Projet de la solution de passeport électronique du Canada - Demande de proposition 1 (DDP 1)
Rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité
Le 18 avril 2011
Présenté à : Norman Steinberg, agent principal de gestion des risques, Bureau de l'agent principal de gestion des risques
Préparé par : PSC The Public Sector Company Limited
Introduction
En qualité de Surveillant de l'équité, PSC The Public Sector Company Limited (ci-après désignée le Surveillant de l'équité) soumet par les présentes, son rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité (rapport final SE) se rapportant au processus concurrentiel d'approvisionnement pour le projet de la solution de passeport électronique du Canada entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de l'invitation à soumissionner numéro 08317-080250/D. Ce rapport final SE couvre de façon chronologique, les activités du Surveillant de l'équité débutant avec l'initiation des activités de surveillance de l'équité et l'examen sous forme d'ébauche de la Demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) jusqu'à la conclusion de l'évaluation des propositions et l'application de la base de sélection d'une proposition recommandée.
Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et des constatations pertinentes résultant des activités entreprises.
Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus concurrentiel d'approvisionnement pour le projet de la solution de passeport électronique du Canada a été mené de manière équitable. Dans ce contexte l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.
Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité
L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.
Nos services de surveillance de l'équité incluaient :
- un examen de la Demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) affichée sur MERX;
- la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur le document Demande de proposition provisoire (DDPP) qui avait été affichée sur MERX et un examen des réponses reçues des répondants incluant l'action prise par l'équipe du projet;
- la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur la DDP incluant les modifications;
- l'observation de l'évaluation des réponses reçues, pour assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
- l'examen des propositions de comptes rendus écrits aux soumissionnaires non retenus.
Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Activités et constatations du SE relatives à la phase de la DEIQ
Activités du Surveillant de l'équité durant la préparation et l'affichage de la DEIQ
Le 13 juillet 2010, le Spécialiste Surveillant de l'équité (Spécialiste SE) a examiné un document intitulé « Rapport sommaire de révision du processus de la Demande de renseignements (DDR) passeport électronique » (Document 1) qui fournissait un arrière-plan sur le projet.
Durant la période du 9 juillet au 22 juillet 2010, le Spécialiste SE a examiné des ébauches de la DEIQ et a fourni à l'autorité contractante, des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise.
La DEIQ a été affichée le 22 juillet 2010 avec une date de clôture le 26 août 2010.
Le 29 juillet 2010, le Spécialiste SE a examiné la DEIQ telle qu'affichée (Document 2). Durant la période du 29 juillet 2010 au 24 août 2010, le Spécialiste SE a examiné sous forme d'ébauche, les modifications 1 à 6 émises à la DEIQ (Document 3 à 8) et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise.
Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des réponses à la DEIQ
Le 24 août 2010, le Spécialiste SE a examiné une présentation visuelle intitulée « Session de lancement de l'évaluation de la DEIQ solution de passeport électronique » (Document 9) qui devait être la base d'une séance d'information au comité d'évaluation. Le 30 août 2010, il a observé la réunion de lancement de l'évaluation. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Les 8 et 9 septembre 2010, le Spécialiste SE a observé les réunions du comité d'évaluation au cours desquelles un consensus a été établi sur toutes les exigences obligatoires. Il n'y avait aucune exigence cotée. Il a fourni des commentaires relatifs à l'équité et l'action appropriée a été prise. Il a aussi observé les discussions sur consensus visant à atteindre un accord sur la sélection recommandée de fournisseurs qualifiés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Le 19 octobre 2010, le Spécialiste SE a observé un compte rendu tenu auprès d'un répondant non retenu sur la DEIQ. Le 1er novembre 2010, il a observé une réunion spéciale du comité d'évaluation de la DEIQ à laquelle la constatation non conforme initiale de la réponse du répondant à la DEIQ a été examinée et confirmée. Le 3 novembre 2010, il a examiné une lettre sous forme d'ébauche qui avait été envoyée au répondant non retenu le 9 novembre 2010 et le 18 novembre 2010 il a examiné une lettre reçue du répondant non retenu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Activités et constatations du SE durant la phase de la DDP provisoire
Le 12 août 2010, avant l'envoi de la DDP provisoire aux fournisseurs qualifiés, le Spécialiste SE a examiné une première ébauche de la DDP provisoire et a soumis à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise.
Les 4 et 5 octobre 2010, le Spécialiste SE a examiné une autre version de la DDP provisoire et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise. La DDP provisoire a été envoyée aux fournisseurs qualifiés le 5 octobre 2010.
Les 22 et 25 octobre 2010, le Spécialiste SE a examiné les commentaires et les questions sur la DDP provisoire reçus des fournisseurs qualifiés et les réponses fournies. Le 4 novembre 2010, il a examiné les commentaires et questions additionnels reçus des fournisseurs qualifiés sur la DDP provisoire et les réponses fournies. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Activités et constatations du SE relatives à la phase de la DDP
Activités et constatations du SE relatives à la DDP et les modifications telles qu'envoyées aux fournisseurs qualifiés
Durant la période du 2 décembre 2010 au 17 janvier 2011, le Spécialiste SE a examiné la DDP (Document 10) qui avait été envoyée le 25 novembre 2010 aux fournisseurs qualifiés et les modifications 1 à 9 émises à la DDP (Documents 11 à 19). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise par les officiels du projet.
Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des soumissions
La date de clôture de la DDP était le 17 janvier 2011. Trois propositions ont été reçues de deux soumissionnaires.
