Projet Services de réseau d'entreprise du Gouvernement (SREG)

Introduction

En qualité de Surveillant de l'équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l'équité) soumet par les présentes son rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité (rapport final SE) se rapportant au processus concurrentiel d'acquisition pour le projet Services de réseau d'entreprise du Gouvernement (SREG) entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de l'invitation à soumissionner numéro EN869-090126. Ce rapport final couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l'équité débutant avec l'initiation des services de surveillance de l'équité et l'observation des consultations auprès de l'industrie jusqu'à la conclusion de l'évaluation des propositions et l'application de la base de sélection pour identifier une proposition recommandée.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes appliquées et des constatations pertinentes résultant des activités entreprises.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus concurrentiel d'acquisition pour le projet SREG a été mené de manière équitable. Dans ce contexte l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.

Nos services de surveillance de l'équité incluaient :

• l'observation de rencontres de consultation avec l'industrie et l'examen des commentaires de l'industrie;
• la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur les versions ébauche et finale de la Demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) et les modifications s'y rattachant;
• l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DEIQ dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection;
• la fourniture de commentaires relatifs à l'équité durant la phase diligente due;
• la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur l'ébauche et la version finale de la Demande de proposition (DDP) incluant les modifications s'y rattachant;
• l'observation de l'évaluation des réponses reçues à la DDP de la part des soumissionnaires qualifiés dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• l'observation des comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda à ce rapport).

Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du SE relatives à la phase de la DEIQ

Activités du SE avant l'affichage de la DEIQ

Des consultations sur le projet SREG ont été tenues avec l'industrie avant le début des services de surveillance de l'équité le 30 janvier 2008 et se sont poursuivies ensuite par voie de lettres d'intérêt, de rencontres avec l'industrie et la sollicitation de commentaires détaillés en fournissant à l'industrie une DEIQ provisoire.

Durant la période du 30 janvier 2008 au 17 janvier 2010, le Spécialiste de l'approvisionnement Surveillant de l'équité (Spécialiste de l'approvisionnement SE) a examiné la documentation associée aux consultations auprès de l'industrie, l'énoncé des travaux (ET) et la demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) incluant les ébauches de ces documents et les commentaires reçus de l'industrie. Il a fourni des commentaires relatifs à l'équité concernant ces documents lorsque nécessaire. L'action appropriée a été prise par les officiels du projet.

Le 17 décembre 2008 et le 4 février 2009, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a observé les séances d'information et les présentations tenues par le Gouvernement et l'industrie. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités du SE relatives à la période d'affichage de la DEIQ

La DEIQ a été affichée sur MERX le 18 janvier 2010 avec fermeture le 29 mars 2010.

Du 18 janvier 2010 au 29 mars 2010, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a examiné la DEIQ (Document 1) et les modifications 1 à 9 (Documents 2 à 10) et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise par les officiels du projet.

Activités du SE relatives à l'évaluation des réponses à la DEIQ

La démonstration de conformité avec les exigences obligatoires contenues dans la DEIQ exigeait que les répondants soumettent les formulaires de vérification de référence dûment signés. Le 8 avril 2010, l’autorité contractante a avisé le Spécialiste de l’approvisionnement SE que tous les répondants avaient satisfait à toutes les exigences obligatoires en signant les formulaires de vérification de référence et en conséquence, tous les répondants seraient inclus dans la phase vérification diligente. Il y avait une exigence cotée relative à l'expérience du répondant. Le pointage pour cette exigence cotée ferait partie ultérieurement de l'évaluation des réponses à la DDP, mais n'a pas affecté la qualification d'un répondant à être inclus dans la phase vérification diligente.

Activités du SE relatives aux comptes rendus auprès des répondants à la DEIQ qui n'ont pas été retenus

Etant donné que tous les répondants se sont conformés aux exigences obligatoires, aucun compte rendu n'a été tenu.

Activités et constatations du SE relatives à la phase diligente due

Durant la période du 10 mai 2010 au 5 août 2010, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a examiné les questions reçues de l'industrie durant le délai prescrit qui s'est terminé le 14 juillet 2010 et les réponses proposées par la Couronne. Il a fourni lorsque nécessaire, des commentaires relatifs à l'équité concernant les réponses proposées. L'action appropriée a été prise par les officiels du projet.

Un nombre de questions ont été reçues après le délai prescrit pour les questions durant la phase diligente due. La Couronne a avisé le 23 août 2010 les compagnies concernées que les questions ne seraient pas répondues durant cette phase mais pourraient être posées durant la phase Demande de proposition. Le Spécialiste de l'approvisionnement SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité relatif aux réponses fournies.

Activités et constatations du SE relatives à la phase DDP

Durant la période du 7 au 31 août 2010, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a examiné les versions ébauche et finale de la DDP et a fourni lorsque nécessaire, des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise par les officiels du projet. La DDP a été émise aux soumissionnaires qualifiés le 25 août 2010 (Document 11). Durant la période du 25 août 2010 au 13 janvier 2011, il a examiné les questions reçues de l'industrie et les réponses proposées par la Couronne et les modifications 1 à 4 en versions ébauche et finale (Documents 12 à 15). Il a fourni lorsque nécessaire, des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise par les officiels du projet.

