Processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel des services de Co-occupation de centres de données (CCD)
Rapport final du surveillant de l'équité
Le 6 décembre 2010
Présenté à : Kristine Stolarik, agent principal de gestion des risques, Direction générale de la surveillance
Soumis à : Samson & Associés
Table des matières
- 1. Introduction
- 2. Exigences du projet
- 3. Attestation d'assurance
- 4. Méthodologie
- 5. Documents de référence
- Annexe A : Sommaire des pièces jointes et modifications effectuées à la présente soumission
1. Introduction
Samson & Associés a été embauché comme surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services de Co-occupation de centres de données (CCD) lancé par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC), à la suite de la demande de soumissions no 24062-070410/C. Samson & Associés est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.
Le projet surveillé est un processus d'acquisition de services de CCD effectué par TPSGC au nom de TPSGC (en tant que client), Agence du revenu du Canada (ARC) et la Banque du Canada (BdC).
Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes. Nous avons également bénéficié de l'entière collaboration de tous les intervenants de TPSGC, de l'ARC et de la Banque du Canada.
Vous trouverez ci-joint le rapport final concernant les activités du surveillant de l'équité, allant de la demande de renseignements jusqu'à la fermeture de la demande de propositions et de l'évaluation technique des soumissions. La chronologie des activités d'approvisionnement, de même que les dates de publication de tous les documents pertinents émis au cours de ce processus figurent à l'Annexe A : Sommaire des pièces jointes et modifications effectuées à la présente soumission.
Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.
2. Exigences du projet
L'appel d'offres de la CCD a été émis dans le but de satisfaire les exigences consolidées de la Banque du Canada (BC), de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de la branche des Services d'infotechnologie de Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom du gouvernement du Canada pour les services de co-occupation de centres de données (CCD) de la région de la capitale nationale (RCN).
3. Attestation d'assurance
Le SE émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant les services de CCD jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation :
Selon notre avis de professionnel, le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services de CCD que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte, concurrentielle et transparente.
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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés
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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
Chef d'équipe SE
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Ted Pender
Spécialiste SE
4. Méthodologie
Samson et Associés a été embauché comme surveillant de l'équité pour observer le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services de CCD, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.
Conformément aux exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents d'appel d'offres appropriés, nous avons observé les activités antérieures aux demandes de soumissions (par exemple, les demandes de renseignements et les séances individuelles avec les proposant), les activités liées aux demandes de soumissions (par exemple, les modifications aux demandes de propositions) et le processus final de l'évaluation technique des soumissions, nous avons cerné les questions liées à l'équité pour le compte des autorités contractantes et techniques, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies soient raisonnables et appropriées.
4.1 Activités et observations du SE - Demande de renseignements
Au départ, une demande de renseignements (DR) de « haut niveau » a été publiée le 6 novembre 2009 et fermée le 26 novembre 2009. Cette activité date d'avant la participation de Samson et Associés dans le processus. Cependant, dans le cadre de notre étude des documents, nous avons remarqué la présence d'un tableau détaillé qui assure le suivi des observations et suggestions reçues et qui met en évidence les commentaires inclus dans les DR subséquentes.
Une DR plus détaillée a été publiée le 26 mars 2010 et fermée le 13 avril 2010. Parmi les pièces jointes, on retrouvait une ébauche de la demande de propositions (DP) et un énoncé des exigences (EE). L'objectif des deux DR était de solliciter les observations et les suggestions de l'industrie de la co-occupation concernant ces documents, et de recueillir des commentaires sur la documentation fournie par l'État.
En tout, huit fournisseurs ont répondu par écrit à la deuxième DR. Pour donner suite à la réponse résultant de la deuxième DR, des séances individuelles ont été tenues avec sept fournisseurs (le huitième a décliné l'invitation, mais il a toutefois fourni des commentaires par écrit).
Lors de ces séances individuelles, les commentaires recueillis auprès de l'industrie ont permis de déterminer que certaines exigences étaient restrictives et des suggestions ont été émises à l'autorité contractante afin d'ouvrir la concurrence.
Pour donner suite aux commentaires recueillis lors des séances individuelles, plusieurs exigences techniques ont été ajustées afin d'ouvrir, voire encourager la concurrence.
4.2 Activités et observations du SE - Demande de propositions
La DP a été publiée le 7 juin 2010 et fermée le 19 juin 2010, mais elle a été révisée à cause de modifications ultérieures le 23 août 2010. Plus de 77 copies de la DP ont été téléchargées.
Les questions de l'industrie ont été abordées en trois tranches; la première était ouverte à tous les fournisseurs (telles qu'elles ont été reçues le 9 juillet 2010), la seconde, traitait des questions supplémentaires ou des clarifications suivant les réponses de la première tranche (telles qu'elles ont été reçues le 24 juillet 2010), la troisième traitait des questions supplémentaires et finales (telles qu'elles ont été reçues le 10 août 2010).
100 questions ont été posées par l'industrie, ce qui a amené plusieurs modifications à la DP. Les réponses ont été traitées dans une série de 27 affichages comportant les modifications apportées à la DP, le dernier affichage ayant eu lieu le 17 août 2010.
Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.
À la fermeture du processus de DP, une proposition a été émise.
4.3 Activités et observations du surveillant de l'équité - Évaluation technique
Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs, de même que les lettres de clarifications soumises aux soumissionnaires. L'évaluation technique des soumissions s'est déroulée en trois étapes; la première consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires, la deuxième consistait en la visite des lieux afin d'avoir les preuves de conformité et enfin, la troisième étape consistait en la vérification de la preuve de propositions.