Le 26 janvier 2011, le Spécialiste SE a observé la réunion de lancement de l'évaluation à laquelle le comité d'évaluation a été informé de leurs responsabilités et du processus d'évaluation. La meilleure pratique a été suivie et aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Le 31 janvier 2011, le Spécialiste SE a examiné une lettre pour une demande de précisions à être envoyée à un soumissionnaire concernant une anomalie avec la proposition du soumissionnaire. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Durant la période du 1er février 2011 au 9 février 2011, le Spécialiste SE a observé les réunions du comité d'évaluation au cours desquelles un consensus a été établi sur toutes les réponses aux exigences obligatoires ainsi que sur les réponses aux exigences cotées pour les propositions qui avaient satisfait à toutes les exigences obligatoires. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise.
Le 2 février 2011, il a examiné une lettre sous forme d'ébauche pour une demande de précisions à être envoyée à un soumissionnaire. Le 8 février 2011, il a examiné une deuxième demande de précisions à être envoyée au même soumissionnaire. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Activités et constatations du SE relatives à l'annulation de la DDP
A la conclusion du processus d'évaluation, il a été déterminé que toutes les propositions reçues étaient non conformes. Le 11 février 2011, le Spécialiste SE a été avisé par l'autorité contractante que TPSGC annulait la DDP.
Peter Woods
Spécialiste Surveillant de l'équité
Bruce Maynard
Chef d'équipe Surveillant de l'équité et Président
PSC The Public Sector Company Limited
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet de la solution du passeport électronique.
Sommaire du tableau
Les documents cités ci dessous font l'objet d'une numérotation dans le cadre du présent rapport. Sauf avis contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet de la solution du passeport électronique.| Nº | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 1 | Rapport sommaire de révision du processus de la électronique |
le 13 mai 2010 |
| 2 | Demande d'expression d'intérêt et qualification (DEIQ) | publiée le 22 juillet 2010 |
| 3 | DEIQ modification 1 | datée le 3 août 2010 |
| 4 | DEIQ modification 2 | datée le 5 août 2010 |
| 5 | DEIQ modification 3 | datée le 12 août 2010 |
| 6 | DEIQ modification 4 | datée le 17 août 2010 |
| 7 | DEIQ modification 5 | datée le 18 août 2010 |
| 8 | DEIQ modification 6 | datée le 24 août 2010 |
| 9 | Session de présentation du lancement de l'évaluation de la DEIQ solution passeport électronique |
datée le 30 août 2010 |
| 10 | Demande de proposition (DDP) | datée le 25 novembre 2010 |
| 11 | DDP modification 1 | datée le 1er décembre 2010 |
| 12 | DDP modification 2 | datée le 9 décembre 2010 |
| 13 | DDP modification 3 | datée le 13 décembre 2010 |
| 14 | DDP modification 4 | datée le 16 décembre 2010 |
| 15 | DDP modification 5 | datée le 23 décembre 2010 |
| 16 | DDP modification 6 | datée le 5 janvier 2011 |
| 17 | DDP modification 7 | datée le 6 janvier 2011 |
| 18 | DDP modification 8 | datée le 12 janvier 2011 |
| 19 | DDP modification 9 | datée le 12 janvier 2011 |
Addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté du 18 avril 2011, concernant le projet de la solution de passeport électronique du Canada
Cet addenda au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité couvre la période subséquente à l'annulation de la DDP. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section sous la section intitulée « Activités et constatations relatives à l'annulation de la DDP » :
« Activités et constatations du SE subséquentes à l'annulation de la DDP
Le 11 février 2011, le Spécialiste SE a été avisé par l'autorité contractante qu'en plus d'annuler la DDP, la Couronne avait décidé de compléter l'évaluation de toutes les propositions reçues, fournir des comptes rendus aux soumissionnaires et émettre à nouveau la DDP aux soumissionnaires qualifiés qui avaient répondu à la DDP initiale. Le 12 février 2011, le Spécialiste SE a discuté avec l'autorité contractante les détails des activités à mettre de l'avant et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise.
Le 14 février 2011, le Spécialiste SE a examiné un modèle d'une ébauche de lettre destinée à être envoyée aux soumissionnaires, les informant de l'annulation et des activités à venir. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et l'action appropriée a été prise par les officiels du projet.
Le 15 février 2011, il a observé une réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle un consensus a été établi sur les exigences cotées de la proposition qui n'avait pas satisfait aux exigences obligatoires et pour laquelle les exigences cotées n'avaient pas été évaluées précédemment. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Le 16 février 2011, il a examiné une ébauche modifiée d'une lettre à être envoyée à un soumissionnaire, une ébauche précédente de cette lettre avait été examinée le 14 février 2011. Le 17 février 2011, il a examiné une ébauche d'une lettre à être envoyée à l'autre soumissionnaire. En plus de les informer de l'annulation et des activités à venir, chaque lettre incorporait un compte rendu écrit sur les résultats de l'évaluation de la proposition respective de chaque soumissionnaire. Chaque compte rendu écrit était en accord avec les résultats observés durant les réunions visant à établir un consensus. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et l'action appropriée a été prise. Aussi, le 17 février 2011, il a examiné les lettres qui avaient été envoyées aux soumissionnaires; un soumissionnaire a reçu deux lettres, une pour chaque proposition soumise. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Le Surveillant de l'équité est d'opinion que les comptes rendus écrits et autres actions prises subséquemment à l'annulation de la DDP ont été effectués de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »
Peter Woods
Surveillant de l'équité (chef d'équipe)
Bruce Maynard
Chef d'équipe Surveillant de l'équité et Président
PSC The Public Sector Company Limited
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