La Couronne a émis à nouveau la DDP comme une « DDP réaffirmée » le 26 janvier 2011 qui incorporait tous les changements à la DDP qui avaient été apportés jusqu'à cette date. Durant la période du 26 janvier 2011 au 31 mai 2011, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a examiné les questions reçues de l'industrie et les réponses proposées par la Couronne et les versions ébauche et finale des modifications 1 à 18 (Documents 16 à 33). Il a fourni lorsque nécessaire, des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise par les officiels du projet.

Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des soumissions

La date de clôture de la DDP était le 31 mai 2011. Cinq propositions ont été reçues de deux soumissionnaires.

Les 22 et 23 juin 2011, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a rencontré les officiels du projet et a examiné les résultats de l'évaluation technique des soumissions reçues. Quatre soumissions ont été considérées comme étant non-conformes. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 18 juillet 2011, le Spécialiste de l'approvisionnement a rencontré les officiels du projet et a examiné la base de sélection du soumissionnaire recommandé. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Peter Woods
Chef d'équipe Surveillant de l'équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet Services de réseau d'entreprise du Gouvernement (SREG).

Sommaire du tableau

Liste de Documents de référence pour le Projet Services de réseau d'entreprise du Gouvernement (SREG)

No	Document	Information additionnelle
1	DEIQ	Publiée sur MERX le 18 janvier 2010
2	Modification No. 1 à DEIQ	Publiée sur MERX le 1er février 2010
3	Modification No. 2 à DEIQ	Publiée sur MERX le 2 février 2010
4	Modification No. 3 à DEIQ	Publiée sur MERX le 17 février 2010
5	Modification No.  4 à DEIQ	Publiée sur MERX le 18 février 2010
6	Modification No.  5 à DEIQ	Publiée sur MERX le 19 février 2011
7	Modification No.  6 à DEIQ	Publiée sur MERX le 22 février 2010
8	Modification No.  7 à DEIQ	Publiée sur MERX le 1er mars 2010
9	Modification No.  8 à DEIQ	Publiée sur MERX le 5 mars 2010
10	Modification No.  9 à DEIQ	Publiée sur MERX le 25 mars 2010
11	DDP	Transmise aux soumissionnaires le 25 août 2010
12	Modification No.  1 à DDP	Transmise aux soumissionnaires le 20 septembre 2010
13	Modification No.  2 à DDP	Transmise aux soumissionnaires le 3 décembre 2010
14	Modification No.  3 à DDP	Transmise aux soumissionnaires le 15 décembre 2010
15	Modification No.  4 à DDP	Transmise aux soumissionnaires le 13 janvier 2011
16	Modification No.  1 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 1er février 2011
17	Modification No.  2 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 9 février 2011
18	Modification No.  3 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 11 février 2011
19	Modification No.  4 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 15 février 2011
20	Modification No.  5 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 16 février 2011
21	Modification No.  6 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 22 février 2011
22	Modification No.  7 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 10 mars 2011
23	Modification No.  8 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 14 mars 2011
24	Modification No.  9 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 18 mars 2011
25	Modification No.  10 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 11 avril 2011
26	Modification No.  11 à DDP réaffirmée	Modification No.  11 à DDP réaffirmée le 20 avril 2011
27	Modification No.  12 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 20 avril 2011
28	Modification No.  13 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 26 avril 2011
29	Modification No.  14 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 26 avril 2011
30	Modification No.  15 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 9 mai 2011
31	Modification No.  16 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 13 mai 2011
32	Modification No.  17 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 26 mai 2011
33	Modification No.  18 à DDP réaffirmée	Transmise aux soumissionnaires le 27 mai 2011

Ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté du 21 juillet 2011, concernant le projet Services de réseau d'entreprise du Gouvernement (SREG)

Cet ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité a été préparé subséquemment à l'attribution d'un contrat au soumissionnaire retenu et couvre le compte rendu auprès du soumissionnaire non retenu qui avait répondu à la DDP. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section intitulée « Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des soumissions » :

« Activités du SE relatives au compte rendu

Le 19 août 2011, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a examiné la lettre envoyée au soumissionnaire non retenu qui avait soumis quatre propositions, l'informant de l'attribution du contrat et les résultats de la compétition. La lettre fournissait un compte rendu écrit sur les résultats de l'évaluation de ses propositions. Le Spécialiste de l'approvisionnement SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité concernant la lettre. Le soumissionnaire non retenu a subséquemment soumis des questions concernant le compte rendu et le 23 août 2011, le Spécialiste de l'approvisionnement SE a examiné les questions et les réponses fournies au soumissionnaire non retenu. Il n'avait aucun commentaire relatif à l'équité concernant les réponses aux questions du soumissionnaire.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'avis que le compte rendu écrit, les réponses aux questions concernant le compte rendu et les autres actions prises subséquemment à l'attribution du contrat ont été menés de manière équitable. Dans ce contexte l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »

Peter Woods
Chef d'équipe Surveillant de l'équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Date : le 23 septembre 2011