L'évaluation des soumissions a commencé le 30 août 2010, par une séance d'information destinée à l'équipe d'évaluation technique, à laquelle ont assisté l'autorité contractante et le SE. Trois réunions consensuelles sur l'évaluation technique ont eu lieu pour examiner la documentation fournie par le soumissionnaire. Tous les évaluateurs techniques étaient présents à toutes les réunions, de même que l'autorité contractante et le SE.
La première partie de l'évaluation technique, de l'examen et l'évaluation de la documentation soumise par le soumissionnaire a été complétée le 3 septembre 2010.
La deuxième étape de l'évaluation technique, soit l'inspection des lieux afin de recueillir les preuves de conformité pour valider la conformité des lieux aux exigences obligatoires, a été menée par des techniciens de l'ARC, de la Banque du Canada et de TPSGC, les 28 et 29 septembre 2010. Suite à cela, un rapport du consensus a été préparé et révisé par le SE. Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été cerné.
La troisième étape de l'évaluation technique, soit la vérification de la preuve de proposition, a été complétée le 22 novembre 2010 avec la participation de l'équipe de l'évaluation technique, de l'autorité contractante et du SE. Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été cerné.
5. Documents de référence
Tous les documents émis pendant ce processus sont notés en pièce jointe, à l'Annexe A : Sommaire des pièces jointes et modifications effectuées à la présente soumission, Sommaire des pièces jointes et modifications. Ils font l'objet d'une numérotation dans ce rapport et ils sont tous accessibles auprès de TPSGC.
Sommaire du tableau
Ce tableau est une liste des documents mentionnés dans le rapport, p. ex. une demande de propositions, les modificatifs, les lettres de mise au point, les lettres d'explication, etc.| Nº | Suivi du document | Distribution | Date |
|---|---|---|---|
| 1 | Première DR pour CCD | MERX | 6 novembre 2009 |
| 2 | Seconde DR pour CCD | MERX | 30 mars 2009 |
| 3 | Demande de proposition | MERX | 7 juin 2010 |
| 4 | Fichier électronique | MERX | 11 juin 2010 |
| 5 | Modification no 001 | MERX | 11 juin 2010 |
| 6 | Modificaiton no 002 | MERX | 18 juin 2010 |
| 7 | Modification no 003 | MERX | 21 juin 2010 |
| 8 | Modification no 004 | MERX | 22 juin 2010 |
| 9 | Modification no 005 | MERX | 23 juin 2010 |
| 10 | Modification no 006 | MERX | 29 juin 2010 |
| 11 | Modification no 007 | MERX | 30 juin 2010 |
| 12 | Modification no 008 | MERX | 6 juillet 2010 |
| 13 | Modification no 009 | MERX | 9 juillet 2010 |
| 14 | Modification no 010 | MERX | 13 juillet 2010 |
| 15 | Modification no 011 | MERX | 13 juillet 2010 |
| 16 | Modification no 012 | MERX | 14 juillet 2010 |
| 17 | Modification no 013 | MERX | 15 juillet 2010 |
| 18 | Modification no 014 | MERX | 16 juillet 2010 |
| 19 | Modification no 015 | MERX | 19 juillet 2010 |
| 20 | Modification no 016 | MERX | 19 juillet 2010 |
| 21 | Modification no 017 | MERX | 23 juillet 2010 |
| 22 | Modification no 018 | MERX | 28 juillet 2010 |
| 23 | Modification no 019 | MERX | 30 juillet 2010 |
| 24 | Modification no 020 | MERX | 3 août 2010 |
| 25 | Modification no 021 | MERX | 4 août 2010 |
| 26 | Modification no 022 | MERX | 5 août 2010 |
| 27 | Modification no 023 | MERX | 5 août 2010 |
| 28 | Modification no 024 | MERX | 9 août 2010 |
| 29 | Modification no 025 | MERX | 12 août 2010 |
| 30 | Modification no 026 | MERX | 12 août 2010 |
| 31 | Modification no 027 | MERX | 17 août 2010 |
Annexe A : Sommaire des pièces jointes et modifications effectuées à la présente soumission
Ajout au rapport final du surveillant de l'équité daté du 6 décembre 2010 concernant le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel des services de Co-occupation de centres de données
Le présent ajout au rapport final du surveillant de l'équité (SE) porte sur la période faisant suite à l'évaluation de la proposition.
Activités du SE relatives aux comptes rendus
Le soumissionnaire retenu a été informé de l'attribution du contrat le 3 décembre 2010.
En réponse à la DP, une seule soumission a été présentée. Par conséquent, aucun soumissionnaire non retenu n'a fait une demande de compte rendu. Cependant, le soumissionnaire retenu a demandé un compte rendu sur papier dans le but d'améliorer leurs propositions ultérieures.
Le 10 décembre 2010, le spécialiste en matière de surveillance de l'équité a examiné la lettre envoyée au soumissionnaire retenu pour l'informer des résultats de l'évaluation de sa proposition. Après l'examen du compte rendu écrit, le spécialiste en matière de surveillance de l'équité s'est dit satisfait de la façon équitable dont le compte rendu a été mené.
Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
Selon notre avis de professionnel, le compte rendu a été mené de façon équitable, ouverte, concurrentielle et transparente. Dans ce contexte, l'équité s'entend des décisions prises objectivement, sans influence politique ni favoritisme personnel, et englobe les éléments d'ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.
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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés
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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
Chef d'équipe SE
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Ted Pender
Spécialiste SE
- Date de modification :