Spécialiste SE a examiné la DDP telle qu’affichée sur MERX, les questions soumises par les fournisseurs et les réponses proposées par l’équipe du projet et les modifications 1 à 10 à la DDP (Documents 3 à 12) sous forme d’ébauche et finale. Conséquemment à ces examens, des remarques relatives à l’équité ont été formulées à l’autorité contractante. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. La DDP a clôturée le 28 juin 2011.

Activités du SE relatives à la phase d’évaluation de la DDP 3

Pendant la période du 4 au 26 juillet 2011, le Spécialiste SE a observé l’examen des réponses aux questions de clarification et la réunion de  l’équipe d’évaluation servant à  établir un consensus sur l’évaluation des exigences techniques. Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 11 août 2011, le Spécialiste SE a examiné les résultats de l’évaluation basée sur les pointages techniques et les prix soumissionnés. Il a noté qu’une des propositions reçues offrait le prix le plus bas et atteignait le nombre le plus élevé des points techniques et était la proposition recommandée conformément à la base de sélection stipulée dans la DDP. L’autorité contractante a avisé le Spécialiste SE que tous les résultats et calculs avaient été vérifiés par un processus de révision indépendant. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Peter Woods
Chef d’équipe Surveillant de l’équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d’indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du programme renouvellement de l’authentification électronique.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Renseignements supplémentaires
1	DDR	Affichée sur MERX le 17 décembre 2010
2	DDP	Affichée sur MERX le 7 avril 2011
3	Modification 1 à la DDP	Affichée sur MERX le 20 avril 2011
4	Modification 2 à la DDP	Affichée sur MERX le 13 mai 2011
5	Modification 3 à la DDP	Affichée sur MERX le 19 mai 2011
6	Modification 4 à la DDP	Affichée sur MERX le 27 mai 2011
7	Modification 5 à la DDP	Affichée sur MERX le 6 juin 2011
8	Modification 6 à la DDP	Affichée sur MERX le 7 juin 2011
9	Modification 7 à la DDP	Affichée sur MERX le 13 juin 2011
10	Modification 8 à la DDP	Affichée sur MERX le 14 juin 2011
11	Modification 9 à la DDP	Affichée sur MERX le 17 juin 2011
12	Modification 10 à la DDP	Affichée sur MERX le 27 juin 2011

Ajout au rapport final du Surveillant de l’équité daté le 29 octobre 2010, concernant le projet d’acquisition pour le programme de renouvellement de l’authentification électronique Demande de proposition 3 (DDP 3)

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l’équité a été préparé subséquemment à l’attribution d’un contrat au soumissionnaire retenu. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités du SE relatives à la phase d’évaluation de la DDP 3 » :

Activités du SE relatives aux comptes rendus

Nous avons examiné les comptes rendus écrits qui avaient été fournis le 3 novembre 2011 aux soumissionnaires non retenus. Nous avons observé un compte rendu verbal qui avait été demandé par un soumissionnaire et qui a été fourni le 8 novembre 2011. Aucun autre compte rendu verbal n’a été demandé.

Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité

Le Surveillant de l’équité est d’avis que les comptes rendus écrits fournis à tous les soumissionnaires non retenus et le compte rendu verbal demandé par un soumissionnaire non retenu, ont été menés de manière équitable. Dans ce contexte, l’équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d’ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »

Peter Woods
Chef d’équipe Surveillant de l’équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Date : 11 janvier 2012